how long does it take for everyday payroll to process

Combien de temps faut-il pour traiter la paie ?

Payez vos employés à temps à la fin du mois : découvrez les différentes méthodes de paiement et la durée de traitement de la paie pour chacune d'elles.

PJ Quenardel
Written by PJ Quenardel
juin 15, 2024
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Ce qu'il faut retenir

  1. Certaines entreprises rapportent que le temps total consacré au traitement de la paie est de 21 jours par an.
  2. Pour accélérer le processus de paie, les entreprises ont tout à gagner à l’automatiser et à envisager l'externalisation de la paie en la confiant à un prestataire global, comme Deel.
  3. Avec Deel, vous pouvez payer toutes vos équipes en un clic et gérer la paie des salariés, des employés portés (EOR) et des indépendants sur une seule plateforme.

 

Le processus de paie automatisé prend généralement un à deux jours ouvrables. Une fois que le processus de paie est lancé, les employés peuvent s'attendre à recevoir leur salaire dans un délai de deux à trois jours.

En utilisant un logiciel de gestion de la paie, les employés reçoivent généralement leur paiement dans les cinq jours suivant la fin de la période de paie. Cependant, le délai exact dépend de la méthode de paiement utilisée. Les délais pour les virements bancaires directs, les chèques et les méthodes plus récentes comme les portefeuilles numériques peuvent varier.

Avec Deel, explorez ces différentes méthodes de paiement, les étapes impliquées et le délai final de traitement de la paie.

Facteurs influençant la vitesse du traitement de la paie

Le principal point de friction pour la paie est le temps nécessaire à la personne chargée des calculs, qui doit déterminer le montant exact que chaque employé doit recevoir. Plus précisément, la vitesse du traitement de la paie et la date de paiement sont impactées par plusieurs facteurs.

Quel est le délai maximum pour recevoir son salaire en France ?

On entend un peu de tout sur les délais de paie. Mais en réalité, aucun texte de loi ne précise de dates concernant le paiement des salaires. La loi dit en revanche que le salaire doit être versé chaque mois à date fixe. L'article L 32242-1 du Code du travail indique que « le paiement du salaire est effectué une fois par mois. », notamment pour les salariés. 

Cependant, cette loi ne s'applique pas aux salariés travaillant à domicile, aux salariés saisonniers, aux salariés intermittents et aux salariés temporaires.

Pour les indépendants, en principe, le délai de paiement est de 30 jours à partir de la réalisation de la prestation de services. La durée de ce délai peut varier en fonction de ce qui a été inclus dans le devis ou le contrat.

Automatisation ou traitement manuel ? 

Le traitement manuel des bulletins de paie repose sur des feuilles de calcul et des outils de base. Ils peuvent sembler moins coûteux, mais les entreprises qui utilisent la paie manuelle passent plus de temps sur la paie et rencontrent beaucoup plus d'erreurs.

Une enquête récente a révélé que 49 % des petites entreprises trouvaient le processus de paie frustrant. 47 % le trouvent compliqué, et 44 % le qualifient de confus. Dans l'ensemble, certaines entreprises rapportent que le temps total consacré au traitement de la paie est de 21 jours par an.

Une alternative aux méthodes manuelles s'impose : désormais, les entreprises ont accès au logiciel de paie automatisé. Compte tenu du temps gagné et des erreurs évitées sur les fiches de paie, la paie automatisée offre de nombreux avantages et des prix abordables.



