Como a Otamiser escalou uma equipe global com a Deel

Fundada na Bélgica em 2022, a Otamiser ajuda hotéis e aluguéis de curta duração a melhorar seu desempenho em agências de viagens online (OTAs). A expansão global era essencial para o negócio, mas, como uma startup que crescia com recursos próprios, o CEO Bart-Jan Leyts precisava encontrar soluções alternativas para gerenciar as operações de RH:

• Usava Upwork, PayPal e transferências bancárias internacionais para fazer pagamentos

• Controlava folgas remuneradas, faturas e prazos de conformidade em planilhas

• Recebia frequentemente mensagens perguntando “Quando vou receber?” enquanto os pagamentos internacionais ainda estavam sendo processados

“Antes da Deel, o dia de pagamento era um palpite. Enviávamos dinheiro pelo PayPal ou Upwork e esperávamos para ver quando chegava.” —Bart-Jan Leyts, Fundador, Otamiser

Com calendários de feriados desencontrados, riscos contratuais e ferramentas administrativas dispersas, a Otamiser precisava de uma única plataforma acessível que funcionasse globalmente e reduzisse o trabalho manual.

Leyts descobriu a Deel por meio de um anúncio no LinkedIn. O que o convenceu? Cobertura completa, alcance global e uma equipe que entendia as complexidades do emprego global. Após um curto período de teste, a Otamiser consolidou quatro ferramentas em uma:

• De planilhas para gestão de folgas remuneradas e feriados ao SIRH global da Deel

• De Upwork e PayPal para pagamentos ao Contractor

• De longas cadeias de e-mail para contratação e contratos ao SIRH internacional da Deel e ao EOR

• Do Google Forms para feedback às pesquisas do Engage

A Deel entregou:

• Conformidade global suportada por entidades locais

• Fluxos de trabalho unificados do onboarding à folha de pagamento

• Suporte especializado via um canal dedicado no Slack

“Um provedor que cuida de tudo. Isso é a Deel. É muito mais fácil.” —Bart-Jan Leyts, Fundador, Otamiser

Com uma única responsável de RH, Phebe Vandamme, e um parceiro financeiro meio período, a Otamiser integrou mais de 30 colaboradores em menos de um mês. As integrações de fluxo de trabalho aceleraram a eficiência:

• O plugin do Slack da Deel publica automaticamente, às segundas-feiras, um resumo “Quem está ausente”

• Contratos assinados via Deel são encaminhados para as pastas corretas do Notion por meio do Zapier

• 90% de adoção do aplicativo móvel na primeira semana, permitindo solicitações rápidas de folgas, registro de despesas e suporte de RH

“Eu entro na Deel várias vezes por semana — pagamentos, aprovações de folga remunerada, o que for. É basicamente meu centro de comando de RH.” —Phebe Vandamme, Gerente de RH, Otamiser.

De fundador solo a equipe global

A Otamiser cresceu de uma startup de uma pessoa para uma equipe de 38 pessoas espalhada por sete países, sem montar um departamento de RH interno completo. A Deel permitiu contratações rápidas e em conformidade em cada novo mercado e dá suporte a mais de 50 prestadores de serviços em uma única plataforma.

“Há vinte anos, seu mercado de contratação era um raio de 30–100 quilômetros. Com a Deel, é o mundo inteiro.” —Bart-Jan Leyts, Fundador, Otamiser

Operações mais enxutas, pessoas mais felizes

Ao substituir quatro ferramentas desconectadas, a Deel ajudou a Otamiser a simplificar a administração e centralizar o RH global, permitindo que um único líder de RH dê suporte a uma equipe totalmente distribuída, sem aumento do quadro de funcionários.

Prestadores de serviços se convertem para tempo integral em menos de 48 horas, com contratos em conformidade, participação acionária e benefícios desde o primeiro dia. Os feriados públicos são tratados automaticamente, e uma política fixa de 25 dias de folga remunerada mantém a consistência entre os mercados.

A cultura também cresceu de forma intencional. O Engage apoia pesquisas de engajamento, acompanhamento de carreira e conversas de “café aleatório”, que aproximam colegas em diferentes fusos horários. Além disso, os benefícios globais da Deel ajudam todos os funcionários a se sentirem apoiados, onde quer que estejam.

“A cultura é difícil quando você tem uma equipe relativamente pequena em sete países e fusos horários diferentes. Com a Deel, temos um conjunto de processos que apoiam nossa cultura, esteja você em El Salvador, Itália ou México.”—Bart-Jan Leyts, Fundador, Otamiser

Com o financiamento garantido, a Otamiser está reforçando a automação e a expansão global com a Deel:

• Implantando um sistema de gestão de aprendizagem via Engage para automatizar cursos de onboarding

• Expandindo para novos mercados com confiança na conformidade local

“O Engage nos permitirá automatizar a integração e as avaliações de desempenho; no momento isso ainda está no Google Forms.” —Phebe Vandamme, Gerente de RH, Otamiser