9 Schritte zum kontinuierlichen Leistungsmanagementsystem

Kontinuierliche Leistungsmanagementsysteme nutzen regelmäßiges Feedback, um die Entwicklung der Mitarbeiter:innen kontinuierlich zu verbessern. Im Gegensatz zu traditionellen jährlichen Leistungsbeurteilungen, die sich auf die Vergangenheit konzentrieren, ist der kontinuierliche Ansatz zukunftsorientiert.

Der neunstufige Leitfaden zeigt Personalverantwortlichen und Führungskräften, wie sie ein effektives kontinuierliches Performance Management System etablieren. Von der ersten Planung bis zur Einführung und darüber hinaus stellt der systematische Ansatz sicher, dass alle Mitarbeiter:innen leistungsstark sind.

Schritt 1: Aktuelles Leistungsmanagementsystem bewerten

Der bestehende Leistungsmanagementprozess dient als Maßstab für das neue System. Eine gründliche Analyse der aktuellen Prozesse zeigt, ob bestehende Elemente in den neuen Ansatz für kontinuierliches Leistungsmanagement integriert werden sollen. Dabei sind folgende Punkte zu berücksichtigen:

• Stärken und Schwächen des aktuellen Systems: Möglicherweise existiert ein solider Leistungsbeurteilungsprozess, jedoch bestehen Schwierigkeiten bei der Konsistenz von Zielsetzung und Feedback.
• Zufriedenheitswerte von Mitarbeiter:innen und Manager:innen: Daten zu den Leistungszyklen werden erfasst oder Zufriedenheitstrends rund um wichtige Beurteilungstermine analysiert, beispielsweise in der Woche vor und nach Leistungsgesprächen.
• Bewertungen der Fähigkeiten und Leistungsverbesserungen: Überprüfen Sie, ob der aktuelle Ansatz die Entwicklung der Mitarbeiter:innen angemessen unterstützt. Ermöglichen Gespräche und nächste Schritte ihnen, ihre Leistung kontinuierlich auszubauen und zu verbessern?

Basierend auf der Bewertung lassen sich Aspekte des aktuellen Systems in den neuen Ansatz integrieren.

Schritt 2: Erste Planung und Zielsetzung

Der Wechsel von einem jährlichen zu einem kontinuierlichen Leistungsmanagementmodell birgt Risiken. Zum Beispiel könnte der neue Ansatz viel Zeit in Anspruch nehmen oder nicht die erwarteten Ergebnisse erzielen. Eine sorgfältige Übergangsstrategie vermeidet solche Probleme und liefert einen klaren Fahrplan zum Erfolg.

Zeitrahmen für die Umsetzung festlegen

Zunächst wird festgelegt, wie schnell das neue Leistungsmanagementsystem eingeführt werden soll. Folgende Faktoren beeinflussen diese Entscheidung:

• Verfügbare Zeit für die Umstellung: Andere Initiativen berücksichtigen und mögliche Konflikte mit dieser umfassenden Veränderung evaluieren.
• Wahl des Ansatzes: Die Integration des neuen Ansatzes in das aktuelle Bewertungsmodell kann weniger Zeit in Anspruch nehmen als eine vollständige Umstellung.
• Unternehmensgröße: Diese beeinflusst den Umfang der erforderlichen Schulungen für Führungskräfte.
• Zustimmung der Stakeholder: Um Unterstützung zu sichern, sollten wichtige Stakeholder frühzeitig einbezogen werden, darunter Geschäftsleitung, HR-Teams, Führungskräfte und Mitarbeiter:innen.

Ziele des neuen Systems definieren

Messbare Ziele für das Leistungsmanagementsystem geben dem Team eine wertvolle Orientierung. Beispiele:

• Projektbasiert: Das Performance Management System wird an den strategischen Zielen und geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens ausgerichtet.
• Verhaltensbasiert: Der Fokus liegt auf Unternehmenswerten wie der Förderung einer Kultur der Kreativität und Innovation.
• Entwicklungsbasiert: Das System unterstützt die kontinuierliche Entwicklung und das Engagement der Mitarbeiter:innen.

Schritt 3: Framework für kontinuierliches Leistungsmanagement

Bei der Ausarbeitung des Modells für kontinuierliches Leistungsmanagement sollten folgende Elemente berücksichtigt werden:

Zielsetzung

Es sollte festgelegt werden, wer für diesen Prozess verantwortlich ist, was wiederum von der Unternehmensgröße abhängt: In einem kleinen Unternehmen möchte die Führungsetage häufig eng eingebunden sein, während größere Unternehmen die Verantwortung an Abteilungs- oder Teamleiter:innen delegieren können.

