Pagar seus trabalhadores – sejam nacionais ou estrangeiros – não envolve apenas entregar o salário no final do mês. Os processos atuais de folha de pagamento podem ser demorados e estressantes, e é por isso que 73% das organizações recorreram à terceirização da folha de pagamento.
A terceirização pode tornar a declaração de impostos, o cálculo da folha de pagamento e outros assuntos relacionados à folha de pagamento mais fáceis e eficientes, seja você proprietário de uma pequena empresa ou especialista em folha de pagamento em uma companhia.
Por meio da Deel, você pode unificar pagamentos de prestadores de serviços, serviços de employer of record (EOR) e gerenciamento de folha de pagamento em uma única plataforma.
Neste artigo, exploramos os benefícios da terceirização da folha de pagamento e explicamos como escolher o provedor de serviços de folha de pagamento certo, para que você possa tornar seu processamento mais econômico e simples para sua equipe.
O que é terceirização de folha de pagamento?
A terceirização da folha de pagamento é a prática de contratar um prestador de serviços externo para cuidar das funções da folha de pagamento da sua empresa. Um provedor de serviços de folha de pagamento garante que:
- Todos os fundos da folha de pagamento são distribuídos dentro do prazo e de acordo com os contratos dos funcionários
- Os pagamentos são feitos com precisão e em conformidade com as leis locais
- A documentação da folha de pagamento e as informações dos funcionários são gerenciadas com segurança
Os prestadores de serviços de folha de pagamento apenas cuidam dos pagamentos dos seus funcionários. Alguns acreditam erroneamente que a terceirização de serviços de folha de pagamento inclui serviços de RH que ajudam você a contratar novas pessoas, mas a terceirização de RH e de folha de pagamento são diferentes. Os recursos humanos podem ser terceirizados para um serviço separado e, embora algumas empresas ofereçam ambos (como a Deel), uma empresa de folha de pagamento cuida apenas desse assunto.
Principais benefícios da terceirização de serviços de folha de pagamento
Por que terceirizar a folha de pagamento? Entregar algumas ou todas as suas funções de folha de pagamento a terceiros pode ajudar a agilizar os processos de folha de pagamento, reduzir o risco de não conformidade e garantir pagamentos de impostos e recibos de pagamento corretos. Vamos dar uma olhada nas vantagens.
Risco reduzido de não conformidade
Esteja você administrando a folha de pagamento nacional ou internacionalmente, você deve garantir que está operando em conformidade com as leis de folha de pagamento do funcionário.
As leis de folha de pagamento variam de acordo com o país – e às vezes por estado ou município. Essas leis determinam como os funcionários podem receber sua remuneração, quando é necessário pagá-los, e suas deduções, como seguro saúde e previdência social.
Se sua equipe não estiver familiarizada com as leis locais de classificação trabalhista, você corre um risco maior de classificação incorreta. Trabalhar com um fornecedor global de folha de pagamento que tenha experiência com leis internacionais de folha de pagamento pode reduzir esse risco, que de outra forma poderia levar a multas e penalidades que custariam centenas de milhares de dólares.
Acompanhar as leis de conformidade em uma região requer muito tempo e conhecimento. Se a sua empresa se expandir internacionalmente, essa carga de trabalho aumentará. Ao terceirizar essas responsabilidades de folha de pagamento para um prestador de serviços com especialistas localizados, sua equipe terá tranquilidade e garantia de que você está cumprindo com as leis internacionais de folha de pagamento e trabalhistas.
Economia de custos
Normalmente, a terceirização de serviços de folha de pagamento custa menos do que criar um departamento interno para isso. Essas economias de custos são maiores para empresas em regiões com elevado custo de vida, onde o recrutamento, a contratação, a integração e a formação de um departamento inteiro de folha de pagamento constituem um investimento significativo (a menos que contratem trabalhadores remotos).
A terceirização da folha de pagamento também permite que organizações dispersas globalmente economizem dinheiro se usarem um fornecedor internacional de folha de pagamento. Contratar e pagar funcionários em vários países exige mais administradores de folha de pagamento e consultores jurídicos.
