Cómo gestionar la nómina en adquisiciones empresariales

¿Has decidido dar un paso estratégico hacia la adquisición de una división de otra compañía para el crecimiento empresarial? Ya sea para ampliar tu línea de productos o explorar nuevos mercados, esta estrategia implica una serie de desafíos. Especialmente, cuando se trata de la gestión de las nóminas para empleados dispersos en diferentes países como México, India, Alemania, España, Argentina, Estados Unidos, Chile y Portugal. Como líder de las operaciones de nómina, el equipo de adquisiciones recurre a tu experiencia para una transición eficaz. Probablemente, te preguntes cómo abordar las complejidades de la nómina internacional de forma correcta y sin riesgos.

Sabemos que pasar de gestionar la nómina local a nuevas ubicaciones no es un asunto sencillo para el departamento de Recursos Humanos. Por eso, en esta guía, te compartimos los aspectos críticos y esenciales que tienes que tener en cuenta para la adquisición empresarial.

Entendiendo las adquisiciones empresariales

En primer lugar, una adquisición empresarial es un proceso estratégico en el cual una organización compra otra para expandir sus operaciones, obtener activos clave o ingresar a nuevos mercados. Se trata de una herramienta fundamental para el crecimiento corporativo, lo que permite a las grandes empresas fortalecer su posición en el mercado y acceder a nuevos recursos. Este proceso abarca diversas etapas, desde la identificación de la empresa objetivo hasta su integración en las operaciones de la empresa adquirente. 

Antes de seguir avanzando es importante saber si tu empresa comprará activos o capital. ¿Por qué? La forma en que se relaciona la compra de activos o capital con la gestión de nómina varía significativamente y afecta el proceso de integración de los empleados adquiridos en la empresa compradora. La distinción entre activos o capital determinará los próximos pasos a realizar de acuerdo a la gestión de la nómina en adquisiciones empresariales:

Compra de activos:

• El comprador selecciona activos específicos de la empresa objetivo, lo que puede incluir contratos laborales, registros de nómina y sistemas de pago. 
• En términos de nómina, el comprador puede optar por no asumir directamente los registros de nómina de la empresa objetivo, sino que puede decidir contratar a los empleados como nuevos empleados de la empresa compradora. Esto significa que los empleados adquiridos pueden necesitar ser contratados nuevamente y se les proporcionaría una nueva estructura de compensación y beneficios según las políticas de nómina de la empresa compradora.
• La gestión de la nómina puede implicar la configuración de nuevos sistemas de nómina, procesos y políticas para los empleados adquiridos. 

Compra de capital: 

• En este escenario, el comprador adquiere la totalidad o una parte significativa de las acciones de la empresa objetivo, lo que significa que asume la empresa como una entidad legal completa, incluida su nómina existente. 
• El comprador hereda los registros de nómina y los sistemas de pago de la empresa objetivo. La gestión de la nómina en este caso implica la integración de los registros de nómina existentes en los sistemas y procesos de nómina de la empresa compradora. 

Pero, ¿qué es lo que sucede en el mundo con este tema y qué es lo que se espera?

• 2022 vs. 2021: de acuerdo con Statista, se completaron cerca de 50.000 acuerdos de fusiones y adquisiciones a nivel global en 2022. Aunque esta cifra representa una ligera disminución en comparación con 2021, sigue reflejando la importante actividad de las adquisiciones empresariales. 
• Lo que se viene: el panorama de fusiones y adquisiciones prevé una nueva fase, distinta a las anteriores. ¿La razón? Según un informe de PwC, a pesar de la reapertura de los mercados crediticios, la financiación ha adquirido un costo más elevado que en la última década. Este aumento en el costo del capital ejerce presión sobre las valoraciones y demanda que los negociadores generen un mayor valor para obtener rendimientos similares. Asimismo, se observa una demanda acumulada por parte de los compradores y una acumulación de activos por parte de los vendedores. De hecho, el 60% de los directores ejecutivos planean llevar a cabo al menos una adquisición en los próximos tres años.

