El shadow IT supone el uso de tecnología por parte de los empleados sin la aprobación o el conocimiento del departamento de Tecnología de una empresa. Tal es el caso del almacenamiento de archivos laborales en carpetas o dispositivos personales dentro de Dropbox o la instalación de aplicaciones sin autorización previa. Por lo tanto, esto aumenta los riesgos de ciberataques en todo tipo de organización, como la exposición de datos confidenciales e información sensible, y violaciones al cumplimiento de diferentes normas y regulaciones.
Así, una violación de la seguridad o una solución que no cumpla con las normas establecidas puede provocar daños importantes, tal como expone un estudio de Mckinsey. Por ejemplo, el costo total promedio de una filtración de datos es de 4,35 millones de dólares. Sin embargo, puede prevenirse con estrategias y soluciones de seguridad adecuadas sobre las que te contaremos en este blog.
¿Qué es el shadow IT?
El shadow IT, o "TI en la sombra", se refiere al uso no autorizado de dispositivos, aplicaciones, servicios o nuevas tecnologías por parte de los empleados dentro de una organización. Este fenómeno surge cuando los empleados buscan soluciones externas para mejorar la eficiencia en sus tareas, sin seguir los protocolos de seguridad establecidos por el departamento de tecnología.
Ahora bien, como explicamos al comienzo, esta falta de visibilidad y control por parte del departamento de IT plantea riesgos de seguridad y desafíos de gestión para la empresa. Supongamos que tu equipo de marketing necesita colaborar en un proyecto para el diseño gráfico de una nueva campaña publicitaria. En lugar de utilizar el software de diseño aprobado por IT, uno de los empleados descarga una versión de un programa diferente.
Aunque esta solución puede parecer conveniente en el corto plazo, supone riesgos de seguridad y puede generar problemas de compatibilidad con otras herramientas utilizadas dentro de la organización. Asimismo, dado que el responsable de seguridad de IT desconoce de su existencia, no tienen control sobre los datos y la actividad relacionada con dicho programa.
Entonces, imagina que la descarga y uso de este programa incluye un malware que pasa desapercibido. Este código malicioso podría comprometer la seguridad de los datos sensibles de tu empresa, como información financiera, estrategias de marketing o datos de clientes. También, podría propagarse fácilmente a través de la red, infectando dispositivos corporativos y sistemas internos de la organización.
¿Cuál es el impacto del shadow IT?
Los riesgos y desafíos para las empresas globales son variados. Entre los principales, se encuentran los siguientes:
Riesgo de incumplimiento legal
Cuando los empleados utilizan herramientas y servicios tecnológicos que no están autorizados por IT, hay un alto riesgo de incumplimiento legal. Pero, ¿por qué? Como este departamento desconoce cómo se están utilizando los datos y cómo se están manejando los procesos relacionados con esas herramientas, esta situación dificulta la aplicación de políticas y procedimientos de cumplimiento legal.
Así, si los empleados almacenan datos sensibles en servicios de almacenamiento en la nube o dispositivos móviles no aprobados, pueden estar violando regulaciones de privacidad de datos. Por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), el cual establece una serie de obligaciones para las empresas que procesan datos personales de ciudadanos europeos.
Fragmentación de la seguridad de los datos
La fragmentación de la seguridad de los datos es otro desafío crítico para las empresas globales. Pero, ¿qué significa esto? Este reto se refiere a la división de los controles y medidas de seguridad de los datos por el uso no autorizado de soluciones tecnológicas de la información por parte del talento.
De esta forma, cuando los empleados usan nuevas herramientas bajo el shadow IT, esto quiere decir que las aplicaciones y servicios utilizados no están necesariamente alineados con los estándares de seguridad de la empresa. Por lo tanto, pueden causar problemas de seguridad como el phishing, una técnica utilizada por ciberdelincuentes para obtener información confidencial de forma fraudulenta, como contraseñas, números de tarjeta de crédito, dirección de correo electrónico, entre otros.
Falta de coherencia en las políticas de seguridad
Las políticas de ciberseguridad corporativas establecen los procedimientos para manejar y proteger los datos sensibles de la organización. Sin embargo, cuando se recurre a prácticas asociadas al shadow IT, como el uso de redes sociales y herramientas no autorizadas para el trabajo remoto, la información se almacena, procesa o comparte de forma diferente a como debería hacerse y se pone en riesgo la seguridad de la información de la organización.
