Mercado internacional? Evite erros na folha de pagamento

O recrutamento de uma força de trabalho global já é o novo normal em matéria de mercados internacionais. Investir na retenção de talentos provenientes de diferentes países é a aposta ideal para empresas que buscam crescer em um cenário mundial progressivamente mais diversificado.

E com novas realidades também se apresentam novos desafios. Empresas que estão contratando no mercado internacional pela primeira vez podem se deparar com dificuldades para estruturar uma folha de pagamento global. Diversos fatores devem ser levados em conta, como leis locais, impostos e meios de pagamento compatíveis.

São necessários cuidados ao preparar a folha de pagamento internacional para evitar possíveis penalidades, atrasos ou mesmo a quebra da confiança entre empresas e talentos qualificados. Com Deel Payroll, é mais fácil entender as etapas desse processo e se precaver contra riscos. Além disso, você pode automatizar soluções eficientes que garantem o crescimento seguro da sua startup. Não é à toa que empresas ao redor do mundo já adotaram e aprovaram as ferramentas globais da Deel.

Folha de pagamento no mercado internacional: o que está em jogo?

A folha de pagamento internacional integra os procedimentos de remuneração de funcionários contratados em todo o mundo. Ela inclui o cálculo de salários, descontos fiscais, impostos e benefícios obrigatórios, conforme a legislação aplicável. Assim, a folha de pagamento está vinculada a questões de compliance internacional.

Lidar com múltiplas jurisdições em um processo de expansão global pode ser complexo. É preciso compreender os riscos associados à elaboração de uma folha de pagamento inadequada para o mercado internacional.

• Multas e sanções pelo descumprimento da legislação aplicável: a folha de pagamento se torna mais complexa ao levar em consideração a expansão das equipes para o mercado internacional. Isso demanda uma adaptação de processos internos às exigências legais trabalhistas, tributárias e previdenciárias de cada país onde a empresa atua. Ao lidar com jurisdições diversas, não ignore elementos como convenções sobre dupla tributação ou valores divergentes de contribuições sociais. Multas e sanções onerosas podem ser aplicadas e dificultar ou mesmo impedir as operações.
• Erros ou atrasos em pagamentos: pagamentos incorretos ou em atraso devido a lapsos administrativos afetam a confiança e podem levar à perda de profissionais. Em um mercado internacional competitivo, profissionalismo e pontualidade são essenciais para a retenção de talentos. Assegurar sistemas de pagamento automatizados e em conformidade é essencial para reduzir falhas e assegurar um crescimento estável.
• Riscos à reputação da empresa: falhas de compliance podem afetar de forma negativa a relação entre empresas e colaboradores e causar prejuízos à marca empregadora. Quando a startup investe em uma folha de pagamento com conformidade legal, evidencia práticas éticas e credíveis ao atuar no seu primeiro mercado internacional, transmitindo solidez.
• Custos operacionais inesperados: em um cenário onde o compliance é vantagem competitiva, os efeitos negativos do descumprimento das leis locais podem ser críticos. Além de prejudicar a reputação da marca empregadora, também podem acarretar custos dispendiosos para a empresa. Evite erros comuns ao montar a folha de pagamento internacional, como classificação equivocada ou descumprimento de benefícios previdenciários. Eles podem culminar em ações judiciais e cobrança de encargos retroativos que oneram o seu orçamento.

