Comment développer une start-up aux États-Unis avec Deel

Pour toute équipe en expansion aux États-Unis, assurer la conformité de chaque processus et de chaque système est une priorité absolue, mais aussi un défi majeur.

Lorsque Strada, une start-up américaine spécialisée dans les solutions iPaaS, a commencé à croître, elle n’avait aucune expérience dans le recrutement et la paie de collaborateurs basés aux États-Unis. Gérer la complexité des lois fiscales, l’enregistrement des entités et l’administration des avantages sociaux représentait une charge bien trop lourde pour sa petite équipe.

« Il était essentiel pour nous de trouver un partenaire expérimenté dans ces processus RH et capable d’offrir une expérience fluide, non seulement pour nous, mais aussi pour nos employés », explique Amir Prodensky, cofondateur et CEO de Strada.

En optimisant leurs processus RH et leur paie américaine avec Deel, ils ont gagné du temps, réduit leurs coûts et pu se concentrer sur la croissance de leur activité.
« Nous avons trouvé tout ce dont nous avions besoin chez Deel », poursuit Prodensky. « Nous recrutons des indépendants, gérons la paie aux États-Unis, administrons les avantages sociaux et les taxes, créons de nouvelles entités, et bien plus encore, le tout sur une seule et même plateforme. »

Que vous soyez une équipe locale ou une organisation internationale cherchant à vous développer dans les 50 États américains, vous avez besoin d’un partenaire de long terme capable d’évoluer à vos côtés. Voici comment Deel peut soutenir votre expansion aux États-Unis à chaque étape de votre croissance.

Petites entreprises : 1 à 9 salariés

Aux premières étapes d’une entreprise, les fondateurs gèrent souvent eux-mêmes la paie et les ressources humaines. Avec une petite équipe implantée dans un ou deux États seulement, il reste encore relativement simple de gérer les enregistrements locaux, les paiements, l’assurance accidents du travail et l’administration des avantages sociaux.

À ce stade, les entreprises utilisent généralement Deel Payroll - US pour gérer leur paie, Deel Contractor pour embaucher et rémunérer des indépendants, ou Deel EOR pour recruter des salariés sans créer d’entité juridique (particulièrement si elles sont internationales).

Deel Payroll - US

Vous pouvez utiliser Deel Payroll - US pour rémunérer vos collaborateurs rapidement et avec précision, tout en garantissant la conformité avec les taxes spécifiques à chaque État, les obligations de déclaration et les enregistrements nécessaires.

Traitement de la paie simplifié

Deel Payroll - US simplifie le traitement de la paie en trois étapes claires :

• Révision : Recevez des notifications par e-mail lorsque la paie est prête à être examinée, selon votre calendrier prédéfini.
• Approbation : Consultez les détails de la paie au niveau global ou par collaborateur, effectuez les ajustements nécessaires et visualisez instantanément l’impact sur les calculs.
• Soumission et financement : Une fois approuvée, vous recevez un dossier de paie complet, incluant un rapport G2N. Parallèlement, Deel gère les déclarations fiscales auprès des administrations publiques et distribue les bulletins de paie aux salariés via le portail collaborateur.

Conformité par État

Deel vous accompagne dans l’enregistrement lorsque celui-ci est requis, simplifiant ainsi le processus d’expansion de votre équipe dans différents États. En matière de déclarations fiscales, Deel prend en charge toutes les exigences fédérales, étatiques et locales, garantissant la conformité avec les réglementations applicables, notamment :

• documents de conformité fiscale ;
• calculs de salaires ;
• déductions ;
• paiements des taxes salariales et patronales ;
• et bien plus encore…

Deel peut également vous aider à identifier la couverture d’assurance accidents du travail appropriée, en collaborant avec des partenaires d’assurance pour faciliter votre mise en conformité.

Automatisation de la paie, de la documentation et du reporting

Avec Deel, vous calculez instantanément les salaires et versez les rémunérations nettes aux collaborateurs à temps plein. Vous pouvez également gérer et synchroniser les virements bancaires et les bulletins de paie avec votre logiciel comptable, Deel s’intègre à Expensify, NetSuite, Workday, QuickBooks, et d’autres solutions.

