¿Qué es la matriz RACI y cómo usarla en tu equipo?

La optimización de procesos es clave para aumentar la productividad. Es importante que tu equipo conozca bien la forma en la que se manejan los retos en tu empresa y, también, que sepan a quién recurrir frente a un determinado inconveniente. De lo contrario, esos trabajadores pueden estar más propensos a desconectarse y perder sentido de pertenencia, lo que baja la productividad y más tarde se traducirá en buscar un nuevo trabajo (lo que aumentaría la tasa de rotación de personal). 

Por lo tanto, un equipo eficiente no solo debe tener talento de calidad, sino también una estructura organizada que define quién es responsable de determinadas tareas y funciones. Es la manera de evitar confusiones y duplicación de esfuerzos. Aquí es donde entra en juego la matriz RACI, una herramienta valiosa que brinda una estructura sólida para la asignación de roles. Te contamos todo lo que debes saber para usarla en este blog.

¿Qué es la matriz RACI?

La matriz RACI es una herramienta de gestión utilizada en proyectos y procesos empresariales para definir y comunicar roles y responsabilidades. Ayuda a clarificar las expectativas y evita posibles confusiones dentro del equipo de trabajo. Además, contribuye a una mejor gestión y colaboración dentro de una organización. Se originó como un método que ayuda a la clarificación de los roles en un equipo de trabajo, para aquellos entornos de trabajo donde la ambigüedad de las responsabilidades puede generar distorsiones y ocasionar problemas. En otras palabras, esta matriz proporciona una estructura organizativa que evita malentendidos y distribuye las responsabilidades de manera equitativa.

En adición, el modelo RACI es una de las mejores herramientas de recursos humanos para gestionar el talento y verificar la correcta entrega del proyecto o los proyectos de tu empresa. Especialmente útil para verificar el cronograma de distribución de tareas del proyecto para asignar diferentes roles, verificar la carga de trabajo de las personas involucradas (que no recaiga todo en una sola persona)

Por lo tanto, si tu equipo puede identificar claramente quién está a cargo de cada paso de un proceso, tu empresa gana en la reducción de retrasos y problemas, al mismo tiempo que experimentas una mejor comunicación y colaboración entre tus empleados. Ahora bien, cada una de las letras RACI representan cuatro roles clave en la asignación de responsabilidades: Responsable, Aprobador, Consultado e Informado. Sobre ellas, te contamos en el próximo apartado.

¿Cómo funciona la matriz RACI?

Cada uno de los roles a los que hacen referencias las letras del acrónimo “RACI” cumple una función específica para la gestión de tareas asignadas y responsabilidades en el marco de un equipo o proyecto en particular. A continuación, se especifican las responsabilidades de cada persona:

Responsable

En primer lugar, el rol del “Responsable” recae en aquel trabajador o equipo de trabajo que es el encargado de ejecutar y completar una tarea principal. Por lo tanto, esta figura tiene la responsabilidad directa de llevar a cabo todas las acciones necesarias para que la tarea se realice con éxito. Para explicarlo de otro modo, este trabajador se ubica en la línea de fuego y debe asegurarse de que todo resulte de forma adecuada. 

Así, si tu empresa tiene como meta el lanzamiento de un nuevo producto, probablemente el equipo de Desarrollo sea el “Responsable”, porque son quienes diseñan, prueban y perfeccionan el producto antes de que llegue al mercado.

Aprobador o Autoridad

En este caso, el empleado “accountable” es quien tiene la responsabilidad final y la autoridad para indicar si el trabajo realizado está aprobado o si, por el contrario, requiere ajustes. Es decir, el “Aprobador” tiene la última palabra, es quien valida el producto final. Si bien no ejecuta la tarea directamente, asume la responsabilidad última. 

Esto es crucial para garantizar la calidad. Entonces, veamos un ejemplo: en el contexto de creación de textos para un sitio web, probablemente el director de Marketing sea el “Aprobador”; aunque no redacta el contenido, es quien tiene la autoridad para aprobarlo antes de su publicación.

