O que é sistema de rastreamento de candidatos (ATS)?

Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) é um tipo de software de recrutamento que ajuda empresas a atrair e contratar talentos. A ferramenta automatiza o processo de contratação ao publicar vagas em diferentes sites de carreira e armazenar os dados dos candidatos.

Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) ajuda as empresas a organizar as informações dos candidatos com base em experiência profissional e competências. Esses dados estruturados facilitam uma triagem inicial mais eficiente de profissionais qualificados.

Além de tornar a aquisição de talentos mais simples e otimizada, um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) também ajuda a reduzir tempo e custos no processo de contratação. Com a automação da triagem para vagas em aberto, as equipes de RH podem dedicar mais tempo ao onboarding, à folha de pagamento internacional e a outras responsabilidades estratégicas.

Qual é o principal objetivo de um sistema de rastreamento de candidatos?

O principal objetivo de um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) é otimizar o processo de recrutamento ao centralizar as informações dos candidatos e automatizar diferentes etapas da contratação.

Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) oferece suporte a todo o ciclo de contratação ao:

• Compartilhar e divulgar vagas de emprego
• Coletar currículos e informações dos candidatos
• Filtrar currículos para identificar candidatos qualificados
• Agendar entrevistas e outras comunicações com candidatos
• Enviar confirmações de onboarding para os candidatos selecionados
• Dar retorno aos candidatos não aprovados no processo seletivo

Quais são os principais benefícios de usar um sistema de rastreamento de candidatos?

Os principais benefícios de usar um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) incluem maior eficiência, melhor experiência para os candidatos, colaboração aprimorada, relatórios mais precisos e mais compliance. Veja como cada um deles é alcançado:

• Maior eficiência: um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) reduz o tempo gasto por recrutadores em tarefas manuais e repetitivas, como publicar vagas em diferentes portais, agendar entrevistas e fazer a triagem de currículos.
• Melhor experiência para os candidatos: o ATS padroniza o processo seletivo com comunicações e atualizações consistentes, mantendo os candidatos engajados durante toda a jornada de contratação.
• Colaboração aprimorada: um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) facilita a coordenação entre recrutadores e gestores de contratação ao centralizar informações, avaliações e feedbacks em um único ambiente.
• Relatórios mais precisos: os sistemas ATS contam com módulos de análise integrados para acompanhar métricas importantes, como tempo de contratação e custo por contratação.
• Mais compliance: um ATS ajuda empresas a seguir padrões de privacidade de dados, como GDPR e CCPA, além de solicitar consentimento para armazenamento de informações dos candidatos. Muitas plataformas também oferecem triagem anônima de currículos com base em competências e experiência, ajudando a reduzir vieses no processo seletivo.

Como funciona um sistema de rastreamento de candidatos?

Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) funciona automatizando e organizando o processo de contratação, desde a publicação da vaga até a seleção do candidato. Veja abaixo como isso acontece na prática:

1. Publicação e distribuição de vagas em múltiplos canais: os recrutadores criam vagas diretamente no sistema de rastreamento de candidatos (ATS) e conseguem publicá-las em páginas de carreira, plataformas como LinkedIn e redes sociais com apenas alguns cliques.
2. Recebimento e gestão de candidaturas: depois que a vaga é publicada, o ATS centraliza as candidaturas recebidas de diferentes plataformas em um único ambiente, facilitando a gestão do processo seletivo.
3. Triagem e análise de currículos: atualmente, muitos ATS utilizam inteligência artificial para identificar informações importantes nos currículos, como competências, experiência profissional, formação, dados de contato e localização. O sistema também ajuda na triagem inicial ao classificar candidatos com maior aderência à descrição da vaga. Além disso, é possível filtrar currículos por competências, nível de experiência e outros critérios.
4. Agendamento de entrevistas e coleta de feedbacks: um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) também simplifica a etapa de entrevistas ao automatizar comunicações, como envio de convites de calendário e lembretes. A ferramenta ainda facilita a coleta de feedbacks dos entrevistadores e armazena essas informações para melhorar o acompanhamento e apoiar decisões de contratação mais estratégicas.
5. Gestão de propostas e métricas de contratação: quando um candidato avança no processo seletivo, o ATS também auxilia na gestão da proposta, incluindo envio de cartas oferta e coleta de documentos. Além disso, os relatórios integrados ajudam empresas a acompanhar métricas importantes, como tempo de contratação, custo por contratação, origem das candidaturas e taxa de desistência de candidatos ao longo do processo.

