Stellenanforderungen: Ein Leitfaden für HR-Verantwortliche

Die Stellenanforderung ist der erste Schritt in der Personalbeschaffung, bevor eine Stelle ausgeschrieben oder Bewerber:innen interviewt werden. Wird sie korrekt durchgeführt, bildet sie die Grundlage für einen optimierten, konformen und abgestimmten Einstellungsprozess. Wird sie hingegen übersehen oder nachlässig bearbeitet, kann sie zu einem „stillen Engpass“ werden, der das Wachstum bremst und für Chaos verursacht.

Hier sind die Gründe, warum die Erstellung und Verwaltung effektiver Stellenanforderungen wichtig ist:

• Ein klarer, standardisierter Anforderungsprozess sorgt dafür, dass die Einstellung mit den Personalplänen und Budgets übereinstimmt.
• Gut strukturierte Anforderungen reduzieren Verzögerungen, verhindern doppelte Rollen und stellen sicher, dass jede Einstellung mit den richtigen Genehmigungen beginnt.
• Stellenanforderungen verbessern die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung (HR), der Finanzabteilung und den Einstellungsmanager:innen und helfen Teams, schneller und mit mehr Sicherheit produktiv zu sein.

Was ist eine Stellenanforderung?

Eine Stellenanforderung ist eine formelle interne Anfrage zur Besetzung einer neuen oder Ersatzstelle. Sie wird in der Regel von einer Einstellungsmanagerin oder einem Einstellungsmanager initiiert und durchläuft einen Genehmigungsprozess, bevor die Rekrutierung beginnt.

Der Zweck einer Stellenanforderung

Der Hauptzweck einer Stellenanforderung besteht darin, den Business Case und die Genehmigung für eine Einstellung formell zu dokumentieren, bevor die Rekrutierungsaktivitäten beginnen. Dadurch wird sichergestellt, dass Einstellungsentscheidungen mit den Prioritäten des Unternehmens, den Budgetbeschränkungen und den Compliance-Anforderungen übereinstimmen, wodurch das Risiko von fehlgeleiteten oder nicht genehmigten Einstellungen verringert wird.

Stellenanforderung vs. Stellenbeschreibung

Eine Stellenanforderung ist ein internes Dokument, das eine Einstellung begründet und genehmigt, einschließlich Details wie Budget, Berichtslinie und geschäftliche Begründung.

Eine Stellenbeschreibung ist ein externes oder internes Rollenprofil. Sie beschreibt Verantwortlichkeiten, erforderliche Fähigkeiten und Erwartungen an Bewerber:innen oder Mitarbeiter:innen.

Beide Dokumente unterscheiden sich in Zweck und Zielgruppe: Die Stellenanforderung dient der internen Genehmigung und Ressourcenzuweisung, die Stellenbeschreibung vermittelt die Rolle an Bewerber:innen und Mitarbeiter:innen.

Stellenanforderung vs. Stellenausschreibung

Eine Stellenanforderung ist für Bewerber:innen nicht sichtbar und wird innerhalb des Unternehmens verwendet, um den Einstellungsprozess zu starten.

Eine Stellenausschreibung ist eine öffentlich zugängliche Anzeige für die Stelle, die potenzielle Bewerber:innen auf Jobbörsen, Karriere-Websites von Unternehmen oder in sozialen Medien ansprechen und anwerben soll.

Stellenanforderung vs. Personalplan

Ein Personalplan ist ein strategisches, übergeordnetes Instrument zur Personalplanung, das den Personalbedarf für einen bestimmten Zeitraum umreißt. Er ist häufig an Budgets und Prognosen zum Unternehmenswachstum geknüpft.

Eine Stellenanforderung ist taktisch und rollenspezifisch und dient dazu, eine Stelle innerhalb dieses übergeordneten Plans zu besetzen.

Wichtige Elemente einer Stellenausschreibung

Eine klare und vollständige Stellenausschreibung enthält alle Informationen, die für Begründung, Genehmigung und Start des Einstellungsprozesses nötig sind. Sie sollte folgende Elemente enthalten:

