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Artículo

5 min

Cómo gestionar el mantenimiento de tus equipos informáticos

TI y gestión de dispositivos

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Autor

Mayteck Arenas

Publicado

25 diciembre, 2024

Última actualización

31 enero, 2025

Tabla de contenidos

¿Qué son los equipos informáticos y por qué son esenciales para los trabajadores remotos?

¿Qué tipos de mantenimiento de equipos informáticos existen?

Tipos de mantenimiento informático

¿Por qué es importante actualizar y mantener tus equipos tecnológicos?

¿Cuáles son las fases del ciclo de vida de los equipos tecnológicos y cómo implementarlas para evitar fallos?

La importancia del control de temperatura en equipos tecnológicos

Beneficios de planificar renovaciones periódicas de equipos tecnológicos con ejemplos

Ahorra horas en la gestión de equipos y software con Deel IT

Puntos clave en este artículo:
  1. Las fases del ciclo de vida de los equipos tecnológicos incluyen la adquisición de equipos, la configuración y protección e implementación y seguimiento, entre otros.
  2. Cuando los dispositivos se calientan demasiado, los componentes internos pueden sufrir daños importantes. Por eso, es importante evitar el sobrecalentamiento de los equipos con mantenimiento preventivo.
  3. Con Deel IT, puedes estandarizar las operaciones de equipos y software; puedes gestionar la incorporación, la baja y todo lo demás con solo unos clics.

¿Está tu empresa por “dar el salto” hacia la expansión internacional y te abruma la idea de configurar las aplicaciones de cada dispositivo a distancia? ¿Proyectas con dificultades llevar adelante el mantenimiento preventivo de los equipos informáticos para empleados de diferentes países y zonas horarias?

Con un buen servicio de mantenimiento, podrás tener estos asuntos bajo control y así evitar posibles fallos tecnológicos que afecten la productividad y los riesgos asociados a la actualización de software pendiente o sistemas informáticos obsoletos. ¿Quieres saber más? En este blog, descubrirás cómo organizar el ciclo de vida de los dispositivos globales para evitarlo, por qué es clave el mantenimiento de equipos informáticos y mucho más.

¿Qué son los equipos informáticos y por qué son esenciales para los trabajadores remotos?

Los equipos informáticos son todos esos dispositivos y aparatos físicos que tus empleados remotos usan para trabajar. Por lo tanto, son esenciales porque son la base para que puedan cumplir con sus tareas, se mantengan conectados y colaboren en tiempo real.

Entre los dispositivos informáticos más utilizados en equipos globales, se destacan:

  • Laptops: es la opción más versátil y popular por su portabilidad, rendimiento y capacidad de adaptación a diferentes tareas, roles y áreas de trabajo.
  • Tabletas: son perfectas para roles que requieren movilidad y flexibilidad, como creativos que trabajan en diseños y presentaciones, o consultores que necesitan tomar notas durante reuniones .
  • Smartphones: son esenciales para la comunicación inmediata, especialmente para trabajadores remotos en áreas como ventas o atención al cliente, quienes necesitan estar disponibles en todo momento para responder consultas, cerrar acuerdos o resolver problemas urgentes desde cualquier lugar.
  • Accesorios especiales: como monitores adicionales, teclados ergonómicos, cámaras web y audífonos con cancelación de ruido que mejoran el nivel de concentración.

¿Qué tipos de mantenimiento de equipos informáticos existen?

El mantenimiento de equipos informáticos es esencial para garantizar el buen funcionamiento, la longevidad y la eficiencia de los sistemas. Existen diferentes tipos de mantenimiento que se aplican según la situación y el objetivo que se quiera lograr.

Los tres tipos más comunes son: mantenimiento correctivo, mantenimiento preventivo y mantenimiento predictivo.

Mantenimiento correctivo

El mantenimiento correctivo se realiza cuando un equipo o sistema informático presenta fallos o problemas de funcionamiento. Este tipo de mantenimiento se aplica después de que ocurre una falla y tiene como objetivo reparar el daño y restaurar el sistema a su estado operativo.

Características:

  • Se lleva a cabo una vez que el equipo deja de funcionar correctamente.
  • Generalmente, se enfoca en identificar y corregir el error o el daño específico del sistema.
  • Es reactivo, ya que ocurre solo cuando ya se presenta el problema.
  • Puede implicar un tiempo de inactividad en el equipo o sistema, lo que puede afectar la productividad.

Mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo es un enfoque proactivo que busca evitar fallos o daños en los equipos informáticos antes de que ocurran. Este tipo de mantenimiento se realiza de forma periódica y programada para mantener los sistemas en buen estado y prolongar su vida útil.

