La creciente necesidad de mantenerte al día con los requisitos de contratación y al mismo tiempo garantizar el cumplimiento con las autoridades y brindar una experiencia positiva a los colaboradores de todo el mundo ejerce presión sobre los profesionales de RR.HH.
Mantener los datos de los empleados en un archivo de Excel, hacer cálculos manuales de salarios e impuestos y clasificar de forma simple a los colaboradores podría haber funcionado para equipos locales, pero la gestión de la fuerza laboral se vuelve más compleja cuando se empieza a contratar en el extranjero.
El uso de automatizaciones de RR.HH aumentó casi un 600% en los últimos años, y por una buena razón. Automatizar las tareas manuales que los departamentos de RR.HH deben llevar a cabo a diario, como hacer pagos a nivel global o dar accesos y permisos, deja espacio para centrarse en la estrategia de gestión de la fuerza laboral, que es clave para el crecimiento de la empresa.
Conoce otras formas en las que la automatización de procesos de RR.HH puede beneficiar a tu empresa.
Más eficiencia y productividad en todos los departamentos
El software de automatización de RR.HH puede ayudar a los departamentos de RR.HH a acelerar los procesos manuales que consumen mucho tiempo, como la evaluación de currículums, la actualización de timesheets o el onboarding y offboarding de empleados.
De esta manera, los equipos de RR.HH pueden operar más rápidamente y centrarse en la estrategia en lugar de invertir su valioso tiempo en tareas repetitivas, lo que permite que otros departamentos también sean más eficientes. Por ejemplo, a los nuevos empleados se les puede solicitar y enviar automáticamente el equipo de trabajo necesario, o incluso se les puede dar acceso a herramientas específicas.
Según una encuesta de Workato, las automatizaciones de onboarding son particularmente populares entre los profesionales de RR.HH, especialmente aquellas diseñadas para verificar la identidad y otorgar accesos. El onboarding manual, especialmente cuando se trata de alguien de otro país, puede llevar días debido a los complejos procesos burocráticos y la gestión de los documentos, pero cuando se automatiza a través de tu software de RR.HH, este proceso se puede llegar a completar en un día.
Coherencia mejorada en todas las ubicaciones
Para los equipos globales, es fundamental crear procesos que sean consistentes en diferentes ubicaciones para brindar una experiencia equitativa a los empleados y permitir que los equipos de diferentes países colaboren de manera eficiente.
Las automatizaciones de RR.HH permiten a los equipos internacionales asegurarse de que cualquier empleado, ya sea de Colombia o Argentina, siga el mismo proceso y tenga la misma experiencia que uno de EE.UU. o España.
Por ejemplo, si automatizas el proceso de aprobación de solicitudes de licencia, un empleado no tiene que tener comunicación mutua con su jefe hasta que acuerde las fechas y el traspaso de los proyectos actuales. Un proceso automatizado aquí ahorra tiempo a ambas partes y facilita el trabajo asincrónico.
Gracias a Deel HR, la única plataforma SIRH verdaderamente global, también puedes agilizar y simplificar el proceso de onboarding de empleados en diferentes ubicaciones. Este está diseñado para adaptarse a la legislación laboral y los requisitos de cumplimiento con las autoridades específicos de un país, por lo que no hay campos obligatorios no aplicables que interrumpan tus flujos de trabajo de RR.HH.
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Mayor precisión y menos errores
Los procesos de RR.HH automatizados reducen la probabilidad de errores humanos, lo que resulta en un mejor procesamiento de nóminas y datos más precisos con los que trabajar, entre otros. Cuando se abandonan los procedimientos en papel y se automatiza, por ejemplo, la recopilación de documentos de compliance y los cálculos de impuestos, se reduce la posibilidad de que un empleado de RR.HH pueda:
- Extraviar un documento
- Presentar impuestos incorrectamente
- Calcular mal la compensación de un empleado
- Pasar por alto la solicitud de licencia de un empleado
Contar con procesos más precisos trae como resultado empleados más felices, ya que los retrasos salariales o las imprecisiones salariales a menudo causan insatisfacción, e incluso los pueden llevar a buscar un nuevo trabajo tras varios errores.
Reducción de costos de gestión de RR.HH.