Quem utiliza um sistema de rastreamento de candidatos?

Veja abaixo os principais usuários de um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) e como cada grupo utiliza a ferramenta no dia a dia:

Recrutadores e especialistas em aquisição de talentos

Recrutadores e profissionais de Talent Acquisition são os principais usuários de um sistema de rastreamento de candidatos (ATS). Eles utilizam a plataforma para:

• Publicar e gerenciar vagas em diferentes plataformas
• Triar e filtrar candidaturas
• Se comunicar com candidatos
• Agendar entrevistas e acompanhar pipelines de contratação
• Monitorar métricas de recrutamento, como tempo de contratação

Gestores de contratação

Os gestores de contratação normalmente são líderes ou supervisores das áreas que estão contratando novos profissionais. Eles trabalham em conjunto com a equipe de recrutamento para garantir que o processo seletivo esteja alinhado aos objetivos da empresa, às políticas internas e às necessidades da força de trabalho. Com um sistema de rastreamento de candidatos (ATS), esses gestores podem:

• Avaliar candidatos pré-selecionados
• Colaborar com recrutadores em avaliações e feedbacks
• Solicitar abertura de novas vagas e definir requisitos das posições
• Registrar observações de entrevistas e apoiar a decisão final de contratação

RH e People Operations

• Garantir que as práticas de contratação estejam alinhadas às políticas internas e às leis trabalhistas
• Analisar dados e tendências de recrutamento
• Padronizar descrições de vagas, processos de entrevista e critérios de avaliação
• Coordenar o onboarding após a contratação

Executivos e líderes de departamento

• Acompanhar o progresso das contratações em relação ao planejamento de headcount
• Acessar dashboards e relatórios para planejamento estratégico da força de trabalho
• Aprovar orçamento e solicitações para novas contratações

Candidatos (usuários externos)

• Usar a interface do ATS (site de carreiras ou formulário de inscrição)
• Enviar currículos, acompanhar o status da candidatura e se comunicar com a empresa durante o processo seletivo

Qual é a diferença entre um ATS e um CRM?

Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) é voltado para a gestão do processo seletivo de candidatos que já se candidataram a uma vaga em aberto. A ferramenta ajuda empresas a organizar e acompanhar todas as etapas da contratação, desde a candidatura até a seleção final. Já um sistema de sistema de gestão de relacionamento com candidatos (CRM) tem como foco a construção e o relacionamento contínuo com um banco de talentos, independentemente da existência de vagas abertas no momento. Com isso, recrutadores conseguem manter contato com profissionais qualificados e acelerar futuras contratações quando novas oportunidades surgirem.

Como um sistema de rastreamento de candidatos impacta a experiência do candidato?

Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) melhora a experiência do candidato ao padronizar o processo seletivo com comunicações mais eficientes e retornos mais rápidos. A ferramenta ajuda a reduzir situações negativas comuns durante a contratação, como:

• Evitar o ghosting: 61% dos candidatos deixam de receber retorno após uma entrevista de emprego. Isso gera uma percepção negativa sobre a empresa, pode prejudicar a marca empregadora e desmotivar profissionais a participarem de futuros processos seletivos. Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) ajuda a otimizar o fluxo de feedbacks com lembretes automáticos para entrevistadores e envio de e-mails para candidatos.
• Melhorar a comunicação com candidatos: muitos candidatos se sentem perdidos em relação às próximas etapas do processo seletivo devido à falta de comunicação. Inclusive, 42% afirmam querer uma comunicação mais consistente por parte dos recrutadores. Um ATS ajuda a estruturar pontos de contato ao longo da contratação e automatiza lembretes e atualizações para manter os candidatos informados sobre os próximos passos.

Como um sistema de rastreamento de candidatos facilita a contratação internacional?

Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) apoia a contratação internacional ao ajudar empresas a coordenar processos seletivos com candidatos de diferentes países e atender aos requisitos de compliance locais. Veja como isso funciona:

• Coordenação com candidatos internacionais: um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) permite que recrutadores publiquem vagas em diferentes plataformas internacionais de emprego, ampliando o acesso a talentos globais. Além de centralizar candidaturas, a ferramenta também auxilia no gerenciamento de fusos horários para entrevistas, garantindo horários adequados tanto para recrutadores quanto para candidatos.
• Monitoramento de compliance: um ATS ajuda empresas a coletar o consentimento dos candidatos para armazenamento de dados conforme as legislações locais do país contratante, reduzindo riscos de compliance. Muitas plataformas também oferecem opções de análise anônima de currículos, ajudando a minimizar vieses durante o processo seletivo.

