Cómo integrar ATS con SIRH para escalar

Regina está muy emocionada de unirse a tu empresa como ingeniera de datos.

Dedicó unas horas durante el fin de semana y te envió todos los detalles para preparar la carta de oferta. Pasó la semana siguiente leyendo todo sobre tus próximos programas de datos a través del blog y el podcast de la empresa.

Está totalmente lista para empezar con todo desde el primer día.

Entonces, llega la realidad.

En lugar de sumergirse en la arquitectura de datos, Regina pasa sus primeras 40 horas atrapada en un ciclo. Volviendo a ingresar la misma información que ya había entregado para su carta de oferta, respondiendo correos de confirmación redundantes y esperando a que RRHH transfiera manualmente sus datos al SIRH. Solo porque aún no está “en el sistema”, ni siquiera puede solicitar acceso a su entorno de programación.

Todo este retraso y fricción ocurre por una razón: tu Applicant tracking system (ATS) y tu Human Resources Information System (SIRH) están funcionando en silos.

Las empresas pierden días de productividad de nuevas contrataciones, tiempo valioso de RRHH y la oportunidad de causar una buena primera impresión debido a esta brecha en su stack tecnológico.

En esta guía, cubriremos cómo integrar ATS y SIRH puede optimizar tu proceso de ATS reclutamiento y onboarding.

Comprender qué es SIRH y qué es ATS

Primero, entendamos en qué se diferencian ATS y SIRH y dónde deben superponerse para mejorar la experiencia del candidato.

¿Qué es un ATS?

Un software de seguimiento de candidatos (ATS) es un software de RRHH que permite a las empresas automatizar el proceso de contratación. Ayuda a las empresas a organizar los datos de los candidatos, preseleccionar currículums y realizar todas las tareas relacionadas con la contratación.

¿Qué es un SIRH?

Un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH) es una plataforma que ayuda a las empresas a almacenar, organizar y gestionar los datos de todos los trabajadores (empleados, trabajadores independientes o freelancers). Esta base de datos centralizada se utiliza luego para ejecutar diferentes procesos de RRHH.

¿Cuáles son las diferencias entre SIRH y ATS (y dónde deben superponerse)?

Tanto ATS como SIRH apoyan diferentes etapas del recorrido de reclutamiento.

Un ATS gestiona la fase previa a la contratación, que requiere interacción con candidatos y gestión de relaciones con candidatos mediante:

• Publicación de vacantes.
• Almacenamiento de información de candidatos.
• Preselección de candidatos mediante análisis de currículums.
• Programar entrevistas.
• Envío de actualizaciones periódicas a los candidatos.
• Generación de cartas de oferta.
• Encuestas de feedback de candidatos.

Por otro lado, un SIRH gestiona la etapa posterior a la oferta, cuando un candidato se convierte en empleado.

El SIRH normalmente gestiona:

• Onboarding / incorporación.
• Nómina.
• Cumplimiento legal.
• Administración de beneficios.
• Registros de empleados.

Un candidato se convierte en empleado solo cuando sus datos se migran del ATS al SIRH. Esta integración suele faltar en muchas organizaciones, lo que exige entrada manual de datos por parte de los equipos de RRHH.

Los detalles clave de los nuevos empleados (información de identificación, rol laboral, compensación, beneficios, estado de verificación de antecedentes, etc.) se capturan inicialmente en el ATS. Cada uno de estos datos debe transferirse con precisión al SIRH para activar el onboarding de un nuevo empleado.

Una vez que se completa la migración de datos de ATS a SIRH, aparece un nuevo perfil de empleado en el sistema de la empresa. Solo entonces puede solicitar acceso a herramientas internas y comenzar con la configuración real de trabajo.

Beneficios de integrar SIRH y ATS en la gestión del ATS reclutamiento

A medida que el reclutamiento se vuelve más complejo, múltiples herramientas de RRHH dispersas crean más problemas que soluciones. De hecho, el 82% de las organizaciones siente que un ATS independiente no es suficiente para satisfacer las necesidades cambiantes de adquisición de talento. Las empresas quieren soluciones de RRHH integradas, de extremo a extremo y estratégicas que respalden todas las fases del proceso de ATS reclutamiento.

Así es como tu organización puede mejorar la estrategia de reclutamiento integrando una solución ATS y SIRH.

1. Comunicación proactiva con candidatos

Enviar una carta de oferta desde el ATS no termina el ciclo de reclutamiento. El 44% de los candidatos recibe múltiples ofertas de trabajo y aún podría estar evaluando si unirse a tu empresa. Aquí es donde una sincronización automatizada ATS-SIRH hace toda la diferencia.