Monte sua folha de pagamento para o mercado internacional

Para garantir um processo estruturado durante a expansão da startup, estas dicas para montar folha de pagamento no exterior ajudam a entender as principais etapas:

1. Classificação correta do trabalhador: o primeiro passo é definir se o profissional será contratado como empregado (funcionário) ou contratado independente (prestador de serviços). Essa decisão é fundamental, uma vez que afeta diretamente a folha de pagamento, os impostos, os benefícios e os riscos legais.
2. Verificação das obrigações fiscais locais: no mercado internacional, cada jurisdição possui regras próprias sobre retenções de impostos, contribuições previdenciárias e outras obrigações acessórias. Ignorar essas exigências pode resultar em multas, atrasos ou até bloqueio de operações.
3. Escolha do formato de pagamento e fornecedor do serviço: defina se os pagamentos serão realizados em moeda local ou estrangeira, através de banco ou plataforma digital. Escolha também um um serviço de pagamento confiável e com experiência internacional, que garanta transparência nas transações. Essas tarefas são cruciais para evitar custos desnecessários e atrasos.
4. Cálculo de benefícios obrigatórios: calcular corretamente férias, 13º salário (ou equivalentes locais), licenças e outros benefícios previstos por lei é uma etapa que não pode ser ignorada. Isso garante que as startups possam crescer com compliance no mercado internacional.
5. Estabelecimento de um processo mensal confiável: o fechamento da folha de pagamento não pode deixar de incluir auditoria, emissão de holerites, registros fiscais e preparação para auditorias externas.

Além desses passos para montar a folha de pagamento sem erros, você também pode optar por uma plataforma que centralize e automatize o processo, como o Deel Payroll. Essa solução ajuda a coletar dados, calcular automaticamente impostos e benefícios em conformidade, emitir documentos fiscais e realizar pagamentos em múltiplas jurisdições.

Além de garantir compliance, essas ferramentas reduzem significativamente o tempo dedicado a tarefas administrativas. Também evitam erros humanos e liberam as equipes de RH e Finanças para focar em decisões estratégicas. Isso dá às startups em expansão uma vantagem competitiva, permitindo operar com agilidade, segurança e escala em qualquer mercado, sem falhas na folha de pagamento.

O que evitar: erros comuns na folha de pagamento internacional

Diante dos riscos, ignorar a conformidade da folha de pagamento não é uma opção viável para empresas que querem crescer no mercado internacional. Por isso, é preciso atenção:

• Não classifique um trabalhador incorretamente: no mercado internacional, a definição de empregado ou contratado independente pode variar amplamente conforme o país onde a empresa atua. O erro de classificação – ou seja, tratar um prestador de serviços como funcionário – pode ter consequências severas, como ações judiciais e cobranças retroativas.
• Não use plataformas de pagamento sem verificar as obrigações locais: cada país possui sua própria legislação sobre contratos, direitos trabalhistas, tributos e contribuições, por exemplo. Isso significa que os cálculos da folha de pagamento devem considerar as cláusulas obrigatórias de cada jurisdição. Opte por plataformas internacionais que realizam pagamentos de forma válida e automatizada. Além disso, escolha aquelas que ofereçam suporte contínuo, localizado e legalmente especializado, como o Deel Payroll.
• Não ignore o câmbio ou flutuações monetárias: ao lidar com o mercado internacional, é preciso decidir se os colaboradores serão pagos na moeda do país do empregador ou na moeda local. Esta última pode ser legalmente exigida em algumas jurisdições. Além disso, flutuações monetárias também podem afetar os custos da folha de pagamento internacional. Isso exige estratégias para mitigar riscos. Uma delas é a definição antecipada de taxas de câmbio, além do uso de instrumentos financeiros para proteção contra volatilidade.
• Não dependa de processos manuais: à medida que empresas expandem, as tarefas administrativas se tornam mais complexas. Automatizar a folha de pagamento internacional blinda as operações da startup contra erros. Além do mais, assegura pontualidade a pagamentos para profissionais estrangeiros. Isso também proporciona maior visibilidade sobre as transações e simplifica o registro de fluxos financeiros organizados e eficientes.

