Guide 2025 : Embauchez et gérez vos travailleurs à distance

Bien que de nombreuses entreprises exigent que leurs employés retournent au bureau, le travail à distance ne semble pas prêt de disparaître. Aux États-Unis, environ 35 % des travailleurs dans divers secteurs ont la possibilité de travailler à distance tous les jours de la semaine. Selon Forbes, les travailleurs à distance avec des horaires flexibles sont généralement plus productifs et environ 20% plus heureux que les employés travaillant de 9h à 17h depuis des bureaux centralisés.

Le travail à distance n'est pas nécessairement une simple transition depuis le travail traditionnel. La gestion à distance diffère considérablement de la gestion d'équipe sur site, nécessitant de nouveaux styles de communication, technologies et processus.

Dans notre guide ultime, vous découvrirez les avantages et inconvénients du travail à distance ainsi que des stratégies pour recruter et bien gérer vos équipes à distance.

Qu'est-ce qu'une équipe à distance ?

Une équipe à distance se compose d'employés et de travailleurs indépendants opérant depuis différents endroits. Ils peuvent être répartis dans des villes, états, pays et différents fuseaux horaires.

Les équipes à distance, également appelées équipes distribuées, ne sont pas une nouveauté. Cependant, la transition de la technologie sur site vers celle basée sur le cloud et le développement d'outils de collaboration à distance ont permis aux entreprises de recruter facilement des talents du monde entier.

Quelle différence entre le télétravail "friendly" et le télétravail "first" ou "hybride" ?

Ces deux types de télétravail ne signifient pas la même chose, voici comment les différencier : Les entreprises axées sur le télétravail "friendly" permettent aux employés de travailler depuis chez eux sans avoir à se rendre régulièrement dans un bureau. Ces entreprises mettent en place des systèmes et processus dès le départ pour offrir une expérience optimale de travail à domicile. Elles peuvent organiser des réunions sur site trimestrielles ou annuelles où les employés à distance se rassemblent depuis leurs bureaux à domicile respectifs (à travers le monde) pour collaborer en personne.

D'autre part, les entreprises favorables au télétravail "hybride" permettent aux employés de travailler depuis chez eux une partie ou la majorité du temps, mais exigent une présence en personne occasionnelle. Elles doivent mettre en place des processus de travail sur site et à distance ainsi que des politiques hybrides pour garantir l'égalité entre toutes les équipes, quelque soit le rythme choisi.

Découvrez 12 exemples de modèles de travail hybrides pour vous inspirer

Avantages des équipes à distance

Une équipe à distance est performante si sa culture, ses processus et son leadership sont solides et opérationnels. Les meilleures équipes à distance bénéficient des avantages suivants.

Des employés à distance plus épanouis et productifs

Le principal avantage des équipes à distance est l'opportunité de bénéficier d'un travail véritablement flexible. Les membres de l'équipe qui travaillent depuis chez eux (ou d'autres lieux en dehors du bureau) se débarrassent des trajets quotidiens et, souvent, d'horaires fixes et contraignants.

Les travailleurs à distance peuvent parfois avoir des horaires ou tranches horaires spécifiques, surtout s'ils travaillent dans le service client. Mais de nombreux travailleurs à distance peuvent opérer à des heures flexibles et organiser leur journée de travail autour de leur vie, et non l'inverse. Cela permet un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ainsi qu'une force de travail plus heureuse et productive.

Accédez à un plus large vivier de talents d'exception

Le travail à distance vous permet d'embaucher les meilleurs talents, et non les plus proches. De nombreuses entreprises en télétravail recrutent partout dans leur pays—ou même dans le monde entier—pour accéder aux meilleurs talents. La plupart des entreprises peuvent également trouver des travailleurs qualifiés dans des régions où le coût de la vie est plus bas, afin d'embaucher des talents qu'elles ne pourraient pas se permettre.

Économisez sur vos coûts des bureaux physiques

De nombreuses entreprises avec des équipes de travail à distance se libèrent d'espaces de travail, économisant ainsi des milliers (voire des dizaines de milliers) de dollars chaque mois sur le coût de location et d'entretien d'un bureau physique.