• Position: Die Stellenbezeichnung, die Abteilung und die Berichtslinie werden klar definiert. Eine detaillierte Stellenbeschreibung ist beizufügen. So verstehen alle Beteiligten, welche Position zu besetzen ist und wie sie in die Unternehmensstruktur passt.
• Begründung: Ein prägnanter Business Case erläutert, warum die Position benötigt wird, etwa um ausscheidende Mitarbeiter:innen zu ersetzen, Wachstumsziele zu erreichen oder neue Projekte zu unterstützen. Eine überzeugende Begründung sichert die Zustimmung der Führungskräfte und bringt die Einstellung mit den strategischen Prioritäten in Einklang.
• Budget: Die Gehaltsspanne, Sozialleistungen und alle Einstellungskosten sowie die Kostenstelle oder Finanzierungsquelle werden angegeben. Durch die Angabe der Budgetdetails im Voraus wird die Anfrage mit den finanziellen Rahmenbedingungen in Einklang gebracht und Verzögerungen bei der Genehmigung vermieden.
• Genehmigungen: Alle Genehmiger:innen identifizieren, z. B. die Vorgesetzten des einstellenden Managers oder der Managerin, das Personalwesen, die Finanzabteilung und relevante Führungskräfte. Die Genehmigungskette frühzeitig festlegen, um den Prozess zu optimieren und Engpässe zu vermeiden.
• Positionsdetails und Logistik: Standort (vor Ort, hybrid, remote), Arbeitszeit (Vollzeit, Teilzeit, Vertrag), voraussichtliches Startdatum und Details zur Stellenklassifizierung angeben, z. B. steuerbefreit/nicht steuerbefreit. So lassen sich Erwartungen an Bewerber:innen klar definieren und gesetzliche Vorgaben einhalten.
• Anweisungen zur Ausschreibung: Es wird festgelegt, ob die Stelle intern, extern oder über beide Kanäle ausgeschrieben wird. Diese Angabe synchronisiert das Recruiting-Team hinsichtlich Sichtbarkeit und Sourcing-Strategie.

Der Prozess der Stellenanforderung: Eine Anleitung

Ein standardisierter Prozess der Stellenanforderung stellt sicher, dass jede Einstellung mit klarer Abstimmung, den richtigen Genehmigungen und präzisen Details beginnt. Hier ist der Ablauf in fünf Schritten:

1. Initiieren: Der Bedarf für eine Stelle wird identifiziert, und eine Stellenausschreibung wird erstellt – meist durch die Personalverantwortlichen. So startet der Prozess. Der Grund für die Einstellung und der Zeitrahmen (oder die Dringlichkeit) werden festgehalten.
2. Begründen: Die Anfrage wird mit dem Personalplan, den Teamzielen oder einem konkreten Nachbesetzungsbedarf verknüpft. Ein überzeugender Business Case sichert die Unterstützung der Stakeholder und garantiert, dass die Einstellung strategisch ausgerichtet ist.
3. Definieren: Die wichtigsten Details – Titel, Abteilung, Standort und Beschäftigungsart (Vollzeit, Freelancer:innen, Remote) – werden skizziert. Klare Formulierungen vermeiden Verwirrung und sichern Einheitlichkeit bei der späteren Ausschreibung.
4. Prüfen und genehmigen: Die Stellenanforderung geht an die zuständigen Genehmiger:innen, etwa Finanzabteilung, HR-Businesspartner:innen und Führungskräfte. Sie prüfen Budget, Compliance und strategische Passung, bevor die Rekrutierung startet.
5. Veröffentlichen und aktivieren: Nach der Genehmigung wird die Stelle in das ATS des Unternehmens geladen und auf relevanten Jobbörsen oder internen Kanälen veröffentlicht. Dieser Schritt startet den Rekrutierungsprozess und öffnet die Stelle für Bewerber:innen.

Wer ist für welche Schritte im Prozess verantwortlich?

Klare Zuständigkeiten in jeder Phase des Prozesses verhindern Verzögerungen, sichern Verantwortlichkeit und stellen die Ausrichtung auf geschäftliche Prioritäten sicher.

Jeder Schritt hat eine:n Hauptverantwortliche:n. Zusammenarbeit sorgt für einen reibungslosen Ablauf und verhindert Übersehen.

Die folgende Tabelle zeigt das typische Verantwortungsmodell für jede Phase des Stellenanforderungsprozesses:

Häufige Probleme bei fehlerhaften Stellenanforderungen

Stellenanforderungen sind fehlerhaft, wenn Prozesse unklar sind oder nicht konsequent befolgt werden.

Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen, mit denen Personalverantwortliche konfrontiert sind:

• Missverständnisse zwischen Teams: Der Aufgabenbereich, der Standort, die Gehaltsspanne und andere Details können verloren gehen, wenn Personalwesen und Finanzabteilung nicht abgestimmt sind. Es kommt dann zu Korrekturschleifen und einem langsamen, frustrierenden Prozess.
• Unkontrollierte Einstellungen: Ohne standardisierten Prozess geben Manager:innen Stellen direkt an Personalvermittler oder externe Partner. Das verursacht Compliance-Probleme, untergräbt die Personalplanung und erschwert die Budgetierung.
• Budgetüberschreitungen: Sind Stellenausschreibungen nicht klar mit Kostenstellen und Budgets verknüpft, entstehen ungeplante Stellen oder es werden Stellen ohne Finanzierung genehmigt. Das führt zu überhöhten Gehaltsausgaben oder Schwierigkeiten bei der Deckung ungeplanter Kosten.
• Schlechte Bewerbererfahrung durch Chaos im Backend: Unorganisierte Ausschreibungen führen dazu, dass Personalabteilung und Personalvermittler inkonsistente Anzeigen schalten. Bewerber:innen erhalten widersprüchliche Signale, lange Antwortzeiten oder plötzliche Änderungen der Anforderungen. Dies schadet dem Unternehmensruf.
• Compliance-Risiko bei fehlender Nachverfolgung von Genehmigungen (insbesondere global): Werden Genehmigungen und Compliance-Prüfungen bei multinationalen Einstellungen nicht dokumentiert, drohen Audits, Strafen oder Reputationsschäden.