Consultado

Este rol se asigna a personas o equipos cuyos conocimientos o perspectivas son valiosos durante la ejecución de la tarea. Son fuente de consulta para brindar información, consejos o aportes especializados que pueden influir en la toma de decisiones y en la calidad del trabajo.

Supongamos que se debe hacer una planificación de un evento corporativo. Entonces, el equipo de logística podría asumir la figura de "Consultado", dado que tienen experiencia en la gestión de eventos. En consecuencia, sus aportes son esenciales para garantizar que todos los detalles logísticos se aborden oportunamente.

Informado

En última instancia, el rol "Informado" engloba a las partes interesadas que deben mantenerse al tanto del progreso y los resultados de la tarea, con la diferencia de que no participan en su ejecución de forma activa. Pero, ¿por qué razón es importante mantener a estas personas informadas? Para garantizar la transparencia y la comunicación dentro del equipo. 

Por ejemplo, para la implementación de un nuevo sistema de software en una empresa, los empleados de otros departamentos afectados podrían ser "Informados". Esto significa que, aunque no están directamente involucrados en el proceso, necesitan conocer los cambios que podrían afectar su trabajo, ya que usarán ese nuevo software una vez implementado.

¿Cuándo utilizar la matriz RACI?

Veamos algunas situaciones y escenarios en los que se puede requerir su uso:

Proyectos complejos que involucran varios equipos o departamentos

En proyectos complejos que requieren la colaboración de varios equipos o departamentos, la Matriz RACI se convierte en una herramienta indispensable para la gestión del proyecto. Porque diferentes partes de la empresa pueden tener interdependencias y responsabilidades compartidas. Frente a esta realidad, la matriz RACI ayuda a evitar confusiones y superposiciones, alineando las responsabilidades y estableciendo una estructura clara de roles.

Revisemos un ejemplo: tu organización está desarrollando un nuevo producto con un alto potencial para el negocio. 

Entonces:

• El equipo de Desarrollo es responsable de la creación del producto (Responsable).
• El equipo de Marketing debe aprobar las estrategias de promoción (Aprobador).
• El equipo de Ventas proporciona información sobre el mercado (Consultado).
• Los equipos de Finanzas y Producción deben estar informados sobre el progreso (Informado).

Para equipos multidisciplinarios con diversas habilidades

Esta matriz ayuda a aclarar cuáles son las contribuciones y expectativas de cada empleado, para una mejor integración de habilidades y para evitar que los roles se solapen. Tal es el caso de un proyecto de diseño de software, como producto. Este equipo multidisciplinario puede estar compuesto de diseñadores, desarrolladores y expertos en experiencia de usuario. Entonces, el diseñador lidera el proceso de diseño como Responsable, mientras que el líder de desarrollo aprueba el diseño desde el aspecto técnico, el equipo de programación también proporciona información sobre la viabilidad técnica y, finalmente, los stakeholders del proyecto son informados sobre los avances. A propósito, te recomendamos leer este artículo con 5 hacks para impulsar tu equipo.

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En la definición de cadenas de toma de decisiones y aprobación

En situaciones donde la toma de decisiones y la aprobación deben seguir una cadena clara, la Matriz RACI establece responsabilidades y evita cuellos de botella. Supongamos que tu empresa requiere la aprobación de los gastos más elevados para una inversión determinada. Esto requerirá la autorización del gerente del departamento en cuestión (Aprobador), después de que el equipo financiero haya revisado el presupuesto (Consultado). El equipo encargado de realizar la compra es el responsable de llevarla a cabo (Responsable), y los stakeholders relevantes son informados sobre la compra (Informado).