Imagina que el sector de IT de tu empresa global desarrolló políticas estrictas de seguridad de datos que prohíben el almacenamiento y procesamiento de información confidencial fuera de la infraestructura controlada por ellos. A pesar de esto, hay empleados que utilizan una aplicación de almacenamiento en la nube no autorizada para compartir archivos relacionados con la campaña publicitaria en la que están trabajando. Siguiendo este ejemplo, estas son las consecuencias para IT:
- No puede aplicar políticas de acceso a datos de la empresa, como la autenticación de dos factores o la limitación de acceso basada en roles.
- No puede detectar actividades sospechosas como descargas no autorizadas de datos sensibles.
- No puede evitar que los datos sensibles estén expuestos a riesgos como la filtración de información.
Inconvenientes para gestionar riesgos de seguridad cibernética
Uno de los desafíos más importantes para el departamento de IT de las empresas es la gestión de riesgos cibernéticos, especialmente debido a la falta de control sobre las herramientas y servicios que los empleados utilizan sin autorización. Esto se agrava aún más en el contexto de la creciente transformación digital y el aumento del trabajo remoto. La falta de control dificulta la detección oportuna de amenazas y actividades maliciosas en la red empresarial.
Por ejemplo, si un empleado utiliza un servicio de mensajería instantánea como WhatsApp que IT no aprobó para comunicarse con colegas o clientes, este departamento no puede monitorear las comunicaciones en busca de posibles amenazas o actividades sospechosas.
Pérdida de control sobre datos sensibles
Por último, el shadow IT aumenta el riesgo de fuga de datos, lo cual puede tener impactos negativos para la organización. No solo a nivel de la reputación empresarial, sino también en términos de costos financieros y legales. Esta situación no solo puede afectar la confianza de los clientes y socios comerciales, sino que también puede acarrear multas y sanciones por incumplimiento de regulaciones sobre la privacidad de datos. Estas consecuencias podrían poner en riesgo la continuidad del negocio.
Supongamos que un empleado del departamento de Finanzas necesita enviar un informe financiero confidencial a un colega para revisión. En lugar de utilizar el correo electrónico corporativo autorizado, lo hace con uno personal. Accidentalmente, escribe como destinatario un correo electrónico diferente al que iba a enviar la información. Entonces, en lugar de enviar el informe financiero al CEO de la empresa, lo envía a una dirección desconocida.
Entre las consecuencias que puede tener esta acción, se encuentra la exposición de datos sensibles (como cifras de ventas, información de clientes o estrategias financieras), violación de regulaciones y normativas de privacidad de datos, y la pérdida de confianza en los sistemas y políticas de seguridad por parte del personal, clientes y socios.
Estrategias proactivas para identificar el shadow IT
La identificación proactiva del shadow IT es necesaria para mantener la seguridad y el control cibernético en tu empresa. A continuación, te compartimos las principales estrategias que pueden ayudar a tu equipo de IT a detectar y gestionar adecuadamente el uso no autorizado de herramientas y servicios de tecnología:
1. Implementa herramientas de monitoreo y haz auditorías
Las herramientas de monitoreo adecuadas son imprescindibles para poder monitorear el tráfico de red, detectar posibles dispositivos que no estén autorizados y hacer seguimiento de actividades sospechosas de los usuarios. Una vez seleccionadas, es importante que se implementen en toda la infraestructura de red de la empresa, incluidas las redes locales (LAN) y las redes privadas virtuales (VPN), además de la nube.
Otra práctica recomendada es la activación de alertas y notificaciones para recibir avisos inmediatos sobre actividades sospechosas. Entonces, tu equipo de IT puede configurar el envío de alertas cuando se detecten patrones de tráfico inusuales.
Pero, así como estas herramientas son de gran ayuda, también lo son las auditorías regulares de software y hardware. Esto permite la identificación y evaluación de cualquier tecnología no autorizada en uso. De esta manera, es posible verificar el estado del software instalado en los equipos de trabajo y el cumplimiento de las políticas internas de seguridad.
2. Promueve una cultura de transparencia y comunicación
Una forma de minimizar el shadow IT es a partir de la promoción de una cultura de transparencia y comunicación dentro de tu empresa. Cuando los empleados se sienten cómodos compartiendo sus necesidades y preocupaciones, se fomenta la colaboración y la resolución de problemas.
Siguiendo esta idea, si alientas a los empleados a que comuniquen abiertamente cuáles son sus necesidades tecnológicas, esto ayuda a que el área de IT pueda identificar deficiencias en las herramientas y sistemas existentes. Por lo tanto, pueden comprender mejor las demandas del talento y tomar medidas para ofrecer soluciones adecuadas que satisfagan esas necesidades, pero de manera segura.
