Guía offboarding para startups

Es común que algunas startups dediquen gran parte de su tiempo al proceso de contratación de sus nuevos colaboradores, pero que no le presten la suficiente atención a la desvinculación de sus empleados. No obstante, lo cierto es que aun cuando una empresa esté en sus primeras fases de crecimiento, las desvinculaciones pueden ocurrir. Los empleados pueden renunciar a sus puestos o pueden generarse problemas en materia de desempeño laboral que obliguen a la empresa a desvincular al colaborador. En estos casos, es de suma importancia contar con un protocolo de terminación del empleo que acompañe al colaborador en su proceso de salida y mantenga la moral del equipo, evitando daños a la cultura corporativa y mitigando riesgos potenciales.

El proceso de offboarding se vuelve un elemento clave de cualquier startup que quiera mantener una relación cordial con los colaboradores que están por dejar la empresa. De igual forma, un offboarding efectivo tiene la capacidad de proteger a tu negocio de pérdidas financieras o consecuencias ilegales indeseadas.

Esta guía te explicará todo lo que necesitas saber para que la conclusión del ciclo de vida del empleado sea lo más positiva posible.

¿Qué es el offboarding y por qué es importante para las startups?

El offboarding es un protocolo de desvinculación que se lleva a cabo cuando un empleado está en proceso de dejar una empresa, ya sea de forma voluntaria o involuntaria.

Mientras que el onboarding se encarga de integrar a los nuevos empleados al puesto de trabajo y a la cultura de la empresa, el offboarding ofrece apoyo y guía en el periodo final del empleado dentro de la compañía. El objetivo de este proceso es asegurar el funcionamiento correcto de la empresa tras la desvinculación del colaborador. De igual forma, protege la reputación de la compañía y previene posibles problemas legales o financieros. Asimismo, el offboarding acompaña al empleado durante la terminación de su puesto y permite que éste se sienta valorado y apoyado por la corporación.

Un offboarding exitoso no solo le brinda una experiencia de salida positiva al colaborador, sino que también ayuda a reforzar el compromiso y la lealtad del equipo de trabajo de una startup. Cuando los empleados ven que una desvinculación es profesional, eficiente y cordial, su satisfacción aumenta y la cultura corporativa se consolida. Esto ayuda a mejorar la retención de los empleados y apoyar al crecimiento de la empresa.

Los 5 errores más comunes del proceso de offboarding y cómo evitarlos

Un buen proceso de offboarding requiere mucho más que la terminación de un contrato. Hay muchos elementos y agentes que forman parte del protocolo, lo que puede complicar la desvinculación. Aquí te presentamos los errores típicos en el proceso de offboarding y cuáles son las mejores formas de evitarlos:

• No preparar la documentación necesaria por adelantado: un offboarding requiere una gran cantidad de papeleo y trabajo administrativo. Ciertos tipos de terminaciones requerirán una carta de despido, mientras que otras necesitarán acuerdos de confidencialidad o indemnizaciones. Un buen proceso de offboarding es capaz de anticipar la documentación necesaria y así prevenir retrasos o complicaciones.
• No contar con un plan de comunicación claro: un gran error de offboarding consiste en no comunicar al futuro ex empleado cuál será el proceso de desvinculación. Esto puede generar incertidumbre y dañar la relación entre el colaborador y la empresa. De igual forma, es muy importante también hablar de la terminación del talento con el resto del equipo, con el objetivo de mantener la transparencia y fomentar el diálogo entre los empleados que permanecen en la empresa.
• No cumplir con las leyes locales en materia de pagos o beneficios: una de las recomendaciones para terminar contratos en startups consiste en cuidar todos los aspectos legales de la terminación. Es muy importante apegarse a los procesos de cumplimiento normativo, especialmente si estás trabajando con colaboradores a nivel internacional. Cada país tiene sus propias leyes y normativas con respecto a la desvinculación de un colaborador y los pagos e indemnizaciones correspondientes. No apegarse a ellas puede provocar que la empresa incurra en multas o disputas legales.
• Olvidar revocar los accesos del empleado: antes de completar una desvinculación, es indispensable que el equipo de recursos humanos y de IT anule los permisos del empleado para acceder a la información confidencial de la empresa. Los accesos al equipo tecnológico, al servidor interno e incluso las entradas al edificio donde opera la compañía deben ser modificados para proteger la seguridad del negocio.
• Deteriorar las relaciones con los empleados desvinculados: un proceso de salida puede ser complicado a nivel interpersonal. Especialmente si la terminación es involuntaria, las tensiones entre el empleado y los líderes del equipo y de la empresa pueden crecer. Si quieres que tu offboarding sea respetuoso y efectivo, presta mucha atención a las interacciones con el colaborador y ofrece apoyo y empatía durante la preparación de su salida.

