Como a equipe de operações de uma pessoa da Beam AI economiza 480 horas por mês com a Deel

Beam AI, uma startup de IA que automatiza tarefas administrativas, nasceu global. Com sede em Nova York, um centro operacional em Berlim e escritórios em Abu Dhabi e Karachi, a equipe de 40 pessoas está espalhada pelo mundo. Toda essa operação global — de RH e finanças a jurídico e operações — é gerenciada por uma pessoa: Chefe de Gabinete, Fredrik Falk.

Como o segundo funcionário, Fredrik teve de encontrar a forma mais eficiente de escalar a empresa. "Como responsável de operações de uma única pessoa para uma empresa global de 40 pessoas, eu gerencio a maior parte do RH, finanças e operações globais", explica Fredrik. "Preciso encontrar a maneira mais consolidada de gerenciar meus problemas."

A equipe enfrentou vários desafios críticos:

• Falta de especialistas: Não havia equipe jurídica interna, departamento de TI nem especialistas em folha de pagamento. Contratá-los seria caro e contrário ao seu modelo operacional 'enxuto'.
• Conformidade SOC 2: Alcançar a Conformidade SOC 2 exige muita documentação para qualquer startup, mas para uma equipe distribuída sem departamento jurídico foi um obstáculo enorme.
• Folha de pagamento complexa: Gerenciar a folha internamente, especialmente em mercados notoriamente complexos como a Alemanha, estava se tornando um processo muito manual e problemático.
• Logística global de TI: Sem uma equipe de TI, como enviar em conformidade um novo laptop para a Turquia, gerenciar um orçamento para um novo contratado em Nova York e — mais importante — recuperar um equipamento durante o desligamento de um funcionário no Reino Unido?

A Beam AI usa a Deel desde a sua fundação, começando com prestadores de serviços. Mas à medida que a empresa cresceu, a plataforma da Deel também evoluiu com eles, passando de uma única ferramenta para o seu hub central de operações. Sempre que surgia um novo desafio operacional, a Deel tinha uma solução.

• Folha de pagamento global para a Alemanha: A Deel automatizou a folha de pagamento "manual e confusa" da Beam AI para sua entidade na Alemanha, navegando pelas complexas regulamentações do país sem exigir um especialista.
• Deel IT (sem departamento de TI): A Beam AI não tem uma equipe de TI. O Deel IT permite definir um orçamento, deixar os novos contratados escolherem seus equipamentos e fazer com que a Deel gerencie logística, entrega e transferências globalmente, economizando tempo e dinheiro.
• Gestão integrada de trabalhadores: A plataforma da Deel gerenciou perfeitamente tanto contratações via EOR em mercados complexos como os EUA quanto a sua rede global de prestadores de serviços.
• Um stack completo e consolidado de RH: A Beam AI consolidou toda a sua função de RH na Deel — usando HRIS para políticas de folga, Expenses para reembolsos e a integração com a Carta para simplificar a gestão de participação acionária.

Um teste crítico ocorreu quando um novo contratado no Reino Unido não deu certo. Fredrik ficou preocupado em recuperar o notebook da empresa, mas a Deel cuidou de todo o processo de coleta e recuperação, garantindo conformidade e retirando esse encargo dele.

“Toda vez que penso 'isso parece realmente doloroso', eu verifico na Deel, e a solução já está lá. Faz exatamente o que eu quero, toda vez. É um prazer usar.” — Fredrik Falk, Chefe de Gabinete da Beam AI

Ao consolidar todas as suas operações globais na Deel, a Beam AI economiza estimadamente mais de 480 horas de trabalho administrativo todo mês, o equivalente ao trabalho de pelo menos três especialistas em tempo integral.

“Como uma equipe de operações composta por uma pessoa, não tenho um departamento de TI dedicado, uma equipe jurídica ou um especialista em folha de pagamento. Eu tenho a Deel. É o 'botão fácil' que me dá a alavancagem de uma retaguarda completa, salvando-me centenas de horas por mês para que eu possa focar em estratégia de alto nível, não em administração.” — Fredrik Falk, Chefe de Gabinete da Beam AI

Esse grande ganho de eficiência permite que a Beam AI se mantenha enxuta e capacita Fredrik a focar em iniciativas estratégicas de alto impacto, não em administração manual. A economia é tanto financeira quanto operacional. Recuperar um notebook no Reino Unido teria custado horas de administração e mais de US$ 100 em envio assegurado. Com o Deel IT, o custo é consolidado e o processo é simples.

Para Fredrik, a maior força da Deel é sua capacidade de crescer com a empresa sem se tornar excessiva.