Características:

  • Se realiza de forma regular, siguiendo un calendario o plan preestablecido.
  • Implica tareas como la limpieza de componentes, la actualización de software, la verificación de las conexiones y la revisión de los dispositivos para detectar posibles fallos.
  • Generalmente, se lleva a cabo sin que haya un problema aparente, con el objetivo de prevenir futuros inconvenientes.

Mantenimiento predictivo

El mantenimiento predictivo es una técnica avanzada que utiliza herramientas y tecnologías, como el análisis de datos y el monitoreo constante, para predecir cuándo un equipo informático podría fallar. Se basa en el análisis de las condiciones operativas y el rendimiento del equipo para determinar el momento más oportuno para intervenir antes de que ocurra una falla.

Características:

  • Utiliza sensores, software y análisis de datos en tiempo real.
  • Se basa en la predicción de fallos antes de que ocurran, utilizando patrones y tendencias de comportamiento.
  • Permite programar el mantenimiento solo cuando es necesario, lo que optimiza recursos.

Tipos de mantenimiento informático

Dentro del mantenimiento informático, que es un subconjunto del mantenimiento de equipos, existen varios tipos según el enfoque y las necesidades del sistema.

Los tres tipos principales son:

1. Mantenimiento de hardware

Este tipo de mantenimiento se enfoca en los componentes físicos de los equipos informáticos, como las computadoras, servidores, impresoras, cables, etc. El mantenimiento de hardware incluye tareas de reparación, sustitución de piezas dañadas, limpieza de componentes (como ventiladores, discos duros, y pantallas), y asegurarse de que todos los elementos estén funcionando correctamente.

2. Mantenimiento de software

El mantenimiento de software abarca la gestión, actualización y optimización de los programas y sistemas operativos instalados en los equipos informáticos. Este mantenimiento incluye la instalación de actualizaciones, la corrección de errores, la mejora de la seguridad (mediante parches de seguridad) y la eliminación de software no necesario o malicioso.

3. Mantenimiento de redes

Este tipo de mantenimiento se enfoca en asegurar que las redes informáticas (tanto cableadas como inalámbricas) funcionen de manera eficiente y segura. Incluye la revisión de routers, switches, firewalls, y demás equipos de red, además de garantizar la conectividad, el rendimiento y la seguridad de la red.

4. Mantenimiento de Sistemas de Seguridad

Los equipos informáticos deben contar con medidas de protección contra virus, malware y otros riesgos informáticos. El mantenimiento de sistemas de seguridad implica la actualización de antivirus, firewalls, y otros programas de protección, además de la realización de auditorías de seguridad para prevenir ciberataques.

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¿Por qué es importante actualizar y mantener tus equipos tecnológicos?

La falta de actualización de tus equipos puede comprometer seriamente el correcto funcionamiento de tu organización:

  • Mayor vulnerabilidad a ciberataques: 9 de cada 10 empresas fueron atacadas al menos una vez en el 2024, según datos recopilados en Infobae. Si tus equipos no tienen las últimas actualizaciones, esta es la puerta de entrada a ataques a la seguridad informática como phishing o ransomware que pueden llevar a la pérdida de información de tu empresa. Por eso son importantes las actualizaciones de software que incluyen parches críticos que corrigen errores de seguridad.
  • Interrupciones a altos costos: se estima que los costos relacionados con la ciberdelincuencia alcanzarán los 10,5 billones de dólares anuales para 2025, y las interrupciones por ciberataques son uno de los factores principales detrás del aumento.
  • Incumplimiento de normativas legales: cuando los equipos no cuentan con las últimas medidas de seguridad (como cifrado o autenticación multifactor), pueden estar infringiendo regulaciones como es el caso del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Incluso, su incumplimiento puede resultar en multas millonarias, que podrían superar el 4% de los ingresos anuales de la empresa.
  • Daño a la reputación de tu empresa: una fuga de la información almacenada puede afectar gravemente la reputación porque este hecho es señal de negligencia en la gestión de la seguridad. Esto puede afectar la confianza de los stakeholders y la lealtad de los clientes.

¿Cuáles son las fases del ciclo de vida de los equipos tecnológicos y cómo implementarlas para evitar fallos?

El ciclo de vida de los equipos tecnológicos en empresas globales implica una serie de fases que tienes que tener en cuenta para garantizar que todos tus empleados cuenten con dispositivos listos para usar, en todo momento:

1. Adquisición de equipos

La adquisición de equipos es la primera fase en el ciclo de vida de los dispositivos tecnológicos. Este proceso puede generar varias dudas, como el hecho de cómo asegurarse de que los dispositivos sean compatibles con los programas y herramientas específicas que cada talento de tu empresa necesita usar. Además, la compra masiva de equipos puede resultar costosa. Como alternativa, el alquiler de equipos ofrece flexibilidad, aunque también requiere una gestión eficiente para asegurar que los dispositivos estén disponibles y en óptimas condiciones donde se necesiten.

