Em média, as empresas utilizam seis ferramentas diferentes para gerir a folha de pagamento, sendo que 74% tratam disso a nível regional ou local. Esta abordagem fragmentada – combinada com o fato de metade das organizações utilizar um modelo híbrido de gestão interna/externa – deixou muito espaço para melhorias.
Em busca de uma solução, 97% dos líderes de RH e finanças apontam para um sistema tudo-em-um, citando impactos positivos que vão desde a conformidade até a experiência dos funcionários e muito mais. Isso está de acordo com um estudo encomendado conduzido pela Forrester Consulting em nome da Deel (de janeiro de 2024) que entrevistou mais de 300 líderes de RH e finanças de todo o mundo.
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Maior adesão à conformidade
Para 34% dos líderes de RH e finanças, garantir o cumprimento dos requisitos de conformidade regionais é um dos aspectos mais desafiadores da folha de pagamento internacional.
Quando uma empresa opera em múltiplas jurisdições, cada uma com seu próprio conjunto de leis tributárias, requisitos de relatórios e regulamentações legais, manter a conformidade torna-se significativamente mais complicado. Um quarto dos líderes de RH diz que está enfrentando desafios de conformidade com a integração de novos funcionários, enquanto 43% cita dificuldades no gerenciamento da folha de pagamento e dos arquivos de relatórios legais para auditoria interna e externa.
Ao utilizar uma solução de folha de pagamento internacional, as atualizações das leis fiscais e dos regulamentos de conformidade podem ser gerenciadas e aplicadas centralmente, facilitando a manutenção da atualização em escala internacional.
8 em cada 10 líderes de RH concordam que a consolidação da folha de pagamento internacional em uma única solução teria um impacto positivo na adesão aos requisitos de conformidade regionais. Indo mais fundo, um quarto dos entrevistados afirma que isso os ajudaria a mitigar os riscos de conformidade e os custos não planejados associados a erros de conformidade (para trazer mais um ponto de vista financeiro) e quase um terço acredita que se beneficiaria com a redução da complexidade.
Gerenciamento mais preciso de dados de folha de pagamento internacional
O gerenciamento de dados de folha de pagamento em diferentes regiões traz seus desafios. As principais questões incluem a sincronização de dados de RH e de folha de pagamento entre plataformas, algo com o qual 43% das organizações têm dificuldade, enquanto 32% das empresas precisam de mais visibilidade dos dados de funcionários e de folha de pagamento.
Como resultado, mais da metade dos líderes de RH e finanças deseja priorizar a melhoria da precisão dos relatórios da folha de pagamento e da padronização/reconciliação nos próximos 12 meses. Por exemplo: é um desafio obter uma imagem completa/confiável dos custos totais da força de trabalho com operações de folha de pagamento fragmentadas, dificultando o acesso aos dados necessários para informar decisões estratégicas.
Ao terceirizar para uma solução completa de folha de pagamento internacional, 88% dos líderes de RH acreditam que podem melhorar significativamente o gerenciamento de dados de folha de pagamento internacional. Tomar esta medida pode facilitar a tomada de decisões, melhorar a precisão dos dados e garantir que os dados em tempo real sejam facilmente acessíveis e estejam em conformidade com os padrões internacionais.
Processos e fluxos de trabalho mais suaves
Durante o próximo ano, 63% dos líderes de RH e finanças pretendem melhorar a eficiência da folha de pagamento internacional e dos fluxos de trabalho. Este objetivo decorre de um desafio comum enfrentado por 44% das organizações multinacionais: a ineficiência de múltiplos sistemas de folha de pagamento e os custos aumentados/subestimados como resultado dessas ineficiências.
O uso de processos de folha de pagamento fragmentados em diferentes sistemas muitas vezes complica as operações de folha de pagamento e aumenta o risco de erros, impactando a produtividade e a conformidade geral. Um sistema tudo-em-um pode ajudar a enfrentar estes desafios, com 88% dos líderes da folha de pagamento afirmando que a consolidação da folha de pagamento internacional em uma única solução tem um impacto positivo na melhoria e automação de processos, ajudando a reduzir redundâncias e custos administrativos.
Uma solução completa de folha de pagamento internacional agiliza processos e fluxos de trabalho integrando a automação em todas as funções da folha de pagamento, como cálculo de pagamentos, deduções e impostos para diferentes regiões de acordo com suas regulamentações específicas. Como resultado, reduz erros de entrada manual, acelera o processo de folha de pagamento e garante consistência e precisão em todos os locais.
