Automatización de la nómina para empresas multinacionales

¿Sueles enfrentarte a constantes problemas de cumplimiento normativo y errores en los cálculos de nómina? ¿Se te hace cada vez más difícil gestionarla para tus equipos distribuidos en distintos países, como si fuera un ajedrez interminable? Son varios los equipos de Finanzas que tienen estos mismos inconvenientes. Por ejemplo, más de un tercio de las organizaciones considera que cumplir con las políticas y regulaciones salariales, horarias e impositivas es bastante desafiante, según estudios de HR.com.

La diversidad de proveedores locales de nómina, cada uno con sus propios sistemas y procesos, dificulta tener una visión clara y consolidada de los gastos y la ejecución de la nómina. Todo esto solo consume tiempo valioso de tu equipo, aumenta el estrés y la carga manual. Aquí es donde la automatización de la nómina entra en juego, como la reina de tu tablero.

De esta manera, la automatización es la herramienta clave para las multinacionales y las grandes empresas. Porque integrar, simplificar y centralizar la gestión de nómina no solo alivia la carga que implican los procesos manuales. También, asegura el cumplimiento de las regulaciones, reduce los errores y mejora la eficiencia operativa. ¿Quieres saber cómo puede ayudarte con más detalles? Descubre todo en este blog.

Importancia de automatizar la nómina si eres una multinacional

La automatización de la nómina para las multinacionales, como en tu caso, es fundamental por varias razones. En primer lugar, porque simplifica los procesos y reduce la carga manual de tu equipo de Finanzas facilitando el ahorro de tiempo. Entonces, puedes destinar ese tiempo y esos recursos a tareas más estratégicas, en lugar de perder tiempo en procesos administrativos repetitivos.

En segundo lugar, porque asegura que cumplas con las normativas laborales en cada país en donde operas. Así, al mismo tiempo que minimizas el riesgo de sanciones, tienes una visión centralizada y transparente de todos los gastos asociados a la nómina.

Entendiendo la complejidad de la nómina multinacional

1. Desafíos en múltiples jurisdicciones

Una de las complejidades de la nómina multinacional para el departamento de Recursos Humanos tiene que ver con los desafíos en múltiples jurisdicciones. ¿Qué quiere decir esto? Probablemente, más de una vez te encuentres en un laberinto de regulaciones laborales, porque las reglas varían de un país a otro (y, en algunos casos, cambian los requerimientos con bastante frecuencia).

Supongamos que tu empresa tiene varias sucursales en América Latina, en países como Argentina, Colombia y México. Cada uno tiene sus leyes laborales, en cuanto a tasas impositivas, seguridad social y beneficios obligatorios para los empleados, entre otros. Por ejemplo, el aguinaldo en LATAM se calcula de manera distinta:

• Argentina: revisa cuál fue el mes en el que se percibió la mayor remuneración. Luego, divide el monto por 2 para el aguinaldo bruto. Por último, descuenta las cargas sociales para tener el aguinaldo neto. Este cálculo es para empleados con más de un año de antigüedad.

• Colombia: depende del tipo de aguinaldo. La prima de Navidad es equivalente a un mes de salario, mientras que la prima por prestación de servicios corresponde a un salario adicional por año.

• México: es por día laborado. Tienes que dividir el salario mensual neto por 30 días y, posteriormente, esa cifra multiplicarla por 15. Válido para empleados con más de un año prestando servicios, con salario fijo.

Para más información sobre cómo una implementación incorrecta de la nómina puede limitar tu crecimiento, aumentar el riesgo, inflar los costos y reducir las ganancias, verifica el compliance en tu nómina con la ayuda de esta infografía.

2. Riesgos de un sistema desintegrado

Otro aspecto complejo son los riesgos de un sistema desintegrado que no trabaje sobre la misma plataforma. Si manejas la nómina con diferentes proveedores locales, se dificulta la coordinación y la coherencia en los cálculos. A su vez, esa dispersión puede generar inconsistencias en tus datos de nómina y no te brinda la transparencia necesaria para tomar buenas decisiones sobre los gastos asociados.

