Internationale payroll: hoe internationaal personeel betalen

Werken op afstand heeft veel bedrijven geopend voor talloze nieuwe markten en mogelijkheden voor wereldwijde expansie. Volgens het laatste rapport van Deel Lab over de staat van wereldwijde aanwervingen, werven APAC-bedrijven wereldwijd het snelst aan, terwijl LATAM de topregio is om uit te werven. Samenwerken met talent uit verschillende landen is de sleutel om deze kansen te benutten.

Echter, deze wereldwijd toegankelijke talentenmarkt brengt ook enkele uitdagingen met zich mee die je moet weten te overwinnen, zoals hoe je internationale werknemers betaalt.

Van belasting naleving en internationale payroll tot het navigeren door betalingsmethoden en loonadministratie, en lokale arbeidswetten, het kan veel zijn om te beheren.

Bovendien is het lanceren van je eerste externe team misschien niet de enige reden waarom je kennis moet hebben over internationale betalingsmethoden en processen voor internationale payroll. Of je hebt de kennis nodig omdat je geïnteresseerd bent in een eenmalige, project gebaseerde, internationale samenwerking.

In deze gids voor het betalen van internationale werknemers, leer je hoe je de beste arbeidsrelatie voor een internationale werknemer kiest, wat je grensoverschrijdende betalingsopties zijn om internationaal personeel te betalen, en hoe deze opties je naleving en belastingvereisten beïnvloeden.

Wat te overwegen voordat je internationale werknemers gaat betalen

Als het gaat om het betalen van externe werknemers, zijn er verschillende mogelijke scenario's. Je kunt een Amerikaans bedrijf zijn dat tijdelijk buitenlandse werknemers betaalt. Of je stuurt je eigen werknemer naar Frankrijk om aan een project te werken. Misschien ben je geïnteresseerd in het opbouwen van een extern team verspreid over de hele wereld, of het betreden van buitenlandse markten, Je hebt dus enkele buitenlandse werknemers nodig om je uitbreiding te realiseren.

In al deze situaties zal het lokale payroll systeem dat je gewoonlijk gebruikt niet voldoende zijn.

Voordat je echter begint met het bekijken van alternatieve payroll voor internationale werknemers, zijn er factoren die je moet overwegen om ervoor te zorgen dat je een internationale werknemersregeling opzet die aan jouw behoeften voldoet.

De juiste arbeidsrelatie kiezen voor jouw wereldwijde personeelsbehoeften

Wanneer je besluit om buitenlandse werknemers te werven, zijn er twee gangbare benaderingen die je kunt nemen: het inhuren van freelancers of het inhuren van fulltime werknemers via een werkgever van registratie (EOR).

Het inhuren van freelancers

Het inhuren van freelancers biedt meer flexibiliteit en komt meestal tegen lagere kosten voor het inhurende bedrijf.

Als je een buitenlandse werknemer inhuurt die voor jouw bedrijf vanuit hun thuisland werkt, ben je alleen verantwoordelijk voor hun vergoedingen, niet voor de bijbehorende voordelen en lokale belastingen. Deze zijn hun verantwoordelijkheid, wat dit een zeer kosteneffectieve optie maakt.

Echter, als hun thuisland jouw partnerschap als reguliere werkgelegenheid beschouwt, kan hun werkstatus in vraag worden gesteld onder de lokale arbeidswetten. Gebaseerd op variabelen zoals jouw mate van controle over de freelancer, de door jou aangenomen werkmethodologie, de duur van het partnerschap en de overeengekomen vergoedingen, kan de overheid van het gastland tegen jou oordelen. Dit kan kostbaar zijn.

Ben je op zoek naar het inhuren van zelfstandige freelancers in Ghana, Italië of de Seychellen? Leer meer over hoe dit compliant te doen met ondersteuning van Deel Shield. Deel Shield biedt een hoger niveau van bescherming tegen misclassificatie met dezelfde grote flexibiliteit en serviceniveau voor jou en jouw freelancers.