Los procesos de RR.HH automatizados ayudan a las empresas a reducir los costos laborales debido a una menor necesidad de trabajo manual. Según SHRM, 16 de los 21 procesos comunes de RR.HH se pueden automatizar casi por completo, desde el proceso de contratación hasta las entrevistas de salida, lo que significa que puedes lograr más con menos recursos económicos y menos personal en tu departamento de RR.HH.
La automatización también elimina la necesidad de ingresar datos manualmente, lo que reduce el riesgo de errores y permite a los profesionales de RR.HH trabajar de manera más eficiente y evitar costosos problemas de cumplimiento legal.
Los sistemas automatizados rastrean y administran los datos de los empleados, contratos, permisos de trabajo y otros documentos relacionados con el compliance de manera más precisa y eficiente, reduciendo el riesgo de sanciones, disputas legales y daños a la reputación que pueden resultar del incumplimiento legal.
Cumplimiento legal total garantizado
Las automatizaciones de RR.HH ayudan a tu empresa a cumplir plenamente con las leyes laborales y las regulaciones fiscales sin importar dónde contrates, al garantizar que:
- Crees contratos que cumplan con las normas locales
- Ofrezcas acceso a los beneficios correctos para los empleados
- Llenes y presentes los documentos correctamente
- Cumplas con todos los plazos
- Mantengas los registros organizados según sea necesario
La clasificación incorrecta de los colaboradores, el incumplimiento legal de los requisitos de visa e inmigración y las violaciones de la privacidad de los datos son solo ejemplos de errores comunes que suelen cometer los equipos globales, que pueden generar problemas legales graves. Con la gestión automatizada de la documentación y los procesos de compliance, ya habrás hecho un gran trabajo mitigando los riesgos de incumplimiento legal.
Al gestionar colaboradores a través de Deel, siempre se te notifica si falta un documento para un empleado o freelancer en particular.
Experiencia del empleado mejorada
Los procesos demasiado complicados y esperar demasiado tiempo para recibir una respuesta a una consulta pueden perjudicar la experiencia de los empleados. Utilizar la automatización para optimizar los procesos de RR.HH y habilitar opciones de autoservicio para los empleados puede aumentar el compromiso, la satisfacción y la retención de los empleados.
La automatización de procesos de RR.HH permite a los empleados lo siguiente:
- Actualizar información personal
- Enviar una solicitud de licencia
- Ver el organigrama
- Buscar o enviar documentación
- Acceder a recibo de pago de nómina
Con la automatización, se puede acceder 24/7 a los servicios de RR.HH, independientemente de la ubicación o la zona horaria de los empleados y sin que los trabajadores estén limitados por el horario de oficina tradicional. Una mayor accesibilidad a los recursos de RR.HH. fomenta una sensación de autonomía y permite a los empleados abordar sus necesidades de manera oportuna, lo que contribuye a una experiencia más positiva para ellos.
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Acceso a información basada en datos
Cuando falta una consolidación de datos, los gerentes de RR.HH deben basar su toma de decisiones en la intuición, lo cuál no es del todo confiable, o dedicar demasiado tiempo a recopilar los datos necesarios de diferentes fuentes.
La automatización permite al personal de RR.HH. recopilar, organizar y analizar datos de varias herramientas de RR.HH. automáticamente, lo que permite al equipo obtener información en tiempo real sobre la fuerza laboral más rápidamente. Estos conocimientos ayudan a identificar tendencias de la fuerza laboral y áreas potenciales de mejora, que pueden ser particularmente importantes, por ejemplo, para la gestión del desempeño de los empleados.
Algunos sistemas de RR.HH también te permiten crear informes automatizados que puedes compartir fácilmente con los directivos o jefes de equipo para que ellos también puedan basar sus iniciativas internas en estos datos.
En la plataforma Deel, puedes crear, personalizar y compartir informes interesantes sobre tu fuerza laboral global, con insights sobre análisis, personal y nómina a nivel global.
Mayor seguridad de los datos
Almacenar y compartir información confidencial online siempre es un riesgo, y el proceso se vuelve aún más complejo cuando está involucrado un equipo global y distribuido. Las automatizaciones de RR.HH te permiten tener un más control sobre quién tiene acceso a qué información y garantizar el compliance de las leyes de privacidad de datos en diferentes regiones, como el GDPR en la UE.