Globale Teams benötigen einen soliden Prozess, um sicherzustellen, dass sie die Arbeits- und Datenschutzgesetze in allen Rechtsräumen einhalten.

Zwei Szenarien veranschaulichen diese Herausforderungen:

Szenario 1: Der tote Winkel im Budget

Ein Abteilungsleiter fordert dringend eine Stelle für eine:n leitende:n Ingenieur:in an, und das Personalwesen beschleunigt die Stellenanforderung, ohne dass die Finanzabteilung sie vollständig geprüft hat.

Einige Wochen später liegt das Gehalt für diese Stelle um 15 % über dem genehmigten Budget. Die Unternehmensleitung stoppt daraufhin eine weitere wichtige Einstellung, um den Überschuss auszugleichen.

Dieses Szenario zeigt, wie das Überspringen von Budgetprüfungen die Personalplanung stören und zu schwierigen Kompromissen führen kann.

Szenario 2: Compliance-Verletzung bei globalen Einstellungen

Ein Regionalleiter in Europa erstellt eine Stellenanforderung und schickt sie live, ohne sie an das Personalwesen und die Rechtsabteilung weiterzuleiten.

Monate später prüft eine Behörde den Vertrag, weil die Vertragsbedingungen nicht mit den lokalen Arbeitsgesetzen übereinstimmen. Das führt zu einer Geldstrafe und Reputationsschäden.

Dieses Szenario zeigt, wie das Umgehen von Compliance-Prüfungen bei globalen Einstellungen ein Unternehmen ernsthaften rechtlichen und finanziellen Konsequenzen aussetzen kann.

Vorlage und Beispiele für Stellenausschreibungen

Unternehmen fügen mehrere wichtige Felder hinzu, um ein umfassendes Formular für Stellenausschreibungen zu erstellen und von Anfang an Klarheit für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Die folgende Vorlage enthält Felder, die Best Practices umsetzen. Sie macht den Prozess klar, überprüfbar und auf die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar:

Die folgenden Beispiele zeigen, wie die Vorlage unterschiedliche Branchen, Kontexte (z. B. Neueinstellung vs. Nachbesetzung), Standorte, Beschäftigungsarten und spezifische Einstellungsanforderungen berücksichtigen kann.

Beispiel 1: Technologie – Senior Software Engineer (Neueinstellung)

Dieses Beispiel zeigt, wie die Vorlage auf eine neue Position in der Technologiebranche angewendet werden kann:

Beispiel 2: Gesundheitswesen – Koordinator:in klinischer Studien (Ersatz)

Dieses Beispiel zeigt, wie die Vorlage für eine Ersatzposition im Gesundheitswesen funktioniert:

Besondere Überlegungen für globale, Remote-First-Teams

Bei grenzüberschreitenden Einstellungen braucht eine Stellenausschreibung zusätzliche Klarheit und Compliance, damit der Genehmigungsprozess reibungslos verläuft und einheitliche Praktiken für potenzielle Kandidat:innen weltweit gelten.

Hier sind wichtige Überlegungen:

• Lokale Compliance: Jedes Land hat eigene Arbeitsgesetze. Stellenausschreibungen müssen angeben, ob Stellen direkt, per Vertrag oder über einen Employer of Record (EOR) besetzt werden. So lässt sich das Risiko falscher Einstufungen vermeiden.
• Standortspezifische Budgetgenehmigungen: Vergütungserwartungen und Lohnkosten unterscheiden sich je nach Region. Stellenausschreibungen benötigen daher regional genehmigte Budgets, um Finanzierungslücken zu vermeiden.
• Angleichung der Stellenarchitekturen über verschiedene Regionen hinweg: Titel, Ebenen und Gehaltsstufen sollten weltweit standardisiert sein. So sind Fairness und Transparenz gewährleistet, während gleichzeitig die lokalen Marktgegebenheiten berücksichtigt werden.
• Workflows für Stellenausschreibungen für Remote-Mitarbeiter:innen: Remote-First-Teams benötigen Workflows, die mehrere Genehmiger:innen in verschiedenen Zeitzonen berücksichtigen und digitale Tools für effiziente Prozesse nutzen.
• Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen: Bei grenzüberschreitenden Stellenausschreibungen müssen häufig personenbezogene Daten und Gehaltsdaten weitergegeben werden. Daher ist es entscheidend, bei der globalen Bearbeitung von Stellenausschreibungen die DSGVO, den CCPA und andere lokale Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Stellenanforderungen in die HR-Technologie integrieren

Die Integration von Stellenanforderungen in die HR-Technologie macht den Einstellungsprozess skalierbar, konform, effizient und unternehmensweit einheitlich.