Quem precisa de um sistema de rastreamento de candidatos e em quais situações?

A maioria das empresas, independentemente do porte ou segmento, pode se beneficiar de um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) para gerenciar processos de recrutamento de forma mais eficiente.

Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) ajuda:

• Pequenas empresas e startups a escalarem suas contratações
• Empresas de médio porte a recrutarem em diferentes departamentos e países
• Grandes empresas a aprimorarem a experiência do candidato, elevarem a qualidade do processo seletivo e atraírem os melhores talentos com apoio de análises integradas

Pequenas empresas precisam de um ATS?

Sim. Pequenas empresas também precisam de um sistema de rastreamento de candidatos (ATS), principalmente para gerenciar recrutamentos com equipes de RH mais enxutas. Em média, cada vaga recebe cerca de 73 candidaturas. Para equipes pequenas, analisar currículos manualmente e gerenciar agendamentos e comunicações pode consumir muito tempo e esforço operacional. Um ATS ajuda a otimizar esse processo, aumentando a eficiência da contratação e melhorando a qualidade das admissões.

Quais são os recursos indispensáveis em um sistema de rastreamento de candidatos?

Os principais recursos de um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) incluem publicação de vagas, banco de dados de candidatos, análise de currículos, ferramentas de colaboração, agendamento de entrevistas, relatórios e integrações. Veja por que cada funcionalidade é importante:

• Publicação de vagas: um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) deve permitir a divulgação de vagas em diferentes plataformas de emprego ao mesmo tempo. Isso facilita o alcance de candidatos sem a necessidade de acessar cada portal separadamente.
• Banco de dados de candidatos: o ATS centraliza informações e currículos de candidatos em um único banco de dados. Como todas as vagas são gerenciadas pela mesma plataforma, as candidaturas também ficam concentradas em um só ambiente, facilitando o acompanhamento do recrutamento.
• Análise de currículos: um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) extrai automaticamente informações relevantes dos currículos, como dados de contato, competências e experiências profissionais. Muitas plataformas também conseguem classificar candidatos com base no nível de aderência à descrição da vaga, tornando a triagem mais eficiente.
• Ferramentas de colaboração: o ATS ajuda recrutadores, gestores de contratação e entrevistadores a acompanharem candidatos em um único lugar. As equipes podem acessar perfis, compartilhar feedbacks e tomar decisões de contratação com mais agilidade.
• Agendamento de entrevistas: um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) auxilia no agendamento de entrevistas, incluindo o gerenciamento de fusos horários entre candidatos e entrevistadores. Isso reduz trocas excessivas de mensagens e simplifica a organização das entrevistas.
• Relatórios e análises: os sistemas ATS contam com dashboards de métricas, incluindo indicadores como tempo de contratação, origem das candidaturas e taxas de conversão de candidatos. O acompanhamento desses dados ajuda empresas a otimizar estratégias de recrutamento, economizar recursos e identificar os canais de contratação mais eficientes.
• Integrações: um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) deve oferecer integrações com outras ferramentas de RH, como plataformas de testes de habilidades e background checks. Isso permite gerenciar todas as etapas do recrutamento de forma integrada em um único sistema.

O que significa quando um ATS se integra a ferramentas existentes?

Quando um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) se integra às ferramentas já utilizadas pela empresa, isso significa que ele consegue se conectar e compartilhar dados com outros sistemas usados ao longo do processo de contratação. Assim, não é necessário alternar entre diferentes plataformas ou inserir informações manualmente em cada etapa do recrutamento.

Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) deve se integrar a ferramentas como:

• Plataformas de vagas: permitem publicar vagas diretamente em diferentes sites de emprego sem necessidade de ações manuais.
• E-mail e aplicativos de comunicação: facilitam o envio de mensagens, atualizações e lembretes para candidatos.
• Ferramentas de agendamento: ajudam a organizar entrevistas com base na disponibilidade e no fuso horário de candidatos e entrevistadores.
• Plataformas de entrevista por vídeo: permitem adicionar links de videochamada diretamente aos convites de entrevista.
• Ferramentas de avaliação de candidatos: possibilitam aplicar testes e avaliações para validar competências durante o processo seletivo.
• Plataformas de verificação de antecedentes e de identidade: permitem iniciar verificações de antecedentes e identidade diretamente pelo ATS para candidatos selecionados.
• Sistemas de assinatura eletrônica e gestão de documentos: facilitam a coleta de assinaturas em documentos de contratação e o armazenamento seguro desses arquivos.
• Sistemas de informação de RH (SIRH) e softwares de folha de pagamento: automatizam a transferência de dados de novos contratados do ATS para plataformas de onboarding, RH e folha de pagamento internacional.

Como escolher o sistema de rastreamento de candidatos ideal?

A escolha do sistema de rastreamento de candidatos (ATS) ideal depende do porte da empresa, do volume de contratações, das necessidades de integração, dos requisitos de compliance e da experiência esperada pelos usuários.

Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) deve atender aos seguintes pontos:

• Porte da empresa: quantos usuários utilizarão a plataforma? O fornecedor do ATS cobra por usuário ou oferece modelos de precificação personalizados?
• Volume de contratação: qual é o volume de recrutamento da empresa? O ATS consegue suportar a quantidade de vagas abertas e candidaturas recebidas?
• Integrações: o sistema de rastreamento de candidatos (ATS) oferece integrações nativas com as ferramentas de RH já utilizadas pela empresa? Ele se encaixa facilmente no fluxo atual de contratação?
• Requisitos de compliance: o ATS atende aos padrões de segurança e armazenamento de dados exigidos pela legislação local e pelo setor da empresa?
• Experiência do usuário: o sistema oferece uma experiência intuitiva, com navegação simples e baixa curva de aprendizado para recrutadores, gestores e candidatos?

Quais KPIs devem ser acompanhados para avaliar o ROI e o sucesso da implementação de um ATS?

As empresas acompanham métricas como tempo de preenchimento da vaga, tempo de contratação, taxa de aceitação de propostas, custo por contratação, taxa de abandono de candidatura e qualidade da contratação para medir a eficiência de um sistema de rastreamento de candidatos (ATS). Esses indicadores ajudam a avaliar o retorno sobre investimento (ROI) da ferramenta e identificar oportunidades de otimização no recrutamento:

• Tempo de preenchimento da vaga (Time-to-fill | TTF): mostra quanto tempo a empresa leva para preencher uma posição em aberto.
• Tempo de contratação (Time-to-hire | TTH): mede o período entre a candidatura do profissional e o envio da proposta de contratação.
• Custo por contratação (Cost-per-hire | CPH): acompanha os custos totais envolvidos em cada contratação.
• Taxa de abandono de candidatura: avalia com que frequência candidatos desistem do processo seletivo durante a candidatura no ATS.
• Qualidade da contratação (Quality of Hire | QoH): mede a qualidade dos novos contratados por meio da integração entre o ATS, ferramentas de onboarding e sistemas de RH, como SIRH.

Quais são os erros mais comuns em um ATS e como evitá-los?

Os problemas mais comuns na implementação de um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) geralmente acontecem quando a ferramenta não oferece funcionalidades adequadas, aumentando o trabalho manual dos recrutadores ou dificultando a experiência dos candidatos. Veja os principais desafios e como evitá-los:

• Experiência ruim para recrutadores: avalie se o ATS oferece uma interface intuitiva e fácil de usar, com pouca necessidade de treinamento.
• Análise imprecisa de currículos: antes de contratar uma plataforma, faça testes para verificar se o ATS interpreta currículos corretamente e não descarta candidatos qualificados de forma equivocada.
• Experiência ruim para candidatos: analise a jornada de candidatura para identificar formulários longos, confusos ou etapas que possam gerar desistências.
• Integrações incompletas com ferramentas de RH: verifique se o sistema de rastreamento de candidatos (ATS) se integra facilmente às ferramentas já utilizadas pela empresa para transferência e sincronização de dados.
• Armazenamento de dados fora de compliance: confirme se o ATS segue padrões locais e internacionais de segurança, privacidade e retenção de dados.
• Relatórios limitados: certifique-se de que a plataforma oferece dashboards completos com as métricas necessárias para acompanhar o desempenho do recrutamento.

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