Cuando hay proyectos con plazos ajustados

En proyectos con plazos ajustados, todos los miembros de un equipo deben conocer sus roles, alcances y responsabilidades de forma precisa. Esto evitará retrasos, gracias a la matriz RACI. Para ilustrarlo mejor, imagina que debes lanzar una campaña publicitaria para tu nuevo producto dentro de una semana. Si los diseñadores no saben a quién recurrir, esto podría generar retrasos en el lanzamiento.

Garantizar el cumplimiento normativo en industrias reguladas

En industrias reguladas, el cumplimiento normativo es vital. En este sentido, la Matriz RACI asegura que todas las responsabilidades necesarias estén asignadas para cumplir con las regulaciones, manteniendo la transparencia y la responsabilidad. Tu equipo debe saber a quién recurrir para informarse sobre cambios en regulaciones y cómo implementarlas de forma correcta.

Gestión de cambios organizativos

En momentos de cambios organizativos, como fusiones o reestructuraciones, la Matriz RACI ayuda a establecer nuevos roles y responsabilidades con claridad. Esto garantiza una transición fluida y minimiza la confusión. Así, por ejemplo, durante una fusión de dos empresas, los líderes de ambos equipos deben asumir la responsabilidad de integrar sus equipos.

Colaboración en equipos globales

¿Tienes equipos globales? Si tus empleados están ubicados en diferentes zonas horarias y pertenecen a culturas diversas, la comunicación y la asignación de responsabilidades pueden ser un desafío. La matriz RACI facilita la colaboración al establecer roles y responsabilidades claras, independientemente de la ubicación geográfica de los empleados remotos. Por lo tanto, dentro de un equipo IT, el líder del proyecto coordina las tareas (Responsable), el director de tecnología es quien aprueba los avances importantes (Aprobador), los desarrolladores con experiencia en ciertas áreas son consultados para resolver problemas técnicos (Consultados), y todos los miembros del equipo son informados sobre los hitos del proyecto.

Situaciones de crisis que requieren roles claros

Ante un ciberataque en una empresa, el equipo de ciberseguridad es quien debe tomar medidas inmediatas para contener el ataque (Responsable). Mientras que el director ejecutivo aprueba las acciones y la comunicación a los medios (Aprobador), los departamentos legales y de relaciones públicas son consultados para gestionar las implicaciones legales y la comunicación externa de cara a los clientes y usuarios (Consultados). Así, todos los empleados de la organización son informados sobre las medidas tomadas. Este es un ejemplo de cómo utilizar la matriz RACI en situaciones críticas como un ciberataque.

Etapas de crecimiento empresarial

Si te encuentras en la fase de expansión a nuevos mercados, sabes que hay innumerables desafíos a los que hacer frente. Una forma de amortiguar esos esfuerzos y mejorar la productividad de tu equipo es con la matriz RACI. Porque con él puedes definir los roles, lo cual evitará la sobrecarga de trabajo y podrá claridad en la asignación de responsabilidades. 

Por lo tanto, durante la expansión internacional o global, el equipo de expansión es responsable de investigar nuevos mercados y establecer presencia (Responsable). Mientras tanto, el director de operaciones aprueba las decisiones estratégicas para la expansión (Aprobador). A su vez, los equipos de ventas y marketing son consultados para adaptar la estrategia a cada mercado (Consultados) y los equipos internos relevantes son informados sobre los avances y desafíos.

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Si tienes equipos remotos

La comunicación y la coordinación pueden ser un reto al trabajar de forma remota. Pero puede solucionarse fácilmente con una matriz RACI, si tus empleados saben a quién recurrir durante una determinada situación. Si no la hubiera, el enfoque desorganizado probablemente traerá consecuencias como retrasos, falta de cohesión y calidad. Un ejemplo de utilización de la matriz RACI es la utilización para la gestión de redes sociales de distintos clientes.

¿Cómo usar la matriz FACI en tu equipo?

