Como a Siena substituiu operações de pessoas dispersas por uma gestão de talento estruturada com Deel

Siena cria agentes de IA que gerem o serviço ao cliente para marcas de comércio. Com cerca de 50 pessoas distribuídas por 17 países e vários tipos de vínculo laboral, a equipa não podia continuar a confiar em processos informais para gerir o desempenho e o envolvimento.

Os inquéritos de envolvimento eram realizados através do SurveyMonkey e do Google Forms. Depois de cada um, Inga Aksamit, a Gestora de Operações de Pessoas da equipa, exportava os dados brutos, colocava‑os numa folha de cálculo e construía os gráficos manualmente só para apresentar as conclusões à liderança. As avaliações de desempenho não tinham qualquer processo estruturado. Funcionava enquanto a equipa era pequena — mas no momento em que Aksamit precisava de acompanhar tendências, comparar coortes ou executar um ciclo repetível, tudo desmoronou.

"A informalidade funciona quando toda a gente está na mesma sala e se consegue sentir a real temperatura da equipa. Deixa de funcionar no momento em que isso não é possível. Quando a primeira semana de um novo colaborador é um caos porque ninguém é responsável por esse processo, e só se descobre que alguém estava insatisfeito depois de ter apresentado a demissão — esse é o sinal de que precisa de uma ferramenta para formalizar os seus processos." — Inga Aksamit, Gestora de Operações de Pessoas, Siena

Inga Aksamit começou com as duas lacunas mais prementes: inquéritos de envolvimento e avaliações de desempenho. Ambas tinham um caso de negócio claro para a liderança, e colocá‑las a funcionar corretamente, através do módulo Engage da Deel HR, assente em HRIS, criou confiança na plataforma antes de se acrescentar qualquer outra coisa. Com o HRIS como base, os dados da força de trabalho em 17 países tornaram‑se visíveis num único local: número de colaboradores, férias, rotatividade, desistências — com painéis em vez de exportações manuais.

A integração e o processo de saída vieram a seguir, construídos não como bibliotecas de conteúdo, mas como fluxos de trabalho automatizados. A Siena agora executa 20+ workflows que cobrem todo o ciclo de vida do trabalhador, desde o primeiro dia de um novo contratado até aniversários, aprovações de tempo de ausência, lembretes de inquérito de envolvimento e saídas. O problema nunca foi a falta de documentação, mas a responsabilidade. A automatização resolveu isso sem acrescentar encargos.

As decisões de contratação tornaram‑se também mais rigorosas. Com EOR, contractor management e PEO a funcionar ao lado do Engage na Deel, a sobrecarga operacional mantém‑se gerível à medida que a Siena escala — sem adicionar complexidade sempre que a equipa cresce.

"Com EOR, contractor management e PEO agora a funcionar ao lado do Engage na Deel, a sobrecarga operacional mantém‑se gerível à medida que a Siena escala — sem adicionar complexidade sempre que a equipa cresce." — Inga Aksamit, Gestora de Operações de Pessoas, Siena

A implementação do Engage demorou quatro a cinco semanas. A maior mudança não foram as avaliações ou os inquéritos — foi o que aconteceu depois. Onde Aksamit passava horas a construir gráficos numa folha de cálculo, ela agora abre a secção de análises e os dados já estão segmentados, visualizados e prontos para agir. Insights gerados por IA dos inquéritos destacam de imediato os fatores e motivadores. Os resultados recorrentes dos inquéritos acumulam‑se para comparação ao longo do tempo. Os modelos de avaliação são aproveitados do ciclo anterior, aperfeiçoados em vez de reconstruídos a partir do zero.

Essa rapidez altera o que as operações de pessoas podem aportar ao nível da liderança. Como diz Aksamit: "o lugar à mesa conquista‑se quando deixa de pedir à liderança que confie nos seus instintos e começa a mostrar‑lhes padrões."

A adoção seguiu‑se naturalmente. A equipa da Siena adotou o Deel porque o valor era visível antes de pedir a alguém que mudasse o seu comportamento.