¿Qué es una reunión virtual?

Una reunión virtual, también llamada reunión remota, es un encuentro que se lleva a cabo por medio de herramientas de videoconferencia y otros recursos en línea y la utilizan las personas que hacen teletrabajo. La tecnología actual ha permitido que las personas puedan reunirse en una plataforma sin importar la ubicación geográfica en la que se encuentren.

Las características comunes a todas las reuniones virtuales son las siguientes:

• Se utilizan plataformas de videoconferencia, chat o colaboración en línea.

• Ofrecen la posibilidad a los equipos de trabajo de participar desde diferentes lugares del mundo.

• Permiten compartir pantallas, documentos y otros recursos digitales.

• Se pueden agendar en el Google Calendar o el calendario interno online que tenga la empresa.

En el caso de que trabajes con equipos de manera remota o lo hagas por primera vez, resulta imprescindible que conozcas cómo utilizar esta herramienta de comunicación sincrónica de manera efectiva. Si quieres aprender las ventajas de una reunión virtual y recibir consejos de los expertos sobre las conferencias virtuales, ¡sigue leyendo!

¿Cuáles son las ventajas y los desafíos de las reuniones virtuales?

Las reuniones virtuales tienen múltiples ventajas, ya que ofrecen una mayor flexibilidad, eficiencia y oportunidades de colaboración a nivel global. Estos son sus cinco beneficios principales:

1. Posibilitan la comunicación con personas de otros países, sin importar que tan lejos estén y las zonas horarias.

2. Optimiza costos, como los traslados o los gastos de alojamiento, y ahorran tiempo.

3. Brindan la oportunidad de lograr un acuerdo en cuanto a los horarios, los cuales se vuelven menos rígidos.

4. Logran que la comunicación sea más clara y directa que en el modo presencial, por lo cual la toma de decisiones y el intercambio de información se vuelve más rápida.

5. Cuentan con la opción de grabar la reunión para futuras referencias.

6. Permiten realizar webinars a través de plataformas digitales con la utilización de pizarras y moderadores.

7. Favorecen a los departamentos de recursos humanos al momento de contratar nuevos talentos en otra parte del globo.

Sin embargo, las reuniones virtuales también pueden presentar algunos desafíos que es necesario superar. Algunos de ellos son: 

• Los problemas como la conexión a wi-fi deficiente y la mala calidad del audio o del video y la necesidad de tener soporte técnico.

• El hecho de no poder interactuar de la misma manera que en las reuniones presenciales cuando uno puede ver el lenguaje corporal, lo cual dificulta en algunos casos la creación de vínculos entre los empleados.

• La dispersión de los participantes, que es más común en este tipo de reuniones.

• El cansancio ocular que provoca el uso prolongado de las pantallas, ya sea de la computadora o del dispositivo móvil.

• Los inconvenientes de seguridad y privacidad que genera el uso de las redes informáticas.

¿Cómo preparar una reunión virtual?

Para preparar una reunión virtual exitosa, es necesario tener en cuenta ciertas recomendaciones de los expertos. Los siguientes 6 consejos y tips buscan mejorar las prácticas para lograr una excelente organización de las reuniones a distancia.

1. Establecer una agenda clara, definiendo los temas que se conversarán, asignando tareas y preparando los documentos que se compartirán.

2. Mantener un ambiente de trabajo remoto adecuado para poder alcanzar los objetivos planteados, explicando las reglas de interacción (pedir la palabra, silenciar los micrófonos,etc.).

3. Fomentar la participación activa de todos los asistentes, dándoles la palabra a uno por vez.

4. Utilizar las herramientas y funciones disponibles en la plataforma eficazmente.

5. Especificar la duración de la reunión desde el comienzo y controlar que no sea demasiado extensa, ya que los empleados irán perdiendo la atención con el correr del tiempo.

6. Realizar un resumen de la reunión y compartir las conclusiones a las que se arribaron a todos los participantes.

¿Cuándo es necesario organizar una reunión virtual?

Una reunión virtual se vuelve necesaria cuando es imprescindible tratar ciertos asuntos, sobre los cuales debe realizarse un seguimiento, compartir alguna información nueva o tomar una decisión importante. Por otra parte, puede proponerse un happy hour virtual para incentivar el compromiso laboral de los miembros de la compañía.

Estas reuniones remotas pueden organizarse entre: un líder de equipo y los trabajadores de esa área, compañeros del mismo sector o empleados de distintos departamentos que tienen diversas jerarquías. Además, es posible realizar una reunión virtual uno a uno.

¿Cuáles son los distintos tipos de reuniones virtuales?

Hay 4 tipos de reuniones virtuales: teleconferencias, videoconferencias, conferencias web y conferencias en realidad virtual. A continuación, se explicarán cada una de ellas en detalle:

1. Teleconferencias

Esta clase de reunión virtual consiste en una conferencia telefónica, en la cual solamente se utiliza el audio. Son recomendables para juntas rápidas e informales. Requieren de una menor tecnología que las demás.

2. Videoconferencias

Además del audio, en este caso, también se utiliza el video. Esto posibilita ver las expresiones faciales y corporales de los participantes. Por otra parte, estas plataformas permiten compartir documentos.

3. Conferencias web

Este tipo de reuniones, si bien son muy similares a las videoconferencias, se diferencian en que estas permiten compartir pantalla y cuentan con herramientas de presentación.

4. Conferencias en realidad virtual

El objetivo de esta clase de conferencias es parecerse cada vez más a las reuniones presenciales, dejando de lado los problemas que ellas acarrean y conservando todas las ventajas que la virtualidad supone. Esta tecnología se encuentra todavía en desarrollo.

¿Cuáles son las plataformas disponibles para realizar una reunión virtual?

En la actualidad, existe una gran variedad de plataformas que pueden utilizarse para llevar a cabo una reunión virtual. Algunas de ellas son: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y Skype, entre otras. Aquí se explicará cómo funcionan las 3 más populares.

Zoom

En el presente, Zoom es una de las plataformas más utilizadas para llevar a cabo reuniones virtuales. En gran parte, se debe a que es una aplicación muy intuitiva, de fácil utilización. Por otra parte, tiene múltiples herramientas, razón por la cual se ha convertido en una de las más populares del momento.

Zoom te permite crear roles y asignar permisos a los distintos asistentes de la reunión. Por ejemplo, es posible autorizarlos a grabar o a obtener una traducción simultánea. Asimismo, tiene la ventaja de ofrecer una capacidad de hasta 1000 participantes.

Google Meet

Todas las plataformas de Google poseen calidad garantizada. Para poder utilizar Google Meet, es necesario contar con una cuenta de Gmail, la cual es muy sencilla de crear. Dispone de un espacio virtual para 250 asistentes por reunión y tiene subtítulos en tiempo real.

La desventaja que presenta en relación a Zoom es que, en esta aplicación, no es posible grabar la junta. Sin embargo, Google Meet también ofrece la posibilidad de compartir la pantalla con los demás participantes. Además, cuenta con Google Hangouts, un servicio de mensajería instantánea multiplataforma discontinuado.

Microsoft Teams

Esta es una buena opción para aquellos que ya utilizan Microsoft en sus ordenadores. Permite que usuarios que no tengan descargada la aplicación puedan unirse igualmente a la reunión virtual. Otorga la posibilidad de grabar, cuenta con subtítulos en vivo y chat. Tiene un máximo de 300 asistentes.

Si quieres saber más sobre este tema, continúa informándote en nuestro blog: Reuniones virtuales: Guía definitiva