Pasos para un offboarding exitoso en startups

La planificación del cierre de ciclo laboral en startups es vital para una desvinculación efectiva y sin complicaciones. Muchos fundadores o especialistas en recursos humanos no se toman el tiempo de elaborar una checklist especializada que los guíe para completar el ciclo de vida de un empleado. Por ello, aquí te presentamos los pasos necesarios para que el offboarding de tu startup tenga éxito:

• Gestiona la documentación y los avisos correspondientes: asegúrate de recopilar la carta de renuncia del empleado o de preparar tu carta de despido dentro del periodo de notificación estipulado por la ley. De igual forma, recopila el contrato laboral, la baja de seguridad social y los acuerdos de confidencialidad o de propiedad intelectual.
• Asegúrate de apegarte al cumplimiento legal y llevar a cabo los pagos finales: evita posibles multas o penalizaciones en materia legal y asegúrate de apegarte al cumplimiento normativo local. No te olvides de pagar el salario pendiente, la parte proporcional de las vacaciones no tomadas y cualquier otro beneficio incluido en el contrato. De igual forma, en caso de requerirlo, asegúrate de cubrir la indemnización correspondiente.
• Traspasa las responsabilidades del empleado y organiza el handover de su puesto: para evitar daños en las operaciones de la empresa, lo mejor es identificar qué tareas del empleado quedarán pendientes y asignar a un miembro del equipo para cubrirlas. De igual forma, pide al empleado que prepare la información y la documentación necesaria para que otro colaborador pueda llevar a cabo las responsabilidades del puesto.
• Desactiva las cuentas del empleado y bloquea sus accesos a los sistemas de la empresa: protege la información de tu empresa y de tus socios estratégicos revocando todos los permisos de acceso del empleado y recolectando tarjetas de ingreso, identificaciones de la empresa y cualquier otro tipo de información sensible.
• Notifica la desvinculación al equipo de trabajo: mantén una comunicación transparente con el equipo de trabajo del empleado que está por desvincularse. Explícales los motivos de la salida del colaborador y comenta los planes de handover y de contrataciones futuras.
• Realiza una entrevista de salida: crear este espacio de diálogo te permitirá discutir los pormenores del proceso de offboarding con el empleado, tales como fechas de salida, entrega del equipo informático y beneficios pendientes. De igual forma, también puedes obtener retroalimentación valiosa sobre su experiencia en la empresa.
• (Opcional) Establece una relación con el exempleado: si la desvinculación del empleado fue intencional, es recomendable terminar la relación laboral en los mejores términos posibles y dejar las puertas abiertas para una futura colaboración.

Cómo llevar a cabo el proceso de offboarding a nivel global o con contratistas independientes

Si tu empresa cuenta con trabajadores que se encuentran basados en diferentes países, los procesos de offboarding pueden ser muy diferentes a los de los empleados locales. Las leyes cambian dependiendo de la ubicación geográfica, por lo que los periodos de aviso de la terminación, las indemnizaciones y los beneficios de salida difieren dependiendo de la ubicación del colaborador que está por desvincularse. Cometer errores en materia de cumplimiento local puede ser muy riesgoso para las empresas, ya que pueden acarrear pérdidas económicas y problemas legales.

De igual forma, el proceso de despido de un trabajador independiente es muy diferente al de un empleado permanente. Mientras que la terminación de la relación entre una empresa y un empleado permanente conlleva mucho trabajo administrativo y una serie de responsabilidades legales y financieras para la startup, la de un contratista es mucho más sencilla. A diferencia de un empleado, un freelancer no tiene acceso a indemnizaciones ni a reclamaciones por desempleo. Todo el proceso de offboarding es más sencillo y requiere menos tiempo y esfuerzo por parte de la empresa.

No obstante, aunque tengas derecho de terminar el contrato de un trabajador independiente, recuerda que es necesario mantener una relación respetuosa que permita finalizar laboralmente en buenos términos. Notifica al empleado de la terminación de su contrato con suficiente tiempo de anticipación y paga todas las facturas pendientes antes de que el contratista deje de colaborar con tu startup.

Cómo Deel puede ayudarte (y protegerte) durante el proceso de offboarding

Los servicios de Deel te ofrecen el apoyo necesario para llevar a cabo las terminaciones de tus colaboradores de acuerdo con el cumplimiento legal. Gracias a sus sistemas automatizados, tu equipo de recursos humanos podrá terminar los contratos correspondientes, realizar los pagos finales y reunir toda la documentación pertinente para cerrar el ciclo del colaborador.

Como tu socio de soluciones de RR.HH., Deel se encargará de monitorear tus procesos de offboarding y se asegurará de que todas las normativas locales se sigan adecuadamente. De igual forma, también protegerá la información confidencial de tu empresa y sus stakeholders.

Deel también te ayudará a aplicar protocolos de offboarding tanto para empleados permanentes, como para contratistas independientes. Los procesos de terminación son diferentes para las distintas clasificaciones de empleados, pero gracias a Deel, tu personal de RR.HH. podrá despreocuparse de los pormenores y enfocarse en crear una buena experiencia de salida para el empleado.

El proceso de offboarding de tu startup no tiene por qué ser problemático

El offboarding de tu empresa es tan importante como el protocolo de onboarding. A pesar de las cuestiones de cumplimiento legal, la documentación requerida y el manejo de las relaciones interpersonales con el colaborador, un offboarding efectivo trae beneficios tanto para el empleado saliente como para la startup y su reputación.

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Desde el proceso de contratación hasta el retiro, la plataforma de Deel te permite gestionar el ciclo de vida completo de tus empleados y contratistas independientes.