Melhores práticas para folha de pagamento internacional

Com o checklist de compliance da Deel, fica mais fácil assegurar a conformidade ao pagar equipes globais. Confira aqui também algumas das estratégias para evitar falhas na folha de pagamento internacional:

Conheça a legislação local

As obrigações legais mudam conforme o país. Impostos obrigatórios, contribuições previdenciárias, exigências sobre benefícios e licenças, além de regras sobre rescisão e horas extras, devem ser considerados. Assegurar o cumprimento dessas exigências afasta a possibilidade de multas, ações judiciais ou mesmo danos à reputação da marca empregadora. A melhor prática é contar com parceiros ou ferramentas como a Deel. Ela garante automaticamente uma folha de pagamento sempre atualizada e em conformidade com as exigências em mais de 150 países.

Estruture processos padronizados e auditáveis

O fechamento mensal da folha de pagamento deve seguir procedimentos objetivos para garantir previsibilidade e conformidade. Validação de dados (salários, benefícios, descontos), emissão de contracheques, pagamento de tributos e envio de obrigações fiscais são etapas fundamentais. O armazenamento adequado de registros também facilita auditorias externas e elimina inconsistências. Optar por uma plataforma única que centralize todos esses fluxos reduz riscos. Além disso, agiliza o acesso ao histórico de pagamentos e outros documentos necessários. Essas funções são essenciais para uma expansão internacional.

Adote estratégias contra riscos cambiais

Atuar no mercado internacional implica operar com diferentes moedas. Com isso, variações cambiais inesperadas podem impactar a folha de pagamento e afetar o orçamento da startup. A mitigação desse risco envolve adotar estratégias de proteção contra volatilidade, inclusive contar com fornecedores que ofereçam taxas competitivas e estabilidade nas transferências. A Deel garante previsibilidade nos pagamentos em mais de 120 moedas locais. Com isso, você financia a folha de pagamento na moeda de sua preferência, reduzindo a exposição a flutuações cambiais.

Priorize a transparência e automatize processos

Uma folha de pagamento em conformidade também deve ser transparente, se adaptar ao idioma local e cumprir prazos. Ao oferecer holerites acessíveis, com comunicação clara e suporte localizado, a startup reforça a confiança dos colaboradores. Nesse quesito, a automação se torna crucial. Ferramentas como Deel Payroll reduzem tarefas administrativas, agilizam fluxos operacionais e padronizam processos de compliance, facilitando a expansão global.

Como a Deel dá um upgrade na sua folha de pagamento internacional

Deel Payroll é a solução da Deel para empresas que desejam administrar uma folha de pagamento global com segurança e conformidade legal. Ideal para startups em expansão no mercado internacional, ela ajuda a gerenciar equipes distribuídas em diversos países e a escalar equipes locais com previsibilidade e estabilidade.

• Adotar o Deel Payroll garante conformidade automática com as legislações locais – todas as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais são atendidas corretamente, sem a necessidade de especialistas
• A plataforma permite pagamentos multimoedas, com taxas de câmbio previsíveis, o que reduz riscos financeiros e aumenta a confiança dos colaboradores internacionais
• Com o cálculo automático de impostos e geração de contracheques, as equipes de RH economizam tempo com tarefas administrativas e minimizam erros
• A solução também oferece suporte jurídico especializado e relatórios centralizados, facilitando auditorias, planejamento financeiro e a gestão estratégica da folha em escala global

Tudo isso permite que sua empresa se concentre em crescer no mercado internacional, enquanto a Deel cuida da complexidade operacional.

Impulsione sua startup com folhas de pagamento sem erros

Expandir para novos mercados é uma etapa estratégica para qualquer negócio, mas exige cuidado redobrado com a folha de pagamento. Ao estruturar processos confiáveis desde o início, sua empresa evita riscos legais e operacionais, reforça a confiança com os colaboradores e assegura um crescimento sólido no mercado internacional. Com o Deel Payroll, fica mais fácil garantir conformidade, automatizar tarefas e ganhar escala com eficiência. Aposte em soluções que acompanhem o crescimento do seu negócio.

Simplifique sua folha de pagamento internacional com conformidade e eficiência desde o primeiro dia. Conheça os benefícios do Deel Payroll ou agende uma demonstração hoje mesmo.