Anschließend wird ein Zielrahmen gewählt und festgelegt, wie oft Ziele überprüft und Fortschritte gemessen werden sollen.

Häufigkeit des Feedbacks

Es wird festgelegt, wie regelmäßig Leistungsgespräche geführt werden, um die Effektivität des kontinuierlichen Ansatzes sicherzustellen. Viele Unternehmen wählen wöchentliche oder vierzehntägige Check-ins. Die Zeitpläne sollten dies zulassen.

Leistungsdaten

Es wird festgelegt, wie die Leistung der Mitarbeiter:innen gemessen wird. Ein Ansatz: große Ziele mit kleinen Zielen und Meilensteinen verknüpfen. Eine Alternative wäre, Feedback von Kolleg:innen, Vorgesetzten, direkten Berichtenden und Selbstbewertungen einzuholen.

Der Wert und der Umfang der benötigten Leistungsdaten sollten gegen den Ressourcenaufwand für Beschaffung und Analyse abgewogen werden.

Methoden zur Datenerfassung

Für die Automatisierung der Leistungsmanagementzyklen kommt geeignete Software zum Einsatz, Start-ups oder Kleinstunternehmen können zunächst auch ohne Tools arbeiten.

Bei der Entscheidung ist zu prüfen, ob eine neue Plattform erforderlich ist oder ob die vorhandene HRIS- oder Personalmanagement-Software aktiviert werden kann.

Leistungsbewertung von Vorgesetzten

Führungskräfte sind ein wichtiger Bestandteil der Kultur des kontinuierlichen Leistungsmanagements. Sie prägen das Wachstum und die Entwicklung ihrer Mitarbeiter:innen und profitieren von regelmäßigem Feedback zu ihrem eigenen Führungsstil.

Legen Sie fest, wie die Bewertung von Führungskräften in das neue Leistungsmanagementmodell integriert werden soll. Definieren Sie beispielsweise separate Leistungsbewertungskriterien für Manager:innen, die sich auf Führung, Teamentwicklung und strategische Wirkung konzentrieren.

Datengestützte Entscheidungen

Liegen ausreichend Leistungsdaten vor, wird festgelegt, wie diese Daten strategische Entscheidungen unterstützen. Viele Unternehmen nutzen sie für Vergütungs- und Beförderungsentscheidungen, etwa Boni und Gehaltserhöhungen.

Stimmt diese Richtung mit der Unternehmensausrichtung überein, sind folgende Fragen relevant:

• Wie oft finden Vergütungsüberprüfungen statt?
• Wie viele Beförderungen werden pro Jahr erwartet?
• Was sind die Maßstäbe für Beförderungen und Gehaltserhöhungen?
• Werden Leistungszulagen angeboten?

Schritt 4: Einen detaillierten Umsetzungsplan entwickeln

Die Erstellung eines detaillierten Umsetzungsplans hängt davon ab, ob das bestehende Leistungsmanagementsystem integriert oder ein völlig neuer Prozess eingeführt wird. Hier erfolgt die Vorbereitung auf beide Varianten:

Hybride Integration in traditionelle Bewertungen

Wenn Sie bisherige Methoden mit effektivem Performance Management kombinieren, helfen Ihnen diese Tipps weiter:

• Der Übergang wird durch Workshops vorbereitet, in denen Führungskräfte und Mitarbeiter:innen über den neuen Ansatz informiert werden.
• Die Gründe für das neue System, die Ziele und den Nutzen für die Mitarbeiter:innen in ihren Funktionen sollten klar erläutert werden.
• Maßgeschneiderte Schulungen anbieten: Führungskräfte profitieren von Coaching oder Mentoring, Mitarbeiter:innen von Selbstbewertungstechniken.
• Bilden Sie Pilotgruppen in Abteilungen oder Teams, um den Prozess zu testen, bevor er unternehmensweit eingeführt wird.
• Kontinuierliche Feedback-Mechanismen in bestehende jährliche Beurteilungen integrieren; beispielsweise vierteljährliche Check-ins und monatliche Feedback-Sitzungen einführen.

Unternehmen, die die Vorteile einer Kombination aus traditionellem Leistungsmanagement und häufigerem Feedback bevorzugen, können diese Methode beibehalten und ihren Erfolg anhand der in Schritt zwei festgelegten Ziele messen.

Vollständiger Übergang zu kontinuierlichem Feedback

Wer die jährlichen Beurteilungen abschaffen möchte, kann die oben beschriebene Methode für ein bis zwei Bewertungszyklen anwenden, bevor sie vollständig durch ein umfassendes Feedback-System mit integrierten Check-ins ersetzt wird.