Usar uma solução de serviço completo que combina folha de pagamento, RH e muito mais em uma plataforma – como faz a Deel – fornecerá insights ainda mais valiosos.Melhores experiências para dimensionar equipes
Processar a folha de pagamento e manter padrões de conformidade é difícil para departamentos sobrecarregados, especialmente se a organização estiver crescendo rapidamente. Essa sobrecarga muitas vezes pode levar a atrasos e erros na folha de pagamento.
Se o seu negócio está crescendo, você precisa de um provedor de folha de pagamento que possa crescer com você. Ao terceirizar tarefas, você pode garantir que sua folha de pagamento receba a atenção necessária aos detalhes para funcionar sem problemas. Em vez disso, sua equipe interna de contabilidade pode se concentrar nas tarefas principais para apoiar sua equipe à medida que ela cresce.
Maior segurança de dados
A terceirização da folha de pagamento pode garantir a máxima segurança dos dados e até mesmo evitar apropriação indevida, roubo de identidade e outros riscos.
Se um fornecedor lidar com dados de folha de pagamento de funcionários na União Europeia (UE), ele deverá atender aos padrões do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR). Seu provedor também deve ter um acordo de processamento de dados (DPA), que descreva como as partes processarão e armazenarão seus dados em conformidade com o GDPR. Isso inclui políticas de segurança adequadas, criptografia, medidas físicas de proteção de dados e avaliações de risco.
Menos erros de folha de pagamento
Para as organizações, dados imprecisos são a principal barreira para operações eficazes de folha de pagamento. A única responsabilidade do provedor de folha de pagamento é garantir que os pagamentos sejam feitos corretamente e que as leis fiscais sejam seguidas. Como resultado, as chances de cometer um erro são menores do que com uma equipe interna de contabilidade.
Erros na folha de pagamento podem impactar negativamente seus funcionários, atrapalhando suas economias e suas vidas, e causando estresse desnecessário. Erros e atrasos na folha de pagamento também podem diluir a confiança e a percepção positiva da sua organização e levar os trabalhadores a questionarem sua situação financeira e capacidades de gerenciamento.
Às vezes, as consequências de um erro na folha de pagamento são mais graves do que a reclamação de um funcionário sobre uma parte do dinheiro que falta em seu contracheque. Impostos federais sobre a folha de pagamento arquivados incorretamente podem resultar em penalidades e problemas legais com agências governamentais locais.
Processos mais eficientes
A maioria dos provedores de serviços de folha de pagamento mantém-se atualizada com as tecnologias mais recentes, pois isso lhes permite levar seus serviços para o próximo nível e fornecer o melhor para seus clientes. Isso inclui recursos de automação e IA, que permitem que os profissionais de folha de pagamento se concentrem na otimização do seu sistema, tornando-o mais eficiente e reduzindo erros humanos.
Para aumentar ainda mais a eficiência da folha de pagamento, procure um fornecedor centralizado de folha de pagamento, como a Deel.
Como funciona a terceirização da folha de pagamento?
Contratar um provedor de serviços terceirizado significa que você precisará compartilhar as informações de seus funcionários. Antes de contratar um provedor de folha de pagamento, certifique-se de ter um DPA adequado, se necessário, para evitar possíveis problemas legais caso o serviço de terceirização manipule incorretamente os dados da folha de pagamento.
A empresa de folha de pagamento pode precisar dos seguintes dados do funcionário:
- Informações de contato do funcionário
- Valor de pagamento
- Cargo
- Data de contratação
- Tipo de contrato
Seus funcionários usam cartões de ponto ou software de controle de tempo? O serviço de folha de pagamento provavelmente precisará de acesso a essas informações para calcular e entregar pagamentos por meio de cheques de folha de pagamento ou depósito direto.
Os provedores de folha de pagamento também podem lidar com os impostos sobre a folha de pagamento e garantir que você cumpra as regulamentações fiscais locais, independentemente da origem dos funcionários. Poderá ser necessário fornecer formulários fiscais específicos e outras informações necessárias sobre os trabalhadores, como os seus números de Previdência Social ou Números de Identificação Fiscal (TIN).