Todo esto aumenta los riesgos financieros y de cumplimiento para tu empresa. Entonces, siguiendo el ejemplo anterior, utilizas múltiples proveedores locales para gestionar la nómina de cada sucursal. Los riesgos se evidencian en que:

• No tienes acceso a informes consolidados para la empresa matriz.
• No puedes identificar rápidamente y abordar cualquier tipo de discrepancia o incumplimiento de las regulaciones locales, a tiempo.
• Triplicas esfuerzos debido a la entrada manual de datos en diferentes sistemas, lo que aumenta la probabilidad de errores y retrasos en el procesamiento de la nómina.

3. Riesgo de pagos incorrectos a los empleados

El riesgo en los pagos globales incorrectos a tus empleados surge por las diferencias en las regulaciones locales y las dificultades de tener recursos dedicados exclusivamente a garantizar su correcta aplicación en cada jurisdicción. Por lo tanto, si no te apoyas en una solución que te ofrezca verdadera cobertura legal gracias a expertos que estén actualizados sobre los cambios y requerimientos de cada lugar, los errores están a la orden del día.

Un ejemplo claro es sobre el salario mínimo. En Argentina, Colombia y México es diferente, y hay casos en los que varía más de una vez al año. Su desconocimiento puede traducirse en deducciones inadecuadas, salarios liquidados de forma incorrecta y el incumplimiento legal. Así como puede generar disputas legales y sanciones regulatorias para tu multinacional, también puede afectar la experiencia de los empleados.

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9 beneficios de la automatización de nómina

Descubre cuáles son los principales beneficios de la automatización la nómina para tu multinacional:

• Menos errores: puedes disminuir el margen de error humano, asegurando la exactitud en los pagos de nómina, al quitar la entrada manual de datos.

• Más eficiencia en la gestión del tiempo: puedes ahorrar tiempo valioso para tu equipo. Al gestionar los cálculos y deducciones con mayor rapidez y precisión, pueden reorientar el tiempo que dedicaban a estas tareas repetitivas hacia actividades más estratégicas, como el análisis de nuevas oportunidades financieras.

• Cumples con las leyes: automatizar la nómina con un software dedicado te garantiza el cumplimiento de regulaciones locales e internacionales.

• Obtienes acceso a información clave y te aseguras el control: puedes revisar informes detallados y supervisar los datos relacionados con la nómina y el proceso de pago en tiempo real, gracias a su centralización.

• Mejora la satisfacción de tus empleados: puedes proporcionar acceso fácil y rápido a tus empleados para que revisen su información salarial y beneficios de manera autogestionada.

• Agilizas la toma de decisiones: puedes tomar decisiones informadas y estratégicas para impulsar el crecimiento y la rentabilidad de la empresa, al tener acceso inmediato a datos precisos, objetivos y estratégicos (ya sea comprobantes, informes, etc)..

• Ahorras en costos: puede generarte importantes ahorros al reducir los costos asociados con errores humanos, multas por incumplimiento y la necesidad de personal adicional, a largo plazo.

• Escalas sin problemas: puedes gestionar con eficacia los cambios en tu estructura organizativa. Si se incorporan más empleados en diferentes países, eso no implica más trabajo para tu equipo.

• Mejora la competitividad de tu empresa: puedes mejorar la posición competitiva en el mercado, porque la automatización de la nómina te facilita responder a las demandas empresariales a tiempo, sin tener que invertir en más recursos y tiempo dedicado.

Paso a paso para una automatización efectiva de la nómina

Para una implementación efectiva de la automatización de la nómina, sigue estos pasos:

1. Analiza tus necesidades y requisitos

El primer paso para automatizar tu nómina multipaís es que evalúes las necesidades y requisitos específicos que tienes al gestionarla. Este paso te permitirá comprender mejor qué funcionalidades y características son imprescindibles para satisfacer las demandas de tu negocio.

Pero, ¿cómo hacerlo? Coordina encuentros para tratar este tema junto a los equipos de RR.HH., contabilidad y operaciones para comprender los desafíos que enfrentan y qué necesidades tienen. A continuación, algunas preguntas que puedes hacer con tu equipo para una correcta automatización:

• “¿Cuáles son los principales desafíos que enfrentamos al gestionar la nómina en múltiples países?”.
• “¿Qué características específicas de nuestra empresa y operaciones hacen que la gestión de la nómina sea más compleja?”.
• “¿Qué funcionalidades consideramos críticas para optimizar y simplificar el proceso de nómina?”.
• “¿Qué requisitos legales y regulatorios debemos cumplir en cada uno de los países donde operamos?”.
• “¿Qué nivel de escalabilidad necesitamos en una solución de nómina para adaptarnos al crecimiento futuro de la empresa?”.
• “¿Cómo se integra actualmente nuestro proceso de nómina con otros sistemas y procesos empresariales, como el software de recursos humanos y contabilidad?”.
• “¿Qué tan importante es para nosotros tener un sistema de nómina que pueda manejar múltiples idiomas y monedas debido a nuestra presencia en varios países?”.
• “¿Cuáles son las expectativas y necesidades específicas de cada departamento (Recursos Humanos, Contabilidad, Operaciones) en cuanto a la gestión de la nómina?”.

