Så får startups koll på globala arbetslagar med Deel

Det mest effektiva sättet för en startup att växa globalt är att etablera lokal närvaro i flera länder. Men komplicerade internationella arbetslagar kan försvåra den globala rekryteringen – och avskräcka entreprenörer från att ge sig in på mer lönsamma marknader med tillgång till rätt kompetens.

Som tur är behöver grundare i dag inte längre ta sig igenom snåriga internationella arbetslagar på egen hand – tack vare nya, smarta sätt att anställa. Med Deel kan du bli expert på global rekrytering. Den här artikeln visar hur, i tre steg.

Steg ett: Skapa lokalt anpassade avtal med Deels avtalsflöde

Det första – och kanske viktigaste – steget för att bemästra internationella arbetslagar är att ta fram ett anställningsavtal för den nyanställda, vilket är ett lagkrav i många länder.

Att skapa ett anställningsavtal hjälper till att tydliggöra anställningens villkor och kan fungera som en vägledning för att säkerställa att företaget behandlar sina anställda i enlighet med lokala arbetslagar.

Att skapa anställningsavtal från grunden kan vara tidskrävande, särskilt när man anställer medarbetare i flera olika länder. Startups kan själva göra landspecifik research för att få med alla nödvändiga anställningskrav – eller använda en mall.

Nackdelen med mallar är att du måste försäkra dig om att du använder den senaste versionen och att den löpande uppdateras och granskas av lokala juridiska experter. Det kan också vara svårt att anpassa dem om du vill lägga till förmåner eller klausuler som inte är standard. Dessutom måste du ladda ner, skicka och spara ett nytt avtal varje gång du vill göra en ändring – vilket innebär mycket arbete för HR-teamet, om du ens har ett.

Ett alternativ är att skapa lokalt anpassade anställningsavtal direkt i Deels plattform med hjälp av vårt avtalsflöde. Den användarvänliga plattformen guidar dig genom varje del av avtalet och ger användbara insikter och förslag baserat på kraven i respektive land. Dessutom granskas alla avtal av lokala juridiska experter och uppdateras varje kvartal – så att du alltid följer gällande regler.

Deels plattform ger dig vägledning kring följande:

Ersättningsnivåer

När du lägger in den anställdas befattning, senioritetsnivå och arbetsuppgifter från den fördefinierade listan, kommer plattformen att be dig fylla i ersättningsdetaljer – som bruttolön per år eller månad. Lönen anges alltid i den anställdas lokala valuta, eftersom det är ett lagkrav.

Plattformen visar också löneinsikter baserade på den befattning och nivå du angett, så att du kan erbjuda en rättvis och konkurrenskraftig lön som uppfyller kraven på minimilön.

Avtalstyp

Plattformen hjälper dig att välja rätt avtalstyp (tillsvidare eller tidsbegränsat) och be dig ange eventuell provanställningsperiod.

Startdatum

Du får information om det tidigaste möjliga startdatumet för avtalet som uppfyller gällande regelverk, och uppmanas även att ta höjd för onboardingtid – vilket också varierar mellan länder.

Antal arbetstimmar per vecka

När du valt anställningstyp – heltid eller deltid – kommer du att bli ombedd att ange antal arbetstimmar per vecka. Plattformen visar vad som räknas som heltid i det aktuella landet, så att du följer gällande arbetstidslagar.

Rätt till ledighet

Plattformen låter dig välja det lokala standardantalet semesterdagar eller ange ett eget antal. Vi rekommenderar att du använder standarden för att följa lokala rekommendationer. Du kan lägga till fler dagar än standard om detta anges i företagets policy, medarbetarhandbok eller anställningserbjudande.

Förmåner och extra erbjudanden

Plattformen ger dig tillgång till vårt förmånsverktyg där du kan se vilka förmåner som är relevanta för den anställdas land. Du får en översikt över lagstadgade, vanliga och konkurrenskraftiga förmåner. När du lägger till dessa i avtalet visar plattformen tillgängliga planer samt en uppdelning av pris och omfattning.

Deel samarbetar med ledande förmånsleverantörer världen över för att ge din startup exklusiva rabatter, belöningar och erbjudanden som stöttar dina internationella medarbetare.

Aktiebaserad ersättning

Du kan även lägga till aktiebaserade förmåner. Beroende på vad som krävs i det aktuella landet kommer du att bli ombedd att ange valuta, optionsvärde och antal optioner detta motsvarar. Du kan själv välja när intjäningen ska börja och hur den månatliga intjäningsplanen ska se ut.

Våra aktieexperter i plattformen kan guida dig till den bästa typen av aktiebaserad förmån för din startup och hantera rapporteringen vid skattepliktiga händelser – baserat på vilken typ av aktier du erbjuder och i vilket land.

Obligatorisk dokumentation

Plattformen ser också till att du får in den juridiska dokumentation som krävs för att anställa. Om den anställdas nationalitet skiljer sig från det land hen ska arbeta i, kommer du till exempel att uppmanas att ladda upp bevis på arbetstillstånd som visar att personen har rätt att arbeta i landet. När du bjuder in den anställda att skriva under avtalet kan hen själv ladda upp dokumentationen via sin egen dashboard.