Una vez que los datos del candidato se sincronizan del ATS al SIRH, el sistema SIRH puede activar automáticamente el flujo de trabajo de preboarding, justo cuando se acepta la oferta, o incluso antes.

Un flujo de preboarding sólido incluye:

• Encuesta de experiencia del candidato.
• Correos de bienvenida y envío de swag de la empresa.
• Enlaces para subir documentos.
• Manuales de políticas.
• Explicación de beneficios.
• Presentación del gerente y del equipo.
• Ruta de crecimiento.
• Cronograma del primer día.
• Asignación de buddy de onboarding.

Esta comunicación proactiva involucra a los candidatos desde el principio y reduce las probabilidades de que los candidatos desaparezcan del proceso. Como resultado, creas un pipeline de ATS reclutamiento más sólido con mayores ratios de oferta a incorporación.

2. Gestión y seguimiento automatizado de candidatos

Gran parte de la gestión del reclutamiento posterior a la oferta implica tareas repetitivas de seguimiento, como:

• Verificar la aceptación de la oferta.
• Hacer seguimiento de documentos.
• Iniciar verificaciones de antecedentes.
• Activar flujos de preboarding.

Todas estas tareas pueden automatizarse mediante una integración ATS-SIRH bien configurada. Una vez que la carta de oferta de un candidato se genera en el ATS, sus datos pueden sincronizarse automáticamente con el SIRH mediante la integración.

Tan pronto como la información del candidato esté disponible en el SIRH, un flujo de trabajo predefinido puede activar cada paso sin intervención manual. Como resultado, los gerentes de contratación pueden dedicar tiempo a tareas más estratégicas, como cubrir roles críticos o construir una marca empleadora que atraiga a los mejores candidatos.

La necesidad de este cambio en el rol de RRHH en la contratación, pasando de administrativo a estratégico, ya está siendo reconocida. El informe de Gartner sobre tendencias en adquisición de talento lo describe bien: A medida que la IA y la automatización asumen más trabajo de baja complejidad, la capacidad de los reclutadores para gestionar contrataciones de alta complejidad se vuelve más crítica. Hoy los reclutadores deben asesorar sobre estrategia de talento y diseño de roles para satisfacer necesidades de habilidades difíciles de encontrar y altamente demandadas, al mismo tiempo que poseen las habilidades para construir relaciones a largo plazo con candidatos difíciles de alcanzar.

3. Operaciones de RRHH eficientes

Sin una integración, RRHH debe subir manualmente los datos de los candidatos del ATS al SIRH. Aunque pueda parecer una sola tarea de entrada de datos de forma aislada, el número de estas entradas termina acumulándose. Actualmente, el personal de RRHH pasa hasta el 57% de su tiempo en tareas administrativas, incluida la entrada manual de datos.

Esta ineficiencia operativa desperdicia tiempo productivo de RRHH y aumenta los costos de contratación. EY descubrió que el costo promedio de esta entrada manual de datos por parte de un profesional de RRHH es de $4.86 por instancia. Entonces, si tienes un promedio de 1200 contrataciones al año, solo esta migración de datos de ATS a SIRH costaría $5,832 (1200*4.86).

Ahora bien, ese es solo el costo de la entrada de datos. También hay otros seguimientos manuales por parte de RRHH para documentación, preboarding y onboarding. Todo eso también se suma a los costos de contratación.

Integrar ATS y SIRH reduce las tareas administrativas de contratación y mejora las operaciones de RRHH. Así, RRHH dedica menos tiempo a la entrada de datos y tareas administrativas y más tiempo a decisiones que realmente dan forma a la fuerza laboral.

4. Onboarding oportuno de empleados

Casi uno de cada tres empleados tiene dudas durante el onboarding. Llegar el primer día y no existir en el sistema SIRH ya es una mala señal para la nueva contratación. Todo se retrasa con ello: accesos, herramientas y onboarding.

La migración automatizada de los datos del candidato desde el ATS al SIRH activará el onboarding oportuno del nuevo empleado. Como resultado, parte de la configuración tecnológica podría iniciarse incluso antes de su primer día. Los equipos de IT pueden adquirir laptops con anticipación y establecer niveles de acceso apropiados para diferentes herramientas según el rol.

Como la configuración base ya está hecha, el SIRH puede activar un onboarding específico para el rol, reduciendo el tiempo hasta la productividad.

Por ejemplo, Laura Czajkowski, directora de comunidad, valoró el onboarding estructurado en Percone, donde recibió suficiente información en la fase de preboarding y acceso oportuno a las herramientas. Dijo que sabía exactamente lo que tenía que hacer desde el primer día.