Voir aussi : Payez les employés de votre start-up en quelques clics avec Deel

En calculant et en déclarant automatiquement les taxes salariales fédérales et étatiques pour le compte de votre entreprise, Deel aide les fondateurs américains à gagner du temps et réduit les risques d’erreurs liées aux calculs manuels.
Deel automatise également les documents essentiels tels que les formulaires W-2, W-4, 1099 et I-9, rationalisant le processus de vérification et garantissant la conformité avec les exigences réglementaires.

Support 24/7 et accompagnement expert

Bénéficiez d’un support disponible en permanence grâce à l’équipe dédiée de Deel, incluant des représentants du service client et des responsables Customer Success. Deel dispose également de plus de 350 spécialistes en paie et en droit du travail pour vous apporter une expertise supplémentaire sur l’enregistrement auprès des États, l’administration des avantages sociaux, la fiscalité et les lois du travail.

Deel EOR

Deel EOR est un Employer of Record qui permet aux entreprises d’embaucher des salariés sans créer d’entité juridique. L’utilisation d’un EOR peut accélérer la croissance des entreprises en développement, car elle permet de démontrer leur stabilité auprès des investisseurs, de réduire les risques de non-conformité, d’accroître l’agilité, et bien plus encore.

Processus d’onboarding efficaces

La plateforme EOR de Deel facilite des processus d’intégration rationalisés grâce à des contrats localisés et à l’automatisation documentaire, permettant aux entreprises de recruter et d’intégrer des collaborateurs en un temps record.

Avantages sociaux renforcés et accompagnement personnalisé

Les start-up peuvent utiliser un EOR pour accéder à des plans d’avantages de premier ordre, fidéliser les talents lors d’opérations de fusions-acquisitions, faciliter les relocalisations de collaborateurs et proposer des actions ou des rémunérations variables, renforçant ainsi leur attractivité auprès des candidats.

Conformité réglementaire proactive

Deel va au-delà de la conformité de base en surveillant de manière proactive les évolutions réglementaires et en les signalant via sa plateforme de veille réglementaire, garantissant ainsi que les start-up restent conformes face à des réglementations en constante évolution.

Expertise juridique dédiée

Avec plus de 200 experts juridiques spécialisés dans les réglementations du travail, les avantages sociaux obligatoires et les lois fiscales à travers le monde, Deel fournit un soutien juridique dédié pour maintenir la conformité et épauler les équipes juridiques des start-up.

Deel Contractor

Pour les entreprises souhaitant embaucher des indépendants, Deel Contractor automatise l’administration RH, atténue les risques de requalification et garantit des paiements ponctuels tout en maintenant la conformité et la flexibilité des paiements.

Classification simplifiée des travailleurs

Grâce à l’outil de classification alimenté par l’IA de Deel, vous pouvez évaluer le statut des travailleurs avec précision, jusqu’à 90 % de fiabilité. Il suffit de répondre à quelques questions, l’outil s’appuie sur la jurisprudence locale pertinente pour déterminer leur statut et vous aider à éviter les risques de non-conformité liés à une mauvaise classification.

Options de paiement flexibles et facturation

Deel propose 15 modes de paiement pour les indépendants, dont les cryptomonnaies, Wise, Revolut, et bien d’autres. La plateforme prend en charge les transactions dans 150 devises et permet aux travailleurs d’être payés hors plateforme. Le système automatisé de gestion des factures génère des factures numériques instantanées après chaque paiement et se synchronise parfaitement avec vos outils comptables préférés pour une gestion financière optimisée.

Deel Card

La Deel Card (source en anglais) offre aux indépendants un accès rapide à leurs fonds, des dépenses sécurisées et la possibilité de conserver des soldes en USD pour plus de stabilité, leur permettant de gérer leurs revenus de manière efficace et sereine.

Création, envoi et signature de documents localisés

Contrairement à d’autres systèmes, Deel collecte des documents spécifiques à chaque pays et veille à ce que les contrats soient toujours à jour dans 150 pays, garantissant conformité juridique et tranquillité d’esprit, quel que soit l’endroit où vous recrutez vos prestataires.

Start-up en croissance : 10 à 99 salariés

À mesure que votre entreprise se développe et recrute davantage de collaborateurs, la gestion de la conformité État par État devient plus complexe. Les petits plans d’avantages de groupe ne sont plus aussi efficaces qu’auparavant et ne vous aident plus à attirer les meilleurs talents. Par conséquent, vous aurez probablement besoin d’un accompagnement renforcé en matière de paie et de RH.

