Tout savoir sur le maintien de salaire

Le maintien de salaire est un élément clé du droit du travail en France, garantissant un revenu partiel ou total aux salariés en arrêt maladie ou en incapacité temporaire de travailler. Entre obligations légales, délais de carence et spécificités liées aux conventions collectives, ce sujet peut vite devenir complexe à gérer, surtout pour les entreprises ayant des équipes internationales. Dans cet article, découvrez toutes les informations nécessaires pour maîtriser les règles de maintien de salaire, et les avantages d’utiliser une solution telle que Deel pour simplifier la gestion RH dans un contexte transfrontalier.

NDLR : Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. Pour des situations spécifiques ou des questions légales, il est conseillé de consulter un professionnel du droit.

Qu’est-ce que le maintien de salaire ?

Le maintien de salaire désigne le montant des allocations versées par l’employeur à un salarié en arrêt de travail pour cause d’arrêt maladie, d’accident du travail ou d’un autre motif autorisé.

Cette somme vient en complément des indemnités journalières de la Sécurité sociale (IJSS) et permet de combler les revenus du salarié pour lui assurer un salaire équivalent ou presque à son salaire mensuel habituel.

Ainsi, un salarié en arrêt de travail peut recevoir :

• Les IJSS, versées par l’Assurance Maladie ;
• Un complément patronal, dont le montant est encadré par le code du travail, les conventions collectives ou les accords d’entreprise.

Ensemble, ces revenus permettent de maintenir le salaire du collaborateur. C’est un atout de taille autant pour les salariés que pour l’entreprise, car cela aide le salarié à avoir une sécurité financière et à maintenir son engagement dans l’entreprise sur le long terme.

C’est aussi une obligation légale pour l’employeur, puisque le code du travail impose certaines règles en termes de maintien de salaire, dont le non-respect peut entraîner des sanctions et nuire à la réputation de l’entreprise.

Les conditions générales pour bénéficier du maintien de salaire

Maintien de salaire et arrêt maladie : les critères d’éligibilité

Le maintien de salaire n’est pas automatique. Pour qu’un salarié puisse bénéficier du versement des indemnités journalières par la Sécurité sociale et par son employeur, il doit avant tout remplir quelques critères d’éligibilité :

• Ancienneté : le salarié doit avoir au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise.
• Certificat médical : le salarié doit transmettre un certificat médical justifiant de l’arrêt maladie dans les 48 heures suivant le début de l’arrêt.
• Être éligible aux IJSS : le salarié doit avoir travaillé un certain nombre d’heures ou avoir cotisé pour être éligible aux indemnités journalières de la Sécurité sociale.
• Le salarié doit recevoir ses soins en France ou dans un des États membres de l’Espace économique européen (EEE).

Le salarié ne doit pas être un travailleur à domicile ou un salarié saisonnier, intermittent ou en contrat temporaire.

Les délais de carence

Le maintien de salaire n’est donc pas automatique et même s’il est appliqué, il peut ne pas couvrir l’intégralité de l’arrêt de travail du salarié. En effet, celui-ci peut avoir un délai de carence durant lequel il ne perçoit aucun complément de salaire :

• Indemnité patronale : le délai de carence s’élève à 7 jours pour un arrêt dû à une maladie non professionnelle.
• IJSS : le délai de carence s’élève à 3 jours.

Dans les deux cas, si la maladie est due à une raison professionnelle, ou à un accident du travail, alors il n’y a pas de jours de carence. Pour les affections longue durée (ALD), le collaborateur peut aussi bénéficier d’une exonération du délai de carence.

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Durée et montant des indemnités

En France, la durée et le montant des indemnités de maintien de salaire d’un salarié dépendent de plusieurs critères, comme son ancienneté et certains plafonds définis par le code du travail ou la convention collective applicable.

Quelle est la durée du maintien de salaire ?

Le code du travail prévoit plusieurs montants, en fonction de l’ancienneté du salarié :

• 1 à 5 ans d’ancienneté : 60 jours d’indemnisation
  • 30 jours à 90 % du salaire brut
  • 30 jours à 66,66 % du salaire brut
• 6 à 10 ans d’ancienneté : 80 jours d’indemnisation
  • 40 jours à 90 % du salaire brut
  • 40 jours à 66,66 % du salaire brut
• 11 à 15 ans d’ancienneté : 100 jours d’indemnisation
  • 50 jours à 90 % du salaire brut
  • 50 jours à 66,66 % du salaire brut
• 16 à 20 ans d’ancienneté : 120 jours d’indemnisation
  • 60 jours à 90 % du salaire brut
  • 60 jours à 66,66 % du salaire brut
• 21 à 25 ans d’ancienneté : 140 jours d’indemnisation
  • 70 jours à 90 % du salaire brut
  • 70 jours à 66,66 % du salaire brut
• 26 à 30 ans d’ancienneté : 160 jours d’indemnisation
  • 80 jours à 90 % du salaire brut
  • 80 jours à 66,66 % du salaire brut
• Plus de 30 ans d’ancienneté : 180 jours d’indemnisation
  • 90 jours à 90 % du salaire brut
  • 90 jours à 66,66 % du salaire brut

En cas d’arrêt de travail, le montant des indemnités complémentaires dépend ainsi de la période : pendant la première moitié de l’arrêt, le collaborateur est indemnisé à hauteur de 90 % de son salaire brut, et à 66,6 % de la rémunération brute durant la seconde moitié de son congé maladie.