Principales desafíos en la gestión de nómina o payroll durante adquisiciones

La transición del capital humano a nuevas estructuras y políticas salariales, la consolidación de sistemas de nómina diversos y la armonización de prácticas laborales son los principales retos a los que te enfrentarás en el camino al comprar otra empresa. Es importante que los consideres para que no haya imprevistos. 

Por eso, aquí te compartimos cuáles son con consejos prácticos que puedes implementar rápido:

Desafío #1: Integración de nuevos empleados

Imagina que has adquirido una empresa en Asia, otra en Europa y una más en Latinoamérica. Cada una de estas regiones no solo tiene sus propias dinámicas culturales y laborales, sino que también está sujeta a regulaciones y normativas particulares. Por lo tanto, las expectativas salariales y los beneficios pueden variar considerablemente de una región a otra. El reto para RR.HH. es claro: cómo incorporar a estos nuevos empleados de forma efectiva a tus sistemas y procesos de nómina existentes. Porque esta diversidad de legislaciones y prácticas salariales que debes considerar puede requerir un esfuerzo considerable de tu parte.

Dado que no se trata solo de agregar nombres a una lista de nómina, este proceso requiere suma atención a los detalles por parte de tu equipo de payroll, y una profunda comprensión sobre las particularidades locales.

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Desafío #2: Terminación a empleados que no continúan

Puede ocurrir que te encuentres con empleados de departamentos que se superponen en sus roles. Esta situación es doblemente compleja, ya que implica ajustar la estructura salarial y, a su vez, gestionar la transición de aquellos que se verán afectados por esta reorganización. En este punto, debes tener en cuenta qué establece la legislación laboral del país de origen del empleado en términos de indemnización, por ejemplo, al hacer el cálculo de nómina. Asimismo, es importante manejar una comunicación que sea transparente y respetuosa para mitigar el impacto emocional y mantener la reputación de tu empresa.

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Desafío #3: Adaptación a las leyes laborales y fiscales locales

Has adquirido una empresa con presencia global, con sucursales en América del Norte, Europa y Asia. Cada una de estas ubicaciones está sujeta a regulaciones laborales y fiscales específicas que afectan directamente cómo gestionas la nómina. Esto incluye desde las retenciones fiscales hasta las obligaciones de seguridad social. Por ejemplo, el salario mínimo varía considerablemente de un país a otro. Mientras que en Venezuela es de 3,61 USD, en Argentina es de 152 USD y en Colombia 335 USD.

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Desafío #4: Integración de sistemas y datos

La consolidación de datos de nómina de diferentes sistemas y proveedores puede ser un desafío técnico. La complejidad aumenta cuando se busca integrar información proveniente de diversas fuentes. Imagina que has adquirido una empresa que utiliza diversos sistemas de administración de nómina y, en algunos casos, son obsoletos. Esta tarea puede ser una verdadera odisea, en especial si tienes un gran número de empleados. Por lo tanto, es importante que puedas garantizar que la información sea precisa y esté disponible para el buen funcionamiento del procesamiento de nómina de tu empresa, ya que cualquier error puede resultar en pagos incorrectos y complicaciones legales en el corto y largo plazo.

Desafío #5: Gestión de proveedores de nómina locales

Cada región puede tener sus propios proveedores de servicios de nómina con sistemas y procesos únicos, lo que puede complicarte la tarea de garantizar coherencia y eficiencia en la gestión global. Porque cada proveedor tiene sus propios métodos, políticas y tiempos de procesamiento. Esta diversidad puede resultar en desafíos considerables al intentar consolidar información y asegurar que todos los empleados, independientemente de su ubicación, reciban pagos en tiempo y forma.

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Desafío #6: Asegurar la continuidad del servicio

Cualquier demora o error en los pagos puede tener un impacto negativo en la moral y eficiencia de tu equipo. Por eso, una de las prioridades en el proceso de adquisiciones empresariales, es evitar cualquier tipo de interrupción en el proceso de nómina. Si es la primera vez que te enfrentas a una adquisición empresarial, las posibilidades de que esto ocurra son proporcionalmente mayores. Pueden ser discrepancias en las políticas salariales, diferencias en las regulaciones laborales, desafíos técnicos en la consolidación de datos, problemas con proveedores locales, o simplemente la falta de adaptación de los sistemas heredados a la nueva estructura organizativa. Este desafío es aún más crítico si la diversidad geográfica es demasiado amplia. 

