Excel ou sistema de RH? Prós e contras para startups

Com o trabalho remoto ou híbrido entre as principais tendências mundiais, a adoção de novas tecnologias tem sido uma das principais prioridades para equipes de RH ao redor do globo.

Mas o fato de 48% das empresas do país dependerem de planilhas mostra que a gestão de RH via métodos manuais ainda é a realidade no cenário brasileiro. E não só isso: expõe as startups a erros, trabalho dobrado e operações pouco eficientes.

Com equipes menores, gerir tarefas de RH manualmente pode parecer a solução mais fácil e econômica. Mas, se você já começou a contratar talentos internacionais, é questão de tempo até que seu time se torne tão diverso que surja a pergunta: será que está na hora de investir em um sistema de RH?

Aqui você pode explorar os prós e contras de tocar a gestão de pessoas com planilhas ou um sistema de RH – e quais caminhos fazem mais sentido para escalar sem dores de cabeça.

Sistema de RH para empresas: entenda o conceito

Mas afinal, o que é um sistema de RH?

Estamos falando de soluções de software pensadas para aprimorar as principais funções de RH de uma empresa e o gerenciamento da sua força de trabalho. Essas plataformas são verdadeiros aliados estratégicos para empresas em crescimento. Elas permitem organizar e automatizar tarefas que tomariam muito tempo e energia com planilhas.

Um bom sistema de RH concentra em um só lugar processos que fazem parte da vida de qualquer startup. Isso inclui:

1. O onboarding de novos talentos, desde a assinatura de contratos até o envio de documentos
2. A gestão e automação da folha de pagamento, permitindo rastrear folhas de ponto, calcular salários e impostos, realizar pagamentos em dia e manter registros de maneira mais rápida e sem erros
3. O gerenciamento de benefícios, dando maior transparência à gestão de pacotes de benefícios e remunerações dos colaboradores
4. O compliance, ajudando a manter relatórios e registros organizados e garantir que tudo esteja em conformidade com a legislação local

Lembre-se: nem todo sistema de RH é igual. Os mais robustos costumam ser pensados para grandes empresas e oferecem diversas funcionalidades. Mas isso pode significar custos elevados e soluções complexas que talvez não façam sentido para startups jovens.

É aí que entra a diferença de soluções modulares como a Plataforma Deel. Em vez de obrigar a startup a contratar um pacote cheio de recursos, a Deel permite adicionar funcionalidades conforme a empresa cresce. Isso pode incluir desde a gestão de contratos locais até a contratação internacional, com folha de pagamento global e compliance automatizado.

No fim, a ideia é simples: em vez de sobrecarregar o time de RH com planilhas ou sistemas pesados demais, você pode contar com soluções econômicas de RH para startups. Soluções escaláveis, que acompanham o ritmo e a realidade do seu negócio.

Prós: quais os benefícios do Excel para startups emergentes?

Existem vantagens de usar Excel em RH de startups. Para equipes menores, que ainda estão se estruturando com recursos limitados, o Excel (ou alternativas similares, como Google Sheets) pode ser a opção mais prática e acessível. Isso porque ele combina alguns fatores:

Baixo custo (ou inexistente)

O Excel já faz parte do pacote Microsoft que muitas empresas utilizam, e ferramentas como o Google Sheets podem ser usadas gratuitamente. Isso significa que a startup pode organizar informações de colaboradores, pagamentos e férias sem precisar investir em sistemas de RH logo de início.

Flexibilidade e personalização total

É fácil adaptar planilhas às necessidades da empresa. A liberdade é grande: desde colunas específicas para dados de folha de pagamento até indicadores de performance ou histórico de férias. Assim, fundadores e times de RH podem criar modelos personalizados sem depender de funcionalidades pré-definidas.

Familiaridade da equipe

A verdade é que a maioria dos profissionais já está acostumada a usar Excel no dia a dia, o que reduz a curva de aprendizado. Não é preciso treinar o time em uma nova plataforma – basta compartilhar a planilha e começar a usar.

Praticidade para equipes menores

Para times de até 5 ou 10 pessoas, o Excel pode dar conta do recado. Como a complexidade das operações é mais baixa, centralizar os dados em uma planilha costuma ser suficiente para garantir visibilidade e controle inicial.

Ou seja: o Excel pode ser um bom ponto de partida para startups que buscam simplicidade, baixo custo e agilidade na gestão de RH antes de escalar para soluções mais avançadas.

Contras: entenda os riscos do Excel para gestão de RH

Antes de escolher a melhor opção para a sua empresa, é preciso entender também os desafios de depender somente de Excel para RH:

Alto risco de erro humano

Os riscos de erros em planilhas de RH são uma limitação óbvia – afinal, mais de 90% das planilhas contêm falhas. E isso se torna mais evidente à medida que a empresa cresce. Um simples erro de digitação ou fórmula pode comprometer folhas de pagamento, registros de férias ou impostos inteiros. O resultado? Trabalho dobrado, perda de dados e até ações trabalhistas.

Falta de padronização

Cada membro da equipe tende a organizar planilhas do seu jeito. A consequência disso é a falta de consistência dos dados, além de atrapalhar a continuidade dos processos. Em empresas que estão crescendo, isso pesa ainda mais, já que a colaboração entre áreas precisa ser clara e organizada.

Baixa escalabilidade

Esse é um ponto crítico para startups em fase de expansão. O Excel tende a perder a eficiência rapidamente quando o número de funcionários aumenta. É quando múltiplas variáveis entram em jogo, como benefícios, turnos de trabalho, folha de pagamento e compliance. Administrar tudo isso com planilhas é uma tarefa lenta e complexa.

