Como a Beam AI economiza 480 horas por mês com a Deel

Beam AI, uma startup de IA que automatiza tarefas administrativas, nasceu global. Com sede em Nova York, um hub operacional em Berlim e escritórios em Abu Dhabi e Karachi, a equipe de 40 pessoas da empresa está distribuída pelo mundo. Toda a operação global — do RH e finanças ao jurídico e operações — é gerida por uma única pessoa: Fredrik Falk.

Como o funcionário número dois, Fredrik precisava encontrar a forma mais eficiente de escalar a empresa. "Como equipe de operações composta por uma única pessoa para uma empresa global de 40 pessoas, eu gerencio a maior parte do RH global, finanças e operações", explica Fredrik. "Tenho que encontrar a maneira mais consolidada de resolver meus problemas."

A equipe enfrentava diversos desafios críticos:

• Falta de especialistas: Não havia equipe jurídica interna, departamento de TI nem especialistas em folha de pagamento. Contratar essas funções seria caro e contraria o modelo operacional "enxuto".

• Conformidade SOC 2: Atingir a conformidade SOC 2 é uma grande quantidade de documentação para qualquer startup; para uma equipe distribuída sem departamento jurídico, era um obstáculo considerável.

• Folha de pagamento complexa: Gerenciar a folha internamente, especialmente em mercados complexos como a Alemanha, estava se tornando um processo manual e confuso.

• Logística global de TI: Sem uma equipe de TI, como enviar de forma conforme um laptop novo para a Turquia, gerenciar um orçamento para um novo contratado em Nova York e — o mais importante — recuperar um equipamento durante o desligamento de um funcionário no Reino Unido?

Beam AI, uma startup de IA que automatiza tarefas de back office, nasceu global. Com sede em Nova York, um hub operacional em Berlim e escritórios em Abu Dhabi e Karachi, sua equipe de 40 pessoas está espalhada pelo mundo. Toda essa operação global — de RH e finanças a jurídico e operações — é gerida por uma só pessoa: Fredrik Falk, chefe de gabinete.

Como funcionário número dois, Fredrik precisou encontrar a maneira mais eficiente de escalar a empresa. "Como equipe de operações composta por uma única pessoa para uma empresa global de 40 pessoas, eu cuido da maior parte do RH global, finanças e operações", explica Fredrik. "Tenho que encontrar a forma mais consolidada de gerenciar meus problemas."

A equipe enfrentava vários desafios críticos:

• Falta de especialistas: Eles não tinham equipe jurídica interna, departamento de TI nem especialistas em folha de pagamento. Contratar essas funções seria caro e contrariaria o modelo operacional "enxuto".

• Conformidade SOC 2: Alcançar a conformidade SOC 2 exige muita documentação para qualquer startup, mas para uma equipe distribuída sem departamento jurídico foi um obstáculo enorme.

• Folha de pagamento complexa: Gerenciar a folha internamente, especialmente em mercados notoriamente complexos como a Alemanha, estava se tornando um fardo muito manual e confuso.

• Logística global de TI: Sem uma equipe de TI, como enviar legalmente um novo laptop para a Turquia, gerenciar um orçamento para um novo contratado em Nova York e — o mais importante — recuperar um equipamento durante o offboarding de um funcionário no Reino Unido?

Ao consolidar todas as suas operações globais na Deel, a Beam AI economiza cerca de 480+ horas de trabalho administrativo por mês, o equivalente ao trabalho de pelo menos três especialistas em tempo integral.

"Como equipe de operações composta por uma única pessoa, eu não tenho um departamento de TI dedicado, uma equipe jurídica nem um especialista em folha de pagamento. Tenho a Deel. É a solução simples que me dá a alavancagem de um back office completo, poupando-me centenas de horas por mês para que eu possa focar em estratégia de alto nível, e não em tarefas administrativas." — Fredrik Falk, chefe de gabinete na Beam AI

Esse ganho massivo de eficiência permite que a Beam AI se mantenha enxuta e dá a Fredrik liberdade para concentrar-se em iniciativas estratégicas de alto impacto, em vez de em administração manual. As economias são tanto financeiras quanto operacionais. Recuperar um laptop no Reino Unido teria custado horas de trabalho administrativo e mais de $100 em frete segurado. Com o Deel IT, o custo é consolidado e o processo é indolor.

Para Fredrik, a maior força da Deel é a capacidade de crescer com eles sem se tornar excessiva.