Como a AH&MRC economizou 312 horas por ano em parceria com a Deel

O Aboriginal Health and Medical Research Council (AH&MRC), uma organização sem fins lucrativos, é um grupo de defesa de 47 Aboriginal Community Controlled Health Services (ACCHOs) em Nova Gales do Sul.

O AH&MRC fornece às ACCHOs uma força de trabalho bem estruturada e altamente qualificada, ajudando as ACCHOs a oferecer cuidados primários de saúde de qualidade e abrangentes às comunidades aborígenes.

Antes de 2023, o AH&MRC administrava sua folha de pagamento manualmente. Charlie Coyle, diretor de finanças e serviços corporativos e secretário da empresa do AH&MRC, explica: “Fazíamos isso internamente, usando planilhas do Excel para os funcionários registrarem presença e horas trabalhadas.” Esse método apresentava três desafios principais.

Primeiro, era difícil garantir que os registros fossem precisos. “Como organização sem fins lucrativos, dependemos de subsídios”, diz Coyle. A organização precisava de evidências sólidas da produtividade de sua equipe, portanto esses dados eram fundamentais.

Em segundo lugar, garantir a conformidade era complicado. Com um total de 79 funcionários distribuídos entre três concessões de subsídio—o acordo de educação, o acordo de profissionais de saúde e o acordo dos Aboriginal Community Controlled Health Services—foi um desafio assegurar que a organização permanecesse 100% em conformidade.

Por fim, o processo consumia tempo e exigia muito trabalho do único responsável pela folha de pagamento do AH&MRC. “Se uma pessoa está fazendo toda a folha de pagamento além de outras tarefas, há risco de cometer erros”, diz Coyle. Era hora de encontrar uma solução mais eficiente.

Para superar esses desafios, o AH&MRC terceirizou sua folha de pagamento para PayGroup by Deel. Agora, o pessoal registra a presença de trabalho de forma digital, aumentando a precisão e a transparência e fornecendo ampla evidência para pedidos de subsídio.

A plataforma da PayGroup by Deel interpreta automaticamente as convenções salariais, eliminando a incerteza quanto à conformidade. “É justamente essa garantia de que estamos 100% em conformidade—em termos de estrutura de remuneração, assim como impostos e relatórios ao final do exercício financeiro”, diz Coyle. “Se houver qualquer alteração em uma convenção salarial, podemos enviá‑la diretamente, por meio de um link.”

Enquanto isso, a integração digitalizada e a gestão de despesas economizaram tempo valioso à organização. “É fantástico”, afirma Coyle. “Cada funcionário se cadastra, e tudo o que temos de fazer é inserir o parceiro para o qual ele trabalha e a taxa da convenção.”

Coyle também destaca o atendimento ao cliente da PayGroup by Deel como um diferencial. “A comunicação é excelente”, diz Coyle. “Quando você levanta o telefone, de fato fala com alguém—se você tem alguma necessidade ou desafio, eles são ótimos em retornar imediatamente.”

Com a folha de pagamento nas mãos do PayGroup by Deel, a equipe da AH&MRC tem total confiança de que seus registros são precisos e que suas obrigações legais e financeiras estão sendo cumpridas.

Além disso, horas e horas de tempo valioso foram economizadas. "[PayGroup by Deel] faz todo o trabalho pesado, então tudo o que meu assistente precisa fazer agora é revisar e confirmar a folha de pagamento", diz Coyle. Isso economizou seis horas por semana da equipe, que podem ser dedicadas a tarefas em outras áreas importantes do negócio. "Não precisamos mais pensar muito sobre a folha de pagamento", diz Coyle.