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Changements de réglementations 

La paie doit être conforme aux lois locales. Se mettre en conformité avec les nouvelles réglementations peut considérablement ralentir les processus de paie. Néanmoins, cet aspect est essentiel pour réduire les erreurs et les pénalités de paie. On peut notamment faire référence à de récents changements dans le Code du travail : 

  • Le salaire minimum interprofessionnel de croissance (Smic) est régulièrement revalorisé. Chaque année, le Smic fait l'objet d'une revalorisation annuelle au 1er janvier, pour tenir compte de l'évolution de l'inflation. Le Smic peut également évoluer quand l'inflation dépasse les 2%. 
  • L'acquisition de droits à congés payés pendant un arrêt maladie a récemment évolué. La loi n°2024-364 du 22 avril 2024 instaure une équité totale dans l'acquisition des congés payés dans n'importe quel cas d'arrêt maladie (professionnelle ou non professionnelle), se conformant ainsi à la législation européenne.

Mise en conformité avec les réglementations locales

Il est également impératif de vous conformer aux nouvelles lois si vous embauchez et payez des employés dans de nouveaux États ou pays.


Un responsable RH ou un PDG doit être capable de gérer rapidement des contrats locaux pour tous types de populations, quel que soit leur statut. Si une entreprise souhaite développer son activité dans un autre pays, elle doit pouvoir accéder au contrat local en quelques clics, en respectant les réglementations en vigueur et être en mesure de payer les services dans la monnaie locale

Julien Couderc, Country Leader & Head of Expansion France, Deel via My RH Line, Deel via My RH Line

Chaque pays a son propre Code du travail, et les employeurs doivent respecter les lois en vigueur dans l'État où réside chacun de leurs employés. Par exemple, chaque pays a des lois différentes sur la saisie sur salaire. Ceci signifie que l'État peut exiger que les employeurs prélèvent de l'argent sur le bulletin de paie d'un employé pour rembourser des dettes.

La paie à l'international est un défi majeur pour les entreprises, car chaque pays a ses propres taxes sur la paie, devises locales, lois sur le travail, lois sur la gestion des données, et plus encore. Si vous choisissez d'embaucher des employés internationaux, soyez conscient de ces obstacles (et de vos options pour obtenir de l'aide).

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Gestion des heures supplémentaires

Les employeurs doivent payer des salaires plus élevés pour les heures supplémentaires. Suivre ces heures est chronophage et peut entraîner un retard dans le traitement des bulletins de salaire et un retard de paiement des salaires. Dans certains cas, les employés soumettent eux-mêmes leurs feuilles de temps pour les heures supplémentaires. Les soumissions tardives peuvent également avoir un impact sur la paie - voire entraîner leur non-paiement.

Temps de traitement pour les méthodes de paiement populaires

Les entreprises et les employés disposent de plus d'options que jamais pour les paiements. Les virements bancaires sont devenus légion dans de nombreux secteurs, et certaines entreprises peuvent même utiliser des portefeuilles électroniques et des méthodes de paiement numériques en cryptomonnaies lorsque la législation locale l’autorise.

Les virements bancaires prennent 1 à 3 jours 

Un virement bancaire direct est une méthode électronique de versement des fonds sur le compte bancaire d'un employé. Le processus automatique est rapide, pratique, sécurisé et réduit le temps d'attente pour les employés. En bonus, les transactions laissent des traces précises, faciles à consulter.

Pour utiliser les virements bancaires directs, vous devez :

  • Choisir un fournisseur de services de paie ;
  • Amorcer le processus de virement direct via un portail bancaire ou un logiciel de paie ;
  • Collecter les informations des employés, y compris leur RIB (Relevé d'Identité Bancaire) ;
  • Saisir les informations bancaires des employés dans votre système de paie ;
  • Créer un calendrier de paie et de virement direct et confirmer les délais de paie ;
  • Exécuter la paie.

Une fois cela fait, la banque regroupe tous les virements bancaires directs et les envoie à la Chambre de compensation automatisée (ACH) à intervalles réguliers et prédéterminés. L'ACH envoie le virement bancaire direct à chaque banque d'employés, qui crédite les comptes de chèques ou d'épargne de vos employés en conséquence.

Vous cherchez des modes de paiement à l’international flexibles ?