Deel PEO interne

Deel PEO constitue une solution idéale pour les entreprises à ce stade de croissance.
Une Professional Employer Organization (PEO) est une entreprise qui fournit des solutions RH complètes aux organisations. Lorsqu’une entreprise s’associe à un PEO, elle entre dans une relation de co-emploi dans laquelle le PEO devient l’employeur à des fins fiscales et d’assurance, assumant des responsabilités telles que le traitement de la paie, l’administration des avantages sociaux, la gestion de la conformité et d’autres fonctions RH.

Administration simplifiée de la paie

Avec le PEO interne de Deel, vous pouvez rémunérer facilement vos collaborateurs américains tout en garantissant la conformité avec les réglementations locales sur les salaires et les horaires, ainsi qu’avec la fiscalité multi-États. Vous bénéficiez d’un spécialiste paie dédié qui émet les chèques de paie et les virements bancaires, et vous accompagne dans l’enregistrement fiscal, la préparation et les déclarations.

Vous avez également accès à des rapports standard et personnalisés illimités, au suivi des congés payés, des arrêts maladie et des vacances, ainsi qu’aux données historiques concernant l’assurance, la retraite 401 (k), et plus encore.

Support RH complet

Deel PEO est géré entièrement par des spécialistes internes, incluant des professionnels certifiés, des conseillers agréés et des HRBP dédiés. Les clients bénéficient d’un accès direct à des conseils d’experts en paie, avantages sociaux et conformité, sans intermédiaires ni délai.

Les experts RH de Deel fournissent une expertise précieuse dans la gestion des collaborateurs américains, traitant des règles de congés, de l’administration des avantages sociaux et garantissant la conformité avec les lois du travail :

• affiches annuelles des lois du travail ;
• accès en ligne aux ressources de conformité OSHA et RH ;
• formation sur le harcèlement sexuel et la discrimination ;
• administration, audiences et plaidoyer pour les demandes de chômage ;
• conformité et administration des congés pour absence ;
• politique de lieu de travail sans drogue ;
• obligations d’égalité des chances en matière d’emploi (EEO) et déclarations correspondantes.

Packages d’avantages personnalisés

Les administrateurs peuvent choisir, inscrire et gérer les avantages santé des collaborateurs américains directement depuis la plateforme Deel. Ils peuvent consulter les coûts, suivre la couverture et gérer les renouvellements, le tout en un seul endroit, sans avoir à courir après les courtiers ni à jongler avec la paperasse.

Avec les services PEO de Deel, les entreprises peuvent proposer en toute confiance des avantages qui fidélisent leurs collaborateurs et les distinguent en tant qu’employeurs de choix.
Les avantages sont adaptés à chaque entreprise, offrant flexibilité et personnalisation, notamment :

• Avantages santé : assurance maladie principale, couverture dentaire et optique, assurance maladie grave, indemnité d’hospitalisation, services de télémédecine, soins directs.
• Assurances : plan 401 (k) incluant les contributions de contrepartie employeur, invalidité de courte et longue durée, assurance vie, assurance accidents et complémentaire.
• Comptes d’épargne santé (HSA) et comptes de dépenses flexibles (FSA).
• Conformité avec les lois fédérales, étatiques et locales sur les avantages sociaux, y compris la conformité et l’administration COBRA et la conformité ACA
• Et bien plus encore…

Accès exclusif aux plans Aetna International

Pour les équipes comptant des collaborateurs mobiles à l’international, Deel est le seul PEO à proposer des plans de santé Aetna International, garantissant une couverture continue au-delà des frontières sans avoir à gérer des prestataires distincts.

Support personnalisé et inscription simplifiée

L’équipe dédiée aux avantages sociaux de Deel fournit un accompagnement personnalisé pour simplifier la sélection des plans, les renouvellements annuels et autres tâches associées. L’inscription en ligne rationalisée permet aux collaborateurs de consulter les résumés des plans, d’accéder aux documents de conformité et de soumettre les formulaires d’inscription facilement depuis un seul emplacement.

Une entreprise établie avec des ambitions mondiales : 100 salariés et +

Au moment où votre entreprise atteint ce stade de croissance, vous avez probablement la capacité de rapatrier certaines fonctions RH et paie en interne et pouvez négocier directement avec les assureurs pour obtenir des tarifs de groupe que seul un PEO pouvait vous offrir auparavant.

Mais comme de nombreuses entreprises, vous risquez également de vous retrouver avec plusieurs systèmes RH et paie cloisonnés, entraînant des rapports fragmentés, des coûts plus élevés et un risque d’erreur accru.