💡Consejo al implementarlo: define los requisitos técnicos que los equipos deben cumplir según los roles. Por ejemplo, un diseñador gráfico puede necesitar laptops con procesadores potentes, tarjetas gráficas avanzadas y pantallas calibradas para colores, mientras que un analista financiero podría priorizar el almacenamiento y la velocidad en los programas de cálculo. Esto evitará compras innecesarias o inadecuadas y brindará una mejor experiencia a tu empleado.

  1. Configuración y protección de dispositivos La configuración de los dispositivos es crítica, especialmente cuando manejas equipos en varias regiones. En esta fase, debes asegurarte de que cada dispositivo esté configurado correctamente con el sistema operativo adecuado, las aplicaciones necesarias y, lo más importante, que cuente con todas las configuraciones de seguridad. Solo de esta manera podrás proteger información sensible y evitar todo tipo de ataque cibernético y amenazas externas que de otra forma podrían poner en peligro el el funcionamiento de los equipos.

💡Consejo al implementarlo: crea y difunde una política de uso adecuado de los dispositivos para evitar el shadow it (el uso de la tecnología por parte de tus talentos sin que tengan tu autorización para hacerlo). En ella debes contemplar normas sobre el manejo del equipo, el uso de software autorizado y la correcta desconexión o almacenamiento. Por ejemplo, podrías recomendar el uso de laptops en superficies como escritorios o mesas, y no en sofás, camas o sobre almohadas, porque estos últimos impiden una adecuada ventilación y esto provoca el sobrecalentamiento.

3. Implementación y seguimiento de los activos

Una vez que los equipos están en manos de tus empleados, es necesario monitorear su estado y uso. El desafío que tienes aquí es mantener una visibilidad completa de los equipos, sin importar la ubicación de los empleados, para evitar sorpresas o pérdidas de activos. Para eso, es importante que te apoyes en herramientas que te permitan rastrear la actividad de los equipos el mayor tiempo posible, como los programas que están siendo utilizados, el tiempo de inactividad, y detectar si un dispositivo está siendo utilizado fuera de lo normal.

💡Consejo al implementarlo: realiza auditorías periódicas para evaluar el estado general de los dispositivos y determinar si están cumpliendo con las expectativas. Así, si detectas fallos o equipos que no cumplen con los estándares de rendimiento, podrás hacer un reemplazo o ajustes a tiempo (antes de que los problemas sean graves).

4. Diagnóstico y reparación de problemas

La siguiente fase del ciclo de vida de los equipos es el diagnóstico y la reparación de problemas. Ante fallas o problemas en su funcionamiento, el diagnóstico y reparación a tiempo es esencial para evitar que tus empleados pasen demasiado tiempo sin ser productivos. Algunos de los problemas más comunes en los equipos informáticos son los siguientes:

  • Errores del sistema operativo o incompatibilidades con el software: pueden ser actualizaciones que no se instalan correctamente, conflictos entre diferentes aplicaciones o incluso fallos en la instalación de nuevas herramientas de colaboración.
  • Problemas de rendimiento del equipo: pueden volverse lentos con el tiempo, especialmente si el segundo sistema tiene demasiados procesos en plano o está sobrecargado de datos
  • Fallos de hardware: como pantallas rotas, teclados que no funcionan, fallos en los discos duros o problemas con la batería de la laptop. Si no se cuenta con un plan de repuestos o servicio técnico remoto eficiente, estos problemas pueden ser difíciles de abordar rápidamente.

💡Consejo al implementarlo: para el seguimiento del rendimiento, apóyate en un software de gestión de dispositivos que te permita conocer el rendimiento de cada equipo y que envíe alertas en caso de que detecte algo fuera de lo usual. Por ejemplo, si el rendimiento de una laptop está al 100% durante un período prolongado o si el disco duro se acerca al límite de capacidad, tu equipo técnico informático recibirá una alerta para intervenir antes de que el dispositivo se bloquee.

5. Restauración y actualización de dispositivos

Una vez que los equipos informáticos son utilizados durante un tiempo, es común que necesiten ser restaurados y actualizados para que continúen siendo funcionales y seguros. Por eso, la restauración y actualización es una etapa del ciclo de vida esencial que tienes que tener en cuenta para maximizar la vida útil de los equipos. Aunque no solo implica solucionar problemas de rendimiento, sino también mantener los equipos al día con las nuevas versiones de software.