Het inhuren van fulltime werknemers met een EOR

Om ervoor te zorgen dat je potentiële bedrijfsrisico's minimaliseert bij het inhuren van internationale werknemers, overweeg dan het inhuren van fulltime werknemers via een EOR, zoals Deel.

In dit geval moet je er rekening mee houden dat zij recht hebben op alle privileges en voordelen die hun lokale wetten hen verlenen, en jij als werkgever bent verplicht belastingen te betalen volgens de payroll- en belastingwetten van hun thuisland.

Hoewel dit per land verschilt, krijgen werknemers meestal typische werknemersvoordelen zoals ziektekostenverzekering en sociale zekerheid. Jij als werkgever bent ook verantwoordelijk voor inkomstenbelasting en mogelijke belastinginhoudingen voor werkloosheidsverzekering (wat vrij gebruikelijk is).

De exacte combinatie van belastingen en voordelen die je moet betalen, hangt af van het land waarin je wilt inhuren en de arbeidswetten daar. Wanneer je Deel gebruikt om EOR-werknemers in te schakelen, regelen zij alles en zorgen ze ervoor dat je compliant bent als het gaat om contracten, minimumloon, beëindigingen en andere lokale wetten.

Internationaal personeel betalen: betalingsoverwegingen die je moet maken

Valuta en wisselkoersen

Werknemers in een buitenland kunnen misschien een andere valuta gebruiken dan de Euro (of welke valuta je ook gewoonlijk gebruikt). Werken met verschillende valuta's kan extra kosten met zich meebrengen, wat invloed kan hebben op het bedrag dat je zult betalen, of het uiteindelijke bedrag dat je werknemer zal ontvangen. Afhankelijk van de regio en de huidige economische trends, kunnen geldovermakingen en valutawisselkosten hoog zijn.

Dit is een van de meest voorkomende uitdagingen bij internationale tewerkstelling en iets wat je serieus moet overwegen bij het inhuren in een nieuw land. Met Deel's Global Payroll worden die berekeningen voor jou gedaan.

Naleving van belastingwetten en wettelijke werknemersvereisten

Een van de belangrijkste problemen waar werkgevers mee te maken krijgen bij internationale werknemers is dubbele belasting.

Aangezien jouw werknemer lokale belastingen moet betalen, en je ook verplicht bent belastingaangifte te doen, kunnen de kosten van een internationale werknemer onnodig hoog zijn. Om dit te voorkomen, kun je het beste werknemers zoeken uit landen die belastingverdragen hebben ondertekend met Nederland (of het land waarin je gevestigd bent). Op deze manier kun je mogelijk dubbele betalingen voor voordelen, sociale zekerheid en ziektekostenverzekering vermijden.

Het kiezen van de juiste betaalmethode om buitenlands personeel te betalen

Er zijn verschillende tientallen betaalmethoden beschikbaar voor het betalen van internationale externe werknemers.

In sommige gevallen moet je misschien vertrouwen op traditionele internationale bankoverschrijvingen. Deze kunnen echter sneller en kosteneffectiever zijn, aangezien kosten en wisselkoersen hoog kunnen zijn. Verschillende digitale portemonnees die vaak worden gebruikt door internationale freelancers, zoals PayPal, Payoneer en Wise, bieden meer flexibiliteit. Ze zijn echter niet in elk land beschikbaar.

Een andere belangrijke overweging bij het kiezen van de juiste betaalmethode is de verwerkingstijd en het gemak, aangezien niet alle oplossingen gelijk zijn. De On-Demand Payroll van Deel en de verlengde payroll-afsluitdata voor EOR-klanten bieden maximale payroll-flexibiliteit voor teams van alle groottes en locaties.

Het kiezen van het beste model voor het inhuren van internationale werknemers

Zodra je hebt uitgevogeld hoe je ervoor kunt zorgen dat je internationale betalingskeuzes compliant en handig zijn, is het tijd om te kiezen welk inhuurmodel het beste voor jou werkt.

