4 anledningar för start-ups att följa anställningsregler

För många startups, särskilt de som växer snabbt, kan det gå fort – ena dagen är ni fyra gamla studiekamrater runt ett köksbord, nästa har ni över 2 000 medarbetare utspridda över hela världen.

Låter fantastiskt, eller hur?

Fira inte riktigt än.

Tänk om du av misstag har slarvat med anställningsrutinerna under den där vilda tillväxtresan. Precis när ni är på väg att nå positivt resultat spricker bubblan – och ni hamnar på löpsedlarna för felklassificering, en tvist om permanent etablering eller brott kopplade till odokumenterade arbetstagare.

Över en natt drabbas din framgångsrika startup av stora böter, skadat rykte och tappade nyckelpersoner – något som enkelt hade kunnat undvikas om ni hade anställt korrekt från början.

Den här artikeln tar upp fyra anledningar till varför startup-grundare inte bör bortse från anställningsregler – och hur du med rätt stöd får full koll.

1. Risk för permanent etablering

Att anställa internationella medarbetare direkt utan att ha ett utländskt dotterbolag innebär en risk för permanent etablering. Det uppstår när ett företag har en stadigvarande verksamhet i ett annat land eller område än där det är baserat – men inte betalar de skatter som krävs enligt lokala regler.

De flesta myndigheter ser en stadigvarande verksamhet som något av följande:

• Att ha medarbetare i värdlandet som direkt genererar intäkter
• Att moderbolaget styr och kontrollerar medarbetarnas arbete
• En fast affärsplats, adress, bankkonto eller annan fysisk närvaro

För att undvika risken för permanent etablering har startups tre alternativ:

• Starta ett utländskt bolag
• Anlita frilansare
• Anlita internationella medarbetare via en employer of record (EOR)

Att starta ett utländskt bolag är en lång och kostsam process – särskilt för småföretagare som bara vill testa en ny marknad. Ett betydligt smidigare alternativ är att anlita frilansare eller använda en EOR-lösning som Deel. Deel har juridiska enheter i länder över hela världen och kan anställa medarbetare åt dig på ett regelriktigt sätt, vilket sparar både tid och pengar.

När du anlitar en anställd eller frilansare via Deel tar vi hand om följande:

2. Risk för felklassificering

Startups som vill ha mer flexibla och kortsiktiga arbetsupplägg kan anlita frilansare. Men när man använder sig av frilansares tjänster uppstår en vanlig risk – felklassificering.

Felklassificering innebär att företag klassar arbetstagare som frilansare, men behandlar dem som anställda. Det är lätt att göra fel eftersom reglerna och definitionerna för hur arbetstagare ska klassificeras skiljer sig åt mellan olika länder.

Till exempel kan ett företag i USA få böter för felklassificering om arbetsavtalet inte tydligt beskriver relationen, använder fel begrepp eller bryter mot lokala lagar som gäller för frilansare.

För att hantera dessa risker på ett proaktivt sätt erbjuder Deel en kraftfull lösning via sin Compliance Hub. Det är en helhetslösning för allt som rör efterlevnad, som hjälper startups att ligga steget före både lagändringar och risker för felklassificering i hela arbetsstyrkan. Vårt verktyg Compliance Monitor håller automatiskt koll på och förklarar aktuella och kommande regeländringar i 150 länder – vilket sparar både tid och pengar som annars skulle gå åt till manuell research och tolkning.

Startups kan själva sätta sig in i tester för att undvika felklassificering – eller låta Deel klassificera och anlita frilansare i 150 länder åt er. Då slipper ni både risk och ansvar. Vi gör en bedömning av hur personen ska klassificeras och ger tydliga råd om hen bör vara anställd eller frilansare. Därefter tar vi fram lokalt anpassade avtal och samlar in all nödvändig dokumentation.

3. Odokumenterade arbetstagare

Nystartade företag granskas ofta först när investerare begär det. När den tiden kommer måste du kunna visa att alla i teamet har dokumentation som styrker att de har rätt att arbeta i det aktuella landet.

Om medarbetarens nationalitet skiljer sig från det land hen arbetar i måste du samla in och spara bevis på att personen har rätt att arbeta där – till exempel ett arbetstillstånd.

På samma sätt kan din startup ha anställt personer som har rätt att arbeta, men missat att samla in och spara den dokumentation som krävs. Även detta är en varningssignal för granskningsmyndigheter som bedömer om er verksamhet följer lokala regler.

