Cómo elegir entre Excel o un sistema de RR.HH. para empresas

No es inusual que muchas startups inicien sus operaciones de recursos humanos con un software de hojas de cálculo como Excel. Debido a las limitaciones de tiempo, recursos y personal, un programa como Excel puede ser una solución a corto plazo efectiva para muchas empresas emergentes. No obstante, es importante recordar que las startups se enfrentan a periodos de crecimiento muy veloces y que sus operaciones en materia de RR.HH. pueden multiplicarse rápidamente.

Entre más crecimiento internacional tenga una startup, más complejas serán sus necesidades en materia de reclutamiento y gestión de personal. Aunque práctico, Excel es un software que cuenta con ciertas limitaciones, especialmente cuando se utiliza para empresas que están en proceso de expansión global. Por eso, si tu startup está aumentando de tamaño y tus equipos de trabajo son cada vez más complejos, es probable que te preguntes si Excel es la herramienta adecuada para continuar administrando tus recursos humanos.

En esta guía te ayudaremos a comparar Excel con un sistema de RR.HH. para empresas emergentes. Te presentaremos los pros y contras de ambas opciones y te guiaremos en el proceso para decidir cuál es la que más le conviene a tu startup.

¿Deberías de utilizar Excel para tu startup?

Excel es la herramienta de organización básica por excelencia y sus funciones son indispensables para muchas empresas. Especialmente si tu startup se encuentra en su etapa inicial, Excel puede ser la opción correcta para ayudarte en tus operaciones rutinarias de recursos humanos. Siempre y cuando tu equipo de trabajo se mantenga pequeño y opere tan solo en uno o dos países, este software de Microsoft puede ayudarte con las funciones más elementales de RR.HH. de una forma sencilla y práctica.

Pros de utilizar Excel en tu empresa emergente:

• Simplicidad: la mayoría de los profesionales de recursos humanos ya cuentan con conocimiento básico de Excel. De igual forma, su plataforma es fácil de usar y ofrece muchos recursos en línea que ofrecen tutoriales y guías para capacitarse en funciones específicas.
• Costo: especialmente cuando lo comparas con un software de RR.HH. especializado, el precio de este programa de Microsoft es bastante accesible.
• Flexibilidad: además de estar disponible tanto para computadoras personales como para dispositivos móviles y contar con versiones offline y online, Excel también ofrece la posibilidad de personalizar plantillas específicas de acuerdo con los requerimientos de tu empresa.

Contras de utilizar Excel en tu empresa emergente:

• Errores manuales: Excel requiere que la mayoría de la información se ingrese y se edite de forma manual, lo que aumenta el riesgo de errores tipográficos o problemas con las fórmulas. De igual forma, si se usa la versión offline, es difícil controlar las versiones de un archivo, en especial si lo editan múltiples personas.
• Riesgos en materia de cumplimiento normativo internacional: aunque Excel es muy útil para cuestiones administrativas y de organización, lo cierto es que no ofrece ningún tipo de funcionalidad para asegurar el cumplimiento legal para RR.HH., especialmente si tu empresa opera en múltiples países.
• Dificultad para monitorear tareas de RR.HH.: al no ser una herramienta especializada, Excel hace que sea más difícil gestionar tareas exclusivas de recursos humanos tales como onboarding, offboarding, administración de ausencias y vacaciones o gestión de nómina.

¿Deberías de utilizar un sistema de RR.HH para tu startup?

Un Sistema de Información de Recursos Humanos, también conocido como SIRH, es una plataforma integral que te permite gestionar todas tus tareas de RR.HH. en un solo lugar. A diferencia de Excel, un SIRH tiene funciones diseñadas exclusivamente para el manejo de personal y permite la integración con otros softwares.

Pros de un sistema de RR.HH. para tu empresa

• Automatización, cumplimiento normativo y documentación: una de las mayores ventajas de un sistema de RR.HH. es que permite automatizar y simplificar procesos como el payroll global, la administración de beneficios y el control de ausencias y bajas por enfermedad. De igual forma, asegura el cumplimiento legal internacional y permite almacenar y acceder a la documentación pertinente de forma segura.
• Información centralizada para ubicaciones múltiples: con un SIRH, no es necesario cambiar de plataforma para realizar diferentes tareas. Todo puede realizarse desde un mismo software, lo cual acelera los procesos y reduce el riesgo de errores.
• Facilidad para realizar procesos específicos de RR.HH.: un sistema para RR.HH. para empresas permite gestionar labores como onboarding, offboarding, monitoreo del tiempo e integraciones de nómina de forma rápida y efectiva.