2. Investiga las opciones disponibles

Una vez que tengas esa información, considera los siguientes aspectos al investigar sobre soluciones de nómina automatizada:

• Complejidad de tus operaciones multinacionales: ten en claro si puede adaptarse a las diferentes jurisdicciones donde operas. Busca soluciones que ofrezcan la capacidad de personalización necesaria para cumplir con las regulaciones específicas de cada país.

• Escalabilidad y flexibilidad: busca soluciones de nómina que puedan crecer y adaptarse junto con tu empresa a medida que esta expande su plantilla o entra en nuevos mercados. Prioriza aquellas que ofrezcan una escalabilidad flexible y opciones de personalización según las necesidades cambiantes de tu organización.

• Integración con sistemas existentes: evalúa cómo se puede integrar el sistema de nómina automatizado con otros sistemas y procesos existentes en tu empresa, como el software de recursos humanos, contabilidad y gestión del tiempo. Prioriza aquellas que te permitan una integración fluida y sin problemas, minimizando el tiempo y los recursos necesarios para la implementación. Así, evitarás la entrada manual de datos.

• Soporte multilingüe y multimoneda: considera un software de nómina automatizado que pueda manejar varios idiomas y monedas para adaptarse a las necesidades específicas de cada ubicación donde operas. Asegúrate de que el sistema pueda convertir automáticamente los montos de pago de nómina a diferentes monedas y ofrecer soporte multilingüe para garantizar una experiencia uniforme en todos los países.

3. Evalúa cuál es la solución adecuada

Con los puntos anteriores en claro, ahora podrás evaluar cuál es la mejor solución de automatización de nómina para tu empresa teniendo en cuenta las posibilidades de integración, escalabilidad, soporte, generación de informes y cobertura legal, entre otros factores.

Por ejemplo, con Deel, no solo te beneficias de la centralización de toda los datos globales en un solo lugar sino que también tienes acceso a estas funciones de automatización:

• Transfiere empleados a otra entidad: entre nuestras últimas actualizaciones, se encuentra esta, en la que todo el trabajo manual está automatizado. Puedes trasladar rápidamente empleados directos de una entidad a otra, transfiriendo toda la información necesaria, como documentos de compliance, contratos, información personal y más.

• Suma colaboradores sin problemas: sincroniza automáticamente los detalles de los nuevos empleados de tu plataforma de RR.HH. para evitar la entrada de datos duplicados y mantener tu información actualizada.

• Integra las herramientas de otros departamentos: conecta Deel a tus herramientas de RR.HH. favoritas para reducir las tareas manuales y agilizar los flujos de trabajo, o para crear integraciones personalizadas con nuestra API.

• Mantente al tanto de los gastos con informes globales: obtén informes de nómina en tiempo real, al consolidar las discrepancias de moneda con una visualización unificada de todos los costos en tu moneda preferida. Además, nuestros informes globales te permiten comparar los costos de los empleadores, las bonificaciones, los impuestos y más entre tus entidades en una moneda estándar.

Como si fuera poco, con Deel también puedes:

• Reducir tus costos de procesamiento y garantizar cálculos precisos. Nosotros nos encargamos de tu nómina para que le digas adiós a las tareas manuales y repetitivas.
• Tener la seguridad de que puedes pagar a tus equipos distribuidos con confianza.
• Monitorear y marcar los últimos cambios regulatorios de nóminas, con las acciones recomendadas antes de que se conviertan en un problema. Así es como cumplimos con las autoridades continuamente de principio a fin, desde pagos de nómina, impuestos, beneficios y más.

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4. Capacita a tu equipo

Otro de los pasos fundamentales al automatizar la nómina es la inversión en capacitación de tu equipo. Ahora bien, la capacitación debe estar alineada no solo con el concepto general sobre la importancia de llevar a cabo esta transformación digital, sino en cómo utilizar la plataforma elegida.