Offrir à vos équipes plusieurs options de paiement dans le monde entier vous permet d’être plus attractif sur le marché du travail. Découvrez comment Deel facilite la gestion de la paie à l’international.

 

Les chèques prennent 2 à 5 jours

Le paiement par chèque (appelé également chèque barré) implique de rédiger le chèque et de l'envoyer par courrier (ou de le remettre en main propre) à l'employé. L'employé doit ensuite déposer le chèque à la banque avant que les fonds n'apparaissent sur son compte.

En moyenne, les chèques prennent deux à cinq jours pour être encaissés. Si vous payez les employés par chèque manuscrit, vous devez prévoir au moins cinq jours pour que votre employé reçoive les fonds à temps.

 

 

Quelles méthodes de paiement sont disponibles via Deel ?

Les clients de Deel peuvent facilement lier de nouvelles méthodes de paiement à leurs comptes tels que les paiements ACH, SEPA, BACS, PAD, Brex, par carte de crédit et par carte de débit. Vous pouvez également payer par virement manuel depuis votre banque, votre compte Wise ou Mercury, ou envoyer un transfert de cryptomonnaie via Coinbase.

Au cours du processus de paiement, vous pouvez choisir votre méthode de paiement préférée parmi la liste et voir où chaque méthode est disponible dans le monde. Vous pouvez ainsi consulter les frais des prestataires.


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Comment fonctionne le traitement de la paie ?

Les processus de paie comportent trois grandes étapes : prépaie, paie et post-paie. Les étapes de fonctionnement de la paie varient légèrement en fonction de la manière dont vous gérez votre processus de paie et du prestataire de services de paie externe.

Processus de paie interne 

Chaque entreprise a ses propres méthodes pour gérer la paie, mais les étapes suivantes sont universelles : 

  • Rassembler et organiser les documents : assurez-vous d'inclure le numéro d'identification de l'employeur (EIN), le numéro d'identification fiscale de l'employé et toutes les informations financières complémentaires sur les formulaires fiscaux appropriés.
  • Mettre en place un calendrier de paie : prenez en compte divers facteurs tels que les flux de trésorerie et les délais de transmission.
  • Calculer le salaire brut : le salaire brut est le montant d'argent que chaque employé gagne avant impôts. Pour les employés horaires, le salaire brut dépend des feuilles de temps.
  • Comptabiliser les déductions : déduisez les taxes sur les salaires telles que la Sécurité sociale et l'assurance maladie.
  • Payer les employés : sur la base des calculs précédents, l'employé reçoit le salaire net.

À partir de la date de fin de la période de paie, les employés devraient recevoir leur argent sous cinq jours.

Gardez un enregistrement détaillé de chaque étape du processus et assurez-vous que les registres de paie sont à jour et accessibles. Le logiciel de paie simplifie le processus en effectuant automatiquement les calculs et en déclenchant les fonds.

Processus de paie externe

De nombreuses entreprises choisissent d'externaliser le processus et de le confier à un service de paie, comme Deel, qui fait le plus gros du travail.

La paie à l'international de Deel simplifie le processus de paie en permettant aux équipes internationales de payer tous leurs travailleurs à partir d'une même plateforme. Avec un réseau d'experts juridiques et de paie couvrant plus de 110 pays, nous fournissons une gestion de la paie et de la conformité de bout en bout. Utilisez vos propres entités pour employer les membres de votre équipe et laissez-nous gérer le reste :

  • Paie ;
  • Conformité ;
  • Déductions et avantages ;
  • Déclaration et versement des impôts ;
  • Collecte des pensions ;
  • Bulletins de paie ;
  • Départ des employés ;
  • Intégration des employés.

En externalisant la paie à Deel, nos experts s'assurent que les paiements sont exacts et effectués à temps conformément aux contrats de travail et en conformité avec les lois locales. Voici un aperçu du processus :


1. Sélectionnez une entité avec le statut « En attente de financement ».

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2. Cliquez sur « Payer ».

