5 beneficios de la automatización del sistema de nómina

Los sistemas de nómina son elementos vitales para determinar la salud de una empresa. No obstante, muchas veces estos son menospreciados, lo que puede generar una serie de problemáticas que afectan la expansión del negocio y la satisfacción de los empleados.

Por ello, en este artículo te mostraremos la importancia que tienen los sistemas de pago de sueldos automatizados y te daremos a conocer las mejores herramientas para gestionar la transformación de tu nómina de manera efectiva.

Por qué el sistema de nómina es un problema común para las empresas en crecimiento

Una gran mayoría de los negocios de tamaño medio dependen excesivamente del uso de hojas de cálculo o softwares de nómina desactualizados. Los procesos manuales tienden a aumentar las posibilidades de incurrir en errores humanos, generar retrasos y riesgos en materia de cumplimiento. De igual forma, los sistemas de nómina fragmentados dificultan los procesos de crecimiento de una empresa y las operaciones de pago de salarios que se llevan a cabo en diferentes mercados internacionales.

Todo ello se traduce en costos innecesarios, ineficiencias y frustración de los trabajadores. Por ello, es de suma importancia encontrar soluciones estratégicas y automatizadas que reduzcan los tiempos administrativos y prevengan errores y obstáculos.

Cómo debería funcionar un sistema de nómina moderno

En términos generales, un sistema de nómina moderno debería de simplificar y automatizar los procesos de tu departamento de RR.HH. para que el personal pueda usar tanto el tiempo como los recursos de forma más eficiente y, al mismo tiempo, pueda trabajar en colaboración con otros equipos clave y tomar decisiones estratégicas.

No obstante, aquí te presentamos un listado detallado con las principales funciones con las que un sistema de nómina moderno debe contar:

• Automatizar los cálculos recurrentes en materia de pago de salarios, deducciones y administración de beneficios y prestaciones.
• Asegurar el cumplimiento con el derecho laboral local y las leyes tributarias de forma automática.
• Centralizar la información de la nómina a través de diferentes departamentos y regiones para garantizar visibilidad total.
• Integrar de forma efectiva los sistemas de recursos humanos, finanzas y contabilidad.
• Ofrecer analytics y dashboards que permitan visualizar actualizaciones y datos en tiempo real para tomar decisiones estratégicas.

Principales beneficios de la automatización del sistema de nómina para empresas medianas

Existen múltiples ventajas de contar con un sistema de nómina automático que permita la gestión del pago de sueldos de forma más eficiente y con menos barreras. Aquí tienes una lista donde desglosamos los puntos más importantes de este tipo de servicio:

• Elimina errores manuales y mejora la precisión: validar la nómina de forma automática asegura que los cálculos de cada ciclo de pago se realicen de forma precisa. De igual manera, se reduce la dependencia en el ingreso manual de datos y la reconciliación.
• Ahorra tiempo y reduce los costos de operación: los equipos responsables del pago de los salarios pueden procesar la dispersión de la nómina de forma más eficiente y enfocarse en otras iniciativas relevantes. La automatización elimina la necesidad de realizar tareas repetitivas, lo que reduce las horas extra y el estrés del personal.
• Fortalece el cumplimiento y el control de riesgo: un sistema que permite actualizaciones automáticas de los impuestos locales y las leyes laborales es esencial para prevenir errores costosos. Asimismo, el almacenamiento seguro de la información facilita las auditorías y el proceso de reporting y documentación de procesos.
• Mejora la transparencia y la experiencia de los empleados: los empleados obtienen acceso a recibos de pago precisos y pueden consultar sus deducciones y su historial de pago. La dispersión de la nómina siempre se realiza a tiempo, lo que fortalece la confianza de los empleados y promueve la retención de talento.
• Alinea a los equipos de finanzas y recursos humanos a través de información centralizada: contar con una plataforma integral promueve pronósticos financieros más precisos y facilita la planeación de la fuerza de trabajo. También ayuda a que la colaboración entre los diferentes departamentos sea mucho más eficiente gracias a la consistencia de la información.

Evidencias del mundo real: Cómo es que empresas medianas transformaron su sistema de nómina gracias a la automatización

En este apartado, presentaremos dos casos de estudio donde el servicio de Payroll de Deel logró mejorar los procesos de nómina de empresas reales:

Señales de que tu empresa necesita automatizar su sistema de nómina

Entender cómo funciona la nómina puede ser una labor compleja. No obstante, una vez que se comprende su relevancia dentro de una empresa, es mucho más fácil detectar si los procesos de gestión actuales están siendo efectivos o, más bien, están malgastando recursos y generando problemáticas en los departamentos de finanzas y RR.HH.

Por ello, hemos compilado un listado con los principales indicadores que te ayudarán a determinar si es momento de transformar tu nómina y volverla más automática:

• Aparición constante de errores de nómina o retrasos en los pagos.
• Dependencia excesiva en hojas de cálculo o reconciliaciones manuales.
• Incremento en el número de empleados o en las operaciones multinacionales sin contar con sistemas unificados.
• Mayor complejidad en los procesos de compliance y riesgo de auditorías.
• Falta de visibilidad en los costos totales de la nómina.

Cómo implementar un sistema de nómina automatizado

Si lo que buscas es realizar pagos automatizados de forma efectiva y reducir las cargas de trabajo de tus equipos de finanzas y RR.HH., estos son los pasos que debes seguir:

1. Audita tus procesos de pago de nómina actuales para identificar riesgos e ineficiencias.
2. Define tus metas: precisión, capacidad de escalar, cumplimiento o visibilidad.
3. Elige una plataforma que te permita escalar a nivel global y pueda integrar las herramientas que ya usas en tu negocio.
4. Centraliza tu información de nómina para mejorar los procesos de reporting y analíticas.
5. Capacita a tu equipo y monitorea los resultados para asegurar el progreso de tus metas de forma continua.

El papel de Deel Payroll en la automatización del sistema de nómina

Los servicios de Deel Payroll pueden ayudar a las empresas medianas a alcanzar sus metas para establecer una nómina todo-en-uno funcional y eficiente y usar recursos y tiempo de forma óptima.

Estas son algunas de las principales ventajas de usar Deel Payroll en tu empresa en proceso de expansión:

• Cuenta con un sistema de nómina centralizado y global que opera en más de 150 países.
• Se adapta a las actualizaciones en materia de compliance de forma automática y de acuerdo con las leyes laborales locales y los cambios fiscales.
• Ofrece visibilidad en tiempo real con respecto de los gastos de nómina y el desempeño.
• Permite realizar pagos de nómina a nivel internacional en múltiples divisas.
• Resuelve problemas de forma más rápida y utiliza herramientas de inteligencia artificial para mejorar la precisión y la toma de decisiones de los equipos de finanzas en etapa de expansión.

Mejora tu sistema de nómina con las herramientas más eficientes para tu empresa

La automatización del sistema de nómina es un proceso que no solo mejora la eficiencia de los pagos de salario, sino que también permite que la empresa crezca y que sus operaciones sean más precisas y de acuerdo con el cumplimiento legal.

Las empresas de tamaño medio tales como BSI Steel y Miinto son pruebas inequívocas de que la automatización es la clave para mejorar los procesos en materia de control de costos, visibilidad y eficiencia en la administración del tiempo.

Servicios como el de Deel Payroll permiten que los equipos de finanzas y recursos humanos puedan automatizar, centralizar y optimizar los procesos de pago de nómina a nivel global.

Si quieres conocer más sobre nuestras herramientas, reserva una demo con Deel y descubre cómo es que la automatización de tu sistema de nómina puede transformar tus operaciones y mejorar tus procesos.