In beiden Fällen gilt:

Zeitplan erstellen

Die Umsetzung wird in Phasen unterteilt. Für jede Phase werden Meilensteine festgelegt, um den Fortschritt zu verfolgen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Beispiel:

• Planung: 3 Monate
• Pilotphase: 3 Monate
• Vollständige Einführung: 6 Monate

Verantwortlichkeiten zuweisen

Eine erfolgreiche Einführung erfordert, dass alle Beteiligten ihre Rollen verstehen. Die Rollen und Verantwortlichkeiten für die Personalabteilung, Führungskräfte und Mitarbeiter:innen werden klar definiert, indem

• Erwartungen an Führungskräfte geklärt werden: Regelmäßige Check-ins und Leistungsgespräche mit direkten Berichtspflichten durchführen
• Richtlinien und Best Practices für Mitarbeiter:innen festgelegt werden, z. B. Feedback effektiv geben und annehmen
• betont wird, dass die Rolle der Personalabteilung die Implementierung sowie die kontinuierliche Unterstützung und Verfeinerung des Leistungsmanagementprozesses umfasst
• die Bedeutung der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verbesserung durch kontinuierliches Feedback kommuniziert wird
• Champions für das Change Management innerhalb des Unternehmens identifiziert und geschult werden, um das neue System zu unterstützen und zu fördern.

Schritt 5: Schulung von Führungskräften und Mitarbeiter:innen

Die Schulung der Mitarbeiter:innen zur Anpassung an die neue Leistungsmanagementstrategie lässt sich in zwei Kategorien einteilen: Vorab-Schulungen und fortlaufende Schulungen. Beide Ansätze funktionieren wie folgt:

Umfassende Schulungsprogramme

Die anfängliche Investition in ein Vorab-Schulungsprogramm bietet alles, was die Mitarbeiter:innen benötigen, um das neue System zu verstehen und anzuwenden. Ein solches Programm sollte Folgendes umfassen:

• Inhalte für Manager:innen, z. B. wie man konstruktives Feedback gibt, den Wert regelmäßiger Check-ins maximiert und SMART-Ziele festlegt
• Inhalte für Mitarbeiter:innen, z. B. wie man Feedback entgegennimmt und umsetzt, Selbstbewertungen durchführt und sich aktiv an den eigenen Leistungsgesprächen beteiligt

Kontinuierliches Lernen und Unterstützung

Nach der Grundlagenvermittlung kann kontinuierliches Lernen folgende Formate nutzen, um das Gelernte zu vertiefen und aktuelle Herausforderungen anzugehen:

• Workshops
• E-Learning-Module
• FAQ-Kanäle

Schritt 6: Pilotphase und Feedback

Die Pilotphase bietet die Chance, Probleme oder Herausforderungen zu erkennen und zu lösen, bevor der Ansatz auf eine größere Gruppe ausgeweitet wird. Folgende Schritte maximieren den Nutzen der Pilotphase:

• Wahl der Pilotgruppen: Eine vielfältige Gruppe von Abteilungen oder Teams testet das neue System. Beispiel: Vertrieb und Rechtsabteilung statt Vertrieb und Marketing, da diese enger verbunden sind.
• Festlegen der Dauer der Pilotphase: Wenn es die Zeit erlaubt, führen Sie den Pilotversuch mindestens drei Monate lang durch, um genügend Daten und Feedback zu sammeln
• Erhebung von Daten: Umfragen und Einzelgespräche erfassen Feedback der Teilnehmenden. Neben relevanten Kennzahlen zur Zielerreichung wird Feedback zur Akzeptanz des neuen Modells durch Führungskräfte und Mitarbeiter:innen eingeholt.
• Feedback-Analyse: Das System wird entsprechend den Zielen angepasst, bevor es vollständig eingeführt wird.

Bei ausreichender Zeit wird der Pilotversuch mindestens drei Monate durchgeführt, um ausreichend Daten und Feedback zu sammeln.

Schritt 7: Vollständige Einführung und Kommunikation

Vor der Inbetriebnahme des neuen Leistungsbewertungsmodells wird ein detaillierter Kommunikationsplan erstellt. Er kündigt die Einführung an und erläutert die Vorteile des kontinuierlichen Leistungsmanagements.

Priorisieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen

Fragen und Herausforderungen werden antizipiert. Klare Antworten motivieren Mitarbeiter:innen während der Implementierung und danach, wenn Echtzeit-Feedback eingeht.