Desafío #7: Cumplimiento legal y fiscal global

Imagina que has adquirido una empresa con operaciones globales, la cual abarca múltiples jurisdicciones. Cada país tiene sus propias reglamentaciones, como normativas laborales y códigos fiscales que cumplir. Asegurar el compliance en cada una de estas áreas puede ser una tarea desafiante. Además, aquí hay que considerar que estas regulaciones pueden modificarse y, por lo tanto, debes actualizar tus conocimientos permanentemente para evitar consecuencias legales y fiscales como multas.

Por ejemplo, en Argentina, se está tratando la posibilidad de eliminar la doble imposición fiscal con Luxemburgo y Japón, de acuerdo con Forbes. Mientras que, por el momento, los convenios vigentes para evitarlo son sólo con Alemania, Australia, Bélgica, Bolivia, Brasil, Canadá, Chile, Dinamarca, Emiratos Árabes, España, Finlandia, Francia, Italia, México, Noruega, Países Bajos, Qatar, Reino Unido, Rusia, Suecia y Suiza. Pero, desde el gobierno nacional, tienen interés en ampliar aún más esta lista. 

A propósito, descubre cómo verificar el compliance en tu nómica en este blog: checklist de cumplimiento legal. Y también, puedes descargar aquí tu checklist sin costo y aplícala en las necesidades específicas de tu negocio.

7 consejos para gestionar la nómina efectivamente durante adquisiciones 

• Realiza auditorías legales y fiscales continuas para identificar áreas de riesgo y asegurar la alineación con las regulaciones.
• Proporciona formación continua a los equipos de nómina para mantenerlos actualizados sobre las últimas regulaciones.
• Haz evaluaciones periódicas del desempeño de proveedores de nómina locales, estableciendo expectativas claras y procesos definidos.
• Establece un sistema de monitoreo continuo para asegurar el cumplimiento normativo en tiempo real.
• Realiza un análisis detallado de costos asociados a la gestión de nómina en cada ubicación, identificando oportunidades para optimización y eficiencia.
• Implementa protocolos de respaldo seguro para los datos de nómina, garantizando la integridad y confidencialidad de la información en caso de eventos imprevistos.
• Considera la posibilidad de trabajar con proveedores de nómina global que ofrezcan soluciones integrales para una gestión simplificada en múltiples ubicaciones. Si es posible que unifique los pagos a trabajadores independientes, servicios de Employer of Record y la gestión global de payroll en una sola plataforma, mucho mejor. 

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Importancia de tener un aliado de nómina para adquisiciones empresariales

Deel ofrece una solución que simplifica el proceso de adquisición empresarial. Con Global Payroll de Deel, puedes ejecutar nóminas mientras te centras en otros aspectos estratégicos de la empresa. Utiliza una sola plataforma para agilizar las operaciones internacionales y eliminar la administración continua del compliance local, los impuestos, los beneficios y mucho más. 

Nuestros asesores internos son expertos en jurisdicciones locales en 100 países, por lo que no tienes que preocuparte sobre los desafíos en materia fiscal y laboral que te hemos contado. Además, olvídate de los informes inconsistentes y SLAs de múltiples sistemas. Puedes estar seguro de que tenemos un proceso y POC para cada país. Mira cómo puedes beneficiarte de esta solución global y centralizada:

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• Automatización para minimizar el error humano y agilizar los procesos.
• Equipo interno de expertos en nómina con cobertura global.
• Informes estandarizados.
• Datos confidenciales en una ubicación segura, accesibles para menos personas para reducir riesgos de seguridad.
• Proceso de pago simplificado y sin tarifas duplicadas.
• Cada aspecto del proceso de nómina es manejado por ti.
• Línea directa de comunicación con un Mánager de Servicio al Cliente dedicado.

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