Integrar ATS y SIRH es uno de los primeros pasos para optimizar el onboarding y asegurar que la emoción de las nuevas contrataciones no desaparezca entre papeleo repetitivo.

5. Seguimiento avanzado de métricas de reclutamiento

El ATS sí entrega métricas de reclutamiento como el tiempo promedio de contratación y las tasas de aceptación de ofertas. Pero estas métricas por sí solas no son suficientes para seguir el éxito de tu estrategia de ATS reclutamiento. Necesitas métricas más avanzadas, como calidad de contratación, tasa de retención de nuevas contrataciones y tasa de conversión de oferta a incorporación, para entender realmente si tus métodos de reclutamiento son efectivos.

Desafortunadamente, el 80% de las organizaciones no sigue métricas cruciales, como la calidad de contratación. Una razón por la que no pueden calcular esta métrica son los sistemas desconectados.

Los sistemas desconectados te impiden seguir el recorrido de una nueva contratación desde la etapa de solicitud hasta el empleo.

Integrar ATS y SIRH crea un rastro continuo de datos del recorrido de las nuevas contrataciones para medir métricas de desempeño de nuevas contrataciones, tasa de rotación y más. Estos datos te ayudan a identificar la cantidad de malas contrataciones y optimizar futuras estrategias de ATS reclutamiento.

6. Gestión simplificada del cumplimiento legal

Los equipos de contratación están lidiando con crecientes requisitos de cumplimiento legal. El 91% de los profesionales de RRHH dice que la legislación laboral se ha vuelto cada vez más compleja en los últimos 5 años. Esta complejidad regulatoria agrega continuamente más tareas a su lista de pendientes.

Muchas de estas tareas pueden automatizarse mediante la integración ATS-SIRH. Tan pronto como un candidato acepta una oferta y sus datos migran del ATS al SIRH, pueden activarse flujos de preboarding y onboarding con las siguientes tareas de cumplimiento legal:

• Activar verificaciones de antecedentes después de la selección.
• Recopilar documentos obligatorios.
• Obtener firmas en contratos.
• Obtener consentimiento de nuevas contrataciones para el almacenamiento de sus datos.
• Obtener confirmación de lectura de las políticas de la empresa.

Además, una transición automatizada de datos del ATS al SIRH también te ayuda a mantener registros de empleados listos para auditoría sin entrada manual de datos.

Con una de cada tres empresas incumpliendo al menos un requisito regulatorio, la automatización es necesaria para simplificar la gestión del cumplimiento legal.

Elegir el SIRH y ATS adecuados para tu organización

Tener una configuración básica de ATS y SIRH solo te ayuda a ejecutar los procesos típicos de RRHH.

Pero para escalar un negocio, necesitas soluciones que optimicen los procesos, no solo que los ejecuten.

Más allá de las funciones básicas y los costos, aquí tienes una checklist para elegir el ATS y SIRH adecuados para tu empresa:

• Suite completa o integrada: ¿el ATS y el SIRH vienen juntos en una sola plataforma? Si son sistemas independientes, ¿pueden integrarse entre sí para operaciones eficientes?
• IA y automatización: ¿ofrece funciones avanzadas de IA que te ayuden a escalar el ATS reclutamiento sin añadir más miembros al equipo?
• Experiencia móvil: ¿ofrece soporte de app móvil para mejorar la experiencia del empleado?
• Cumplimiento legal internacional: ¿es capaz de gestionar el cumplimiento legal internacional para evitar multas regulatorias?

Escala tus esfuerzos de reclutamiento con el ATS de Deel

ATS ayuda a los equipos a contratar talento internacional más rápido al reunir todo el recorrido del candidato hasta la contratación en un solo sistema.

Diseñado para escalar, Deel AI acelera la búsqueda de candidatos, la generación de descripciones de puesto y la evaluación de candidatos para que los equipos puedan escalar los esfuerzos de contratación sin construir un equipo grande.

Con ATS, puedes:

• Generar y gestionar todas las publicaciones de empleo en un portal centralizado.
• Evaluar candidatos más rápido con capacidades de IA.
• Programar entrevistas sin seguimientos manuales.
• Enviar cartas de oferta tan pronto como el candidato supere todas las etapas.
• Seguir métricas de reclutamiento para mejorar la estrategia de contratación.

Más allá de la contratación, Deel entrega una suite completa de RRHH con SIRH, nómina, beneficios, L&D, gestión del desempeño, movilidad de empleados y soporte de IT. Diseñado para escalar con tu organización, hacemos que la contratación internacional compatible con cumplimiento legal y escalable sea simple en más de 150 países.

Programa una llamada con un exerpto para ver cómo ATS puede ayudarte a construir una solución completa e integrada para escalar los esfuerzos de ATS reclutamiento.