How Beam AI’s one-man ops team saves 480hrs per month with Deel

Beam AI, uma startup de IA que automatiza tarefas de back-office, nasceu global. Com sede em Nova Iorque, um centro operacional em Berlim e escritórios em Abu Dhabi e Karachi, a sua equipa de 40 pessoas está espalhada pelo mundo. Toda esta operação global — desde RH e finanças a jurídico e operações — é gerida por uma só pessoa: Chief of Staff, Fredrik Falk.

Como o trabalhador n.º 2, Fredrik teve de encontrar a forma mais eficiente de escalar a empresa. "Como uma equipa de operações de uma só pessoa para uma empresa global de 40 pessoas, eu trato da grande maioria das funções globais de RH, finanças e operações", explica Fredrik. "Tenho de encontrar a forma mais consolidada de gerir os meus problemas."

A equipa enfrentou vários desafios críticos:

• Falta de especialistas: Não tinham equipa jurídica interna, departamento de TI nem especialistas em processamento salarial. Contratá-los seria dispendioso e contraria o seu modelo operacional "enxuto".
• Conformidade SOC 2: Obter a conformidade SOC 2 implica uma quantidade enorme de documentação para qualquer startup, mas para uma equipa distribuída sem departamento jurídico foi um obstáculo enorme.
• Processamento salarial complexo: Gerir o processamento salarial internamente, especialmente em mercados notoriamente complexos como a Alemanha, estava a tornar-se um encargo muito manual e desordenado.
• Logística global de TI: Sem uma equipa de TI, como se envia em conformidade um novo portátil para a Turquia, como se gere o orçamento para um novo colaborador em Nova Iorque e — o mais importante — como se recupera um equipamento durante o processo de saída de um trabalhador no Reino Unido?

A Beam AI tem usado a Deel desde a sua fundação, começando pelos contratados. Mas à medida que a empresa cresceu, a plataforma Deel acompanhou-a, evoluindo de uma única ferramenta para o seu centro operativo. Sempre que surgia um novo desafio operacional, a Deel tinha uma solução.

• Folha de pagamento global para a Alemanha: A Deel automatizou o processamento salarial "confuso e manual" da entidade alemã da Beam AI, navegando pelas complexas regulamentações do país sem necessitar de um especialista.
• Deel IT (sem departamento de TI): A Beam AI não tem uma equipa de TI. O Deel IT permite-lhes definir um orçamento, permitir que os novos trabalhadores escolham o seu equipamento e que a Deel trate da logística, entrega e transições a nível global, poupando-lhes tempo e dinheiro.
• Gestão integrada de trabalhadores: A plataforma Deel geriu de forma integrada tanto as contratações via EOR em mercados complexos como os EUA, quanto a sua rede global de contratados.
• Um conjunto completo e consolidado de RH: A Beam AI consolidou toda a sua função de RH na Deel — usando o Sistema de Informação de RH (HRIS) para as políticas de ausência, o Expenses para reembolsos e a integração com a Carta para simplificar a gestão do capital acionista.

Um teste crítico surgiu quando um novo trabalhador no Reino Unido não correu bem. Fredrik estava preocupado em recuperar o portátil da empresa, mas a Deel tratou de todo o processo de recolha e recuperação, garantindo a conformidade e tirando esse peso das suas costas.

“Sempre que penso 'isto parece mesmo doloroso', consulto a Deel e a solução já está lá. Fez exatamente o que eu queria, todas as vezes. É um prazer usar.” — Fredrik Falk, Chefe de Gabinete na Beam AI

Ao consolidar todas as suas operações globais na Deel, a Beam AI poupa cerca de 480+ horas em trabalho administrativo todos os meses, o equivalente ao trabalho de pelo menos três especialistas a tempo inteiro.

“Sendo eu a única pessoa da equipa de operações, não tenho um departamento de TI dedicado, uma equipa jurídica ou um especialista em processamento salarial. Tenho a Deel. É o 'botão fácil' que me dá o poder de um back office completo, poupando-me centenas de horas por mês para que eu possa concentrar‑me em estratégia de alto nível, e não em tarefas administrativas.” — Fredrik Falk, Chief of Staff na Beam AI

Esta enorme melhoria de eficiência permite à Beam AI manter uma estrutura enxuta e capacita o Fredrik a focar-se em iniciativas estratégicas de alto impacto, em vez de tarefas manuais. As poupanças são tanto financeiras como operacionais. Recuperar um portátil do Reino Unido teria custado horas de administração e mais de 100 dólares em envio segurado. Com o Deel IT, o custo fica consolidado e o processo torna‑se indolor.

Para o Fredrik, a maior força da Deel é a capacidade de crescer com a empresa sem se tornar avassaladora.