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3. Sélectionnez votre méthode de paiement et suivez les instructions pour le paiement. Cette phase peut inclure des étapes supplémentaires selon la méthode de paiement choisie.

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4. Vérifiez le récapitulatif de paiement et confirmez le paiement.

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Note : Ce processus vous guide à travers le processus de paiement des employés via Deel. Si vous payez directement les employés via un gestionnaire de paie local, Deel vous fournit un fichier CSV et tous les détails de paiement nécessaires pour compléter le processus dans le tableau de bord Deel. Regardez la vidéo ci-dessous pour voir une démonstration du processus.

Questions fréquentes sur le traitement de la paie

En savoir plus sur le traitement de la paie ci-dessous.

Le traitement de la paie internationale prend-il plus de temps ?

Les composantes de la paie internationale ajoutent du temps et de la complexité au processus de paie. Chaque nouveau pays introduit des lois et des réglementations locales différentes, des devises, des avantages pour les employés, des taux de change, des lois sur le traitement des données, des frais bancaires et des taxes.

Cependant, le processus de paie internationale ne devrait pas vous empêcher d'embaucher à l'échelle mondiale. Une solution de paie à international telle que Deel peut optimiser les processus de manière rapide et efficace.

Pourquoi le traitement de la paie est-il si long ?

Les diverses tâches telles que le calcul des heures travaillées et des impôts prennent du temps et nécessitent une attention particulière. Les Ressources Humaines de votre entreprise manquent parfois de personnel. Le temps exact nécessaire pour traiter la paie dépend de l'utilisation d'un logiciel de paie ou du recours à une partie externe.

La conformité aux lois sur la paie doit également être assurée avant, pendant et après l'exécution de la paie, ce qui augmente le temps et les ressources nécessaires pour le versement des salaires.

Payroll Compliance Checklist Infographic | Deel

Comment accélérer le traitement de la paie ?

Les moyens les plus efficaces pour accélérer le processus de paie sont les suivants :

  • Utiliser des systèmes de paie automatisés ;
  • Externaliser la paie à une tierce partie ;
  • Offrir des calendriers de paie flexibles ;
  • Permettre plusieurs options de retrait et de paiement ;
  • Utiliser une solution de paiement groupé pour payer toute votre équipe en un clic ;
  • Proposer le paiement à la demande.

Qu'est-ce que le paiement à la demande ?

Le paiement à la demande, également connu sous le nom d'accès au salaire gagné (EWA, Earned Wage Access), est une option de paiement polyvalente proposée par Deel aux employés portés (EOR). Elle permet aux employés d'accéder à une partie de leur revenu gagné avant leur jour de paie régulier.

on demand payroll deel

Cette flexibilité accrue contribue à améliorer le bien-être et le pouvoir d'achat des employés, en atténuant le stress financier lié à des dépenses imprévues ou des problèmes de budget. Le paiement à la demande est souvent une alternative préférée au crédit renouvelable ou aux prêts sur salaire, une voie courante pour ceux qui paient leurs factures en retard ou vivent de chèque en chèque en fonction de leurs heures de travail.

En fournissant aux employés un accès anticipé à leurs fonds, les entreprises peuvent améliorer l'engagement et la satisfaction des employés. Veuillez noter que le paiement à la demande n'est pas la même chose que le paiement quotidien, où les travailleurs peuvent accéder à leur salaire gagné à la fin de chaque journée de travail ou le lendemain.

 

Quelle est la date limite de traitement de la paie chez Deel ?

Chez Deel, nous proposons un guide détaillé des délais pour les soumissions de paie. Nous utilisons des dates limites pour verrouiller nos rapports et données de paie, garantissant ainsi que le cycle de paie se déroule sans accroc. Nous utilisons l'automatisation pour traiter les ajustements plus rapidement, ce qui donne aux clients plus de temps pour apporter des modifications avant la fin du cycle.