Problemas de segurança e perda de dados

Diferentemente dos sistemas de RH para empresas, que operam com criptografia e permissões de acesso, arquivos em planilhas podem ser compartilhados sem controle adequado. Isso significa que a segurança da sua empresa está mais vulnerável.

Dificuldade para garantir compliance

Processos como contratos, cálculo de encargos e retenções fiscais exigem alto nível de precisão. Em planilhas, isso depende de atualizações manuais e constante vigilância – o que se torna insustentável conforme a empresa expande.

Tudo isso explica por que muitas startups acabam trocando o Excel por sistemas de RH mais robustos e escaláveis.

Qual é a hora ideal de optar por um sistema de RH?

Pode ser uma questão de tempo até que sua equipe se torne tão complexa que evitar um sistema de RH para empresas acabe saindo caro e se tornando nada sustentável.

Então, quando migrar do Excel para sistemas de RH?

Equipes em rápido crescimento

O momento ideal é antes que o seu time cresça e a complexidade das operações aumente. Proatividade importa: adotar um sistema de RH cedo ajuda a centralizar e automatizar tarefas. Isso significa menos erros e tempo gasto em processos manuais.

Folha de pagamento global

Quando startups expandem, é normal que a contratação de talentos também se torne mais complexa, principalmente em nível internacional. Um sistema de RH integrado apoia a sua empresa desde o início, automatizando tarefas como pagamento de salários e benefícios em cada país. Assim, sua equipe se livra da burocracia excessiva.

Necessidade de automatizar tarefas

Usar tecnologias em RH é uma das atuais tendências mundiais. À medida que as operações da sua empresa se intensificam, processos manuais consomem mais tempo das equipes. Sistemas de RH oferecem recursos automatizados que impulsionam cada vez mais a eficiência da gestão de pessoas.

Falhas de conformidade

Com a contratação de profissionais internacionais, startups passam a lidar com leis trabalhistas e fiscais diversas. Exigências contratuais variam conforme o estado ou país. Sem um sistema centralizado para gerir dados e compliance, os erros começam a surgir, o que pode acabar em multas e disputas legais.

O que considerar ao escolher um sistema de RH para empresas?

Existem muitas razões para adotar um sistema de RH, mas quais são os principais fatores que você deve considerar ao escolher a opção ideal para o seu negócio? Nós temos a resposta.

Facilidade de implementação e uso

Se a ideia do sistema de RH é facilitar a gestão de pessoas da sua startup, não faz sentido perder tempo com ferramentas complicadas, não é? É possível (e recomendado) encontrar opções de software de instalação fácil e navegação amigável.

Suporte à legislação local e internacional

Esse ponto é crucial para empresas que já trabalham ou pretendem trabalhar com talentos globais. O sistema de RH é uma ferramenta para seguir corretamente as leis trabalhistas e fiscais de qualquer país, evitando erros em contratos, folha de pagamento e benefícios.

Escalabilidade

Algumas questões são importantes: você consegue aumentar a capacidade? Ou agregar novas funções? Em um sistema de RH, é fundamental considerar a capacidade de escalar junto com a empresa. Assim, quando seu negócio crescer, o software será um aliado – não um obstáculo.

Capacidade de integração com outras ferramentas

O sistema de RH ideal deve ser capaz de se integrar com sistemas já utilizados pela sua startup e que precisam ser mantidos, como os de contabilidade. Um software que “conversa” com outros sistemas relevantes traz agilidade e precisão.

Preço acessível e flexível

Startups precisam controlar custos sem abrir mão da eficiência. Soluções como a Deel permitem começar de forma simples e ir adicionando funcionalidades à medida que a empresa cresce, mantendo o equilíbrio.

Como a Plataforma Deel impulsiona a gestão de RH de startups

Com a Deel, todas as soluções se reúnem num só lugar:

• Elimine a necessidade de um sistema de RH tradicional – a Plataforma Deel centraliza todas as funções em uma única solução prática
• Contrate, pague e gerencie talentos globais sem preocupações – as operações internacionais ficam muito mais simples, com compliance trabalhista e fiscal garantidos no Brasil ou em qualquer país
• Escale com rapidez e segurança – a Deel atende empresas de todos os tamanhos, permitindo crescer mesmo sem uma equipe interna de RH
• Automatize processos-chave – onboarding, folha de pagamento e offboarding se tornam mais ágeis e estratégicos, reduzindo erros manuais e economizando tempo

A Deel entende como ninguém o impacto de sistemas de RH na escalabilidade empresarial – e é por isso que oferece soluções dedicadas a fazer sua startup crescer com segurança.

Excel ou sistema de RH: escolha certa para escalar startups

O Excel pode ser um ótimo ponto de partida para startups pequenas, oferecendo baixo custo e flexibilidade. Por outro lado, apresenta riscos como erros manuais, falta de padronização, baixa escalabilidade e dificuldades de compliance. Ferramentas como a Deel ajudam a centralizar processos, automatizar tarefas e garantir conformidade legal, escalando com a empresa. Não existe uma solução única – o importante é avaliar sua situação e escolher ferramentas que acompanhem o seu crescimento, com uma gestão de pessoas mais eficiente e estratégica.

Explore a Plataforma Deel e veja como sua startup pode crescer com um sistema de RH completo, sem complicações. Agende uma demonstração hoje mesmo.