Gestion de la performance continue : notre guide en 9 étapes

Les systèmes de gestion continue de la performance s'appuient sur des feedbacks réguliers pour favoriser l'amélioration constante du développement des collaborateurs. Contrairement aux entretiens annuels qui se concentrent sur le passé, l'approche continue se projette vers l'avenir.

Notre guide en 9 étapes accompagne les professionnels RH et les managers dans la mise en œuvre d'un système efficace de gestion continue de la performance. De la planification initiale au déploiement, notre approche vous permettra d'optimiser les performances de tous vos collaborateurs.

Étape 1 : Évaluez votre système actuel de gestion de la performance

Commencez par analyser votre processus existant. Il servira de point de référence pour votre nouveau système. Examinez en profondeur vos pratiques actuelles pour identifier les éléments à conserver dans votre approche continue. Posez-vous les questions suivantes :

• Les forces et faiblesses de votre système actuel : peut-être disposez-vous d'un processus d'évaluation solide, mais rencontrez-vous des difficultés à fixer des objectifs cohérents ou à donner des feedbacks réguliers ?
• Le niveau de satisfaction des collaborateurs et managers : collectez des données sur vos cycles d'évaluation. Recherchez les tendances de satisfaction autour des dates clés, notamment la semaine précédant et suivant vos entretiens de performance.
• Les scores d'amélioration des compétences et des performances : votre approche actuelle soutient-elle réellement le développement de vos collaborateurs ? Vos échanges et plans d'action leur permettent-ils de progresser en continu et d’améliorer leur performance ?

Une fois ce diagnostic établi, vous pourrez intégrer les aspects les plus pertinents de votre système actuel dans votre nouvelle approche.

Étape 2 : Planification initiale et définition des objectifs

Passer d'un modèle d'évaluation annuelle à une gestion continue de la performance comporte des risques. Et si votre nouvelle approche demandait trop de temps ? Ou n'apportait pas les résultats escomptés ? Pour éviter ces écueils, élaborez une stratégie de transition méticuleuse qui vous donnera une feuille de route claire vers le succès.

Définissez le calendrier de mise en œuvre

Commencez par déterminer le délai souhaité pour déployer votre nouveau système de gestion de la performance. Votre réponse dépendra de plusieurs facteurs :

• Le temps que vous pouvez consacrer à la transition : prenez en compte vos autres initiatives en cours. Risquent-elles d'entrer en conflit avec ce changement d'envergure ?
• Votre approche : par exemple, intégrer votre nouvelle méthode à votre système d'évaluation existant prendra moins de temps qu'un remplacement complet.
• La taille de votre organisation : elle détermine l'ampleur des formations à dispenser aux managers.
• L'adhésion de vos parties prenantes : pour obtenir leur soutien, impliquez tôt les acteurs clés : direction générale, équipes RH, managers et collaborateurs.

Définissez les objectifs de votre nouveau système

Fixer des objectifs mesurables pour votre nouveau système de gestion de la performance donne un cap et une raison d'être à votre équipe. Ces objectifs peuvent être :

• Axés sur les projets : ils alignent le système de gestion de la performance avec les objectifs stratégiques et les besoins opérationnels de l'organisation.
• Axés sur les comportements : ils reflètent les valeurs de votre entreprise, comme la promotion d'une culture de créativité et d'innovation.
• Axés sur le développement : ils garantissent que le système soutient l'engagement et le développement continu des collaborateurs.

Étape 3 : Concevez le cadre de gestion continue de la performance

Au moment de définir les détails de votre modèle de gestion continue, prenez position sur les éléments suivants :

Définition des objectifs

Déterminez qui pilote ce processus. Cette décision dépend souvent de la taille de votre entreprise.

Dans une petite structure, la direction peut souhaiter s'impliquer fortement. Dans une grande organisation, cette responsabilité sera plutôt déléguée aux responsables de département ou d'équipe.

Une fois les responsabilités attribuées, choisissez votre méthode de définition d'objectifs et la fréquence à laquelle vous prévoyez de les réviser et d'en mesurer la progression.

Fréquence des feedbacks

Déterminez le rythme auquel vous pouvez organiser des échanges réguliers sur la performance pour garantir l'efficacité de votre approche continue. De nombreuses entreprises optent pour des points hebdomadaires ou bimensuels. Examinez vos propres agendas pour vous assurer que ce rythme est tenable.

Données de performance

Définissez comment vous mesurerez la performance des collaborateurs. Travailleront-ils vers de grands objectifs en cochant des micro-objectifs et jalons intermédiaires ? Collecterez-vous des feedbacks multisources auprès des pairs, managers, collaborateurs directs, ainsi que des auto-évaluations ?

Évaluez la valeur et le volume de données de performance dont vous avez besoin. Comparez avec les ressources nécessaires pour les collecter et les analyser.

Méthodes de collecte des données

Sélectionnez les outils qui automatiseront vos cycles de gestion de la performance. Un logiciel sera indispensable, sauf si vous êtes une start-up ou une micro-entreprise.