Les entreprises faisant ce choix peuvent alors offrir à leurs membres d'équipe à distance des avantages supplémentaires tels que des allocations pour le télétravail ou de l'argent pour équiper leur bureau à domicile.

Grandissez dans de nouvelles régions, langues et fuseaux horaires.

Une équipe à distance—surtout une équipe internationale—vous permet de fournir des services 24 heures sur 24 dans de nouvelles langues et régions. Cela est particulièrement utile pour les équipes de vente et service client, leur permettant de nouer de meilleures relations clients.

Les défis uniques des équipes internationales et à distance

Le recrutement d'équipes à distance devient plus complexe lorsqu'il faut recruter des talents de différents pays. Découvrez ci-dessous les challenges à prendre en compte pour bien embaucher à l'international.

Conformité avec les lois locales du travail

Lorsque vous embauchez des employés provenant d'autres pays, vous devez respecter les lois du pays d'origine de l'employé, et non celles du pays d'origine de l'entreprise. Les entreprises internationales génèrent des contrats et mènent des activités conformes à un large éventail d'exigences en matière de travail, telles que les congés payés ou la documentation fiscale.

Paie internationale et conformité fiscale

La paie mondiale est nettement plus complexe que la paie locale, surtout si vous embauchez des employés de plusieurs pays étrangers. Par exemple, vous embauchez des personnes des Pays-Bas, de Colombie et du Nigeria. Ces pays ont des lois sur le salaire minimum différentes, des méthodes de paiement disponibles variées, des lois fiscales distinctes, des exigences concernant la mauvaise classification des employés, et bien plus encore. Les pénalités pour non-conformité sont sévères, c'est pourquoi les entreprises préfèrent souvent externaliser la paie internationale pour économiser du temps, de l'argent et tous les efforts nécessaires à sa gestion en interne.

Comment recruter une équipe à distance

Les entretiens d'embauche en personne et virtuels ont le même objectif : déterminer si un candidat et une entreprise sont compatibles. Cependant, malgré des approches plus ou moins similaires, un entretien pour l'embauche d'un employé à distance nécessite de prêter plus d'attention à la technologie.

Utilisez la technologie à distance pour améliorer le recrutement virtuel.

Un entretien à distance nécessite un ensemble d'outils. Il est probable que votre entreprise en ait utilisé bon nombre en raison de la pandémie et la transition soudaine vers le télétravail. Mais si ce n'est pas le cas, vous devrez utiliser certains outils pour compenser le manque d'interaction sociale en face à face, à savoir Zoom ou un autre outil de vidéoconférence.

Préparez-vous aux problèmes techniques lors des entretiens à distance.

Votre professionnalisme et la première impression du candidat dépendent d'une connexion Internet stable et de la capacité des deux parties à gérer les imprévus techniques et les distractions qui peuvent survenir.

En tant que responsable de l'entretien, il est dans votre intérêt de dissiper toute gêne en rassurant le candidat que les problèmes techniques et distractions font partie intégrante des entretiens à distance et n'affecteront pas ses chances d'obtenir le poste. Pour contourner les éventuelles difficultés techniques :

• Envoyez un e-mail au candidat en lui fournissant à l'avance toutes les informations relatives à l'entretien.
• Prévoyez un plan de secours en cas de problème technique ou de mauvaise connexion Internet.
• Commencez l'entretien par une conversation informelle.

Déterminez comment payer les travailleurs à distance

Le paiement des travailleurs à distance dépend de leur classification et de leur localisation. Si vos employés résident dans le même pays ou la même région que votre entreprise, les payer est assez simple puisque vous suivez le même processus que pour vos employés de bureau. Vous devriez :

• Ajouter l'employé à votre système de paie.
• Payer les contributions locales
• Déduire les taxes pertinentes de leur revenu.

Vous avez trois options pour payer votre équipe internationale à distance :

Créer une filiale étrangère et gérer la paie localement : Ouvrir une filiale étrangère est un processus complexe, mais c'est la solution la plus sûre et permanente pour les entreprises qui souhaitent s'étendre dans un autre pays. Une fois que vous avez ouvert la filiale étrangère, vous opérerez en tant qu'entreprise pleinement fonctionnelle dans ce pays et pourrez gérer la paie de tous les employés que vous embauchez.