Deel offre aux clients EOR une période de clôture prolongée, accordant aux équipes de paie trois fois plus de temps pour gérer les ajustements de paie de leurs employés. Avec notre traitement interne de la paie, nous offrons la flexibilité d'approuver les dépenses de dernière minute, de mettre à jour les congés, d'inclure des commissions et des primes, et de soumettre les salaires mensuels jusqu'au vingtième jour du mois.


off-cycle payroll cut off dates deel

Contrairement aux prestataires de services de paie standard qui collaborent avec des tiers et imposent des délais stricts, le système de traitement interne de Deel nous permet d'être plus accommodants pour répondre à tous vos besoins en matière de paie.

Que comprend une fiche de paie ?

Un bulletin de paie ou une fiche de paie détaillent le paiement de l'employé de manière précise. Le document est assez simple et inclut des informations résumées du processus de paie, notamment :

  • Les informations sur l'employeur, y compris le numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro Siret) et ses coordonnées ;
  • Les informations sur l'employé, y compris sa position dans la classification conventionnelle (niveau ou coefficient hiérarchique), la convention collective ou le numéro de sécurité sociale ;
  • Le salaire brut :
  • Le salaire net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source, avec les cotisations sociales ;
  • Le nombre d'heures travaillées (y compris les heures supplémentaires) ;
  • La mise à jour des congés payés ;
  • Le cumul annuel des montants de l'impôt sur le revenu prélevé à la source ;
  • Les contributions de l'employeur et avantages pour les employés.

Quel serait un cycle de paie typique ?

Les cycles de paie typiques ont lieu chaque semaine, toutes les deux semaines et chaque mois. En fonction de vos périodes de paie, vous passerez par le processus de paie un certain nombre de fois. La paie bihebdomadaire est courante pour les employés rémunérés à l'heure et comprend 26 fiches de paie par an.

weekly, bi-weekly, semi-monthly, monthly payroll schedule options

Faites confiance à Deel pour votre paie à l'international

Payer votre main-d'œuvre internationale ne devrait pas être un obstacle. Déterminer la meilleure méthode de paiement ou gérer différentes devises et des frais bancaires peut vous sembler insurmontable. Mais il existe une solution pour vous : c'est Deel !

Avec Deel, le paiement de votre équipe devient simple, peu importe où elle se trouve. Avec un paiement groupé réalisé en un clic, vous pouvez financer et payer toute votre équipe mondiale à temps et en quelques minutes. Deel vous aide également à verser la paie des contractuels indépendants aux côtés des employés sans changer de logiciel.

Deel n'utilise pas de prestataires tiers pour gérer la paie mondiale. C'est pourquoi notre processus de mise en œuvre est beaucoup plus rapide que celui de nos concurrents. Voici un aperçu du processus de configuration de la paie à l'international :

  • Période de configuration : rencontrez votre Customer Success Manager (CSM) dédié pour fournir les informations nécessaires sur votre processus de paie, vos entités et vos employés.
  • Migration des données : Deel collecte toute la documentation de conformité nécessaire concernant l'intégration des entités, l'intégration des employés et l'intégration de la paie.
  • Intégration des employés : votre CSM dédié fera la migration de vos employés portés (EOR) et vos contractuels indépendants sur la plateforme. Les employés directs s'intégreront eux-mêmes via notre portail en libre-service.
  • Approbations : vous examinez et approuvez le cycle de paie déterminé et les dates limites.
  • Paie fictive : Deel effectuera la mise en place d’un cycle de paie fictif, vérifiera que tous les identifiants et les exigences d'accès sont corrects et que tous les avantages et ajustements ont été correctement appliqués.
  • Configuration de la paie : la configuration de la paie est terminée.

Vous êtes prêt à commencer ? Réservez une démo de 30 minutes aujourd'hui. Vous aurez l'opportunité de découvrir la plateforme Deel en détail et de poser toutes vos questions à notre expert.

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