A medida que tu empresa evoluciona, también lo hacen tus necesidades de SIRH. Tu equipo está creciendo, se está expandiendo a nuevos países y, muy rápidamente, ha superado la funcionalidad de su sistema actual.
Sin embargo, encontrar un nuevo proveedor de Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH) y migrar toda tu base de datos de RR.HH., muchas veces puede parecer complejo y abrumador, causando que la administración de RR.HH. se quede con un software obsoleto o insuficiente durante demasiado tiempo.
La buena noticia es que la migración de datos de RR.HH. puede ser simple. Las empresas de cualquier tamaño pueden migrar datos fácilmente con el plan de implementación y el sistema de RR.HH. correctos, al mismo tiempo que evitan errores críticos e interrupciones importantes en el flujo de trabajo.
En este artículo, te guiaremos a través del proceso y te daremos acceso a una plantilla para ayudarte a crear tu plan de migración de SIRH.
¿Aún no estás listo para migrar tus datos? Si todavía estás en el proceso de selección de tu SIRH, consulta:
O, si estás empezando la implementación desde cero, descubre lo fácil que puede ser configurar un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH)
Cómo migrar los datos de tus colaboradores en 6 pasos
El proceso de migración de datos es bastante sencillo, pero este es aún más fácil para los clientes de Deel HR. Recibe el apoyo de nuestro equipo de onboarding y aprovecha las funciones de autoservicio para colaboradores, así los profesionales de RR.HH. no tendrán que hacer el registro de datos de forma manual.
Así es como se ve el proceso de migración de datos de RR.HH. con Deel:
| 1. Recopila los datos de tus colaboradores existentes para la migración | 2. Limpia tus datos | 3. Sube los datos existentes |
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Descarga un archivo CSV con los datos de los colaboradores de tu SIRH anterior Recopila otras fuentes de datos de RR.HH. para la migración (archivos de Excel o PDF) |
Limpia los datos para garantizar la coherencia entre la plataforma antigua y la nueva El equipo de onboarding de Deel puede ayudar a rectificar los conflictos de datos con nombres de campo o errores en los perfiles de los colaboradores |
Carga los datos de tu equipo existente en Deel HR con la ayuda de nuestro equipo de onboarding |
| 4. Establece managers y reportes directos |
5. Revisa la lista de personas y haz modificaciones |
6. Lleva a cabo el ofboarding de tu equipo del SIRH anterior |
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Configura managers y reportes directos para mostrar la estructura de informes de tu empresa Los managers se pueden configurar durante el proceso de onboarding o a través de los perfiles de las personas |
Una vez que se haya migrado toda la información de los colaboradores, revisa la People List para ver una vista completa de todos los colaboradores en un solo lugar y revise los datos según sea necesario. |
Comunica una fecha límite interna para cuando los miembros del equipo de RR.HH. deben dejar de usar los sistemas de datos de RR.HH. anteriores Descarta de forma segura los datos de los colaboradores de tu SIRH anterior y cierra la cuenta una vez que ya no la necesites |
Checklist de requisitos posteriores a la migración
En este punto ya has migrado todos los datos actuales de los colaboradores. Ahora realiza los siguientes pasos para garantizar una transición sin problemas al nuevo sistema para tu departamento de RR.HH. y tu equipo en general.
Actualiza tus integraciones
Haz una lista de las apps y herramientas integradas con tu SIRH anterior, como sistemas de seguimiento de candidatos o proveedores de payroll externos. Elimina las integraciones de tu SIRH anterior y aplícalas a tu nuevo sistema.
Revisa las ofertas de integraciones de tu nuevo SIRH e identifica las apps o herramientas que quieres usar ahora o en el futuro. Deel se integra con más de 15 herramientas populares de RR.HH. haciendo fácil su uso, o también puedes crear integraciones personalizadas con la API de Deel. Con nuestra configuración interna al producto, puedes instalar fácilmente nuevas integraciones y crear automatizaciones en pocos minutos. No se requieren especialistas ni apoyo adicional.
Prueba el nuevo SIRH y entrena a tu equipo
Al igual que con cualquier nuevo software o nuevas integraciones, es esencial garantizar una configuración y una transferencia de datos adecuadas.
El SIRH correcto será lo suficientemente intuitivo para usarlo fácilmente. Los miembros principales del equipo requerirán capacitación básica para usar las funciones principales, como agregar, editar y eliminar perfiles de colaboradores y hacer informes. Recibirás videos explicativos y recursos de capacitación de parte de nuestro equipo de onboarding para facilitar la transición.
Inicia la implementación del nuevo SIRH en toda la empresa
Envía un e-mail a toda la empresa presentando el nuevo SIRH y dando instrucciones para iniciar sesión. Incluye requerimientos para los colaboradores e información sobre el tiempo de implementación, el soporte técnico y los recursos de capacitación. El mensaje puede diferir según el destinatario.
Sugerencia: considera llevar a cabo un proceso de onboarding para usuarios y equipos principales antes de implementar el sistema en toda la empresa.
Pide feedback y disfruta de tu nuevo SIRH
Pide feedback a los miembros de tu equipo durante la fase de prueba y a los usuarios finales después del lanzamiento. Trabaja con tu proveedor de SIRH para comunicar mejoras y requisitos del sistema, solicitar ajustes y desarrollar un plan para futuras integraciones y actualizaciones de cara a la escalabilidad.
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Plantilla de plan de migración SIRH de Deel
Antes de migrar tus datos alojados en el SIRH, necesitas un plan de implementación. Este debe establecer las tareas requeridas, la persona responsable, a quién afecta la tarea, las acciones necesarias para completar cada tarea y la fecha de entrega.
Este paso es crucial para establecer el cronograma del proceso de implementación y preparar a los miembros del equipo para la próxima migración de SIRH. A continuación, encontrarás el plan de implementación del sistema que usamos en nuestro equipo para migrar de un software de RR.HH. externo a nuestro sistema, Deel HR.
Usa esta plantilla para empezar a planificar tu migración de datos de RR.HH.
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Migra colaboradores existentes del SIRH anterior al nuevo |
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Admite ediciones de datos para todos los tipos de colaboradores |
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Proceso de offboarding para todos los tipos de colaboradores |
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Creación de ofertas y contratos para los colaboradores del SIRH |
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Descarga el informe de payroll para habilitar la gestión del payroll con un proveedor externo |
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