Combiner Deel Payroll - US et Deel Payroll

Deel propose une solution tout-en-un pour gérer à la fois la paie américaine et la paie internationale depuis une seule plateforme, simplifiant les opérations à travers votre organisation et vos régions.

Automatisation, intégration et processus standardisés

L’automatisation et l’intégration jouent un rôle essentiel dans la rationalisation des workflows et la garantie de précision dans le traitement de la paie. La plateforme Deel s’intègre à plus de 80 systèmes, automatisant les tâches et minimisant les erreurs manuelles. Des processus standardisés améliorent davantage l’expérience utilisateur et réduisent les risques d’erreurs humaines, offrant un système de gestion de la paie cohérent et efficace.

De plus, la fonctionnalité Payroll Connect de Deel vous permet de consolider toutes les données de paie en un seul rapport Gross to Net, combinant les rapports Deel avec ceux de prestataires tiers pour unifier le reporting à travers toutes les entités.

Support mondial et gestion de la conformité

L’équipe de gestionnaires de paie et d’experts juridiques internes de Deel garantit la conformité avec les réglementations locales, que vous restiez aux États-Unis ou que vous souhaitiez ouvrir une entité internationale. Des audits trimestriels renforcent encore les mesures de conformité, vous offrant une tranquillité d’esprit totale, tandis que l’accès au support client 24/7 vous assure une aide rapide et efficace, quel que soit votre fuseau horaire.

Reporting complet

Les fonctionnalités de reporting mondial de Deel fournissent des insights globaux sur vos dépenses de paie, paiements et autres indicateurs clés pour une prise de décision éclairée. Avec des dossiers de paie détaillés pour chaque cycle, des rapports de paie dans une devise unifiée et un tableau de bord analytique puissant, vous obtenez une vue d’ensemble complète de vos opérations de paie internationales.

Voir aussi : Tout savoir sur les indicateurs de paie

Onboarding efficace

Vous recherchez une mise en œuvre et une intégration rapides des collaborateurs ? Avec Deel Payroll, vous pouvez être opérationnel en un à trois mois, selon le nombre de collaborateurs et les complexités spécifiques à chaque pays. Les fournisseurs de paie traditionnels, eux, peuvent prendre jusqu’à huit mois.

Traitement de la paie simplifié et options de financement flexibles

Dites adieu aux retards inutiles avec le processus de paie direct de Deel Payroll. Aucun intermédiaire ni tiers impliqué, soumettez simplement votre rapport de paie, et Deel le traitera avec nos gestionnaires de paie internes, gérant toutes les taxes locales et déductions pour préparer un dossier de paie. Une fois que vous approuvez le dossier et financez votre paie, vos collaborateurs sont payés.

De plus, vous pouvez choisir de financer la paie directement ou de profiter des services de trésorerie de Deel, vous offrant la flexibilité nécessaire pour gérer vos finances comme vous le souhaitez.

Découvrez comment faire évoluer votre entreprise avec Deel

Bien que cet article présente les façons les plus courantes dont les entreprises utilisent Deel lors de leur expansion, vous pouvez adapter la suite de produits Deel à vos besoins spécifiques.

Développer votre petite entreprise aux États-Unis n’a jamais été aussi simple qu’avec Deel. Que vous soyez une entreprise locale ou internationale, Deel propose une gamme de services conçus pour soutenir les équipes en croissance et garantir une conformité totale dans plus de 100 pays.

Avec Deel, vous bénéficiez de :

• un modèle tarifaire transparent qui vous donne contrôle et visibilité à chaque étape ;
• la flexibilité de choisir vos prestataires d’avantages sociaux, vous permettant de continuer à travailler avec vos partenaires existants en toute fluidité ;
• des processus d’implémentation haut de gamme, soutenus par une équipe de gestionnaires et de spécialistes dédiés ;
• un support par chat intégré à l’application 24/7 avec un temps de réponse de 42 secondes ;
• une expertise interne approfondie en matière d’enregistrement auprès des États américains, de paie, de fiscalité, de lois du travail et d’autres réglementations.

Prêt à développer votre start-up aux États-Unis ?

Réservez une démo de 30 minutes avec un expert dès aujourd’hui pour découvrir comment Deel peut accompagner chaque étape de votre croissance. Vous pouvez également explorer Deel PEO pour simplifier votre gestion RH et paie à mesure que votre équipe s’agrandit.