Cómo Siena reemplazó operaciones de personal dispersas por gestión de talento estructurada con Deel

Siena crea agentes de IA que gestionan servicio al cliente para marcas de comercio. Con alrededor de 50 personas repartidas en 17 países y múltiples tipos de relación laboral, el equipo ya no podía confiar en procesos informales para gestionar desempeño y compromiso.

Las encuestas de compromiso se hacían con SurveyMonkey y Google Forms. Después de cada una, Inga Aksamit, la gerente de operaciones de personal del equipo, exportaba los datos crudos, los pegaba en una hoja de cálculo y construía los gráficos manualmente solo para presentar los hallazgos al liderazgo. Las evaluaciones de desempeño no tenían ningún proceso estructurado. Funcionaba cuando el equipo era pequeño, pero en el momento en que Aksamit necesitó rastrear tendencias, comparar cohortes o ejecutar un ciclo repetible, todo se vino abajo.

"La informalidad funciona cuando todos están en la misma sala y puedes sentir la temperatura real del equipo. Deja de funcionar en el momento en que no puedes. Cuando la primera semana de un nuevo ingreso es un caos porque nadie se hizo cargo del proceso, y te enteras de que alguien estaba descontento solo después de que renunció—ese es el indicio de que necesitas una herramienta para formalizar tus procesos." — Inga Aksamit, Gerente de operaciones de personal, Siena

Inga Aksamit comenzó con las dos brechas más urgentes: encuestas de compromiso y evaluaciones de desempeño. Ambos tenían un caso de negocio claro para liderazgo, y ponerlos a funcionar correctamente, a través del módulo Engage de Deel HR, apoyado en HRIS, generó confianza en la plataforma antes de añadir cualquier otra cosa. Con HRIS como base, los datos de la fuerza laboral en 17 países quedaron visibles en un solo lugar: conteo de empleados, permisos, rotación, salidas—con paneles en vez de exportaciones manuales.

El onboarding y el offboarding vinieron después, no como bibliotecas de contenido sino como flujos de trabajo automatizados. Siena ahora ejecuta más de 20 flujos que cubren todo el ciclo de vida del empleado, desde el primer día de un nuevo ingreso hasta aniversarios, aprobaciones de tiempo libre, recordatorios de encuestas de compromiso y salidas. El problema nunca fue la falta de documentación, sino la responsabilidad. La automatización resolvió eso sin añadir carga operativa.

Las decisiones de contratación también se volvieron más rigurosas. Con EOR, la gestión de contratistas y PEO funcionando en la misma plataforma, Aksamit puede modelar los costos de empleo para cualquier mercado y mantener el modelo operativo consistente a medida que el equipo crece.

"Con EOR, la gestión de contratistas y PEO funcionando junto a Engage en Deel, la carga operativa se mantiene manejable mientras Siena escala—sin añadir complejidad cada vez que el equipo crece." — Inga Aksamit, Gerente de operaciones de personal, Siena

La implementación de Engage tomó cuatro o cinco semanas. El mayor cambio no fueron las evaluaciones ni las encuestas, sino lo que pasó después. Antes Aksamit pasaba horas construyendo gráficos en una hoja de cálculo; ahora abre la sección de analítica y los datos ya están segmentados, visualizados y listos para actuar. Los análisis de las encuestas generados por IA muestran de inmediato los factores impulsores y motivadores. Los resultados recurrentes de las encuestas se apilan para compararlos a lo largo del tiempo. Las plantillas de evaluación se mantienen del ciclo anterior, refinadas en vez de reconstruidas desde cero.

Esa rapidez cambia lo que operaciones de personal puede aportar a nivel de liderazgo. Como dice Aksamit: “el espacio en la mesa se gana cuando dejas de pedirle a la dirección que confíe en tus intuiciones y empiezas a mostrarles patrones.”

La adopción siguió de forma natural. El equipo de Siena adoptó Deel porque el valor fue visible antes de que se pidiera a nadie que cambiara su comportamiento.