Er is geen enkele oplossing, aangezien de voor- en nadelen afhangen van jouw behoeften en de doelen die je wilt bereiken. De twee belangrijkste dingen die je in gedachten moet houden zijn:

• Kies een optie die geen risico vormt voor jouw bedrijf
• Zorg ervoor dat jouw afdeling human resources geen buitenlandse of lokale arbeidswetten overtreedt in het proces

Zodra het voorwerk is gedaan, is het tijd om te kiezen tussen de beschikbare opties.

De werknemer op de payroll van jouw thuisland houden

Deze methode vereist minder administratief werk dan elke andere, maar dit is alleen een optie als jouw werknemer voor een kort project of een korte opdracht wordt verplaatst. Sommige landen staan dit toe, en het proces is relatief eenvoudig, maar dit is geen optie als je lokale werknemers inhuurt of verwacht dat jouw werknemers voor langere perioden in het buitenland zijn.

Deze optie werkt niet bij het inhuren van buitenlandse werknemers, aangezien zij verplichtingen hebben ten opzichte van hun eigen land, en ze waarschijnlijk geen fiscaal identificatienummer of in de VS gevestigde bankrekeningen hebben om betalingen uit de VS legaal te ontvangen (soortgelijke voorwaarden kunnen ook gelden voor betalingen uit verschillende landen).

We raden deze optie niet aan, behalve voor specifieke gevallen.

Samenwerken met een lokaal bedrijf

Als je bedrijf zich uitsluitend richt op één land of regio, kun je samenwerken met een bedrijf dat kan optreden als de officiële werkgever - en zorg draagt voor payroll, voordelen, juridische bescherming en belastingen. Zij zullen arbeidscontracten namens jou opstellen en ondertekenen, en je kunt een partnerschap met hen vormen, vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst. Je kunt de kosten van salarissen aan hen overmaken, en zij kunnen deze legaal en compliant aan al je werknemers uitbetalen.

Hoewel deze manier van payroll voor internationaal personeel lijkt op een risicovrije oplossing, is het niet eenvoudig om een betrouwbaar buitenlands bedrijf te vinden waarmee je een solide werkrelatie kunt opbouwen, en dit gebeurt niet van de ene op de andere dag. Ook werkt deze aanpak niet als je begint met het inhuren in meerdere landen, aangezien dit veel te veel tijd en middelen zal vergen, dus overweeg ook je lange termijn plannen bij het overwegen ervan.

Gebruik een wereldwijde payroll provider voor internationale werknemers

Om internationale betalingen te stroomlijnen en je risico op non-compliance te verminderen, overweeg dan samen te werken met een wereldwijde payroll provider.

Werken met een wereldwijde payroll provider voor internationaal personeel stelt je in staat om te voldoen aan lokale en internationale wetten zonder dat je een juridische entiteit (buitenlandse dochteronderneming) hoeft op te richten in een van de landen waarin je werknemers zoekt.

Bij Deel nemen we het payrollproces voor je over, inclusief:

• Werknemersvoordelen en belastingen
• Lokale aangifte bij autoriteiten
• Salaris- en belastingbetalingen (waar van toepassing)
• Het creëren en leveren van loonstrookjes
• Gelokaliseerde contracten en documenten
• Compliant onboarding en offboarding

Als je werknemers in meerdere landen inhuurt, overweeg dan het gebruik van een gecentraliseerd wereldwijd payroll systeem dat je in staat stelt al je werknemers - EOR-medewerkers, freelancers en directe werknemers - op één plek te betalen.

Het inhuren van werknemers als internationale freelancers

Als je direct met internationale werknemers wilt werken, zonder samen te werken met een entiteit, kun je freelancers inhuren. Wanneer je internationale freelancers inhuurt, ben je alleen verantwoordelijk voor hun vergoedingen en moet je één belastingformulier indienen (als je in de VS gevestigd bent).

Volgens hun arbeids- en payrollwetten, belastingtarieven en beperkingen, zullen je freelancers belastingformulieren indienen en betalen wat nodig is in hun eigen land. Je bent ook vrij om je manier van werken en betalingsmethoden direct met hen te regelen.