💡Consejo al implementarlo: configura los programas de manera que las actualizaciones se ejecuten automáticamente fuera del horario habitual de trabajo según la jornada laboral de cada talento, para que no interrumpir flujo de trabajo. Esto le ahorrará horas de trabajo a tu equipo de IT.

6. Reacondicionamiento y reutilización de hardware

El reacondicionamiento y la reutilización de hardware es la última fase del ciclo de vida de los equipos tecnológicos. A medida que pasa el tiempo, estos pueden dejar de ser útiles para su propósito original. Frente a esta situación, tienes la opción de reacondicionados. Con esto, les estarás dando una segunda oportunidad, antes de decidir si realmente ya no valen la pena y es preferible descartarlos:

  • Aquellos equipos que ya no cumplen con las demandas de trabajo más exigentes, pueden ser reacondicionados o simplemente reubicados para que los usen otros empleados con necesidades menos intensivas. Por ejemplo, un equipo que originalmente se usó en el área de edición de video, donde se requería alto rendimiento para programas como Adobe Premiere o Final Cut, podría ser reubicado a un empleado del área de ventas que solo utiliza un CRM y correo electrónico.
  • Aunque un equipo no funcione en su conjunto, es probable que puedas rescatar algunos componentes internos (como la memoria RAM, los discos duros o las tarjetas gráficas). De esta manera, su reutilización se convierte en una opción rentable para optimizar el uso de recursos sin necesidad de realizar compras adicionales.

💡Consejo al implementarlo: no olvides crear un plan estratégico de contingencia y reemplazo rápido. Como los dispositivos pueden fallar de un día al otro, a pesar de todos tus esfuerzos de planificación, necesitas un plan B. En él, debes incluir procedimientos para reemplazar rápidamente equipos defectuosos. Asimismo, puedes utilizar un software para crear un inventario online de equipos que sirvan como repuesto o utilizar servicios de renting que permitan la rápida sustitución de los dispositivos.

La importancia del control de temperatura en equipos tecnológicos

Como bien sabes, el sobrecalentamiento de los equipos tecnológicos es una de las causas más frecuentes de fallos de hardware y pérdida de rendimiento. Cuando los dispositivos se calientan demasiado, los componentes internos pueden sufrir daños importantes. Como una cosa lleva a la otra, estos daños (sean irreversibles o no) reducen la vida útil de los equipos y pueden provocar tiempos de inactividad muy costosos.

Por ejemplo, si se le apaga la laptop a un ejecutivo de ventas cuando estaba en una videollamada crucial con un cliente potencial muy importante, y esto se repite en las siguientes oportunidades, es probable que el cliente potencial desista y busque otras opciones por considerar la situación como “poco seria”. Aquí no solo el ejecutivo no pudo hacer correctamente su trabajo, sino que la empresa perdió una gran oportunidad de negocio.

Beneficios de planificar renovaciones periódicas de equipos tecnológicos con ejemplos

La renovación frecuente de los equipos tecnológicos significa estas ventajas para tu empresa:

  • Aseguras la eficiencia operativa: un equipo de ventas con laptops más rápidos podrá procesar propuestas y realizar llamadas con clientes sin interrupciones, reduciendo el tiempo de espera y acelerando los ciclos de ventas.
  • Minimizas los tiempos de inactividad: si el área de atención al cliente cuenta con equipos actualizados, podrá resolver consultas de usuarios y gestionar solicitudes sin demoras por problemas técnicos, como errores de software o bloqueos inesperados. Esto garantiza una experiencia más fluida y positiva para tus clientes.
  • Fortaleces la seguridad interna: tu equipo de legales podrá trabajar en la redacción de contratos y gestión de archivos confidenciales de empleados de la Unión Europea sabiendo que esos documentos están protegidos por las últimas tecnologías de seguridad, sin riesgo a que se filtre la información.
  • Optimizas los costos a largo plazo: un equipo de desarrollo de software con el mejor procesador y RAM podrá ejecutar programas pesados sin problemas de rendimiento, evitando que estos se ralenticen o caigan.

Ahorra horas en la gestión de equipos y software con Deel IT

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Hetty Townsend,

Socia de Negocios de Personas y Cultura en APAC, Lloyd's List Intelligence

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Sobre el autor

Mayteck es una profesional y yoguini, apasionada por el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, así como por el desarrollo personal. Es una líder creativa en comunicaciones y marketing con más de una década de experiencia. Mayteck es Content Manager para Latam en Deel, y con su pasión por contar historias aporta nuevas perspectivas sobre las oportunidades para trabajadores y empresas.

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