Startups kan själva ta reda på vilka dokument som krävs i varje land, be medarbetaren skicka in dem via mejl och spara allt i en lösenordsskyddad fil. Ett smidigare alternativ är att använda Deel, där medarbetaren själv laddar upp all nödvändig dokumentation direkt i sitt onboarding-flöde.

Om medarbetaren behöver visum- och immigrationsstöd får du en automatisk uppmaning i plattformen att begära detta. Vårt team ser då till att ta fram rätt visum och genomföra de kontroller som krävs enligt landets regler – så att anställningsprocessen blir så smidig som möjligt.

Att anlita frilansare innebär visserligen mindre pappersarbete, men i många länder måste företaget ändå samla in frilansarens skatteidentifikationsnummer, relevanta certifikat och särskilda skatteformulär för att kunna rapportera ersättning – som ofta är skattepliktig enligt reglerna för egenanställning.

Även här kan startups välja att samla in dokumentationen manuellt – eller använda Deel för att automatiskt begära in och lagra rätt dokument i vår molnbaserade plattform, enligt de högsta standarderna för datasäkerhet.

Du kan även be medarbetaren skriva under följande avtal – för att skydda känslig information och förhindra att de delar din startups företagshemligheter med konkurrenter eller startar en konkurrerande verksamhet:

• Avtal om immateriella rättigheter
• Sekretessavtal eller tystnadspliktavtal
• Konkurrensförbudsavtal
• Avtal om dataskydd och -hantering (DPA)

4. Brott mot arbetslagar

Den sista delen av korrekt anställning som nya företag ofta snubblar på är att bryta mot någon av de många arbetslagar som reglerar relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare.

Arbetslagar skiljer sig åt mellan olika delstater, provinser och territorier, och införs av lokala myndigheter för att skydda grundläggande rättigheter, främja anställningstrygghet och förbättra arbetsvillkor världen över.

Arbetslagar reglerar bland annat:

• Minimilön
• Övertidsersättning
• Arbetstid
• Rast och pauser
• Anställningsavtal
• Rätt till förmåner som betald ledighet, föräldraledighet och pension
• Provanställningar
• Bakgrundskontroller
• Betalningsmetoder
• Utbetalningsperioder
• Utbetalningsscheman
• Löneskatter
• Löneunderlag
• Uppsägning

Att upprätta ett anställningsavtal hjälper till att tydliggöra villkoren för anställningen och fungerar som ett stöd för att säkerställa att företaget behandlar nya medarbetare i enlighet med lokala arbetslagar. Att skapa anställningsavtal från grunden kan vara tidskrävande, särskilt när du anställer medarbetare i flera olika länder. Startups kan själva göra research för varje land för att få med alla krav – eller använda en mall.

Nackdelen med mallar är att du måste säkerställa att du alltid använder den senaste versionen – och att de är uppdaterade och granskade av lokala juridiska experter. De kan dessutom vara svåra att anpassa om du vill lägga till ovanliga förmåner eller villkor. Varje gång du gör en ändring måste du ladda ner, skicka och spara ett nytt avtal – vilket innebär mycket jobb för HR-teamet, om du ens har ett.

Ett enklare alternativ är att skapa lokalt anpassade anställningsavtal direkt i Deels plattform med hjälp av vårt avtalsflöde. Plattformen guidar dig genom varje del av avtalet och ger användbara insikter och förslag baserat på kraven i det aktuella landet. Alla avtal granskas dessutom av lokala juridiska experter och uppdateras varje kvartal – så att du alltid ligger i linje med gällande regler.

Få full koll på korrekt anställning med Deel

Oavsett om du driver en nystartad startup som precis börjat anställa, eller ett större företag som gör sin femhundrade rekrytering, är korrekt regelefterlevnad avgörande för företagets fortsatta framgång.

När du anlitar medarbetare via Deel är efterlevnad inbyggt i vår intuitiva plattform – så att det helt enkelt inte går att göra fel. Med hjälp av automatisering och de bästa juridiska experterna i världen kan entreprenörer känna sig trygga i att varje nyanställning är korrekt klassificerad, har ett giltigt avtal och följer lokala arbetslagar. Så att du kan fokusera på att driva ditt företag.

Låter det som en perfekt lösning? Läs mer om Deel för startups eller boka 30 minuter med en produktexpert för att få svar på dina frågor.