En Deel, sabemos que el onboarding es clave para tener éxito a la hora de gestionar la nómina global. Por eso, contamos con un plan de onboarding probado y funcional para agilizar el payroll dividido en fases. A grandes rasgos, la primera abarca:

• Reunión inicial para revisar requisitos y alinearse con la fecha de inicio deseada.
• Recolección y migración de datos para la configuración.
• Incorporación de empleados.
• Shadow payroll (compartir los resultados para garantizar la correcta aplicación de los beneficios y otros ajustes, y asegurar que todos los registros y accesos requeridos han sido concedidos).
• Configuración del payroll.

En total, el tiempo de onboarding con Deel solo tarda entre 1 y 3 meses, porque lo gestionamos por completo.

5. Mantén contacto con el equipo de soporte

Especialmente al comienzo de la implementación del nuevo software, el apoyo en el equipo de soporte es imprescindible para entender mejor las funcionalidades y resolver dudas que puedan surgir en el camino.

En Deel, sabemos que otros proveedores a menudo usan diferentes proveedores externos que lleva a tiempos de respuesta más largos. Por eso, ofrecemos una comunicación directa con un CSM dedicado y soporte humano in-app las 24 horas del día, todos los días de la semana para ti y tus equipos.

A propósito, si tienes preguntas sobre nuestra solución de Global Payroll, puedes revisar esta lista con los interrogantes más frecuentes.

Cómo BCG centralizó la nómina en 6 países con Deel Global Payroll

BCG optó por trasladarse a Deel a través de PayAsia porque encontró en esta solución una manera efectiva de estandarizar todo el proceso para Asia. Esto les permitió gestionar de manera uniforme la nómina en múltiples jurisdicciones, simplificando así las operaciones en diferentes países. Además, la seguridad de los datos fue una consideración importante en esta decisión, y encontraron en Deel una solución que cumplía con sus estándares de seguridad y confidencialidad.

Además, la tecnología de vanguardia de Deel fue otro factor atractivo para BCG. Con PayAsia by Deel, todos los empleados pueden acceder a una única plataforma para realizar diversas actividades, desde ver boletas de pago hasta solicitar licencias. La plataforma es altamente intuitiva y se integra sin problemas.

BCG también destaca el servicio de atención al cliente de PayAsia by Deel como un valor agregado significativo. Ya que mantienen una comunicación regular con el equipo de TI e integración, así como con el gerente de cuentas, quienes son altamente proactivos en la resolución de consultas y brindan asesoramiento en recursos humanos, incluso en asuntos legales y regulatorios.

Actualmente, BCG está trabajando en la integración de su sistema de recursos humanos, Workday, con la plataforma de nómina de Deel. El éxito experimentado en los países donde ya opera ha generado la expectativa de expandir esta tecnología a sus otras operaciones globales, incluyendo Japón.

Los resultados han sido impresionantes para BCG, logrando un crecimiento significativo sin aumentar la plantilla. La eficiencia y la simplificación de procesos a través de PayAsia by Deel les han permitido ahorrar tiempo y recursos, mientras se preparan para continuar su crecimiento futuro.

Caso de éxito: Consolidación del pago de nómina a nivel global

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Simplifica y centraliza tu nómina multipaís con Deel 

Nuestros gerentes de nómina locales in-house dan nóminas precisas y a tiempo, gestionando todo el cumplimiento legal por ti, desde deducciones hasta declaraciones al gobierno. ¿En qué consiste el procesamiento simplificado de la nómina de Deel? Revisa cómo es la ruta:

• Fecha límite: en la fecha límite, selecciona las entidades que esperan nómina, gestiona las enmiendas de la nómina y presenta.
• Procesamiento Deel: los gerentes internos de nómina manejan todos los cálculos y ajustes necesarios.
• Aprobación de la nómina: recibirás tu paquete de nómina personalizado para tu revisión y aprobación.
• Financiamiento del pago: los pagos se enviarán ya sea por ti o por el servicio de Tesorería de Deel (donde esté permitido legalmente).
• Fecha de pago: todos los salarios han sido pagados.

Sí, así de fácil es. Y, como te adelantamos antes, no solo consolidarás varias herramientas de nómina con Deel. También, reunirás RR.HH., administración de beneficios, integraciones y mucho más, todo en una única plataforma fácil de usar. ¡Conoce más sobre Global Payroll!

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