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Uma experiência mais positiva para os funcionários
Um sistema completo de folha de pagamento oferece melhor suporte, processos e oportunidades para equipes internacionais, criando uma experiência mais positiva para os funcionários em toda a organização.
Para 46% dos líderes de RH, um dos desafios mais significativos da folha de pagamento internacional é manter uma experiência consistente dos funcionários em todas as geografias. Um sistema multifuncional resolve isso padronizando os processos de folha de pagamento, reduzindo erros e imprecisões, e fornecendo suporte mais rápido do fornecedor para todos os trabalhadores.
Os líderes de RH e finanças também afirmam que um sistema tudo-em-um permite melhor mobilidade dos funcionários (37%) e integração (85%). Os empregadores podem deslocar trabalhadores por todo o mundo sem os habituais obstáculos administrativos, mantendo a sua organização ágil e competitiva. Entretanto, o processo de integração centralizado permite aos gestores integrarem novos funcionários de qualquer região de forma rápida e eficiente.
Mais dinheiro e tempo economizados
De acordo com o relatório da Forrester, 85% dos líderes de RH e finanças acreditam que a consolidação da folha de pagamento em uma única solução teria um impacto positivo nos custos administrativos. Isto está alinhado com a meta de 40% das organizações de reduzirem as despesas com software no próximo ano.
Muitas equipes, internacionais ou não, gastam uma quantidade desnecessária de tempo e dinheiro corrigindo erros na folha de pagamento. Na verdade, 35% dos líderes de RH e finanças afirmam que erros e imprecisões na folha de pagamento são um dos seus maiores desafios. Um sistema multifuncional ajuda a resolver isso, minimizando o risco de erros que podem surgir porque os provedores de folha de pagamento que eles usam muitas vezes cometem erros devido a um baixo nível de serviço (já que usam agregadores para processar a folha de pagamento, o que requer múltiplas transferências, e incapacidade de corrigir rapidamente).
Outro benefício da mudança para uma solução única de folha de pagamento internacional é a economia de tempo na administração da folha de pagamento, destacada por 37% dos líderes. Um sistema completo elimina a necessidade de manter vários sistemas regionais de folha de pagamento, usa automação para acelerar o processo de folha de pagamento e libera sua equipe para se concentrar em outras iniciativas.
Caminho mais fácil para contratar no exterior
A contratação internacional é uma prioridade para muitas organizações, com 48% pretendendo aumentar a presença global de funcionários no próximo ano. E para 88% dos líderes de RH, consolidar a folha de pagamento internacional em uma única solução teria um impacto positivo no processo.
Uma solução de folha de pagamento internacional torna mais fácil para as equipes em crescimento gerenciarem vários requisitos fiscais e trabalhistas ao contratar no exterior, já que normalmente são apoiadas por especialistas fiscais e jurídicos locais. Como resultado, as empresas podem expandir e contratar com mais confiança em novas regiões que anteriormente consideravam muito complexas ou arriscadas, ao mesmo tempo que evitam ter de contratar fornecedores adicionais, potencialmente custosos, para navegar sempre pela conformidade local.
Em um universo onde as empresas de todo o mundo competem pelos melhores talentos, ser capaz de gerir a folha de pagamento de forma harmoniosa e flexível pode tornar uma empresa mais atrativa para os candidatos. As organizações também podem localizar facilmente as suas ofertas de emprego para corresponderem aos salários e benefícios específicos exigidos pelo governo local do candidato, garantindo a conformidade em todos os mercados.
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Nos próximos 12 meses, 49% das organizações pretendem reduzir a complexidade da folha de pagamento internacional e consolidar os seus sistemas de folha de pagamento.
Como plataforma completa de RH e fornecedora de folha de pagamento para equipes internacionais, a Deel facilita o gerenciamento da força de trabalho internacional:
- Mais de 350 especialistas locais em folha de pagamento que supervisionam a declaração de impostos locais, relatórios de final de ano e muito mais
- Mais de 80 integrações, um construtor de fluxo de trabalho e API
- Especialistas jurídicos que mantêm a conformidade com as leis locais e realizam auditorias trimestrais para a melhor gestão de riscos do mercado
- Automação de software de folha de pagamento para automatizar transações de folha de pagamento e funções repetitivas de folha de pagamento
- Contratos localizados, gerenciamento de documentos e manutenção segura de registros
- Sistemas que permitem processar a folha de pagamento com precisão e eficiência, garantindo que todos os trabalhadores recebam seus contracheques corretos no prazo
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