Logiciel RH : convaincre sa direction d’investir

Vous avez identifié votre problématique, recherché des solutions et trouvé l’outil RH parfait pour compléter votre écosystème technologique. Le hic ? Vous n’avez pas l’autorité pour approuver cet investissement logiciel, vous avez donc besoin de l’aval de votre comité de direction.
Malheureusement, les recherches de SHRM révèlent que seulement 18 % des professionnels RH considèrent la technologie RH comme une priorité absolue cette année, rendant d’autant plus crucial de construire un dossier solide. Ce guide vous apprend à créer une proposition que votre direction ne pourra tout simplement pas refuser.

Que faut-il inclure dans un business case pour un logiciel RH ?

En élaborant votre dossier, privilégiez le fond plutôt que la forme. Bien sûr, votre présentation doit être visuellement attractive avec des supports graphiques pour faire passer le message. Mais assurez-vous d’avoir couvert les composants clés suivants, au-delà de tout graphique sophistiqué :

• Définition du problème : au lieu de vous perdre dans les fonctionnalités du produit logiciel, clarifiez le problème business que vous devez résoudre. Par exemple, si vous souhaitez acquérir un SIRH centralisé, vous pourriez expliquer le contexte ainsi : « Nous ne pouvons pas produire de rapports fiables sur les effectifs ou les tendances de turnover car nos données sont éparpillées dans des tableurs. »
• Retour sur investissement (ROI) : expliquez en chiffres ce que l’entreprise gagnera avec le nouveau produit. Couvrez les bénéfices comme les économies réalisées, l’agilité opérationnelle, la réduction des risques et le délai d’impact, en les formulant en termes business pour renforcer votre argumentaire.
• Alignement des parties prenantes : montrez comment votre proposition s’aligne sur les priorités de chaque dirigeant. Par exemple, la Finance s’intéresse au ROI du logiciel RH, l’IT veut entendre parler d’intégration et de sécurité des données, et le PDG se concentre sur la scalabilité et la croissance.
• Plan d’action suggéré : présentez une recommandation claire sur la façon dont vous prévoyez d’avancer. Ce doit être un plan structuré démontrant que vous avez réfléchi au-delà de l’idée jusqu’à l’exécution. Votre aperçu doit inclure une solution proposée, un calendrier approximatif, les résultats attendus et les prochaines étapes.

Comment construire votre argumentaire pour un logiciel RH en 7 étapes

Les dirigeants exécutifs sont bien plus susceptibles d’agir sur des propositions d’investissement logiciel clairement documentées et soutenues par une logique business.

Pour atteindre ce niveau, suivez ces étapes de préparation.

1. Identifier les dysfonctionnements de votre configuration actuelle

Commencez par évaluer les outils de votre écosystème technologique RH actuel, en analysant où ils fonctionnent et, surtout, où ils vous ralentissent.

Vous pouvez identifier les problématiques en :

• Auditant les processus RH récents pour repérer les goulets d’étranglement ou les solutions de contournement manuelles
• Examinant les retours internes des employés ou des managers
• Analysant les objectifs manqués ou les retards, par exemple, les délais de recrutement prolongés, les déclarations de conformité tardives, les erreurs de paie
• Notant où existent les lacunes de données. Avez-vous du mal à générer des rapports précis ou à répondre rapidement aux questions de la direction ?

Une fois ces informations rassemblées, regroupez vos conclusions sous les problématiques les plus courantes, telles que :

Retards et inefficacités dans l’intégration

Un processus d’intégration fluide et efficace permet à vos nouvelles recrues d’apporter rapidement de la valeur à votre entreprise. Si l’intégration est incohérente ou retardée, vous perdez ces gains de productivité et augmentez le risque de départs prématurés.

Alice Burks, Directrice du succès RH chez Deel, explique :

Absence de données centralisées

Lorsque les données sur l’effectif sont dispersées entre tableurs, boîtes mail et outils déconnectés, il devient difficile d’obtenir une vision fiable des effectifs, du turnover ou de la situation de la paie. Sans source unique de vérité, la planification stratégique et la confiance dans les mécanismes de reporting RH sont compromises.

