Básicos para hacer una nómina internacional por primera vez

Expandir tu startup a nuevos horizontes es un gran logro y algo muy emocionante. Sin embargo, debes tomar en cuenta ciertos lineamientos para poder hacerlo de la manera correcta: configurar el payroll es complejo y fundamental para alcanzar el éxito. Antes de poder remunerar a tu primer empleado internacional debes entender los requerimientos legales, los riesgos de cumplimiento y los procesos operacionales implicados. La Nómina Global de Deel es tu compañera de confianza para llevar una nómina internacional de manera eficiente y acorde a conformidad.

¿Por qué importa el cumplimiento normativo del payroll en mercados internacionales?

Los riesgos de no llevar a cabo tu nómina de conformidad con la norma pueden acarrear multas, reclamaciones legales y daños a la reputación de tu startup. Cuando empiezas a abrirte paso en un nuevo mercado, debes estudiar las leyes y regulaciones laborales, procesos comerciales y obligaciones fiscales del país para garantizar que ninguna de tus operaciones vaya en contra de estos. Por ejemplo, en relación con los impuestos a la nómina, estos deberán cumplirse en conformidad con el número de empleados que deseas contratar, el tipo de contratación que harás (por ejemplo, si las contrataciones serán independientes o a través de un Employer of Record—EOR—del país en cuestión), los acuerdos fiscales que puedan existir entre los países de origen y destino, etc.

Asimismo, considera el impacto que tiene realizar tu payroll de forma correcta en la confianza, satisfacción y retención de tus empleados. Organizar tu nómina para que los pagos y prestaciones se reciban en tiempo y forma, e incluso ir más allá ofreciendo compensaciones extra, es crucial para que tu equipo se sienta apreciado y valorado.

Pasos clave para tramitar el payroll en un nuevo país

1. Regístrate como empleador:

Para montar una entidad legal o contrata de acuerdo a conformidad a través de un EOR dependiendo de las leyes locales. Ya sea que:

• Abras una filial en el país al que te estés expandiendo que se encargará de contratar a talento local. Pros: Lo más recomendado si tu objetivo es tener una gran presencia en tu nuevo mercado, posicionarte y generar confianza. Contras: Los procesos para llevar esto a cabo son largos, costosos e incluyen muchos trámites. Aprende más sobre esta opción y decide si es lo que te conviene.
• Te apoyes de un EOR (agencia externa que lleva los procesos de recursos humanos). Ellos contratarán en tu nombre y su servicio te permitirá contratar talento local de tiempo completo en conformidad con todas las regulaciones locales. Pros: No tendrás que lidiar directamente con leyes y obligaciones fiscales y, si son eficaces, también te ahorrarán tiempo. Contras: Si no lo son, el tiempo que pensabas ahorrarte se duplicará al tener que buscar una solución a cuestiones imprevistas al triangularse la información. También tienes que pensar en costos y si entran en tu presupuesto.
• Contrates trabajadores independientes, quienes ofrecen sus servicios por proyecto o tiempo específico. Pros: Ahorro de costos, contrataciones a corto plazo y facilidad de colaboración. Contras: Tus procesos de trabajo pueden verse afectados si tu turnover es alto, por lo que podrías perder tiempo y recursos valiosos en onboardings y capacitaciones.

2. Asegúrate de comprender las regulaciones locales:

Incluyendo salarios mínimos, horas extra, prestaciones y deducciones estatutarias. Si piensas contratar talento local, debes prestar mayor atención a las leyes laborales, regulaciones comerciales y obligaciones fiscales del país. Deel te asiste desde que empiezas a familiarizarte, hasta que dominas las leyes laborales internacionales con su plataforma todo en uno.

3. Calcula impuestos y contribuciones adecuadamente:

Cubre el impuesto sobre la renta, la seguridad social y cualquier contribución obligatoria específica en el país donde estás contratando. Cumplir con las leyes fiscales de tu nuevo mercado es crucial para evitar sanciones y problemas legales. Aprende más sobre la retención de impuestos y cómo Deel te puede apoyar al respecto.

4. Establece métodos de pago que incluyan transferencias bancarias:

Pagos en moneda local y que garanticen depósitos en tiempo y forma. Asegúrate de que tus proveedores de servicios y métodos de pago sean/estén:

1. Confiables y gocen de una buena reputación en cuanto al manejo y protección de datos.
2. Eficaces dependiendo del tipo de pago que se haga.
3. Al alcance de tu presupuesto (toma en cuenta las cuotas que deberás pagar por transferencia de fondos).
4. Disponibles al seleccionar la opción más confiable a largo plazo.

Asimismo, al hacer los pagos en moneda local contribuyes a que tus empleados se sientan más seguros, cubran mejor sus necesidades esenciales y planeen de manera óptima su presupuesto. Aprende más sobre las mejores prácticas de gestión pagos.