Du har också möjlighet att begära signering av följande avtal för att skydda den anställdas känsliga information och förhindra att de delar ditt startups konfidentiella uppgifter med konkurrenter eller startar en konkurrerande verksamhet:

• Avtal om immateriella rättigheter
• Sekretessavtal
• Konkurrensbegränsningsavtal
• Avtal om dataskydd

Om den anställda behöver visum- och immigrationsstöd eller en bakgrundskontroll, kan du begära det här. Vårt team sätter då igång med att ta fram rätt visum och genomföra nödvändiga kontroller enligt landets krav – för att göra anställningsprocessen så smidig som möjligt.

När du har granskat och signerat avtalet från din sida kan du skicka en e-postinbjudan till den anställda, som då får logga in i plattformen för att skriva under sitt avtal och påbörja onboardingprocessen.

Steg två: Automatisera global lönehantering

Lokala arbetslagar styr dina skyldigheter kring lönehantering för att säkerställa att du betalar dina anställda i rätt valuta, enligt lokala utbetalningsscheman och löneutbetalningsdatum som fastställts i respektive lands arbetslagstiftning.

Till exempel måste en anställd i Frankrike få sin lön utbetald en gång i månaden i euro (EUR). Enligt fransk arbetsrätt får arbetsgivare inte betala ut löner som överstiger 1 500 euro per månad i kontanter. Det alternativ som då gäller är direktinsättning.

I Nederländerna måste lönen betalas ut till den anställda varje månad eller varje vecka i euro (EUR). Veckolöner får inte betalas ut senare än en månad efter att de förfallit, och månadslöner ska betalas ut inom tre månader från förfallodatumet.

När nyanställda har skrivit under sitt anställningsavtal och slutfört onboardingprocessen via Deel, registreras de automatiskt i din globala lönecykel. I Deels plattform klickar du på ”betala in medel”, väljer betalningsmetod och granskar betalningsöversikten innan du bekräftar utbetalningen för alla dina anställda.

När plattformen räknar ut löner tar Deel hänsyn till lokal valuta, växelkurser, landspecifika avdrag och avgifter för förmåner samt frånvaro. Du kan också lägga till bonusar och utlägg i sista minuten, och automatisera utskick av lönespecifikationer.

Både anställda och frilansande konsulter kan få sin betalning via Deels plattform, där frilansare har tillgång till flera alternativ för uttag och valutor.

Steg tre: Förenkla uppsägningar och avhopp

Slutligen styrs uppsägningar av lokala arbetslagar. I EU måste både arbetsgivare och anställda meddela varandra i förväg och komma överens om en uppsägningstid innan anställningen avslutas. I Filippinerna är det olagligt att säga upp en anställd utan lagstadgad grund, och arbetsgivaren måste först följa en flerstegsprocess för disciplinära åtgärder.

I många länder är det höga juridiska krav för att säga upp anställda, och medarbetare har rätt att söka rättslig prövning via domstol eller lokala arbetsrättsliga nämnder.

För att säga upp en anställd i enlighet med lokala arbetslagar kan du initiera en uppsägning eller avhopp direkt i Deels plattform, vilket startar offboardingprocessen.

Deel kräver vanligtvis 30 dagars uppsägningstid vid en uppsägning, men vi påskyndar processen om den anställda fortfarande är inom sin provanställningsperiod.

Välj den anställdas namn, begär att avsluta avtalet och ange detaljer kring din uppsägningsförfrågan – till exempel anledning till uppsägningen, eventuella underlag, önskade offboardingdatum och avgångsvederlag.

Deel går noggrant igenom alla fakta och omständigheter. I vissa fall kan vi komma att rekommendera dig att justera din begäran – till exempel det önskade slutdatumet – för att uppsägningen ska följa lokala lagkrav och vara juridiskt korrekt.

På grund av lokala regler kring regelefterlevnad och integritet kommer Deel att ansvara för all kommunikation med den anställda kring offboardingen. Du behöver alltså inte själv meddela att du vill avsluta anställningsavtalet.

En lokal HR-expert guidar dig genom processen och fungerar som din huvudsakliga kontaktperson. Vid mer komplexa uppsägningar hanterar Deels juridiska team och din dedikerade Customer Success Manager processen.

Hantera internationella arbetslagar med Deel

Din startup har unika förutsättningar att växa med ett globalt tänk – tack vare låga omkostnader och hög flexibilitet. Men vi vet att internationella arbetslagar lätt kan bli ett hinder på vägen.

Med Deel är internationella arbetslagar redan inbyggda i vår användarvänliga plattform för anställning – vilket innebär att din startup kan följa regelverken oavsett var ni vill rekrytera. Vi har marknadens bästa juridiska team i länder över hela världen som ser till att varje avtal är uppdaterat, att alla löner betalas i tid och att uppsägningar hanteras med största respekt och omsorg – så att du kan fokusera på att driva din verksamhet.

Låter det som en idealisk lösning för ditt växande företag? Läs mer om Deel för startups eller boka 30 minuter med en produktexpert för att få svar på dina frågor.