Das Mitarbeitergespräch: Ein Leitfaden für Arbeitnehmer:innen und Unternehmen

Beim Mitarbeitergespräch, auch Personalgespräch genannt, handelt es sich um ein wichtiges Instrument zur Mitarbeiterführung. In erster Linie ist es jedoch ein Gespräch zwischen zwei Menschen. Ein Gespräch, von dem im besten Falle beide Seiten profitieren:

Für die Mitarbeitenden soll eine erhöhte Arbeitszufriedenheit herausspringen, indem ein gutes Arbeitsklima gefördert und deren Entwicklungspotenziale ausgemacht und erschlossen werden. Das wiederum soll für die Arbeitgebenden nicht nur die Mitarbeiterbindung verbessern, sondern auch die Erreichung der Unternehmensziele erleichtern. Die Anforderungen sind also hoch.

Deel gibt Ihnen Tipps an die Hand, mit denen beide Seiten den Spagat zwischen Professionalität und Empathie wahren und mit denen Sie die Weichen stellen, um das volle Potenzial von Mitarbeitergesprächen auszuschöpfen.

Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?

In erster Linie unterscheidet man zwischen institutionalisierten Gesprächen und anlassbezogenen Mitarbeitergesprächen.

Das wohl wichtigste institutionalisierte Gespräch ist das Jahresgespräch, das einen thematischen Rundumschlag bildet. Mindestens einmal pro Quartal sollte zusätzlich, ohne weiteren Anlass, ein Mitarbeitergespräch stattfinden.

Genauso wichtig sind anlassbezogene Mitarbeitergespräche. Dazu gehören etwa Gespräche über Gehaltserhöhungen, Zielvereinbarungsgespräche, Konfliktgespräche oder Beurteilungsgespräche bei besonders guten oder schlechten Leistungen.

Auch darüber hinaus ist die Liste der Gründe für Mitarbeitergespräche lang. Unter anderem zählen dazu:

• Häufige oder längere Krankheitszeiten
• Rückkehr nach Arbeitsunfähigkeit aus Gründen von Krankheit
• Ein Arbeitsunfall
• Ende der Probezeit
• Ablauf eines befristeten Arbeitsvertrags
• Letzte Maßnahme vor einer Abmahnung oder Kündigung
• Besprechung eines Aufhebungsvertrags
• Planung einer Beförderung, einer Versetzung oder Umgruppierung
• Beschwerden von anderen Arbeitnehmenden

Die Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung beider Seiten ist für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch unerlässlich und zeugt nicht nur von Respekt gegenüber der anderen Person, sondern hilft auch, die Zusammenarbeit zielführend zu gestalten.

Vorbereitung als Vorgesetzte:r

Klären Sie das Gesprächsziel

Legen Sie das Hauptanliegen des Gesprächs fest. Möchten Sie ausführliches Feedback geben, eine Zielvereinbarung festlegen oder die Entwicklung der arbeitnehmenden Person besprechen? Die obige Liste sollte Ihnen eine gute Übersicht über die möglichen Themen verschafft haben.

Überlegen Sie auch, welche Botschaften Sie im Zusammenhang mit dem Gesprächsziel in jedem Fall vermitteln möchten.

Bereiten Sie den Leistungsrückblick vor

Rufen Sie sich die Projekte, Aufgaben und Leistungen Ihres Gegenübers der letzten Monate ins Gedächtnis. Sammeln Sie Fakten zu Erfolgen und etwaigen Problemen und nutzen Sie konkrete Beispiele, um Rückmeldungen nachvollziehbar zu machen.

Strukturieren Sie Ihr Feedback

Überlegen Sie sich positives Feedback und Verbesserungshinweise und achten Sie auf eine wertschätzende, klare Sprache. Bereiten Sie sich umgekehrt auch auf mögliche Kritik des Mitarbeitenden vor.