O processamento da folha de pagamento por um provedor de serviços pode incluir as seguintes etapas:
- O período de configuração – fornecendo todas as informações necessárias à empresa de folha de pagamento escolhida. Você precisará confirmar o valor e o horário de trabalho de cada funcionário
- Durante o período de pagamento, o provedor da folha de pagamento precisará do número de horas trabalhadas de cada funcionário para que possa inserir os dados em seu software e calcular os salários e vencimentos. Pode ser necessário confirmar as informações para eles
- Quando o pagamento bruto for calculado, o serviço de folha de pagamento fará as deduções antes e depois dos impostos, se aplicável. Isso pode incluir impostos, pensão alimentícia, compensação de trabalhadores e benefícios de funcionários
- Quando o pagamento líquido for calculado, seu provedor de serviços de folha de pagamento fará depósitos ou entregará cheques aos seus trabalhadores e fará outros pagamentos necessários, incluindo impostos durante a temporada fiscal
- Como proprietário da empresa, você receberá relatórios de folha de pagamento para cada ciclo de pagamento
Quais são as suas opções de terceirização da folha de pagamento?
Ao selecionar um provedor terceirizado de folha de pagamento, considere seu orçamento, metas de expansão e largura de banda da equipe de folha de pagamento.
Empresas de folha de pagamento com serviço completo
As empresas de folha de pagamento com serviço completo têm ampla experiência na gestão da folha de pagamento e na garantia do cumprimento das obrigações fiscais das empresas. Se você estiver contratando internacionalmente, procure um fornecedor global de folha de pagamento como a Deel, que possa assumir a responsabilidade de navegar pelas leis e práticas recomendadas de folha de pagamento desconhecidas para você.
A Deel é uma plataforma de RH completa para equipes internacionais. Quando comparada aos concorrentes, a Deel oferece:
- Maior cobertura com folha de pagamento disponível em todo o mundo, contratação de prestadores de serviços em 150 países e contratação de funcionários por meio de infraestrutura própria
- Suporte mais rápido e confiável 24 horas por dia, 7 dias por semana, além de um gerente de conta dedicado para cada equipe
- Menos trabalho manual com mais de 11 automações, pagamentos e faturamento automáticos e alterações de contrato na plataforma
- Mais controle e flexibilidade de pagamento com opções avançadas de financiamento de folha de pagamento, pagamentos fora do ciclo, mais de 8 opções de retirada de contrato, cartões Deel e muito mais
Organização de empregadores profissionais (PEO)
Contratar uma PEO também fornecerá serviços de RH, como benefícios, conformidade e gerenciamento de riscos, além de lidar com processamento de folha de pagamento, deduções e tarefas de relatórios. As PEOs são adequadas para empresas de todos os tamanhos, pois têm flexibilidade e experiência para lidar com as diferentes jurisdições legais e leis fiscais.
Um serviço PEO pode ter um preço mais alto do que as opções básicas de terceirização de folha de pagamento. No entanto, este custo reflete a ampla gama de serviços de RH que oferece. Embora um serviço de folha de pagamento padrão apenas lide com contracheques e impostos, um PEO também negocia para você taxas favoráveis sobre benefícios de saúde, lida com o processamento de sinistros e gerencia muitas tarefas adicionais de RH que podem consumir tempo e recursos significativos.
Procure uma PEO com ampla experiência internacional e integrações robustas com o seu software atual. Essa escalabilidade elimina a necessidade de investimentos adicionais em infraestrutura de RH, permitindo que sua equipe se concentre nas operações principais.
Software de folha de pagamento
O uso de software de folha de pagamento normalmente não é considerado terceirização, pois ainda requer trabalho da sua equipe. Mas se sua equipe atualmente usa planilhas para gerenciar manualmente a folha de pagamento, investir em software de folha de pagamento é um bom primeiro passo para melhorar seus processos.