Prenons un exemple concret :

Un salarié a 8 ans d’ancienneté dans l’entreprise, et perçoit un salaire brut de 3000 € par mois. Il tombe malade et est en incapacité de travail pendant 40 jours.

Le calcul des indemnités se fera ainsi :

• Pendant les 40 premiers jours : il perçoit 90 % de son salaire brut, soit 2700 €, auquel seront soustraits les IJSS de 1500 €. Le complément payé par l’employeur sera donc de 1200 €.
• Si l’employé doit étendre son congé maladie, le taux descendrait alors à 66,66 % de son salaire brut. La durée de versement dépend, elle, des conventions collectives et des dispositions prévues dans le contrat de travail.

Plafonds et limites

Ces compléments de salaire venant combler une perte de revenus ne sont pas éternels. Il existe une certaine limite, imposée par la loi du travail française :

• IJSS : ces indemnités sont plafonnées à 53,31 € brut par jour.
• Le salaire journalier de base servant au calcul des IJSS est limité à 1,8 fois le SMIC mensuel brut.

Cette prise en charge peut varier en fonction des dispositions conventionnelles ou des accords d’entreprise, qui peuvent prévoir des dispositions plus avantageuses pour le salarié, comme :

• La suppression ou réduction du délai de carence ;
• Un maintien du salaire intégral ;
• Une prolongation de la durée d’indemnisation en cas d’arrêt maladie prolongé.

Les cas particuliers du maintien de salaire

Chaque cas de maladie est unique, et vos salariés peuvent nécessiter un maintien de salaire pour de nombreuses raisons. Voici les quelques cas particuliers que vous pourriez rencontrer.

Maladies professionnelles et accidents du travail

Si l’arrêt est lié à une maladie professionnelle ou en cas d’accident de travail, la loi concernant le maintien de salaire va protéger au maximum votre salarié.

Dans ce cas précis, il n’y aura pas de délai de carence, le complément de salaire sera versé dès le premier jour d’arrêt. Le montant des IJSS sera majoré à 60 % du salaire journalier de base du 1ᵉʳ au 28ᵉ jour, puis à 80 % du salaire journalier de base à partir du 29ᵉ jour.

Ces conditions permettent de mieux compenser la perte de revenus pour des arrêts liés à des causes professionnelles.

Affections de longue durée (ALD)

En cas d’affection de longue durée (ALD), il existe plusieurs règles spécifiques pour pallier la perte de salaire.

Le salarié n’aura pas de délai de carence ; les IJSS et le complément employeur sont versés dès le premier jour de l'arrêt et la durée maximale d’indemnisation pourra aller jusqu’à 3 ans (si accord de la Sécurité sociale).

Le maintien de salaire par l’employeur, lui, suit les mêmes règles de durée que les arrêts classiques, sauf disposition conventionnelle plus favorable. Par contre, le salarié en ALD pourra obtenir une reconnaissance des droits à la retraite : chaque période de 60 jours d’indemnisation correspond à 1 trimestre cotisé.

Autres situations particulières

Il existe de nombreuses autres situations particulières que vous pouvez rencontrer, comme :

• Un arrêt pendant une période d’essai ou de préavis : le salarié peut bénéficier du maintien de salaire sous réserve de remplir les conditions d’éligibilité, comme l’ancienneté et la nécessité d’un certificat médical.
• Un arrêt pendant les congés payés : si le salarié tombe malade pendant ses congés, il peut arrêter ses congés et bénéficier des IJSS ainsi que du maintien de salaire proposé par l’entreprise en fonction des différents accords conventionnels.
• Un salarié expatrié ou en détachement : les salariés travaillant à l’étranger peuvent tout de même demander un maintien de salaire si leur contrat prévoit une couverture sociale ou s’ils sont affiliés à la Sécurité sociale française.

Attention néanmoins ! Les salariés expatriés sous un régime étranger doivent vérifier les dispositions locales, qui peuvent considérablement varier d’un pays à l’autre. Dans ce cas, n’hésitez pas à vous tourner vers des experts, comme Deel, pour faciliter vos démarches RH.

• Un travailleur en télétravail : en cas d’arrêt maladie, un salarié en télétravail aura les mêmes droits qu’un salarié classique, sauf expressément mentionné par l’employeur.