Déterminez si vous devez investir dans une nouvelle plateforme ou si votre SIRH ou logiciel de gestion du personnel actuel dispose de fonctionnalités à activer.

Évaluation de la performance des managers

Les managers constituent un pilier de votre culture de gestion continue de la performance. Ils façonnent la croissance et le développement de leurs collaborateurs, mais bénéficient aussi de feedbacks réguliers sur leur propre style de leadership.

Définissez comment vous intégrerez l'évaluation des managers dans votre nouveau modèle.

Une autre piste consiste à collecter régulièrement des feedbacks ascendants auprès des collaborateurs directs. Ils servent d'indicateur de la performance managériale.

Étape 4 : Élaborez un plan de mise en œuvre détaillé

Votre plan de mise en œuvre dépendra de votre choix : intégrer le nouveau système à l'existant ou basculer vers un processus entièrement nouveau. Voici comment vous préparer dans chaque cas :

Intégration hybride avec vos évaluations traditionnelles

Si vous combinez votre ancienne méthode de gestion de la performance avec une approche continue, suivez ces recommandations :

• Préparez la transition en organisant des ateliers pour former managers et collaborateurs à votre nouvelle approche.
• Expliquez la logique du nouveau système, vos objectifs et les bénéfices qu'il leur apportera dans leurs fonctions.
• Proposez des formations adaptées au rôle de chacun : les managers apprécieront un accompagnement par coaching ou mentorat, tandis que les collaborateurs tireront profit de techniques d'auto-évaluation.
• Mettez en place des groupes pilotes au sein de certains départements ou équipes pour tester votre nouveau processus avant un déploiement global.
• Commencez par intégrer des mécanismes de feedback continu à vos entretiens annuels existants. Implémentez par exemple des points trimestriels et des sessions de feedback mensuelles.

Les entreprises qui apprécient les avantages de combiner gestion traditionnelle et feedbacks fréquents peuvent poursuivre avec cette méthode. Mesurez son succès par rapport aux objectifs fixés à l'étape 2.

Transition complète vers le feedback continu

Si vous préférez abandonner totalement les évaluations annuelles, vous pouvez utiliser la méthode ci-dessus pendant 1 à 2 cycles d'évaluation. Ensuite, remplacez-les entièrement par un système complet de feedback avec des points de suivi intégrés.

Dans les deux cas :

Créez un calendrier détaillé

Divisez la mise en œuvre en phases, puis fixez des jalons spécifiques pour chacune afin de suivre la progression et ajuster si nécessaire. Par exemple :

• Planification : 3 mois
• Tests pilotes : 3 mois
• Déploiement complet : 6 mois

Attribuez les responsabilités

Le succès du déploiement repose sur la compréhension par chacun de son rôle dans le processus. Définissez clairement les responsabilités des RH, des managers et des collaborateurs dans le nouveau système :

• Précisez les attentes envers les managers : ils doivent organiser des points réguliers et des discussions sur la performance avec leurs collaborateurs directs.
• Établissez des lignes directrices et bonnes pratiques pour les collaborateurs. Comment donner et recevoir un feedback efficacement ?
• Soulignez que le rôle des RH englobe la mise en œuvre mais aussi le soutien et l'amélioration continue du processus de gestion de la performance.
• Communiquez sur l'importance du développement et de l'amélioration continus via le feedback régulier.
• Identifiez et formez des ambassadeurs de la gestion du changement au sein de l'organisation pour soutenir et promouvoir le nouveau système.

Étape 5 : Formez les managers et les collaborateurs

Former vos équipes à la nouvelle stratégie de gestion de la performance se divise généralement en deux volets : la formation initiale et la formation continue. Voici comment les deux fonctionnent.

Programmes de formation complets

L'investissement initial dans une formation complète fournit à vos équipes tout ce dont elles ont besoin pour comprendre et utiliser le nouveau système. Assurez-vous que votre programme comprend :

• Du contenu pour les managers : comment donner un feedback constructif, maximiser la valeur des points réguliers et définir des objectifs SMART.
• Du contenu pour les collaborateurs : comment recevoir et exploiter les feedbacks, réaliser des auto-évaluations et participer activement à leurs propres discussions sur la performance.

Apprentissage et soutien continus

Une fois les bases acquises, l'apprentissage continu peut inclure les formats suivants pour renforcer les acquis et répondre aux défis quotidiens :

• Ateliers
• Modules d'e-learning
• Canaux de questions fréquentes (FAQ)

Étape 6 : Tests pilotes et collecte de retours

La phase pilote offre une opportunité précieuse pour identifier et résoudre les problèmes avant de déployer votre approche à plus grande échelle. Suivez ces étapes pour tirer le meilleur parti de vos tests :

• Sélectionnez les groupes pilotes : choisissez un échantillon diversifié de départements ou d'équipes pour tester le nouveau système. Par exemple, privilégiez les ventes et le juridique plutôt que les ventes et le marketing, qui peuvent avoir des fonctionnements trop similaires.
• Déterminez la durée du pilote : si le temps le permet, menez le pilote pendant au moins trois mois. Vous collecterez ainsi suffisamment de données et de retours.
• Collectez les données : utilisez des enquêtes et des entretiens individuels pour recueillir les feedbacks des participants. Au-delà des indicateurs pertinents qui vérifient votre progression vers vos objectifs, obtenez aussi des retours sur le niveau d'engagement des managers et collaborateurs dans votre nouveau modèle.
• Analysez les retours : en fonction de vos objectifs, apportez les ajustements nécessaires au système avant le déploiement complet.