Houd er rekening mee dat je geen arbeidsrelatie mag aangaan onder het mom van een contractuele relatie, anders loop je het risico op misclassificatie en de potentieel ernstige gevolgen die dit met zich meebrengt. Bijvoorbeeld, voor de VS moet je rekening houden met arbeidswetgeving op zowel federaal als staatsniveau. De Koreaanse wet omvat tien factoren om de classificatie van werknemers te bepalen - van de taken van de freelancer tot het basissalaris. En in India is er een grotere kans op misclassificatie als een freelancer langer dan 240 dagen werkt.

Een andere optie is om werknemers in te schakelen via een werkgever van registratie. Zorg ervoor dat je niet openstaat voor compliance-gerelateerde risico's door de juiste optie te kiezen voor je huidige bedrijfsbehoeften en toekomstplannen.

Profiteer van de verschillende internationale betalingsopties en geniet van de mogelijkheden van wereldklasse globaal talent en de flexibiliteit die een remote bedrijf biedt

Deel maakt internationale payroll voor internationaal personeel eenvoudig

Het betalen van je internationale personeel zou geen obstakel moeten zijn voor je succes. Hoewel het uitzoeken van de beste betalingsmethode of hoe om te gaan met verschillende valuta's en bankkosten overweldigend kan zijn, is er een oplossing voor jou: Deel's Global Payroll.

Deel heeft een 4.8/5 rating op Trustpilot verdiend met meer dan 2.400 recensies. Klanten noemen de uitstekende klantenservice van ons team, de bliksemsnelle levering van fondsen en het gebruiksvriendelijke platform als enkele van de vele redenen waarom ze Deel blijven vertrouwen voor hun payroll, HR en compliance behoeften.

Kom meer te weten over Deel's Global Payroll of vraag een 30-minuten durende demo aan om te spreken met een productspecialist.

Hoe ga je om met verschillende valuta en wisselkoersschommelingen in internationale payroll?

Bij internationale payroll is het belangrijk om een systeem te hebben dat verschillende valuta kan verwerken en up-to-date is met de huidige wisselkoersen. Bedrijven kunnen ervoor kiezen om salarissen uit te betalen in de lokale valuta van de werknemer of in een standaardvaluta zoals de euro of de dollar. Het gebruik van gespecialiseerde payroll software of het inschakelen van een internationale payroll dienstverlener kan helpen om deze uitdagingen effectief te beheren.

Hoe zorg je voor naleving van lokale belastingwetten en arbeidsregelgeving in verschillende landen?

Naleving van lokale belastingwetten en arbeidsregelgeving vereist grondige kennis van de wetgeving in elk land waar je werknemers hebt. Dit kan worden bereikt door samen te werken met lokale HR- en payroll-experts of door gebruik te maken van internationale payroll diensten die up-to-date zijn met de lokale regelgeving. Regelmatige audits en updates van het payroll systeem zijn essentieel om compliant te blijven.

Wat zijn de uitdagingen bij het beheren van sociale zekerheidsbijdragen voor internationale werknemers?

Het beheren van sociale zekerheidsbijdragen voor internationale werknemers kan complex zijn, vooral als het gaat om werknemers die in meerdere landen werken of regelmatig van locatie veranderen. Het is belangrijk om duidelijk te bepalen in welk land de sociale zekerheidsbijdragen betaald moeten worden en om te voldoen aan de regelgeving in dat land. Dit kan vereisen dat je samenwerkt met lokale autoriteiten of gespecialiseerde payroll dienstverleners om ervoor te zorgen dat alle bijdragen correct worden berekend en afgedragen.

Disclaimer: Dit artikel is bedoeld als algemene informatie en moet niet gezien worden als juridisch en/of boekhoudkundig advies. Baseer je zakelijke beslissingen niet enkel op deze informatie. Overleg altijd met een professional voordat je stappen onderneemt.