Suivi manuel et travail en double

Si votre équipe saisit encore manuellement des données dans des tableurs ou navigue entre différents outils pour mettre à jour un dossier employé, vous perdez du temps et augmentez le risque d’erreur humaine.

La responsabilité est également floue, car les équipes manquent de visibilité sur qui est responsable de la mise à jour d’un document particulier, qu’il s’agisse de votre campagne d’augmentation, de votre programme d’intégration ou de vos registres de formation.

Risques de conformité

À mesure que votre entreprise se développe, particulièrement dans de nouvelles régions et juridictions, la conformité RH devient de plus en plus complexe. Sans processus RH intégrés, il est facile de perdre le fil de vos obligations, surtout si la documentation importante est dispersée dans une variété de dossiers, serveurs et boîtes mail déconnectés.

Capacité d’évolution limitée

Faire évoluer les opérations RH à travers plusieurs zones géographiques ou unités commerciales sans outils adaptés conduit à des processus incohérents, des solutions de contournement locales et des blocages qui n’apparaissent que lorsque quelque chose tourne mal.

Expérience employé incohérente ou frustrante

Lorsque les systèmes RH sont peu pratiques, incohérents ou lents, l’expérience employé en souffre. Les nouvelles recrues peuvent attendre des jours pour accéder aux outils, ne pas savoir qui contacter pour les questions de paie ou être frustrées par des politiques peu claires. Au fil du temps, ces frictions érodent la confiance dans les RH et contribuent au désengagement ou aux départs.

2. Chiffrer le coût de l’inaction

Certains de vos dirigeants peuvent être tentés d’adopter une approche attentiste, particulièrement si les finances sont serrées. Au lieu de rejeter carrément votre proposition, ils pourraient suggérer de la reporter au prochain trimestre ou l’année prochaine, une fois que le climat économique sera jugé plus stable, ou après avoir résolu une priorité plus urgente.

Mais retarder le soutien aux RH a ses propres coûts, dont beaucoup restent invisibles jusqu’à ce qu’ils commencent à affecter les résultats. Ceux-ci incluent :

Temps et ressources perdus

Les processus manuels consomment des heures chaque semaine qui pourraient être consacrées au travail stratégique. De plus, SHRM a constaté que les équipes RH en sous-effectif étaient 10 % moins susceptibles de se décrire comme efficaces, pointant vers un lien clair entre le manque de ressources et la performance.

Zones d’ombre réglementaires

Alors que 70 % des professionnels RH et 74 % des cadres RH pensent bien gérer la conformité, seulement 48 % des travailleurs américains sont d’accord, selon SHRM.

Les erreurs de classification des travailleurs ne sont qu’un domaine de préoccupation administrative qui peut causer cet écart. Les recherches de l’Economic Policy Institute révèlent que jusqu’à 30 % des entreprises commettent des erreurs de classification de leurs travailleurs, ce qui est risqué, car cela peut déclencher des pénalités pour mauvaise classification allant jusqu’à 25 000 $ par infraction (par exemple, en Californie), plus les arriérés d’impôts, les intérêts et les audits potentiels.

Ajoutez à cela la Directive européenne sur la transparence salariale qui arrive, exigeant des entreprises de produire des benchmarks salariaux détaillés et des rapports d’ici 2026. Les pénalités pour non-application sont fixées au niveau de chaque État membre. En Finlande, par exemple, les amendes proposées vont de 5 000 € à 80 000 €.

Pour les équipes RH sans systèmes automatisés, atteindre la conformité signifie des mois de travail manuel, au risque d’exposition légale et de dommages réputationnels s’ils échouent à respecter les délais réglementaires clés.

Recrutements retardés et productivité perdue

Les équipes RH qui manquent de ressources adaptées peinent souvent à agir rapidement, conduisant à des délais de recrutement prolongés et des blocages dans l’intégration. Le délai médian mondial pour pourvoir un poste est de 38 jours pour chaque poste vacant. Cela monte à 55 jours dans des pays comme l’Allemagne. Chacun de ces jours passés à recruter représente un jour de production perdue. Même après l’arrivée d’un collaborateur, une expérience d’intégration désorganisée peut retarder sa pleine productivité et placer une charge supplémentaire sur l’équipe.