Étape 7 : Déploiement complet et communication

Avant de lancer votre nouveau modèle d'évaluation de la performance, élaborez un plan de communication détaillé pour annoncer le déploiement et expliquer tous les avantages de la gestion continue de la performance. Procédez ainsi :

Mettez vos équipes au centre

Anticipez leurs questions et leurs difficultés. Fournissez-leur des réponses pour les maintenir alignées, informées et engagées tout au long du processus de mise en œuvre et au-delà, une fois qu'elles commenceront à partager leurs feedbacks en temps réel. Proposez des lignes directrices claires et des ressources, comme des guides utilisateurs, pour les aider à naviguer dans le nouveau système.

Organisez des événements de lancement

Créez de l'enthousiasme autour de votre nouveau système en le présentant lors de réunions plénières, webinaires et sessions de questions-réponses pour informer les collaborateurs et répondre à leurs interrogations.

Exploitez vos outils de communication internes

Utilisez les newsletters hebdomadaires, canaux Slack ou intranet de l'entreprise pour partager les actualités, mettre en avant les succès et renforcer l'importance du feedback continu.

Établissez des canaux de communication ouverts

Désignez un point de contact clair (une personne, une équipe ou même une adresse e-mail) que vos équipes pourront solliciter. Assurez-vous que les réponses au support sont rapides et utiles.

Soyez transparence

Si vous n'avez pas encore toutes les réponses mais travaillez à améliorer votre système de gestion de la performance, soyez honnête sur vos défis et vos plans. Aligner étroitement votre mise en œuvre avec la culture et les valeurs fondamentales de votre entreprise renforcera la confiance et stimulera l'engagement.

Étape 8 : Prévoyez l'amélioration continue

Fournir et analyser les feedbacks ne constitue que le début de votre nouvelle approche des évaluations de performance. Bouclez le processus en créant des plans d'action concrets pour la croissance de vos collaborateurs.

Chaque personne qui reçoit un feedback de renforcement ou de réorientation lors de points réguliers ou d'entretiens formels doit savoir comment l'exploiter pour améliorer continuellement sa performance et ses compétences.

Étape 9 : Suivi et amélioration continus

Comme toute initiative RH importante, une stratégie de gestion de la performance ne doit jamais être figée. Des évaluations régulières du processus garantissent que vos collaborateurs continuent de progresser, de développer leurs compétences et d'atteindre leurs objectifs de carrière. Pour mesurer l'efficacité de votre stratégie :

• Réalisez des audits réguliers : engagez-vous à effectuer des revues trimestrielles de votre système de gestion de la performance pour suivre les progrès par rapport à vos OKR et identifier les axes d'amélioration.
• Maintenez des boucles de feedback ouvertes : collectez régulièrement les retours des collaborateurs et des managers pour affiner continuellement le système.
• Utilisez la technologie pour suivre les progrès : un logiciel RH doté de capacités de reporting et d'analyse intégrées fournit des insights sur votre processus de gestion de la performance. Vous pourrez ainsi repérer les tendances et apporter les ajustements nécessaires.

Assurez une gestion continue de la performance fluide avec Deel Engage

Deel Engage est une suite RH alimentée par l'IA qui simplifie le suivi, l'évaluation et la gestion des performances de vos collaborateurs depuis une plateforme unique. Voici les fonctionnalités qui rendent cela possible :

• Feedbacks continus et points réguliers : notre plugin Slack structure vos entretiens hebdomadaires individuels. Partagez les ordres du jour, restez concentré et collaborez sur les points clés de discussion.
• Évaluations de performance personnalisées : permettez à vos équipes d'atteindre leur plein potentiel en leur offrant un espace centralisé pour les feedbacks de performance, les référentiels de carrière et les OKR.
• Intégration et automatisation fluides : Deel se connecte aux applications clés de votre écosystème technologique, notamment Google Workspace, Microsoft Teams et bien d'autres. Les données cruciales de développement circulent ainsi sans friction d'une plateforme à l'autre.
• Plans de développement des collaborateurs propulsés par l'IA : Deel Engage décuple votre productivité en élaborant des parcours de carrière, des programmes de formation et des plans de développement individuels en quelques minutes.
• Insights et analyses basés sur les données : notre plateforme offre des vues d'ensemble ou des analyses détaillées sur les éléments essentiels : matrices de compétences, profils de compétences, progression des objectifs, et plus encore.
• Gestion de la formation : attribuez des formations engageantes via une bibliothèque personnalisée de contenus externes ou internes que vous pouvez créer avec l'IA.
• Deel HRIS : notre SIRH mondial vous permet de gérer l'ensemble du cycle de vie des collaborateurs.

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