Les assurances complémentaires pour compléter le maintien de salaire

Pour compléter le maintien de salaire, qui diminue avec le temps, les salariés comme les freelances peuvent décider de souscrire à une prévoyance, ou à une assurance complémentaire.

Pourquoi souscrire une assurance prévoyance ?

Si vous êtes en arrêt prolongé, il y a de fortes chances pour que vous ayez besoin de maintenir votre salaire sur le long terme, ce qui n’est pas forcément compatible avec les dispositions prévues dans le droit du travail français.

En souscrivant à une prévoyance, vous pouvez compenser cette perte de revenus et obtenir un troisième complément de salaire, en plus des indemnités de la Sécurité sociale et patronales.

Cela permet au salarié de préserver un niveau de vie équivalent, même en cas de long arrêt ou d’invalidité. C’est particulièrement intéressant pour les freelances qui, contrairement aux salariés, ne bénéficient ni d’IJSS standard, ni de complément employeur.

Comment choisir une bonne assurance-prévoyance ?

Commencez par évaluer vos besoins personnels : êtes-vous salarié ? Indépendant ? Êtes-vous à risque de maladie, ou avez-vous un crédit immobilier ou des charges qui nécessitent un revenu financier constant ?

Vous pourrez ensuite faire vos recherches pour trouver différentes assurances et comparer les contrats. C’est le moment d’être pointilleux, et d’analyser en détail les garanties proposées, comme le délai de carence, les plafonds d’indemnisation, la durée de la couverture, etc. Il est aussi important de vérifier les clauses d'exclusion, comme la limite d’âge, les facteurs de risque ou les maladies préexistantes, et de choisir un contrat flexible qui puisse évoluer avec vos besoins.

Évaluez ensuite le coût des contrats, et optez pour celui qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget.

Optimiser la gestion du maintien de salaire : nos conseils

En fonction du nombre d’employés travaillant dans votre entreprise, la gestion du maintien de salaire en cas d’absence peut devenir chronophage.

Veillez à ce que vos équipes RH connaissent les obligations légales en matière de maintien de salaire, et n’hésitez pas à rafraîchir leurs connaissances avec des modules de micro-learning ou des formations complémentaires. Sensibilisez-les à la différence entre un congé justifié et l’absentéisme, et à l’importance de garder une communication ouverte avec les équipes, pour échanger sur leurs besoins et leur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Utilisez des outils de suivis, comme des logiciels RH, pour centraliser toutes les informations liées à vos salariés, dont leur jour d’absence et le suivi de leur congé maladie, pour éviter toute erreur humaine et simplifier les processus.

En gardant une approche proactive, une communication ouverte et une standardisation des processus en cas de congés maladie, vous favorisez une bonne cohésion d’équipe et augmentez la confiance de vos salariés dans l’entreprise.

Comment gérer le maintien de salaire dans une équipe internationale ?

Ces conventions de maintien de salaire sont régies par le code du travail et les lois du travail françaises. Mais qu’en est-il d’une équipe travaillant avec des salariés basés à l'étranger ou de différentes nationalités ?

La réponse est loin d’être évidente, car cela dépend du pays de résidence de votre employé.

Par exemple, si, en France la loi impose un maintien partiel du salaire par l’employeur en complément de l’IJSS, sous certaines conditions, ce n’est pas exactement pareil en Allemagne, aux États-Unis, ou encore au Royaume-Uni. Chaque pays possède des directives qui lui sont propres.

Aux États-Unis, par exemple, il n’existe pas de loi fédérale exigeant un maintien de salaire, cela dépend uniquement des politiques de l’entreprise ou des accords locaux. En Allemagne, par contre, l’employeur est tenu de maintenir 100 % du salaire de l’employé pendant les 6 premières semaines d’arrêt maladie.

Il est donc indispensable de bien comprendre les législations locales afin d’agir en toute conformité. Pour vous faciliter la tâche, déléguez la gestion de ces sujets à un EOR, comme Deel, pouvant vous assurer une bonne conformité dans plus de 150 pays.

Facilitez la gestion du maintien de salaire avec Deel

Gérer le maintien de salaire dans une entreprise avec des salariés dans plusieurs pays peut vite devenir complexe et chronophage pour vos équipes RH qui doivent s’assurer de rester en bonne conformité avec les législations locales. Avec Deel, vous bénéficiez d’une solution complète et centralisée pour simplifier la gestion de la paie et des arrêts de travail dans plus de 150 pays.

En quelques clics, vous pouvez gérer les indemnités journalières, ajuster les compléments en fonction des conventions collectives et suivre les arrêts maladie grâce à des tableaux de bord intuitifs. En intégrant, par exemple, Deel Engage dans vos processus RH, vous réduisez non seulement la charge administrative, mais vous améliorez également la satisfaction des collaborateurs, qu’ils soient basés en France ou à l’étranger. Cela vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : soutenir vos équipes et garantir leur bien-être, même en cas d’imprévus.

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