Como a Beam AI economiza 480 horas por mês com uma operação gerenciada por uma única pessoa

A Beam AI, uma startup de IA que automatiza tarefas administrativas, nasceu global. Com sede em Nova York, um centro operacional em Berlim e escritórios em Abu Dhabi e Karachi, a equipe de 40 pessoas está espalhada pelo mundo. Toda essa operação global — de RH e financeiro a jurídico e operações — é gerenciada por uma pessoa: Chief of Staff, Fredrik Falk.

Como o segundo funcionário, Fredrik teve de encontrar a forma mais eficiente de escalar a empresa. "Como responsável de operações de uma única pessoa para uma empresa global de 40 pessoas, eu gerencio a maior parte do RH, finanças e operações globais", explica Fredrik. "Preciso encontrar a maneira mais consolidada de gerenciar meus problemas."

A equipe enfrentou vários desafios críticos:

• Falta de especialistas: não havia equipe jurídica interna, departamento de TI nem especialistas em folha de pagamento. Contratá-los seria caro e contrário ao seu modelo operacional "enxuto".

• Conformidade SOC 2: alcançar a conformidade SOC 2 exige muita documentação para qualquer startup, mas para uma equipe distribuída sem departamento jurídico foi um obstáculo enorme.

• Folha de pagamento complexa: gerenciar a folha internamente, especialmente em mercados notoriamente complexos como a Alemanha, estava se tornando um processo muito manual e problemático.

• Logística global de TI: sem uma equipe de TI, como enviar em conformidade um novo laptop para a Turquia, gerenciar um orçamento para um novo contratado em Nova York e, mais importante, recuperar um equipamento durante o desligamento de um funcionário no Reino Unido?

A Beam AI usa a Deel desde a sua fundação, começando com prestadores de serviços. Mas à medida que a empresa cresceu, a plataforma da Deel também evoluiu com eles, passando de uma única ferramenta para o seu hub central de operações. Sempre que surgia um novo desafio operacional, a Deel tinha uma solução.

• Folha de pagamento global para a Alemanha: a Deel automatizou a folha de pagamento "manual e confusa" da Beam AI para sua entidade na Alemanha, navegando pelas complexas regulamentações do país sem exigir um especialista.

• Deel IT (sem departamento de TI): a Beam AI não tem uma equipe de TI. O Deel IT permite definir um orçamento, deixar os novos contratados escolherem seus equipamentos e fazer com que a Deel gerencie logística, entrega e transferências globalmente, economizando tempo e dinheiro.

• Gestão integrada de profissionais: a plataforma da Deel gerenciou perfeitamente tanto contratações via EOR em mercados complexos como os EUA quanto a sua rede global de prestadores de serviços.

• Uma stack de RH completa e consolidada: a Beam AI consolidou toda a sua função de RH na Deel para gerenciar políticas de folga e reembolsos e simplificar a gestão de participação acionária.

Um teste crítico ocorreu quando um novo contratado no Reino Unido não deu certo. Fredrik ficou preocupado em recuperar o notebook da empresa, mas a Deel cuidou de todo o processo de coleta e recuperação, garantindo compliance e retirando esse encargo dele.

“Toda vez que penso 'isso parece realmente doloroso', eu verifico na Deel, e a solução já está lá. Faz exatamente o que eu quero, toda vez. É um prazer usar.” — Fredrik Falk, Chief of Staff da Beam AI

Ao consolidar todas as suas operações globais na Deel, a Beam AI economiza estimadamente mais de 480 horas de trabalho administrativo todo mês, o equivalente ao trabalho de pelo menos três especialistas em tempo integral.

“Como sou a única pessoa responsável pelas operações, não tenho um departamento de TI, uma equipe jurídica ou um especialista em folha de pagamento. Tenho a Deel. É a solução simples que me dá a estrutura de uma equipe administrativa completa e me poupa centenas de horas por mês. Assim, posso me concentrar na estratégia, e não em tarefas administrativas.” — Fredrik Falk, Chief of Staff da Beam AI

Esse grande ganho de eficiência permite que a Beam AI se mantenha enxuta e capacita Fredrik a focar em iniciativas estratégicas de alto impacto, não em administração manual. A economia é tanto financeira quanto operacional. Recuperar um notebook no Reino Unido teria custado horas de administração e mais de US$ 100 em envio assegurado. Com o Deel IT, o custo é consolidado e o processo é simples.

Para Fredrik, a maior força da Deel é sua capacidade de crescer com a empresa sem se tornar excessiva.