Contador prestador de serviços
As pequenas empresas podem se beneficiar trabalhando com um prestador de serviços, pois é menos custoso. Se você escolher esta opção, certifique-se de que seu contrato com o contador seja claro para evitar possíveis problemas de classificação incorreta de funcionários.
Perguntas frequentes sobre terceirização de folha de pagamento
Como você encontra os serviços de terceirização de folha de pagamento certos para suas necessidades?
É vital concluir com precisão as tarefas relacionadas aos impostos e efetuar os pagamentos dentro do prazo, seja para o estado ou para seus funcionários. É por isso que a primeira coisa que você deve considerar ao contratar um fornecedor de terceirização de folha de pagamento é estabelecer confiança.
Custos e taxas: Uma empresa terceirizada de folha de pagamento deve sempre apresentar sua oferta e custos com transparência. Quaisquer custos ocultos podem levar você a encerrar seu relacionamento comercial, portanto, analise cuidadosamente suas opções antes de contratá-las.
Compatibilidade: Determine se o provedor de folha de pagamento é compatível com a forma como sua empresa lida com a folha de pagamento. Eles podem não ser adequados para o seu negócio se você não se sentir confortável com seus processos ou valores.
Suporte: Pergunte como a empresa de folha de pagamento o ajudará a gerenciar penhoras, licenças médicas, administração de benefícios e outros fatores.
Autoatendimento: verifique se a empresa oferece opções específicas de autoatendimento que podem ajudá-lo a gerenciar uma grande força de trabalho. Por exemplo, fazer com que os funcionários se inscrevam em um programa e carreguem seus formulários fiscais pode economizar muito tempo.
Relatórios: pergunte à empresa de folha de pagamento quais relatórios ela fornece – por exemplo, se ela fornece relatórios de final de ano fiscal. Você vai querer acompanhar a eficiência do seu sistema de folha de pagamento e verificar se tudo está indo de acordo com o planejado.
Quando você deve manter a folha de pagamento internamente?
Esta pode ser uma questão crítica para os CEO e outros tomadores de decisão. Você deve terceirizar os serviços de folha de pagamento? Como você sabe que é a coisa certa a fazer?
Considere o seguinte:
- Quantos empregados você tem?
- Você tem funcionários ou prestadores de serviços estrangeiros?
- Você tem meios para adquirir software de folha de pagamento ou contabilidade e suas integrações?
- Você pode fornecer o treinamento necessário para seus funcionários ou contratar novos para gerenciar a folha de pagamento?
- Seus funcionários trabalham em horários diferentes todas as semanas/mês?
Geralmente, a terceirização da folha de pagamento pode ser uma solução econômica e que economiza tempo se você:
- Tem vários funcionários cujo horário de trabalho varia a cada semana
- Não consegue justificar as despesas de compra de software de folha de pagamento para uso interno
- Frequentemente contrata prestadores de serviços estrangeiros
Meus funcionários também podem usar o software de folha de pagamento?
Sim, podem, e é um dos maiores benefícios de terceirizar sua folha de pagamento para um provedor de serviços de folha de pagamento. Muitos programas de processamento de folha de pagamento permitem o autoatendimento, o que pode impactar significativamente a satisfação dos funcionários, pois eles podem fazer solicitações de folga ou obter informações pessoais sobre a folha de pagamento de maneira mais livre e flexível.
Simplifique a folha de pagamento internacional com a Deel
Ter uma equipe internacional aumenta a inovação, a criatividade e a diversidade, mas também complica o gerenciamento da folha de pagamento. Você precisa navegar por diferentes moedas, taxas de câmbio, leis bancárias e requisitos de conformidade. E à medida que sua equipe cresce, também aumentam suas necessidades de folha de pagamento.
Com a solução de Folha de Pagamento Internacional da Deel, todo esse trabalho e preocupação são eliminados do seu prato. Execute a folha de pagamento em todo o mundo a partir de uma única plataforma, simplifique as operações internacionais e elimine a administração contínua de conformidade local, impostos, benefícios e muito mais.
Veja como a folha de pagamento internacional pode ser simples.
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