Hierfür bieten sich insbesondere diese fünf Ansätze an:

1. Verknüpfung mit Personalzahlen in Tools zur Personalplanung: Stellenanforderungen werden direkt mit den Personalplanungs- oder Finanzsystemen verknüpft. So entspricht jede angeforderte Stelle der genehmigten Personalstärke, dem Budget und den langfristigen Wachstumsstrategien.
2. Synchronisierung mit dem ATS zur Erstellung von Stellen: Nach der Genehmigung kann das Bewerbermanagementsystem (ATS) automatisch neue Stellen generieren. Dies reduziert manuelle Dateneingabe, erhöht die Konsistenz der Anzeigen und beschleunigt die Veröffentlichung.
3. Workflow-Automatisierung und Prüfpfade: Die Automatisierung von Genehmigungsworkflows beseitigt Engpässe und erstellt klare Aufzeichnungen darüber, wer in jeder Phase seine Zustimmung gegeben hat. Prüfpfade sind für regulierte Branchen und globale Teams unerlässlich, da sie Transparenz und Compliance-Nachweise bieten.
4. Integration mit HRIS zur Verfolgung des Mitarbeiterlebenszyklus: Stellenanforderungen lassen sich mit Deel HRIS verknüpfen. So entsteht ein nahtloser Übergang von der Vorauswahl bis zur Einarbeitung und darüber hinaus. Dies ermöglicht eine präzise Berichterstattung über Personalbestand, Time-to-Hire und Personalkosten während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.
5. Analyse- und Berichts-Dashboards: Daten zu Stellenanforderungen in zentralisierten Dashboards erfassen, um Trends wie Einstellungsgeschwindigkeit, Genehmigungsengpässe oder Budgetauslastung zu verfolgen.

Diese Erkenntnisse verbessern Entscheidungsfindung und Einstellungsprozesse.

Die globale HR-Plattform von Deel integriert Stellenanforderungen in die Personalplanung, optimiert Genehmigungen und sichert Compliance in jeder Phase.

Globale Einstellungsanforderungen mit Deel vereinfachen

Deel bündelt alle Funktionen zur Verwaltung globaler Stellenanforderungen. Tabellenkalkulationen, unzusammenhängende Tools und lange Genehmigungszyklen entfallen.

Mit Deel Workforce Planning lassen sich folgende Schritte umsetzen:

• Jobarchitekturen als Grundlage aufbauen: Ein einheitliches internes Rahmenwerk für Rollen, Ebenen und Jobfamilien verbindet Stellenanforderungen, Vergütungsbänder, Karrierewege und Personalplanung.
• Workflows für Stellenanforderungen und Genehmigungen optimieren: Automatische Weiterleitung, Unterlagen sammeln und Genehmigungsauslöser festlegen, sodass der Einstellungsprozess reibungslos verläuft.
• Budgetgrenzen pro Land festlegen: Integrierte Vergütungsbenchmarks helfen, Einstellungskosten in verschiedenen Regionen zu verstehen und Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
• Genehmigte Stellen sofort visualisieren: Neue Positionen erscheinen direkt im Organigramm und zeigen, wie sich Stellenanforderungen in die Personalstruktur einfügen.
• Direkte Übertragung von Jobs an das ATS: Genehmigte Stellenangebote werden direkt an das Bewerbermanagementsystem übermittelt, um doppelte Dateneingaben zu vermeiden.
• Transparenz über Personalbestand etablieren: Aktive und geplante Einstellungen lassen sich in einem Dashboard verfolgen, sodass das Personalwesen und Finance abgestimmt bleiben.
• Szenarien planen und Ergebnisse messen: Simulationen (z. B. Expansion in einen neuen Markt) können mit tatsächlichen Besetzungen und Kosten verglichen werden, um die Planung zu optimieren.

Deel HR verbindet Jobrequisitionen mit Personalplanung, Vergütungsmanagement, Talentmanagement und Compliance in einer Plattform. Deel unterstützt HR-, Finanz- und Führungsteams dabei, schneller zu agieren, abgestimmt zu bleiben und intelligenter einzustellen.

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