Externalisez la paie à un employeur de référence (EOR) : Un EOR possède et exploite des entités dans de nombreux pays et embauche des employés pour le compte d'autres entreprises afin de leur éviter d'avoir à créer des filiales étrangères. Les prestataires de services EOR conservent également les dossiers de paie et peuvent payer de nombreux employés internationaux à distance, dans leur devise locale à travers plusieurs pays et régions, tout en suivant le bon fonctionnement de la paie. Un EOR est souvent l'option favorite pour payer les employés étrangers, car il s'occupe de toutes les formalités locales d'emploi et automatise la paie en votre nom pendant que vous gérez l'emploi du temps et le travail de vos équipes.

Embauchez et payez des travailleurs à distance en tant que freelance

Les entreprises nécessitant un soutien à court terme ou basé sur des projets peuvent engager des travailleurs indépendants au lieu d'embaucher des employés. En tant que client, vous n'avez pas besoin de posséder une entreprise dans le pays des freelances pour les embaucher légalement. Vous êtes responsable de payer la facture dans leur devise locale selon les termes et le calendrier convenus, mais pas des avantages sociaux et taxes locales qui y sont associés. Le travailleur indépendant doit payer ses impôts et organiser ses avantages sociaux lui-même. Les meilleurs outils pour payer les freelances incluent les plateformes de paiement numérique, telles que PayPal, et les cartes prépayées comme la Deel Card.

Notez que les employés et travailleurs indépendants impliquent des relations de travail différentes. Les employés doivent effectuer leur travail selon les préférences de l'entreprise, tandis que les freelances sont autonomes sur leur manière de travailler mais aussi sur le moment et le lieu où ils opèrent. Si vous traitez un travailleur indépendant comme un employé, vous risquez des pénalités pour mauvaise classification.

12 conseils en management pour créer une équipe productive et engagée à distance

Pour gérer une équipe à distance avec succès, vos attentes doivent être claires dès le début. Vous devez fournir les bons outils pour collaborer et communiquer efficacement, et informer vos nouvelles recrues de vos politiques et processus de travail à distance pour garantir leur réussite.

1. Réinventez votre processus d'intégration des équipes

Un processus d'intégration efficace est essentiel pour faire une excellente première impression, renforcer la rétention des employés et améliorer la performance des nouvelles recrues, afin qu'elles réussissent dans leur poste.

L'intégration de nouveaux employés au bureau commence généralement par une visite des lieux de travail. Dans un environnement de travail à distance, le processus d'intégration est assez différent. Les entreprises doivent les aider à s'installer et utiliser les outils numériques pour instaurer proximité et chaleur humaine.

Bien que l'intégration en ligne puisse sembler plus forcée ou artificielle, un processus réussi d'intégration à distance est possible. De nombreuses organisations constatent même que l'intégration en ligne est plus rationalisée et évolutive, grâce à la disponibilité de logiciels d'intégration sophistiqués.

L'Onboarding par Deel, par exemple, est un plugin RH conçu pour les équipes qui aide les entreprises à automatiser l'intégration en ligne. Il crée des flux de travail automatisés dans Slack pour transformer les nouvelles recrues, dès le premier jour, en employés performants. Il attribue également des tâches automatiques en fonction de la localisation ou du département du nouvel employé et réduit ainsi la charge de travail manuelle.

Chaque semaine, les membres de l'équipe reçoivent un message sur Slack les jumelant avec un autre membre de l'équipe et leur offrant la possibilité de trouver un moment pour se rencontrer virtuellement ou en personne.

Obtenez une checklist en anglais complète pour bien intégrer vos équipes et rationaliser votre différents processus.

2. Adoptez des outils et processus de communication adaptés au travail à distance.

Dans le monde du télétravail, une communication efficace repose sur des compétences de leadership virtuel et le bon ensemble d'outils.

Les employés à distance travaillant dans divers lieux et fuseaux horaires peuvent ne pas être disponibles simultanément. Par conséquent, les équipes à distance doivent adopter à la fois des formes de communication synchrones et asynchrones pour permettre aux équipes de communiquer à leur propre rythme et en temps réel.