Überlegen Sie sich Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten

Ermitteln Sie Ziele, die realistisch und motivierend sein könnten. Gibt es in einem Bereich konkreten Schulungsbedarf? Könnten Sie der Person neue Perspektiven eröffnen oder ihr neue Aufgaben zuteilen?

Klären Sie Organisatorisches

Setzen Sie das Gespräch mit ausreichender Vorlaufzeit an, damit nicht nur Sie, sondern auch ihr Gegenüber sich ausreichend vorbereiten können. Reservieren Sie einen ungestörten Raum und planen Sie ausreichend Zeit ein, um einen offenen Austausch zu ermöglichen.

Reflektieren Sie Ihre Haltung

Gehen Sie offen, ehrlich und interessiert ins Gespräch. Seien Sie bereit zuzuhören und Ihre Sichtweise zu hinterfragen.

Vorbereitung als Arbeitnehmer:in

Reflektieren Sie Ihre eigenen Leistungen

Eine realistische Selbsteinschätzung im Vorfeld ist entscheidend, um einen Standpunkt für Ihr Gespräch zu finden. Dabei können Ihnen die folgenden Fragen helfen:

• Welche Aufgaben und Projekte haben Sie im letzten Zeitraum übernommen?
• Welche konkreten Erfolge oder Verbesserungen konnten Sie erzielen? Wo gab es Herausforderungen?
• Haben Sie Feedback von Kolleg:innen oder Kund:innen erhalten?

Formulieren Sie Entwicklungswünsche und Ziele für die Zukunft

Gehen Sie in sich und überlegen Sie, welche Fähigkeiten Sie ausbauen oder welche Ziele Sie beruflich erreichen möchten. Was wäre aus Ihrer Sicht der sinnvolle nächste Schritt? Vielleicht haben Sie Interesse an Weiterbildungen oder neuen Aufgabenfeldern?

Notieren Sie sonstige Fragen und Anliegen

Das Mitarbeitergespräch ist Ihr Moment. Hier dürfen Sie auf professionelle Weise loswerden, was Ihnen am Herzen liegt, unter den Nägeln brennt oder auf dem Magen liegt. Und natürlich dürfen Sie auch positives Feedback teilen. Es liegt also in Ihrem eigenen Interesse, die Vorbereitung ernst zu nehmen.

Bereiten Sie ein offenes Feedback vor

Wie erleben Sie die Zusammenarbeit im Team oder mit Führungskräften? Was läuft gut und wo sehen Sie Verbesserungsbedarf?

Bringen Sie eine positive Grundhaltung mit

Sehen Sie das Mitarbeitergespräch als eine Chance für Austausch, Feedback und Weiterentwicklung. Rufen Sie sich ins Gedächtnis, dass kritisches Feedback nichts mit Ihnen als Person zu tun hat.

Die Durchführung

Nicht alle Gespräche erfordern eine genaue Planung. Manche können spontan und in ungezwungener Atmosphäre stattfinden. Eine grobe Struktur kann jedoch in jedem Fall als Orientierung dienen.

Gemäß dem KOALA-Prinzip lassen sich Mitarbeitergespräche in 5 Phasen unterteilen:

1. Kontakt herstellen
   Schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre. Begrüßen Sie sich offen und wertschätzend und schaffen Sie Vertrauen.
2. Orientierung geben
   Erklären Sie das Ziel des Gesprächs und geben Sie einen kurzen Überblick über die Themen und den Ablauf. So wissen beide, worum es geht und was erwartet wird.
3. Austausch führen
   Bewerten Sie die vergangenen Leistungen, Projekte und Ergebnisse: Was lief gut? Wo gab es Herausforderungen? Beschreiben Sie Zusammenarbeit, Verhalten und Kommunikation.
   Regen Sie gleichzeitig gegenseitiges Feedback an und hören Sie Ihrem Gegenüber aktiv zu. Offene Fragen, auch W-Fragen genannt, können Ihnen dabei helfen, Räume zu schaffen, in denen Ihre Mitarbeitenden ihr Anliegen darlegen können.
4. Lösungen entwickeln
   Vereinbaren Sie nächste Schritte und neue Ziele anhand des SMART-Prinzips. Klären Sie berufliche Wünsche und Perspektiven der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers und zeigen Sie Entwicklungsmöglichkeiten auf. Klären Sie, was konkret umgesetzt werden soll, z. B. durch Schulungen oder neue Aufgaben.
5. Abschluss gestalten
   Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen und legen Sie fest, was bis zum nächsten Gespräch umgesetzt werden soll. Wer ist für welche Punkte verantwortlich? Geben Sie einen positiven Ausblick und vereinbaren Sie, falls nötig, einen Follow-up-Termin.