Mantener todos los documentos y firmas en un lugar seguro significa tener una mayor protección que la que tendrías si mantienes los datos de los empleados dispersos en varias hojas de cálculo, al no tener suficiente control sobre quién accede a los archivos.
Habilitar el SSO (inicio de sesión único) también es una buena medida de seguridad de datos porque te permite bloquear el acceso a todas las herramientas y aplicaciones conectadas en caso de una infracción, lo cual es más rápido que bloquear manualmente una por una.
Parecer más profesional y convincente frente a los inversionistas
Un equipo global con procesos estables y consolidados que se mantiene al día con las tendencias tecnológicas de RR.HH tiene más probabilidades de ganarse la confianza de los inversionistas o la aprobación de los stakeholders para las decisiones comerciales.
Automatizar tus flujos de trabajo de RR.HH y trabajar para que tu negocio sea lo más eficiente posible demuestra tu escalabilidad y preparación para desafíos futuros, lo que ayuda con tu imagen frente a quienes toman decisiones importantes.
Los procesos automatizados contribuyen a una fuerza laboral más feliz, ayudan a optimizar los gastos comerciales, mitigan los riesgos de compliance y habilitan datos accesibles para los stakeholders, respaldando aún más tu caso para el crecimiento, la sostenibilidad y el desempeño general de la empresa.
Comunicación interna mejorada
Las automatizaciones admiten la comunicación asíncrona, lo cual es fundamental para equipos distribuidos que operan en diferentes zonas horarias. Los sistemas de gestión de RR.HH que se puedan integrar con herramientas de comunicación son clave, ya que permiten el envío de recordatorios y notificaciones automáticas y facilitan diferentes procesos, como la programación de PTO o la visualización del organigrama de la empresa.
Un proceso de comunicación automatizado generalmente significa que tiene una fuente de información única y centralizada. Eso permite a los equipos globales acceder a las últimas actualizaciones y mantenerse informados sobre los cambios organizacionales, fomentando la transparencia y la alineación en diferentes ubicaciones.
Las bases de conocimiento de autoservicio impulsadas por Inteligencia Artificial fomentan la autosuficiencia y permiten a los miembros del equipo global encontrar respuestas de forma independiente, lo que reduce la dependencia de la comunicación directa para consultas de rutina. Permiten a los empleados acceder a información importante independientemente de si los miembros del equipo están actualmente en línea, incluidas preguntas frecuentes, materiales de capacitación, políticas y mejores prácticas.
Este playbook para el crecimiento global describe los pasos, los puntos clave y los recursos necesarios para construir un equipo con enfoque remoto.
Apoyo para planificación de alto nivel
Los procesos de RR.HH están estrechamente relacionados con otras operaciones comerciales. Una vez que automatices las funciones de RR.HH, también facilitarás los flujos de trabajo comerciales de alto nivel, haciendo que toda la empresa sea más eficiente en la toma de decisiones y la ejecución de estrategias.
Al automatizar la administración y reducir el papeleo, también disminuyes el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar cualquier tarea de RR.HH, ampliando la eficiencia a la nómina, la administración de beneficios y la gestión del talento. Los procesos optimizados reducen los retrasos, minimizan los errores y permiten a los empleados centrarse en actividades que generen mayor valor.
Por ejemplo, los informes de RR.HH automatizados permiten una recopilación y un análisis de datos más rápidos y precisos, lo que significa que cualquier otro departamento que dependa de los datos de este departamento puede acceder a ellos antes y completar sus propias tareas más rápido.
Adaptación más rápida al futuro del trabajo
Gartner predice que el 70% de las empresas implementarán la automatización de procesos para 2025, lo que significa que los RR.HH automatizados son el futuro. Cuanto antes empieces a invertir en herramientas adecuadas para automatizar tus operaciones de RR.HH, mayor será tu ventaja competitiva.
Los flujos de trabajo automatizados te permitirán prepararte para el futuro del trabajo y facilitarán la contratación global, que mantuvo su impulso a lo largo de 2023 y sigue en auge.
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