Como a Siena transformou processos de RH fragmentados em uma gestão de talentos estruturada com a Deel

A Siena desenvolve agentes de IA que gerenciam o atendimento ao cliente para marcas de e-commerce. Com cerca de 50 pessoas distribuídas por 17 países e diferentes modelos de contratação, a equipe já não podia depender de processos informais para gerenciar desempenho e engajamento.

As pesquisas de engajamento eram realizadas pelo SurveyMonkey e Google Forms. Depois de cada uma, Inga Aksamit, Gerente de Operações de Pessoas da Siena, exportava os dados brutos, transferia tudo para uma planilha e criava os gráficos manualmente apenas para apresentar os resultados à liderança. As avaliações de desempenho também não seguiam nenhum processo estruturado. Isso funcionava enquanto a equipe era pequena, mas, assim que Aksamit precisou acompanhar tendências, comparar grupos ou realizar ciclos recorrentes, o modelo deixou de funcionar.

"A informalidade funciona quando todos estão na mesma sala e você consegue sentir o clima da equipe. Mas deixa de funcionar quando isso já não é possível. Quando a primeira semana de um novo funcionário é caótica porque ninguém é responsável pelo processo, ou você só descobre que alguém estava insatisfeito depois que a pessoa pede demissão, é sinal de que chegou a hora de contar com uma ferramenta para estruturar esses processos." — Inga Aksamit, Gerente de Operações de Pessoas, Siena

Inga Aksamit começou pelas duas necessidades mais urgentes: pesquisas de engajamento e avaliações de desempenho. Ambas tinham benefícios claros para a liderança, e implementá-las corretamente por meio do Engage, integrado ao Deel HR e ao SIRH, ajudou a construir confiança na plataforma antes da adoção de outros recursos. Com o SIRH como base, os dados da força de trabalho distribuída por 17 países passaram a ficar disponíveis em um único lugar, incluindo número de funcionários, férias, rotatividade e desligamentos, tudo em dashboards, sem a necessidade de exportações manuais.

O onboarding e o offboarding vieram em seguida, estruturados não como simples conjuntos de materiais, mas como fluxos de trabalho automatizados. Hoje, a Siena conta com mais de 20 workflows que abrangem todo o ciclo de vida dos funcionários, desde o primeiro dia de uma nova contratação até aniversários, aprovações de ausências, lembretes de pesquisas de engajamento e desligamentos. O problema nunca foi a falta de documentação, mas garantir que cada etapa tivesse um responsável. A automação resolveu essa questão sem aumentar a carga administrativa.

As decisões de contratação também se tornaram mais estruturadas. Com EOR, Contractor e PEO funcionando junto ao Engage na Deel, a Siena consegue manter a carga operacional sob controle à medida que cresce, sem adicionar uma nova camada de complexidade a cada expansão da equipe.

"Com EOR, Contractor Management e PEO funcionando junto ao Engage na Deel, conseguimos manter a carga operacional sob controle à medida que crescemos, sem adicionar complexidade sempre que a equipe aumenta." — Inga Aksamit, Gerente de Operações de Pessoas, Siena

A implementação do Engage levou de quatro a cinco semanas. Mas a maior mudança não veio das avaliações ou das pesquisas em si, e sim do que passou a acontecer depois. Antes, Aksamit gastava horas criando gráficos em planilhas. Agora, basta acessar a área de análises para encontrar os dados já segmentados, visualizados e prontos para orientar decisões. Os insights gerados por IA a partir das pesquisas identificam rapidamente os principais fatores e tendências. Os resultados das pesquisas recorrentes ficam registrados para comparação ao longo do tempo, enquanto os modelos de avaliação são reaproveitados e aprimorados a cada novo ciclo, em vez de serem recriados do zero.

Essa agilidade mudou o papel que Operações de Pessoas pode desempenhar junto à liderança. Como explica Aksamit: “Você conquista seu espaço à mesa quando deixa de pedir que a liderança confie na sua intuição e começa a mostrar padrões nos dados.”

A adoção aconteceu naturalmente. A equipe da Siena adotou a Deel porque o valor da plataforma ficou evidente antes mesmo que alguém precisasse mudar sua forma de trabalhar.