Sigue este paso a paso si tienes dudas sobre cómo hacer una matriz RACI:

Paso 1: identificación de las tareas

El primer paso que debes hacer es identificar todas las tareas y actividades necesarias para completar el proyecto. Puedes enumerar estas tareas de manera exhaustiva para asegurarte de no dejar nada fuera del radar. ¿Cómo puedes hacerlo?

• Reúnete con los miembros del equipo para discutir y listar todas las tareas involucradas que son parte del proyecto.
• Utiliza herramientas de gestión de proyectos para ayudar a identificar tareas, como Trello, Asana o ClickUp. También, puedes crear un Excel para que no queden dudas sobre las tareas.

Paso 2: definición de los roles

El siguiente paso sobre cómo crear una matriz RACI es que, en función de los roles sobre los que te hemos explicado anteriormente, ahora debes definirlos en tu empresa. Piensa quiénes desempeñarán estos roles en tu equipo.

• Vincula los roles con habilidades y responsabilidades.

• Verifica si hay sobrecarga en un empleado y redistribuye las tareas y responsabilidades.

Paso 3: asignación de responsabilidades

¿Quién es la persona responsable del proyecto o responsable de una tarea? Para cada tarea identificada, asigna responsabilidades a los roles definidos. Indica quién será el Responsable, quién será el Aprobador, quiénes serán Consultados y quiénes serán Informados. Posteriormente, debes comunicar dichas asignaciones. Emplea herramientas de colaboración y gestión de proyectos en línea para una comunicación centralizada.

Paso 4: actualización de la matriz

A medida que el proyecto avanza y evoluciona, es crucial mantener la matriz en permanente actualización; especialmente si se incorporaron nuevas tareas, se ajustaron los roles durante su aplicación o cambiaron las circunstancias.

Paso 5: capacitación sobre el uso

¿Todos los miembros de tu equipo entienden la matriz? Puede que no. Para asegurarte de esto, puedes hacer una capacitación breve explicando cómo utilizarla. Da un espacio para que puedan hacerte preguntas y así puedas despejar esas dudas.

Paso 6: ajustes y mejoras

A medida que el proyecto avanza y se obtienen lecciones aprendidas, ajusta y mejora la matriz. Después de finalizar el proyecto, reúnete con el equipo para revisar cómo funcionó la matriz; e identifica áreas de mejora que puedas aplicarlas en proyectos posteriores.

Ejemplo de aplicación para simplificar la gestión de proyectos

Veamos un ejemplo de una matriz RACI para un proyecto de desarrollo de software. Supongamos que lideras un equipo IT para una app móvil. Aquí, la correcta gestión de un proyecto basado en roles y responsabilidades claras se vuelve crucial para garantizar que el proyecto avance sin problemas y se complete a tiempo. Entonces, veamos un desarrollo de cómo podría verse la fase de desarrollo de la “pantalla de inicio” de la aplicación en cuestión:

En este ejemplo que te hemos compartido, cada tarea tiene roles definidos y precisos.

Errores comunes al usar la matriz RACI y cómo evitarlos

Algunos son:

• Evita asignar demasiadas responsabilidades a un solo individuo, lo que puede llevar a agotamiento. Distribuye las tareas equitativamente.
• La falta de capacitación es otro error común. Es importante que todos en el equipo comprendan la matriz RACI y su importancia para evitar confusiones y malentendidos.
• No olvides mantener a todos los stakeholders informados sobre el progreso, incluso si no están directamente involucrados en la tarea. Así evitarás malentendidos y mejorarás la comunicación de tu empresa.

• Si los escenarios internos cambian, la matriz RACI no puede ser estática e inamovible. Debe ser flexible y adaptarse a las diferentes realidades. Asegúrate de que tu matriz sea lo suficientemente flexible y que pueda ajustarse según las necesidades.

• La falta de revisión de la matriz es uno de los mayores inconvenientes. Al finalizar un proyecto, revisa cómo funcionó la matriz y ajusta para futuros proyectos en función de las lecciones aprendidas.

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