Comment Cohabs A Centralisé La Paie Dans 7 Pays Avec Deel

Cohabs redéfinit la vie urbaine grâce à des espaces de co-living favorisant des communautés dynamiques. Dès le départ, leur vision était globale, et ils l'ont rapidement réalisée, en s'étendant dans six pays européens et aux États-Unis.

Mais en coulisses, gérer les RH et la paie dans sept pays était loin d'être simple. Lorsque Akésia Doubrere est devenue la première et unique responsable RH de Cohabs, elle a hérité d'un système en patchwork. Chaque city manager avait sa propre manière de gérer la paie.

Sur des marchés clés comme la Belgique et la France, Cohabs s'appuyait sur des prestataires locaux. Ailleurs, la paie était gérée par des comptables ou des tableurs partagés. Il n'y avait pas de système centralisé, pas de supervision, et aucune confiance quant à la conformité.

Avec 130 employés répartis dans neuf villes, rester conforme aux lois locales du travail était critique, mais de plus en plus complexe. Akésia savait qu'elle avait besoin de trois choses :

• Une expertise locale RH et paie dans chaque pays
• Un contrôle centralisé de la paie
• Une visibilité mondiale sur les opérations RH

Elle était à l'aise avec la réglementation belge, française et britannique, mais manquait d'une connaissance approfondie des lois en Espagne, en Italie et aux États-Unis. Embaucher un expert local dans chaque pays n'était pas faisable, et même si ça l'était, cela ne résoudrait pas le besoin d'une supervision et d'une standardisation mondiales.

« L'objectif était de trouver non seulement des outils pour m'aider avec les RH et la paie, mais aussi un partenaire de confiance pour gérer la conformité et nous maintenir sur la bonne voie. Deel était le bon choix. » — Akésia Doubrere, Responsable RH, Cohabs

Après avoir évalué quatre plateformes, Deel s'est démarqué. Avec son infrastructure de paie interne, sa couverture de conformité mondiale et son SIRH intuitif, Deel offrait exactement ce dont Cohabs avait besoin : une plateforme pour remplacer sept systèmes fragmentés.

En l'espace de quatre mois, Cohabs a déployé avec succès Deel Payroll dans cinq pays, la France et les États-Unis suivant peu après.

« Tout le monde me disait que j'étais folle de migrer sept paies en moins de six mois, étant seule dans l'équipe RH — mais Deel l'a rendu possible. » — Akésia Doubrere, Responsable RH, Cohabs

En élargissant ses capacités RH sans augmenter l'effectif, Deel permet à Cohabs d'économiser environ 960 heures de travail administratif chaque mois. Selon Akésia, le temps consacré à la paie sera réduit de moitié d'ici la fin 2025, ce qui lui permettra de se concentrer sur des projets stratégiques.

Deel a apporté structure et visibilité à un système auparavant fragmenté. Grâce à une supervision en temps réel, à l'automatisation et à des alertes de conformité proactives, Akésia ne dépend plus des tableaux ou des suppositions.

« Avec Deel, j'ai enfin de la visibilité sur chaque pays. Nous sommes conformes, le reporting est centralisé, et je peux me concentrer sur les personnes plutôt que de courir après la paie sur sept feuilles de calcul. » — Akésia Doubrere, Responsable RH, Cohabs

Les responsables locaux ne sont plus accablés par la paie, la finance dispose d'un meilleur contrôle des coûts, et les employés bénéficient de bulletins de salaire précis et de fonctionnalités intuitives. Le suivi des congés a été particulièrement précieux, remplaçant un fichier Excel partagé peu pratique.

« Grâce à Deel, les employés savent enfin combien de congés ils ont et peuvent en faire la demande en quelques clics. C'est vraiment transformant. » — Akésia Doubrere, Responsable RH, Cohabs

Deel maintient également Cohabs en avance sur les évolutions de conformité, par exemple en détectant et en appliquant automatiquement une mise à jour réglementaire au Luxembourg.

« Je ne suis pas experte des lois de chaque pays. Le centre de connaissances de Deel et ses conseillers humains nous aident à rester conformes sans tâtonnements. » — Akésia Doubrere, Responsable RH, Cohabs

Se Déployer Aux États-Unis Avec Deel PEO

À mesure que Cohabs s'est développé aux États-Unis, la gestion de la conformité État par État est devenue de plus en plus complexe. Le PEO de Deel leur a fourni une structure centralisée pour rester conformes et éviter les erreurs de classification, sans avoir à constituer une équipe RH aux États-Unis.

« La plus grande différence entre l'Europe et les États-Unis concerne les avantages sociaux. Le PEO nous aide à combler cet écart et à offrir à notre équipe américaine ce qu'elle mérite. » — Akésia Doubrere, Responsable RH, Cohabs

Elle a également souligné l'importance culturelle de la parité des avantages. Beaucoup des employés de Cohabs aux États-Unis sont français, et les attentes en matière de santé, de congés payés et de protections étaient fortement désalignées avant le PEO de Deel.

« Je veux que nos employés français basés aux États-Unis bénéficient du même niveau d'avantages qu'ils attendraient chez eux. Le PEO rend cela possible. » — Akésia Doubrere, Responsable RH, Cohabs

En adoptant le PEO de Deel, Cohabs a veillé à ce que chaque nouvelle embauche respecte les exigences de son État, soit correctement classifiée et éligible à des avantages compétitifs, le tout sans créer une fonction RH distincte aux États-Unis.