3. Définir les bénéfices et le ROI attendus, et les connecter aux objectifs business

Après avoir exposé le coût de l’immobilisme, il est également impératif de souligner les bénéfices tangibles qu’un investissement technologique RH particulier apportera à votre organisation.
Plutôt que de lister des fonctionnalités ou des améliorations génériques, formulez chaque bénéfice dans le langage business qui parle à votre équipe de direction : temps, argent, risque ou avantage stratégique.

Utilisez des formulations simples « problème → impact → solution » comme celles-ci pour structurer votre argumentaire, en incluant des citations pertinentes et des données de succès réelles pour renforcer votre propos.

Problème 1 : « Nous perdons des mois par recrutement dans de nouvelles zones géographiques à cause du traitement documentaire et de l’administration des avantages sociaux. »

• Impact : « C’est du temps où nous n’atteignons pas nos objectifs commerciaux ou ne délivrons pas de valeur. »
• Solution : nous pourrions suivre l’exemple de Telin, qui a réduit le temps d’intégration dans de nouvelles zones de plusieurs mois à quelques jours avec Deel, accélérant la productivité pour chaque nouvelle recrue.

Problème 2 : « Notre équipe RH passe plus de 20 heures par semaine sur la saisie manuelle de données. »

• Impact : « C’est l’équivalent d’un demi-ETP par mois, du temps qui pourrait être utilisé pour des projets stratégiques. »
• Solution : nous pourrions récupérer plus de 278 heures par mois et réduire la charge de travail RH de 80 % si nous suivons l’approche de DevBase et automatisons 20 workflows administratifs avec Deel.

Problème 3 : « Nous jonglons avec plusieurs systèmes à travers les pays sans visibilité ni processus unifié. »

• Impact : « Cela crée des risques de conformité, épuise nos ressources et rend le reporting presque impossible, surtout pour les équipes légères gérant des opérations globales. »
• Solution : Cohabs a remplacé sept systèmes de paie déconnectés par une plateforme unifiée utilisant Global Payroll, HRIS et PEO de Deel. Résultat : ils ont économisé environ 960 heures de temps administratif par mois et s’attendent à réduire de moitié leur charge de travail de paie d’ici fin 2025.

Problème 4 : « Nous gérons les données RH dans Google Sheets. »

• Impact : « Cela crée des blocages, des erreurs et une perte de visibilité. »
• Solution : Feedier a constaté que sa charge de travail administratif RH a été divisée par deux lorsqu’il a centralisé 100 % de ses données employés en passant au SIRH de Deel.

4. Estimer les coûts et comparer les options

Comme toute présentation au comité de direction, l’accent est mis sur l’aspect financier. La direction exécutive veut une compréhension précise des coûts impliqués dans votre investissement technologique RH et de son impact sur les résultats. Ils voudront aussi l’assurance que vous maîtrisez les détails de ces chiffres.

Commencez par estimer le coût total de possession. Cela devrait inclure :

• Les licences logicielles ou frais d’abonnement
• Les frais de mise en place et de configuration éventuels (Deel, par exemple, ne facture aucun frais d’implémentation et peut être opérationnel en quelques jours)
• Les besoins de formation et de gestion du changement
• Le délai de rentabilité, incluant combien de temps avant que les bénéfices commencent à dépasser les coûts ?

À partir de là, comparez le coût de votre solution proposée avec votre approche actuelle. C’est là que les tableurs et les systèmes manuels commencent à montrer leurs coûts cachés. Voici des exemples illustratifs :

• Intégration manuelle = Productivité perdue de  deux à cinq jours de retard de montée en compétence par nouvelle recrue (moy. 500-1 000 € par recrue)
• Sources de données déconnectées = Temps passé à extraire manuellement les données d’effectifs ou de turnover (est. 12 heures/mois x taux horaire RH/analyste)
• Risque de mauvaise classification des contractuels = Exposition légale, arriérés d’impôts et amendes (surtout sur les marchés globaux)
• Travail administratif répétitif = Heures administratives passées sur des tâches comme la mise à jour des dossiers employés, les changements de paie, le suivi manuel des congés

5. Adapter votre message aux différentes parties prenantes

Même le business case le plus convaincant pour les systèmes RH doit être formulé en gardant votre audience à l’esprit. Un DAF, un PDG et un responsable IT évalueront tous votre proposition à travers des prismes très différents. Alors assurez-vous de parler le bon langage.

