Cómo unificar tu gestión de RRHH, nómina y contratos

Las empresas medianas normalmente gestionan RR.HH., nómina y contratos en múltiples sistemas desconectados, lo que ocasiona el desperdicio de tiempo, errores, incumplimiento y frustración del equipo. Esto se puede ver reflejado en el desánimo y la inestabilidad financiera de los empleados, en el estancamiento de conciliaciones y correcciones manuales de los equipos de recursos humanos, y en la falta de unificación y visión de los costos totales relacionados con la fuerza laboral y operaciones de nómina de los equipos financieros.

En este artículo, te mostramos cómo centralizando la gestión de RR.HH. en una plataforma única puedes transformar la eficiencia de tus equipos de trabajo y reducir riesgos.

El problema de la fragmentación en RR.HH.

El uso de varias herramientas distintas – un promedio de seis por compañía – junto con proveedores administrativos internos o externos ha provocado un vasto número de errores al momento de gestionar nóminas y recursos humanos.

Uso de hojas de cálculo, software locales y proveedores externos no conectados.

Cada una de estas herramientas, por sí solas, tiene ventajas y desventajas. Por ejemplo, los pros de las hojas de cálculo son que pueden ser fácilmente personalizadas y no implican altos costos, los software locales otorgan un mayor control sobre el manejo de datos y con los proveedores externos las compañías tienen acceso a expertos y sus procesos se pueden automatizar. Sin embargo, el uso simultáneo de cada uno de estos elementos implica la acumulación de todas sus desventajas, además de la fragmentación de la información, que significa la utilización de todas ellas.

El impacto que causan se puede ver reflejado en:

• Errores en nómina.
• Contratos desactualizados.
• Dificultad para manejar un gran volumen de información.
• Mantenimiento técnico.
• Falta de visibilidad sobre la fuerza laboral global
• Altos costos.
• Dependencia de un proveedor externo.

Beneficios de unificar la gestión de RR.HH., nómina y contratos

Si estás pensando en la escalabilidad de tu startup, la mejor solución que puedes tomar es la de unificar y automatizar todos los procesos relacionados con recursos humanos, sobre todo si tienes planeado o estás en el proceso de expandirte globalmente. Estas son algunas de las ventajas que obtendrás:

• Eficiencia: menos tiempo en tareas administrativas. Procesos manuales como la evaluación de CVs o el onboarding/offoboarding de empleados llevan mucho tiempo valioso que podrías estar utilizando en crear la estrategia para tu negocio. Sobre todo, si tienen que pasar por varios departamentos y herramientas descentralizados. Al unificar este proceso, podrías llegar a tardar un máximo de un solo día.
• Cumplimiento: contratos y pagos alineados a normativas locales. Si tu startup opera en distintos mercados, se vuelve complicado cumplir con las normativas, requisitos de presentación y regulaciones de cada uno. Si optas por una solución de nómina global, ésta te daría la oportunidad de gestionar y operar de manera centralizada, ya que tu equipo de recursos humanos estaría actualizado a nivel global y podría cumplir efectivamente con los requisitos legales regionales.
• Ahorro de costos: eliminación de herramientas duplicadas y procesos manuales. Al prescindir de esto, reduces los costos que implica, por ejemplo, la contratación de más personal de RR.HH. También se reduce el margen de error que el ingreso manual de datos conlleva, sobre todo si se ingresan de manera fragmentada. El departamento de RR.HH. trabajaría con mucha más eficiencia, evitando así problemas de cumplimiento legal que pudieran ocasionarle multas, disputas o daños a la reputación de tu empresa.
• Mejor experiencia del empleado: procesos claros y pagos puntuales. Al estandarizar procesos en la nómina, reducirás errores e imprecisiones, lo que te permitirá darles un mayor soporte a tus trabajadores. Asimismo, aumenta su movilidad y la fluidez en su proceso de onboarding, con lo cual podrás vincular a tus trabajadores eficazmente, no importa dónde se encuentren.

Estrategias para centralizar la gestión de RR.HH.

Centralizar el manejo de recursos humanos y nómina te otorgará una visión sólida y en tiempo real de los costos laborales de cada mercado local en donde tu startup opere. Estas son algunas estrategias para hacer más sencillo este proceso.

• Migrar de sistemas fragmentados a una solución integrada. Opta por una solución que se integre a tu software de contabilidad, ATS, etc., para reducir la carga de tareas manuales del equipo de RR.HH. Esto contribuirá a que puedan enfocarse en aquellas tareas relacionadas con la estrategia de manejo de recursos humanos.
• Automatizar tareas repetitivas. Utiliza soluciones que te permitan agilizarlas y reducir el margen de error. Apóyate de SIRHs, sistemas de gestión de talentos, sistemas de seguimiento de candidatos, software de nómina y portales de autoservicio para empleados. Procesos o tareas como el onboarding/offborading, gestión de datos de empleados, búsqueda de talento, reclutamiento, cumplimiento normativo, nómina, reportes y aprobaciones son ejemplos de lo que puede ser fácilmente automatizado.
• Implementar un sistema de reporting en tiempo real. La sincronización de nóminas en tiempo real, la personalización de paneles de control y el uso de herramientas para realizar el seguimiento del gasto global en nóminas, prestaciones e impuestos, te ayudará, como director general o de recursos humanos, a tomar decisiones más rápidas basadas en datos duros.
• Asegurar que el sistema se adapte a normativas locales en diferentes países. Crea uno sostenible que garantice el cumplimiento de las leyes laborales y regulaciones fiscales de cada mercado en el que tu empresa opere, como una plataforma de nómina global que se encargue de gestionar desde los datos personales de cada colaborador, hasta la declaración de impuestos que se debe hacer según el tipo de trabajadores que emplees.

El rol de la tecnología: plataformas todo-en-uno

Las startups que usan varios proveedores regionales tienen problemas para darles una experiencia positiva a sus empleados, lo que ocasiona que se incurra en varios errores al gestionar los procesos de recursos humanos, mayores costos, operaciones lentas y capacidad limitada.

• Si cuentas con una plataforma todo-en-uno, reducirás la carga administrativa de tu equipo de RR.HH. Esta es una estrategia clave que garantiza la reducción del margen de error y una mejor experiencia para tus colaboradores.
• Integra procesos clave tales como:
• Contratación
• Verificación de antecedentes
• Equipos y espacios de trabajo
• Gestión de contratos, nómina, beneficios, cumplimiento
• Acuerdo de procesamiento de datos (DPA)

La solución: Deel Platform

Si tu empresa es de tamaño mediano, Deel te ofrece una solución all-in-one para gestionar tus procesos de contratación, gestión de RR.HH., nómina y cumplimiento en un solo lugar. Conectamos todo lo que necesitas para realizarlos de manera estratégica y con la confianza de que apoyaremos la escalabilidad de tus operaciones a nivel global.

Petvisor consolida cinco sistemas de nómina en uno con Deel

Tras adquirir varias empresas, el equipo de Petvisor se enfrentó a problemas derivados de la fragmentación de los sistemas globales de nóminas y contratación que carecían de procesos centralizados y visibilidad, lo que suponía importantes riesgos operativos y de cumplimiento normativo. Con Deel Payroll, consolidó más de cinco funciones de recursos humanos y nóminas en una sola plataforma, con una sola persona gestionando todas las nóminas globales. Al consolidar la mayor parte de sus operaciones de RR.HH. y nóminas en Deel, Petvisor simplificó sus procesos de nómina, redujo los errores, garantizó el cumplimiento normativo y obtuvo una visibilidad completa en todas las regiones.

Unifica procesos, multiplica resultados

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