Wie DevBase mit Deel mehr als 20 Recruiting- und HR-Prozesse automatisiert hat

DevBase ist ein Softwareentwicklungsunternehmen, das maßgeschneiderte Softwarelösungen für Unternehmen in verschiedenen Branchen anbietet. Es ist ein Experte für kundenspezifische Produktentwicklung, Webentwicklung, mobile Entwicklung und mehr. Mit einem Team erfahrener Ingenieure hat DevBase erfolgreich zahlreiche Projekte für eine vielfältige Kundschaft geliefert.

Was DevBase von der Konkurrenz unterscheidet, ist sein vollständig remote arbeitendes Modell, sodass es Dienstleistungen für Kunden auf der ganzen Welt anbieten kann. Alle qualifizierten Fachkräfte werden über Deel eingestellt, wodurch sichergestellt wird, dass der Vertrag jedes Teammitglieds vollständig konform ist, egal wo es wohnt.

Anfangs wickelten die Gründer von DevBase alle internationalen Zahlungen manuell über internationale Überweisungen und Plattformen wie Wise und Payoneer ab. Das Unternehmen begann jedoch schnell zu expandieren, und es konnte das nicht mehr alleine bewältigen. Es war eine Herausforderung, dies an sein HR-Team zu delegieren, da jede Zahlungsplattform ihre eigenen einzigartigen Anmeldedaten hatte. Das Unternehmen brauchte eine All-in-One-Lösung, die den Zahlungsprozess rationalisiert und die Einhaltung der Einstellungspraktiken sicherstellt.

Zunächst entschieden sich die Gründer für einen Mitbewerber von Deel. Allerdings war es teurer und weniger benutzerfreundlich als andere Plattformen auf dem Markt. Als sie von der unübertroffenen Anzahl an Abhebungsoptionen und der All-in-One-Lösung von Deel erfuhren, wechselten sie schnell.

Schließlich migrierte DevBase alle globalen Verträge zu Deel, und mit der Hilfe von Deels CSM gestaltete es die Migration von über 130 Mitarbeitern nahtlos.

DevBase verwendet Airtable, eine Datenbankplattform, um ihr Budget zu verwalten und alle Daten ihrer Mitarbeiter zu speichern. Das Problem war, dass sie bei der Erstellung von Verträgen, dem Hinzufügen von Ausgaben und der Kündigung von Arbeitnehmern in Deel doppelte Prozesse hatten, bei denen sie die Daten manuell von Deel zu Airtable übertragen mussten, damit alles synchronisiert blieb. Sie widmeten dem etwa 5 Stunden pro Woche, und es wurde zunehmend schwierig, da das HR-Team nicht groß ist. Sie benötigten Automatisierung, um mit dem Personalbestand Schritt zu halten und dennoch alle erforderlichen Aufgaben zu erledigen.

With Deel's API, Mastroberti, together with Javier Maso and Daniel Ballarini, automated and integrated everything in the employee lifecycle they have at Airtable with a middleware application they created. That way, they can send all expense creations, cancellations, contract changes, and more from Airtable to Deel.

Onboarding automation: DevBase sends job offers to candidates over Airtable. After the candidate accepts the job offer, the contract is automatically created in Deel, signed by the Head of HR, and sent to the contractor thanks to Deel's API. When the contractor signs the Deel's contract, their status changes both in Deel and Airtable to “Onboarding”. Because of the API integration, with just a few clicks, a process that used to take up to 1 hour of manual work is now seamlessly automated.

Expenses: Initially, DevBase workers had to submit their expenses through Airable, where they keep all their accounting and budgeting, and they also had to log them into the Deel platform so the expense was approved and the amount added into their invoices. Once they integrated Deel with Airtable, they could automatically sync the expenses in the two platforms ensuring that every submitted expense will be paid on time through Deel, and correctly reflected in their budget with Airtable, saving a lot of time.

Contract amendments: Thanks to Deel's API, DevBase can now make custom amendments to existing contracts in Deel and instantly update them in Airtable. This way, the team can have all the workers’ information easily synced across systems.

The DevBase team also customized the automation with the Deel team, so they can get automatic email notifications in case there’s some element in the contract amendment that needs to be manually reviewed. ** Contracts terminations:** To automate the end-to-end contract lifecycle, DevBase together with Deel's API team, are building a custom integration, so any time a contract is terminated in Deel, it’s also terminated in Airtable.

Usually, HR staff represents 10-15% of the total headcount. But with Deel’s API automation, it’s different for DevBase.

“We still are a 5% HR staff company for 130 people right now. That’s extremely lean for any company. It’s a great KPI that shows us we’re extremely productive because of all the integrations we have. Deel played a huge role in this efficiency and productivity we have. All of the validations that the recruiting team used to do, thanks to Deel, are now done automatically.” said Mastroberti.