Como Omniscient Digital otimizou as operações globais de TI com a Deel

Omniscient Digital é uma agência de crescimento orgânico remote-first que atende marcas B2B com serviços como SEO, optimização generativa de mecanismos (GEO), PR digital e estratégia de conteúdo. Com uma equipe de aproximadamente 30 pessoas distribuídas por 12 países, a empresa precisava de uma forma confiável de provisionar e gerenciar hardware para membros internacionais da equipe.

O fornecedor inicial de equipamentos tornou isso quase impossível. Os envios de notebooks eram frequentemente atrasados em 30 a 45 dias. A plataforma indicava que um dispositivo estava sendo enviado, mas, na prática, nada chegava à empresa. Os membros da equipe tiveram de usar seus notebooks pessoais enquanto aguardavam — o que atrasava a integração e as tarefas, pois a empresa não podia dar acesso a documentos ou pastas de clientes em dispositivos não aprovados. Em duas ocasiões distintas, funcionários até precisaram comprar seus próprios notebooks e aguardar reembolso.

O modelo de preço por funcionário também ficou caro conforme a equipe cresceu. E sem qualquer solução de gerenciamento de dispositivos (MDM) gerenciada, David Khim — que gerencia operações de TI junto com suas responsabilidades como CEO — não tinha uma forma centralizada de aplicar políticas de segurança, implantar software remotamente ou manter a conformidade. Ele se via gastando horas por semana em chamadas de compartilhamento de tela para orientar membros da equipe nas instalações, e constantemente lembrando funcionários de instalar ferramentas como o JumpCloud em seus notebooks, sabendo que, assim que entrassem no trabalho diário, essas solicitações administrativas eram fáceis de esquecer.

“Encomendávamos um notebook e não sabíamos o que estava acontecendo com ele. Não recebíamos notificações. Às vezes chegava com 30 a 45 dias de atraso. Tivemos de colocar funcionários em seus notebooks pessoais, o que limita o que podemos permitir que eles acessem.” — David Khim, Co-founder & CEO, Omniscient Digital

A Omniscient Digital migrou do seu fornecedor para a Hofy, que oferecia um modelo de preço por taxa de plataforma mais transparente e um serviço de gerenciamento de dispositivos que atraiu David. Quando a Deel adquiriu a Hofy, David esperava uma migração problemática — o tipo de transição de fornecedor disruptiva que ele já vira em empresas anteriores. Em vez disso, recebeu um e-mail de uma linha informando que havia sido migrado. Ele entrou na Deel e tudo já estava lá.

“Para você ter uma ideia, achei que seria muito doloroso e irritante. Mas recebi o e-mail, entrei na Deel esperando ter de enviar um e-mail reclamando sobre informações ausentes, e estava tudo lá. Não precisei fazer nada.” — David Khim, Co-founder & CEO, Omniscient Digital

Automatizando O Ciclo De Vida Do Dispositivo Com Deel IT

Com o Deel IT, a Omniscient Digital consolidou o gerenciamento do ciclo de vida dos dispositivos e o MDM em uma única plataforma. Agora os notebooks chegam totalmente configurados, com todo o software exigido e as políticas de segurança pré-instaladas. Isso é importante para a Omniscient Digital, pois trabalham com grandes empresas que esperam esse nível de segurança de um fornecedor.

A camada de MDM dá a David controle remoto sobre toda a frota. Ele pode implantar software em todos os dispositivos de uma só vez, conceder acesso temporário de administrador quando membros da equipe precisam, e aplicar políticas de segurança. Antes do Deel IT, ele gastava cinco ou mais horas por mês em sessões de compartilhamento de tela. Agora, quando alguém pede um software, ele pode simplesmente implantá-lo nos notebooks de todos e avisar que está feito.

“A parte de implantar software tem sido muito fácil. Posso receber várias solicitações e só dizer: olha, já implantei nos notebooks de todo mundo. Vocês não precisam pedir por isso. E ele vai atualizar automaticamente.” — David Khim, Co-founder & CEO, Omniscient Digital

A parte de conformidade de segurança é igualmente importante. Todo dispositivo é automaticamente registrado no MDM, dando à empresa visibilidade e controle completos sobre o que está instalado e como as máquinas estão configuradas. David não precisa mais correr atrás dos membros da equipe para instalar ferramentas de gerenciamento — tudo é tratado antes do notebook chegar a eles.

“Isso me deixou muito mais tranquilo em relação à segurança dos notebooks, garantindo que temos controles sobre o que pode ou não ser instalado. A parte de conformidade é completamente tratada porque sei que todos os nossos dispositivos estão registrados no nosso MDM.” — David Khim, Co-founder & CEO, Omniscient Digital

Com o Deel IT cuidando do provisionamento e gerenciamento de dispositivos, a Omniscient Digital eliminou atrasos na integração que antes deixavam novas contratações aguardando semanas por hardware funcional. Os membros da equipe agora recebem notebooks pré-configurados e podem começar com acesso total no primeiro dia.

A camada de MDM também liberou pelo menos cinco horas por mês que David antes gastava solucionando problemas de TI e acesso. A implantação remota de software significa que ele pode enviar atualizações para toda a frota sem agendar chamadas individuais. E a conformidade de segurança é tratada automaticamente, com cada dispositivo registrado no MDM antes de chegar a um membro da equipe.

Crucialmente, o Deel IT apoia a presença global da Omniscient Digital. A empresa envia notebooks para membros da equipe em 12 países, incluindo regiões como América Latina e Filipinas, onde a logística pode ser particularmente desafiadora. Somado aos serviços de pagamento a prestadores de serviços da Deel — que preencheram lacunas em que a plataforma de pagamento anterior não suportava certos países — a equipe pode integrar e equipar talentos em qualquer lugar com confiança.