Factores clave para escoger la mejor herramienta para tu empresa

La mejor forma de elegir entre Excel y una plataforma de RR.HH. para startups internacionales consiste en evaluar las características de tu empresa. Cada plataforma tiene sus ventajas, pero lo ideal es elegir la que mejor se adapte a la fase y las necesidades que tiene tu departamento de gestión de talento.

Hay varios factores a tomar en cuenta:

• Tamaño de la empresa y proyecciones de contratación.
• Número de países de operación.
• Complejidad de la clasificación de los empleados.
• Requerimientos en materia de cumplimiento.
• Necesidad de automatización y generación de reportes.

Cómo elegir el mejor sistema de RR.HH. para tu startup

Al momento de elegir herramientas de recursos humanos hay tres elementos de gran importancia que las startups deben de considerar. El primero es el costo, ya que muchas empresas emergentes cuentan con recursos limitados y no siempre se pueden permitir un presupuesto muy elevado para un software de RR.HH. El segundo es la escalabilidad, ya que es importante contar con una herramienta que pueda crecer de la mano de la empresa. Y, en tercer lugar, la oferta de funcionalidades. Aunque algunas empresas pequeñas solo necesitan operaciones básicas y almacenamiento, aquellas que ya están en expansión necesitarán funciones más específicas que les permitan gestionar a su personal a medida que su equipo crece y las complejidades aumentan.

Consejos para evaluar a tus posibles proveedores

Si estás en búsqueda de un proveedor de sistemas de RR.HH. para tu empresa, es necesario que hagas una búsqueda integral y compares a varios vendors antes de tomar la decisión. Aunque el precio es importante, es necesario asegurarse de que la rentabilidad no va a comprometer la calidad del software. De igual forma, si tu empresa opera a nivel internacional, es importante corroborar que el sistema pueda gestionar a trabajadores locales y globales y que se adecue a las legislaciones de cada país.

También es importante evaluar si el sistema puede escalar al mismo ritmo de crecimiento que la empresa y si permite la integración con otros sistemas de apoyo, como el de contabilidad, manejo de nómina o gestión de beneficios y prestaciones.

El sistema de información de recursos humanos de Deel te ofrece todas estas características dentro de una plataforma automatizada y eficiente, la cual te permitirá evitar perder el tiempo en tareas monótonas y enfocarte en el crecimiento de la empresa. Conoce más acerca de cómo usar Deel en tu startup y saca el mayor provecho de todas sus funcionalidades de RR.HH.

Señales de que Excel ya no es la opción ideal para tu empresa:

Aunque Excel haya sido la mejor solución al inicio de tu startup, hay una serie de indicios que pueden señalar que ya es momento de usar un sistema más especializado e integral. Estas son las principales señales:

• Aumento de errores manuales, tanto tipográficos como aritméticos.
• Omisiones en materia de cumplimiento y reglamentaciones locales.
• Rápido incremento en el número de empleados, lo que genera bases de datos grandes y difíciles de manejar.
• Preocupaciones con respecto de la seguridad de la información confidencial.
• Falta de automatización e integración.
• Incremento en el tiempo necesario para completar tareas administrativas básicas.

Integra un sistema de RR.HH. y prepárate para llevar a tu empresa al siguiente nivel

Excel es una excelente plataforma si tu empresa aún no está en fase de expansión y cuenta con pocos miembros del equipo. Es particularmente útil cuando solo se opera en un país y cuando las tareas de recursos humanos a realizar no son complejas. No obstante, se corre el riesgo de incurrir en errores humanos y de tener problemas en materia de cumplimiento.

Un SIRH, por su parte, es ideal cuando la empresa está creciendo y requiere contratar e integrar personal constantemente. También es benéfico cuando la startup opera en varios países y cuando hay necesidades de cumplimiento legal muy específicas. Un sistema de RR.HH. para empresas automatiza los procesos en una sola plataforma y reduce los errores de tipo manual y los riesgos de incurrir en problemas legales o multas financieras.

La mayor recomendación es que elijas una herramienta integral que pueda escalar a la par que tu empresa crece. De esta forma, evitarás tener que cambiar de plataforma en medio del proceso de crecimiento y obstaculizar la eficiencia de tus procesos de RR.HH.

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