Wie DevBase mit Deel mehr als 20 Recruiting- und HR-Prozesse automatisiert hat

DevBase ist ein Softwareentwicklungsunternehmen, das maßgeschneiderte Softwarelösungen für Unternehmen in verschiedenen Branchen anbietet. Es ist ein Experte für kundenspezifische Produktentwicklung, Webentwicklung, mobile Entwicklung und mehr. Mit einem Team erfahrener Ingenieure hat DevBase erfolgreich zahlreiche Projekte für eine vielfältige Kundschaft geliefert.

Was DevBase von der Konkurrenz unterscheidet, ist sein vollständig remote arbeitendes Modell, sodass es Dienstleistungen für Kunden auf der ganzen Welt anbieten kann. Alle qualifizierten Fachkräfte werden über Deel eingestellt, wodurch sichergestellt wird, dass der Vertrag jedes Teammitglieds vollständig konform ist, egal wo es wohnt.

Anfangs wickelten die Gründer von DevBase alle internationalen Zahlungen manuell über internationale Überweisungen und Plattformen wie Wise und Payoneer ab. Das Unternehmen begann jedoch schnell zu expandieren, und es konnte das nicht mehr alleine bewältigen. Es war eine Herausforderung, dies an sein HR-Team zu delegieren, da jede Zahlungsplattform ihre eigenen einzigartigen Anmeldedaten hatte. Das Unternehmen brauchte eine All-in-One-Lösung, die den Zahlungsprozess rationalisiert und die Einhaltung der Einstellungspraktiken sicherstellt.

Zunächst entschieden sich die Gründer für einen Mitbewerber von Deel. Allerdings war es teurer und weniger benutzerfreundlich als andere Plattformen auf dem Markt. Als sie von der unübertroffenen Anzahl an Abhebungsoptionen und der All-in-One-Lösung von Deel erfuhren, wechselten sie schnell.

Schließlich migrierte DevBase alle globalen Verträge zu Deel, und mit der Hilfe von Deels CSM gestaltete es die Migration von über 130 Mitarbeitern nahtlos.

DevBase verwendet Airtable, eine Datenbankplattform, um ihr Budget zu verwalten und alle Daten ihrer Mitarbeiter zu speichern. Das Problem war, dass sie bei der Erstellung von Verträgen, dem Hinzufügen von Ausgaben und der Kündigung von Arbeitnehmern in Deel doppelte Prozesse hatten, bei denen sie die Daten manuell von Deel zu Airtable übertragen mussten, damit alles synchronisiert blieb. Sie widmeten dem etwa 5 Stunden pro Woche, und es wurde zunehmend schwierig, da das HR-Team nicht groß ist. Sie benötigten Automatisierung, um mit dem Personalbestand Schritt zu halten und dennoch alle erforderlichen Aufgaben zu erledigen.

Mit Deel Connect haben Mastroberti, Javier Maso und Daniel Ballarini alles im Mitarbeiterlebenszyklus bei Airtable mithilfe einer von ihnen erstellten Middleware-Anwendung automatisiert und integriert. So können sie alle Spesenerstellungen, Stornierungen, Vertragsänderungen und mehr von Airtable zu Deel senden.

Onboarding-Automatisierung: DevBase sendet Stellenangebote an Kandidaten über Airtable. Nachdem der Kandidat das Stellenangebot angenommen hat, wird der Vertrag automatisch in Deel erstellt, vom Personalleiter unterzeichnet und dank Deel Connect an den Auftragnehmer gesendet. Wenn der Auftragnehmer den Vertrag von Deel unterzeichnet, ändert sich sein Status sowohl in Deel als auch in Airtable zu „Onboarding“. Dank der API-Integration ist ein Prozess, der früher bis zu einer Stunde manueller Arbeit erforderte, jetzt mit nur wenigen Klicks nahtlos automatisiert.

Ausgaben: Anfangs mussten die DevBase-Mitarbeiter ihre Ausgaben über Airable einreichen, wo sie ihre gesamte Buchhaltung und Budgetierung führen, und sie mussten sie auch auf der Deel-Plattform erfassen, damit die Ausgaben genehmigt und der Betrag ihren Rechnungen hinzugefügt werden konnte. Sobald sie Deel in Airtable integriert hatten, konnten sie die Ausgaben auf beiden Plattformen automatisch synchronisieren, um sicherzustellen, dass jede eingereichte Ausgabe pünktlich über Deel bezahlt wird und korrekt in ihrem Budget mit Airtable reflektiert wird, was viel Zeit spart.

Vertragsänderungen: Dank Deel Connect kann DevBase jetzt benutzerdefinierte Änderungen an bestehenden Verträgen in Deel vornehmen und diese sofort in Airtable aktualisieren. Auf diese Weise kann das Team alle Mitarbeiterinformationen problemlos systemübergreifend synchronisieren.

Das DevBase-Team hat die Automatisierung auch mit dem Deel Connect-Team angepasst, damit es automatische E-Mail-Benachrichtigungen erhält, falls ein Element der Vertragsänderung manuell überprüft werden muss.

Vertragskündigungen: Um den gesamten Vertragslebenszyklus zu automatisieren, entwickelt DevBase zusammen mit dem Deel Connect-Team eine benutzerdefinierte Integration, sodass jedes Mal, wenn ein Vertrag in Deel gekündigt wird, er auch in Airtable gekündigt wird.

Normalerweise machen die HR-Mitarbeiter 10–15 % der gesamten Belegschaft aus. Aber mit der Automatisierung von Deel Connect ist es für DevBase anders.

„Wir sind immer noch ein Unternehmen mit 5 % HR-Mitarbeitern für 130 Personen. Das ist für jedes Unternehmen extrem schlank. Es ist ein großartiger KPI, der uns zeigt, dass wir aufgrund der vielen Integrationen extrem produktiv sind. Deel hat eine große Rolle bei dieser Effizienz und Produktivität gespielt. Alle Validierungen, die das Recruiting-Team früher durchführen musste, werden jetzt dank Deel automatisch erledigt“, sagte Mastroberti.