Les exemples les plus courants de communication synchrone à distance sont les :

• Appels vidéo via Zoom ou Google Meet
• Appels téléphoniques individuels ou en conférence
• Réunions d'équipe virtuelles et réunions générales de l'entreprise sur des plateformes de visioconférence comme Livestorm.

Exemples de communication asynchrone à distance :

• L'e-mail
• Les messages vidéo préenregistrés (via Loom)
• Les notes dans les outils de gestion de projet (comme Basecamp, Asana et Trello)

Certains outils, comme Slack, fusionnent la communication asynchrone et synchrone. Slack se qualifie d'outil de communication en temps réel, car les utilisateurs ont tendance à échanger des messages de manière interactive sur l'application. Cependant, Slack ne nécessite pas de réponse immédiate, ce qui le rend également asynchrone.

3. Adoptez des activités de renforcement d'équipe à distance

Lorsque les collègues ne partagent pas de réels moments sur un même lieu de travail, il peut être difficile de créer des liens et développer un sentiment d'appartenance. Vous pouvez remédier à cela en facilitant l'engagement social en ligne et en organisant des activités de teambuilding à distance. Ces événements virtuels peuvent vous aider à construire et maintenir la culture d'entreprise dans vos équipes, à renforcer les liens entre talents et augmenter l'engagement des employés.

Permettez aux équipes à distance de créer des canaux Slack de type "machine à café" où les membres peuvent discuter de leurs centres d'intérêt personnels et encouragez les employés à prendre des pauses café virtuelles en tête-à-tête pour se ressourcer pendant leurs heures de travail. Planifiez des rencontres d'équipe virtuelles où les équipes peuvent jouer à des jeux et discuter de sujets légers et non professionnels.

4. Priorisez l'inclusion de vos équipes à distance

Créer un environnement de travail diversifié, équitable et inclusif est tout aussi important pour les équipes à distance que pour les équipes en présentiel. Les entreprises qui adoptent des pratiques de travail inclusives aident leurs talents à distance à se sentir sur un pied d'égalité, indépendamment de leur origine, localisation ou intitulé de poste.

Les pratiques inclusives à adopter sur le lieu de travail :

• Créez une politique d'égalité, de diversité et d'inclusion. Partagez-la en interne et en externe pour aider vos équipes à distance à incarner ces valeurs, attirer et accueillir de nouveaux talents à distance issus de divers horizons.
• Favorisez la transparence et la communication honnête et franche. Créez un espace sûr pour que les travailleurs à distance puissent partager leurs sentiments et expériences sans jugement ni conséquences.
• Analysez vos systèmes et traditions pour identifier et éliminer toute pratique ou préjugé discriminatoire. Par exemple, vérifiez votre processus de recrutement et supprimez les exigences discriminatoires ou le langage spécifique au genre.

5. Suivez la performance de vos employés à distance

Créez des processus et systèmes pour mesurer la productivité des employés à distance sans perdre leur confiance ou frôler le micromanagement. Par exemple, la définition d'objectifs, les entretiens individuels hebdomadaires et les indicateurs clés de performance (KPI) sont d'excellents moyens de suivre la performance de vos équipes à distance tout en respectant leur indépendance.

Cependant, des pratiques comme le suivi du temps de travail et les logiciels de surveillance informatique peuvent être intrusives et causer un stress inutile.

6. Aidez vos nouveaux employés en télétravail à évitez l'épuisement professionnel

Les travailleurs à distance organisent leurs journées entre travail et temps libre, car il n'y a pas souvent d'heures de bureau fixes ni de trajets quotidiens. Cela peut conduire à l'épuisement professionnel, ce qui impacte la productivité tant au niveau organisationnel que personnel.

Pour assurer le bien-être de vos équipes et augmenter leur productivité à domicile, soutenez vos employés en télétravail en les aidant à maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Conseillez-les sur les pratiques de travail à distance saines et encouragez-les à prendre le temps de se reposer et d'être entourés de leurs proches.

7. Formez vos employés à distance

Vos nouvelles recrues qui démarrent le télétravail ont besoin de formation et soutien pour les aider dans leur évolution.