5. Mantén tus récords de payroll o nómina

De manera que cumplan con los requerimientos de conformidad para recibos de sueldo, contratos y trámites de impuestos. Recuerda que el primer paso para lograr un payroll en cumplimiento es que los datos e información de tus trabajadores esté completa y sea precisa. Asegúrate de actualizarlos con frecuencia, pues las cosas cambian todo el tiempo. Quizá reciban un aumento a su salario, se cambien de domicilio, se casen, etc. Si actualizas puntualmente, te aseguras de que tu payroll funcione de manera exquisita. Tus registros son el primer paso para evitar errores y sobrevivir a auditorías.

5 errores que evitar al gestionar una nómina internacional

1. Clasificar erróneamente empleados como contratistas o viceversa. Esto puede causar daños significativos legales, financieros y reputacionales a tu startup si los organismos que regulan los impuestos descubren que clasificaste como contratista a un empleado, por ejemplo.
2. No cumplir con lineamientos para el registro de impuestos o con requisitos de declaración. Cuando hablamos de llevar una nómina internacional, hacerlo de acuerdo a conformidad es clave. Cada país tiene sus propias reglas y calendarios de impuestos, prestaciones y clasificaciones, y el más pequeño de los errores puede causar una enorme sanción.
3. Pagar en la denominación incorrecta o a través de canales no cumplimentados. Siempre toma en cuenta la moneda del país en el que estás contratando, de esa manera, le das estabilidad financiera a tu personal. Asimismo, los equipos internacionales necesitan de pagos a tiempo y con consistencia, lo cual puede significar un gran desafío debido a las diferencias entre sistemas bancarios y periodos vacacionales.
4. Pasar por alto prestaciones o contribuciones obligatorias. Mantén una checklist para seguir las normativas — y cualquier actualización que puedan tener — del país en el que te estás expandiendo, desde tasas de impuestos, hasta seguridad social.
5. Usar procesos manuales que incrementan el riesgo de error y que malgastan tiempo. Lo mejor es automatizar tus procesos de pago, Por ejemplo, un programa de gestión de payroll es una herramienta basada en la nube que te ayuda a organizar, monitorear y distribuir automáticamente los pagos de los trabadores de manera ágil, pero dejándote exclusivamente a cargo de tu función de manejo de nómina. Otra opción es un servicio integral de Global Payroll, como la Nómina Global de Deel.

Herramientas y soluciones para simplificar tu nómina internacional

Para apoyarte con tu primera nómina internacional considera un software de payroll. La mayoría de sus tareas son escalables; por ejemplo, envían pagos y recibos de pago a equipos grandes de trabajo en tan solo pocos clics. Si te interesa externalizar y automatizar el proceso de nóminas globales, manteniendo al mismo tiempo algún tipo de control, responsabilidad y supervisión, estas plataformas son una buena opción. Pros: posibilidad reducida de errores, ahorran tiempo y te dan acceso a expertos en nóminas locales y agentes de servicio al cliente. Cons: Se necesitan especialistas en nóminas internos para manejar el software y requieren pago de licencia.

Si quieres automatizar cálculos, declaraciones y pagos de forma integral para simplificar tu tarea al contratar internacionalmente, apóyate de una plataforma Global Payroll. Se trata de compañías especializadas en la gestión de pago de nóminas. Se encargan de hacer los pagos a los empleados, procesar y mantener los récords de la nómina, lidian con los impuestos correspondientes y más. Antes de que te decidas por algún proveedor, fíjate en sus cuotas de procesamiento de payroll, testimonios de clientes y solicita un contrato antes de decidir nada. Pros: no requieren de licencia, no hay necesidad de especialistas internos, acceso a expertise local e internacional. Contras: Mayor inversión inicial en comparación con el software de nóminas por sí solo.

Con la solución de nóminas internacionales de Deel, no necesitas conocer a detalle la amplia variedad de políticas de nóminas de todo el mundo. Entrégales la responsabilidad a nuestros expertos en nóminas, proporcionándoles acceso a los datos de tus empleados. Nosotros nos encargaremos de pagar salarios, impuestos y otras obligaciones a tiempo y con precisión. Con la Nómina Global de Deel puedes gestionar nóminas en todo el mundo: no necesitas buscar una empresa especializada distinta para cada país desde donde contrates.

Deel Payroll es el aliado de founders y CFOs

Deel Payroll tiene la solución para centralizar y facilitar el manejo de nómina en varios países. Deel gestiona el cumplimiento a la norma local en más de 150 países, hace cálculos y declaración de impuestos precisos, conversiones de moneda y pagos transfronterizos y reporte de nóminas y documentación para auditorías o inversionistas. No hay necesidad de abrir una identidad legal en el país donde te expandes, pues nosotros contrataremos por ti con todas las soluciones que tengan que ver con el payroll, impuestos y cumplimiento, todo en uno. Con Deel te ahorras tiempo y reduces riesgos para tu equipo financiero, permitiéndote enfocarte en el crecimiento de tu startup.

Abrir una nómina por primera vez en el mercado internacional es un gran logro que requiere cumplimiento, precisión y planeación estratégica. Usa una solución experta para hacer el onboarding de personal con confianza y págales puntualmente desde el primer día.

Gestiona tu payroll internacional con toda la confianza a través de Deel Payroll. Explórala o programa una demo hoy.