Structurez votre argumentaire autour des éléments clés suivants :

• Problème : qu’est-ce qui dysfonctionne ou est inefficace aujourd’hui ?
• Impact : quel est le coût de ne rien faire et de continuer ainsi ?
• Solution : quel outil ou système proposez-vous ?
• Bénéfices : qu’est-ce que cela va débloquer ? Par exemple, gains de temps, économies, risque réduit ou meilleure planification ?
• Coût : quel investissement nécessitez-vous, et comment cela se compare-t-il au retour prévu ?
• Calendrier : quand l’entreprise réalisera-t-elle la valeur ?

6. Anticiper les objections et y répondre directement

Il est normal que la direction vous pousse à justifier chaque détail. Leur rôle est de sécuriser les investissements de l’entreprise : ils testeront donc la robustesse de votre business case, en soulevant des objections, qu’elles soient fondées ou non, pour s’assurer que votre proposition tient la route.

Voici comment vous pouvez répondre aux objections courantes :

7. Présenter votre argumentaire avec confiance

Si vous avez complété toutes les étapes ci-dessus, la dernière pièce du puzzle est de présenter votre business case avec conviction. Les faits comptent, mais votre présentation aussi. La confiance signale au comité de direction qu’il s’agit d’un investissement stratégique prêt à être déployé.

Voici comment faire mouche avec votre présentation :

• Utilisez des données et des supports visuels comme des résumés de ROI, des graphiques de temps économisé ou des comparaisons de risques de conformité qui rendent votre message plus facile à intégrer et plus difficile à ignorer.
• Concentrez-vous sur les résultats, pas les fonctionnalités. Au lieu de lister les capacités du produit, soulignez ce que l’entreprise gagnera, comme moins d’erreurs de paie et une conformité renforcée.
• Dessinez l’état futur. Aidez la direction à visualiser à quoi pourraient ressembler les opérations quotidiennes avec le bon logiciel RH en place. Les processus sont-ils automatisés ? Les RH sont-elles libérées pour du travail stratégique ? Votre organisation est-elle prête à grandir en confiance ?

C’est encore mieux si vous pouvez présenter un historique de succès. Prenez l’exemple de Lindsay Ross, DRH de Bitpanda, qui avait utilisé Deel dans une entreprise précédente et connaissait déjà la valeur qu’il apportait. Quand elle a rejoint Bitpanda, la décision de passer d’un fournisseur traditionnel à Deel était évidente, car elle était équipée d’une recommandation solide.

Si vous avez piloté un outil, l’avez utilisé dans un rôle précédent, ou avez des collègues qui l’ont utilisé avec succès, n’hésitez pas à le souligner dans votre argumentaire. Une solution éprouvée soutenue par un défenseur convaincu a beaucoup plus de chances de convaincre la direction.

Le logiciel RH de Deel construit l’argumentaire à votre place

Les business cases les plus solides sont construits sur des résultats clairs, et Deel les livre clé en main. De l’intégration et la paie globale à la conformité, la performance et l’expérience employé, la plateforme de Deel aide les équipes RH à prouver leur valeur à chaque étape de croissance.

Voici comment ses capacités clés renforcent votre business case :

• Une plateforme pour 150 pays : gérez la paie, l’intégration, la conformité et les avantages sociaux pour tous vos talents, en direct ou via EOR, depuis un seul espace.
• Conformité intégrée et paie globale : Deel prend en charge taxes, contrats et obligations locales, sans avoir à multiplier les intermédiaires lors de chaque embauche à l’international.
• Mise en route rapide, sans surcoût : le système est opérationnel en quelques minutes, sans frais cachés, là où d’autres outils demandent des mois d’installation.
• Données centralisées, décisions éclairées : suivi des effectifs, gestion des congés, rémunérations, avantages : toutes vos données sont consolidées pour faciliter l’analyse et la prise de décision.
• Intégrations fluides et sécurité renforcée : branchez Deel à plus de 100 outils, tout en respectant les standards RGPD, SOC 2 et ISO 27001.
• Un support expert, sans intermédiaire : notre équipe interne paie et conformité répond à vos besoins, sans passer par des prestataires externes.
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