Comment DevBase a automatisé plus de 20 processus de recrutement et RH avec Deel

DevBase est une entreprise de développement logiciel proposant des solutions logicielles sur mesure aux entreprises de tous secteurs. Elle est spécialisée dans le développement de produits sur mesure, le développement web, le développement mobile, et plus encore. Avec une équipe d'ingénieurs expérimentés, DevBase a livré avec succès de nombreux projets pour une clientèle variée.

Ce qui distingue DevBase de ses concurrents, c'est son modèle de travail entièrement à distance, qui lui permet de fournir des services à des clients du monde entier. Tous les professionnels qualifiés sont embauchés via Deel, ce qui garantit que le contrat de chaque membre de l'équipe est entièrement conforme, quel que soit son lieu de résidence.

Au départ, les fondateurs de DevBase traitaient manuellement tous les paiements internationaux par virements internationaux et via des plateformes comme Wise et Payoneer. Cependant, la société a commencé à se développer rapidement et ils ne pouvaient plus continuer ainsi. Confier cette tâche à leur équipe RH était difficile car chaque plateforme de paiement nécessitait des identifiants spécifiques. Ils avaient besoin d’une solution tout-en-un qui rationalise le processus de paiement et garantisse des pratiques d’embauche conformes.

Au début, les fondateurs ont choisi l’un des concurrents de Deel. Cependant, il s’est avéré plus coûteux et moins convivial que les autres plateformes du marché. Lorsqu’ils ont découvert le nombre inégalé d’options de retrait de Deel et sa solution tout-en-un, ils ont rapidement changé de fournisseur.

Finalement, DevBase a migré tous ses contrats mondiaux vers Deel et, avec l’aide du CSM de Deel, la migration de plus de 130 travailleurs s’est déroulée sans heurt.

DevBase utilise Airtable, une plateforme de base de données, pour gérer son budget et stocker toutes les données de ses collaborateurs. Le problème était que lorsqu'ils créaient les contrats, enregistraient les notes de frais et mettaient fin aux contrats dans Deel, ils effectuaient des processus dupliqués et devaient saisir manuellement les données de Deel dans Airtable pour tout synchroniser. Ils y consacraient environ 5 heures par semaine, et cela devenait difficile car l'équipe RH est réduite. Ils avaient besoin d'automatisation pour suivre l'effectif tout en accomplissant l'ensemble des tâches nécessaires.

Avec l'API de Deel, Mastroberti, avec Javier Maso et Daniel Ballarini, a automatisé et intégré l'ensemble du cycle de vie de l’employé qu'ils gèrent dans Airtable via une application middleware qu'ils ont créée. Ainsi, ils peuvent envoyer depuis Airtable vers Deel toutes les créations de notes de frais, annulations, modifications de contrat, et bien plus.

Automatisation de l’intégration : DevBase envoie des offres d'emploi aux candidats via Airtable. Après que le candidat accepte l'offre, le contrat est automatiquement créé dans Deel, signé par le Responsable RH, puis envoyé au prestataire grâce à l'API de Deel. Lorsque le prestataire signe le contrat Deel, son statut change à la fois dans Deel et dans Airtable pour devenir « Intégration ». Grâce à l'intégration via l'API, en quelques clics seulement, un processus qui nécessitait jusqu'à 1 heure de travail manuel est désormais automatisé de manière fluide.

Notes de frais : Au départ, les collaborateurs de DevBase devaient soumettre leurs notes de frais via Airtable, où ils centralisent toute leur comptabilité et leur budget, et ils devaient aussi les enregistrer sur la plateforme Deel afin que la dépense soit approuvée et que le montant soit ajouté à leurs factures. Une fois l'intégration entre Deel et Airtable réalisée, ils ont pu synchroniser automatiquement les notes de frais entre les deux plateformes, garantissant que chaque dépense soumise soit payée à temps via Deel et correctement reflétée dans leur budget sur Airtable, ce qui a fait gagner beaucoup de temps.

Modifications de contrat : Grâce à l'API de Deel, DevBase peut désormais effectuer des avenants personnalisés aux contrats existants dans Deel et les mettre à jour instantanément dans Airtable. De cette façon, l'équipe peut disposer de toutes les informations des collaborateurs facilement synchronisées entre les systèmes.

L'équipe DevBase a également personnalisé l'automatisation avec l'équipe Deel, afin de recevoir des notifications par e-mail automatiques au cas où un élément de l'avenant nécessiterait une révision manuelle.

Résiliation des contrats : Pour automatiser le cycle de vie complet des contrats, DevBase, en collaboration avec l'équipe API de Deel, construit une intégration personnalisée, de sorte qu'à chaque fois qu'un contrat est résilié dans Deel, il l'est aussi dans Airtable.

Habituellement, le personnel RH représente 10 à 15 % de l'effectif total. Mais grâce à l'automatisation offerte par Deel API, la situation est différente chez DevBase.

« Nous restons une entreprise dont le personnel RH représente 5 % pour 130 personnes à l'heure actuelle. C'est extrêmement faible pour n'importe quelle entreprise. C'est un excellent ICP qui montre que nous sommes extrêmement productifs grâce à toutes les intégrations que nous avons. Deel a joué un rôle majeur dans cette efficacité et cette productivité. Toutes les validations que l'équipe de recrutement effectuait sont désormais réalisées automatiquement, grâce à Deel. » a déclaré Mastroberti.