Tout savoir sur l’accord de traitement des données

Un accord de traitement des données (en anglais : DPA, data processing agreement) dans le cadre du RGPD est un contrat légal qu’une entreprise doit signer lorsqu’elle fait appel à un sous-traitant de données. Ce contrat garantit que le sous-traitant traitera les données conformément aux directives du RGPD.

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Les données sont l’un des éléments les plus précieux qu’une entreprise puisse posséder. Pour prévenir une éventuelle violation ou un abus de données, toutes les entreprises qui manipulent des données personnelles doivent disposer d’un accord de traitement des données.

Un accord de traitement des données ou DPA est valable sous forme écrite ou électronique. Son objectif principal est de déterminer comment le sous-traitant de données manipulera les données fournies par l’entreprise. Il inclut des détails sur la durée des activités de traitement, la portée des données, leur finalité, et toute autre entité qui y aura accès.

En Europe, il est légalement obligatoire d’avoir mis en place un accord de traitement des données. Dans d’autres pays, ce n’est pas une exigence légale, mais il est fortement recommandé que toutes les parties comprennent pleinement leurs responsabilités en matière de collecte, d’utilisation et de protection des données personnelles, ainsi que les conséquences en cas d’incident impliquant des données personnelles.

Pourquoi avez-vous besoin d’un accord de traitement des données ?

Un accord de traitement des données garantit que les mesures de sécurité appropriées sont en place et que les activités de traitement des données sont conformes au RGPD.

Supposons qu’une entreprise souhaite externaliser les activités de traitement des données clients à une société tierce, comme un service Cloud. Dans ce cas, elle doit d’abord signer un DPA. Ce document garantit que la tierce partie assurera la sécurité des informations lors des activités de traitement des données personnelles, préviendra tout incident de sécurité et se conformera à toutes les lois de protection des données applicables.

Pratiquement toutes les entreprises s’appuient sur des tiers pour traiter les données personnelles. Certaines utilisent des logiciels d’analyse de sites web, tandis que d’autres stockent leurs données auprès d’un fournisseur de stockage Cloud. Quelle que soit la manière dont une entreprise décide de traiter ses données personnelles, elle doit avoir un accord de traitement des données en place avec chacun de ces services en vertu du RGPD.

Chaque fois que vous souhaitez faire un transfert de données spécifiques à une entité tierce, vous devez rédiger et signer un DPA avec cette tierce partie. Cet accord vous protège en cas de violation des données.

Qui signe un accord de traitement des données ?

L’entreprise (responsable du traitement des données), le sous-traitant de données, et tous les sous-traitants doivent signer le document.

Que se passe-t-il si vous ne signez pas d’accord de traitement des données ?

Si vous n’avez pas signé d’accord avec votre sous-traitant de données et qu’il manipule mal les données, vous pourriez être tenu responsable de la violation des données, car vous n’avez pas pris les mesures adéquates pour assurer la protection des données.

Outre les conséquences financières, votre entreprise souffrira d’une atteinte à sa réputation et vous pourriez perdre la confiance de vos clients, qui pourraient hésiter à partager leurs informations personnelles avec vous à l’avenir.

Responsable des données et sous-traitance

Dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), tout responsable du traitement qui transfère des données à caractère personnel à un sous-traitant doit s’assurer que ce dernier respecte les obligations imposées par la législation en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles et de sécurité des données. Le traitement des données personnelles doit se faire conformément aux finalités du traitement définies par le responsable du traitement des données, en prenant en compte la nature du traitement, les catégories de données concernées, et les catégories de personnes impliquées.

Lorsqu’un sous-traitant engage des sous-traitants ultérieurs, un accord de traitement des données doit être signé, garantissant un niveau de protection adéquat et des mesures de sécurité appropriées, telles que le chiffrement, les contrôles d’accès, et l’utilisation de mots de passe sécurisés. En cas de violation de données à caractère personnel, le sous-traitant doit en informer le responsable du traitement dans les meilleurs délais et coopérer avec l’autorité de contrôle compétente pour prendre les mesures nécessaires afin de limiter les effets de la violation de données.

Transfert des données vers un autre pays

Si le traitement des données implique un transfert de données vers un pays tiers ou en dehors de l’Espace économique européen, le sous-traitant doit garantir que le niveau de sécurité est conforme aux exigences du RGPD, en particulier en matière de confidentialité des données et de droits des personnes concernées. Des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne peuvent être utilisées pour garantir la conformité. Enfin, le sous-traitant doit également respecter les lois applicables de l’État membre où se déroule le traitement, ainsi que les instructions écrites du responsable du traitement pour assurer une mise en œuvre correcte et une non-conformité minimale avec le RGPD.

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