3. Implementa herramientas de IAM
El uso de herramientas de gestión de identidades y accesos (IAM) es una estrategia clave para prevenir el shadow IT porque permite gestionar de manera centralizada y automatizada las identidades de los usuarios. Así, posibilita asignar roles y permisos específicos a cada uno, al mismo tiempo que permiten establecer políticas de acceso.
Por otro lado, estas herramientas se caracterizan por registrar y auditar todas las actividades de acceso de los usuarios. Entonces, esto proporciona visibilidad sobre quién accede a qué recursos y en qué momento.
4. Capacita a tu equipo global sobre shadow IT
Probablemente, las prácticas de shadow IT que tienen lugar en tu empresa son realizadas de forma involuntaria o por desconocimiento sobre las posibles consecuencias. Por eso, la capacitación a tu equipo global es tan importante. Con ella, puedes aumentar la conciencia y prevenir su aparición.
Estos programas de capacitación son útiles para informar sobre los peligros potenciales que supone el shadow IT, como la pérdida de datos, el incumplimiento normativo y las vulnerabilidades de seguridad. Al comprender estos riesgos, los empleados están mejor preparados para reconocer y evitar prácticas de shadow IT.
Asimismo, esta capacitación puede proporcionar pautas claras y sencillas para que todos identifiquen señales de prácticas de shadow IT, como la instalación de software no autorizado o el uso de aplicaciones de almacenamiento en la nube no aprobadas por el departamento de Tecnología.
5. Crea y actualiza el inventario de software y hardware de tu empresa
Un catálogo de aplicaciones y servicios autorizados centraliza los recursos tecnológicos aprobados por el departamento de TI de la empresa. De esta forma, tus empleados pueden acceder fácilmente a este catálogo para encontrar los recursos que necesitan para llevar a cabo sus tareas, sin tener que recurrir a soluciones no autorizadas.
Además, este catálogo puede incluir información sobre la seguridad y el cumplimiento de cada una de las herramientas que lo integran. Por lo tanto, esto ayuda a que los empleados usen opciones seguras y confiables.
6. Establece y comunica políticas claras sobre el uso de la tecnología
Las políticas de TI claras son una guía para que tu talento sepa cuáles son las tecnologías permitidas y cuáles no. Por eso es tan importante que la comunicación entre IT y los demás sectores fluya sobre este tema. En base a estas políticas, los empleados podrán tomar decisiones informadas y evitar el uso indebido de herramientas no autorizadas que podrían poner en riesgo la seguridad de la empresa.
Al respecto, puedes apoyarte en estrategias de gestión de talento humano remoto más integrales, como establecer formas de comunicación claras y transparentes sobre la que te contamos en este otro blog.
Una política de entrega de equipo de trabajo te ayuda a establecer pautas sobre cómo pedir, distribuir y usar correctamente los equipos.
7. Abre espacios de diálogo y consulta para todos los departamentos
Los canales de consulta son imprescindibles para fomentar la colaboración y la transparencia en tu organización, lo cual ayuda a prevenir las prácticas de shadow IT. Tal es el caso de las encuestas periódicas que ayudan a recopilar información valiosa sobre las herramientas y tecnologías que tus empleados utilizan a diario. Asimismo, estos recursos dan la oportunidad de que el talento manifieste sus necesidades y preocupaciones sobre las herramientas de trabajo disponibles.
Entrega equipos de trabajo a tu talento global con Deel Equipment
Una forma práctica de prevenir los dolores de cabeza que supone el shadow IT es la entrega de equipos de la propia empresa configurados según los estándares de seguridad establecidos por el protocolo interno de la organización. Esto significa que cuentan con medidas de seguridad integradas, como software antivirus actualizado, firewalls y restricciones de acceso.
Asimismo, la entrega de equipos propios puede simplificar la gestión y el soporte técnico, ya que el departamento de IT puede centrarse en mantener y actualizar una misma infraestructura tecnológica para todos (es decir, estandarizada). De esta forma, podrás asegurarte de que tu talento global utilice las herramientas tecnológicas apropiadas.
Ahora, sabemos que enviar equipos a empleados locales o internacionales puede ser demasiado complejo. Pero, no es así con Deel. Si tus empleados están distribuidos en México, Japón o Colombia, o cualquier otro país del mundo, esto ya no es más un obstáculo para la seguridad cibernética de tu empresa. Con Deel, ahora puedes rastrear, enviar y gestionar dispositivos a nivel mundial con solo unos clics. ¡Conoce más sobre Deel Equipment!
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