En plus d'apprendre tous les aspects de leur poste, vos nouveaux travailleurs à distance bénéficient également d'une formation sur :

• La cybersécurité
• La communication efficace
• Comment éviter l'épuisement professionnel

Une fois que vous avez choisi vos sujets de formation, vous devrez décider comment les dispenser. Que vous souhaitiez organiser des sessions dirigées par un instructeur ou utiliser un logiciel d'apprentissage en ligne pour que les nouvelles recrues puissent apprendre à leur propre rythme (ou faire les deux !) dépend de vous.

8. Réduisez ou éliminez les réunions

La réunion qui aurait pu être un e-mail, ça vous dit quelquechose ? Bien que de nombreuses équipes aient la vieille croyance que les réunions d'équipe augmentent la productivité, elles affectent négativement l'efficacité et la concentration des employés. Une fois que vos nouveaux talents sont pleinement intégrés, il n'est par exemple pas nécessaire de faire des points quotidiens—une réunion hebdomadaire suffit.

Pour permettre à vos équipes à distance de se concentrer sur leur travail, éliminez les réunions qui :

• N'ont pas un objectif clair
• N'ont pas un problème concret à résoudre.
• Pourraient être communiquées de manière asynchrone.

Même si vous réduisez le nombre de réunions, gardez d'autres canaux de communication ouverts. Dans un environnement de travail à distance, nous ne pouvons pas passer au bureau d'un collègue pour poser une question, il est donc important que les employés à distance sachent qu'ils peuvent communiquer en dehors des réunions.

9. Créez une politique de télétravail

Si vous adoptez le modèle de travail à distance pour la première fois, il est probable que vous deviez créer certains processus à partir de zéro, tandis que d'autres devront être adaptés aux nouvelles conditions. Créer une politique de travail à distance vous permettra de communiquer instantanément à vos équipes toutes les règles et processus et disposer d'une source de référence pour vous aider à résoudre les éventuels défis.

Votre politique de télétravail devrait faire partie de la documentation d'intégration des nouveaux employés afin que les nouvelles recrues puissent immédiatement se familiariser avec le fonctionnement des différentes procédures de l'entreprise.

Découvrez nos modèles en anglais de politique de télétravail gratuits et modifiables ici :

• Modèle de politique de congés payés (PTO)
• Modèle de politique de relocalisation des employés
• Modèle de politique de suivi du temps et de présence des employés à distance
• Modèle de politique des avantages obligatoires mondiaux

10. Développez vos compétences en gestion

Un des éléments fondamentaux pour bien gérer vos travailleurs à distance réside dans le travail constant sur vos compétences en leadership.

Près de la moitié des employés ayant participé à une enquête de Ten Spot ont déclaré qu'ils envisagent de quitter leur emploi en raison de la mauvaise gestion de leur manager actuel, ce qui montre bien qu'entretenir de bonnes relations avec ses subordonnés directs peut faire une énorme différence.

De la même manière que vous organisez des formations pour vos équipes, vous devriez également réfléchir à votre propre style de gestion, comment encourager le travail d'équipe et d'autres valeurs fondamentales, comment les mettre en avant et célébrer leurs succès et étapes importantes pour renforcer leur moral et les faire évoluer dans leur carrière.

11. Encouragez une communication efficace

La meilleure façon d'assurer une communication efficace parmi les équipes à distance est de créer un guide définissant les outils et processus de communication que les organisations peuvent partager lors de l'intégration de nouveaux talents.

Offrez à votre équipe à distance la possibilité de donner leur avis sur ces processus et outils afin de garantir une amélioration continue.

12. Investissez dans des outils pour améliorer la collaboration des équipes à distance.

Chaque organisation a des besoins et des objectifs uniques. Cependant, la pile technologique que de nombreuses équipes à distance utilisent comprend :

• Trello
• Asana
• Monday.com
• HubSpot
• Jira
• Slack
• Microsoft Teams
• Basecamp

Ces outils offrent la visioconférence, la messagerie instantanée, la gestion de projet et d'autres fonctionnalités dont les équipes ont besoin pour bien accomplir et suivre clairement leurs différentes tâches.

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