Extra: Wie äußere und empfange ich Kritik konstruktiv?

Das A & O für ein Mitarbeitergespräch sind der offene Austausch und das gegenseitige Feedback. Da dieses für beide Seiten ein wichtiger Punkt ist, der zugleich emotional behaftet sein kann, haben wir von Deel uns entschieden, ihm für alle Beteiligten eigens einen Absatz zu widmen.

Beziehen Sie Kritik immer auf Verhalten, niemals auf die Person
Konzentrieren Sie sich in Ihrer Kritik nicht auf Charaktereigenschaften, sondern immer auf konkrete Situationen oder Handlungen.

Das gilt selbstverständlich für beide Seiten: Wenn Kritik gegenüber Ihnen geäußert wird, sollten Sie sich ins Gedächtnis rufen, dass sie sich nicht gegen Sie als Person richtet – sofern sie konstruktiv formuliert ist.

Verwenden Sie Ich-Botschaften

Im Mitarbeitergespräch lohnt es sich, eine Lehre aus der gewaltfreien Kommunikation zu beherzigen: Indem Sie Ich-Botschaften statt Du-Vorwürfe formulieren, sorgen Sie dafür, dass die Kritik sachlich bleibt und vermeiden Abwehrreaktionen.

Don’t: „Sie informieren uns immer viel zu spät – so kann man doch nicht arbeiten!“

Do: „Ich habe den Eindruck, dass die Kommunikation im Projekt manchmal zu spät erfolgt.“

Sprechen Sie an, was verbessert werden kann
Indem Sie lösungsorientiert kommunizieren und konkrete Anregungen für die Zukunft geben, machen Sie die Kritik für Ihr Gegenüber leichter umsetzbar.

Don’t: „Sie bekommen Ihre Termine nie auf die Reihe.“

Do: „Ein Punkt, der aus meiner Sicht noch Potenzial hat, ist der Umgang mit Terminen – da könnten wir gemeinsam schauen, wie wir die Planung noch etwas zuverlässiger gestalten.“

Der Ton macht die Musik
Die Wahl eines ruhigen Tons, respektvoller Worte und des passenden Moments hat einen erheblichen Einfluss auf die Wirkung. Und auch die altbewährte Sandwich-Technik kann nach wie vor Wunder wirken.

Don’t: „Bei den letzten Unterlagen fehlten wieder Infos. Das ist echt schlampig.“

Do: „Sie bringen viel Engagement ins Projekt, das finde ich super. Bei den letzten Unterlagen haben aber einige wichtige Infos gefehlt. Das müssen wir künftig besser im Blick behalten. Ansonsten schätze ich Ihre Arbeit sehr.“

Mit guter Vorbereitung zum erfolgreichen Gespräch

Wenn beide Seiten Mitarbeitergespräche nicht nur als formale Pflicht sehen, sondern sich ehrlich darauf einlassen, erhalten sie eine echte Chance zur Weiterentwicklung. Ob als Führungskraft oder Mitarbeitende:r: Wer sich bewusst vorbereitet, offen kommuniziert und klare Ziele formuliert, kann das volle Potenzial des Formats nutzen.

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