Klare Richtlinien und Ressourcen wie Benutzerhandbücher erleichtern den Mitarbeiter:innen die Navigation im neuen System.

Veranstalten Sie Launch-Events

Für Aufsehen um das neue System sorgen, indem es bei Mitarbeiterversammlungen, Webinaren und FAQ-Sitzungen vorgestellt wird, um die Mitarbeiter:innen zu informieren und Fragen zu beantworten.

Nutzen Sie interne Kommunikationsmittel

Wöchentliche Newsletter, Slack-Kanäle oder das Unternehmensintranet teilen Updates, heben Erfolge hervor und unterstreichen die Bedeutung von kontinuierlichem Feedback.

Schaffen Sie offene Kommunikationskanäle

Ein klarer Ansprechpartner – Person, Team oder E-Mail-Adresse – steht zur Verfügung, damit Mitarbeiter:innen zeitnah hilfreiche Unterstützung erhalten.

Seien Sie transparent

Wer noch nicht alle Antworten hat, aber daran arbeitet, das Performance Management System zu verbessern, sollte offen bezüglich Herausforderungen und Pläne sein. Eine Ausrichtung der Umsetzung an Unternehmenskultur und Grundwerten schafft Vertrauen und fördert Engagement.

Schritt 8: Kontinuierliche Verbesserungen planen

Das Geben und Analysieren von Feedback ist nur der Anfang zur effizienten Gestaltung von Leistungsbeurteilungen. Der Prozess endet mit umsetzbaren Plänen für die Entwicklung der Mitarbeiter:innen.

Jede Person, die bei Check-ins oder formellen Beurteilungsgesprächen Feedback zur Bestärkung oder Neuausrichtung erhält, sollte wissen, wie dieses Feedback für eine kontinuierliche Verbesserung von Leistung und Fähigkeiten genutzt werden kann.

Schritt 9: Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung

Wie jede andere wichtige HR-Initiative sollte auch eine Leistungsmanagementstrategie flexibel sein. Regelmäßige Prozessbewertungen stellen sicher, dass Mitarbeiter:innen sich weiterentwickeln, ihre Fähigkeiten verbessern und ihre Karriereziele erreichen.

So lässt sich die Wirksamkeit der Strategie beurteilen:

• Regelmäßige Audits: Vierteljährliche Überprüfungen des Leistungsmanagementsystems helfen, Fortschritte anhand der OKRs zu verfolgen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
• Offene Feedback-Schleifen: Regelmäßiges Feedback von Mitarbeiter:innen und Manager:innen dient der kontinuierlichen Verbesserung des Systems.
• Technologie trackt den Fortschritt: HR-Software mit Berichts- und Analysefunktionen liefert Einblicke in den Leistungsmanagementprozess, sodass Trends erkannt und Anpassungen vorgenommen werden können.

Kontinuierliches Leistungsmanagement umsetzen mit Deel Engage

Deel Engage ist eine KI-gestützte Personalmanagement-Suite, die die Verfolgung, Bewertung und Verwaltung der Leistungen von Mitarbeiter:innen von einer einzigen Plattform aus optimiert. Hier sind die Funktionen, die dies ermöglichen:

• Kontinuierliches Feedback und Check-ins: Das Slack-Plugin strukturiert wöchentliche Einzelgespräche, so dass Tagesordnungen geteilt, Fokus gehalten und wichtige Punkte gemeinsam bearbeitet werden.
• Personalisierte Leistungsbeurteilungen: Mitarbeiter:innen können ihr Potenzial ausschöpfen, wenn ein zentraler Ort für Leistungsfeedback, Karrierepläne und OKRs bereitgestellt wird.
• Nahtlose Integration und Automatisierung: Deel lässt sich mit anderen wichtigen Anwendungen im Tech-Stack verbinden, darunter Google Workspace, Microsoft Teams und viele andere. Entwicklungsdaten fließen reibungslos zwischen den Plattformen.
• KI-gestützte Mitarbeiterentwicklungspläne: Deel Engage steigert die Produktivität um das Zehnfache. Das Tool erstellt in Minuten Karrierewege, Schulungskurse und individuelle Wachstumspläne.
• Datengestützte Erkenntnisse und Analysen: Die Plattform liefert einen umfassenden Überblick oder detaillierte Einblicke in Kompetenzmatrizen, Kompetenzprofile, Zielfortschritte und weitere Aspekte.
• Schulungsmanagement: Über eine maßgeschneiderte Bibliothek mit externen oder internen Inhalten, erstellt mit KI, lassen sich ansprechende Schulungskurse zuweisen.
• Deel HR: Die globale HRIS-Plattform verwaltet den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – kostenlos.

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