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6 min
La vérification des antécédents au Canada
Vérification d'antécédents

Auteur
L'équipe Deel
Dernière mise à jour
20 janvier, 2025

Sommaire
Ce que les employeurs doivent absolument connaître avant de mener des vérifications d’antécédents au Canada
Quelles sont les sanctions en cas de violation des lois sur la vie privée au Canada ?
Les vérifications des antécédents sont-elles légales au Canada ?
Quelles demandes de vérification des antécédents sont illégales au Canada ?
Quels secteurs d’activités nécessitent une vérification rigoureuse des antécédents au Canada ?
Quels sont les différents types de vérifications des antécédents des employés au Canada ?
Vérifications des antécédents Canada : les erreurs à éviter
Guide étape par étape pour les vérifications des antécédents au Canada
Avec Deel, les vérifications des antécédents au Canada n’ont jamais été aussi simples
Ce qu’il faut retenir
- Les vérifications des antécédents au Canada doivent respecter les lois fédérales et provinciales sur la vie privée, y compris le Privacy Act et la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE ou PIPEDA en anglais). Un formulaire de consentement est généralement demandé pour assurer la prise en compte du consentement de la transmission des données.
- Les employeurs, qu’ils viennent des États-Unis ou d’Europe, doivent éviter les erreurs courantes telles que l’absence de consentement éclairé, les pratiques discriminatoires et l’utilisation incorrecte des informations issues des vérifications. Sans oublier la négligence des lois sur la vie privée.
- Les vérifications courantes au Canada incluent le contrôle de casier judiciaire (c’est-à-dire la vérification des antécédents criminels), la vérification de l’historique professionnel et la vérification des qualifications. La vérification du parcours scolaire et des références professionnelles est également demandée pour certains postes dans certains secteurs.
Qu’est-ce qu’une vérification des antécédents au Canada ?
La vérification des antécédents des employés devrait être une composante essentielle de votre processus d’embauche au Canada. Bien que facultative, c’est une pratique courante, en particulier dans les secteurs de la santé, de la finance, de l’éducation, du gouvernement, de la justice, et des soins prodigués aux personnes âgées, aux enfants ou aux personnes en situation de handicap.
Le Canada se distingue par une main-d’œuvre diversifiée et qualifiée, avec près d’un million de travailleurs dans le secteur technologique. L’Ontario est la province la plus portée sur le secteur de la technologie, avec 430 000 travailleurs dans le secteur, soit 5,8 % de la main-d’œuvre totale. À lui seul, l’Ontario concentre près de la moitié des travailleurs numériques du pays.
Cette croissance continue souligne l’importance des vérifications des antécédents pour recruter des professionnels de premier ordre. Ainsi, le pays à la feuille d’érable combine un mélange d’innovation et de production de haute qualité, avec peu de barrières culturelles. La main-d’œuvre canadienne a aussi d’excellentes compétences en communication grâce à la maîtrise de l’anglais et du français.
Lorsque vous recrutez au Canada, que ce soit un contrat à temps plein ou un freelance, le respect strict des lois locales sur l’emploi est impératif. Surtout en ce qui concerne les vérifications d’antécédents, qu’il s’agisse d’antécédents judiciaires ou de références professionnelles. Ces prérogatives vous assurent un processus d’embauche irréprochable et conforme. Ne pas se conformer à ces obligations légales peut entraîner des complications juridiques et compromettre grandement votre recrutement.
Dans cet article rédigé par nos experts Deel, vous découvrirez :
- Comment vérifier des antécédents professionnels et criminels efficacement, tout en respectant le cadre légal canadien.
- Les types les plus courants de vérification des antécédents des employés au Canada.
- Le processus étape par étape pour une vérification approfondie des employés.
- Les erreurs que vous devez éviter en tant qu’employeur lors de la vérification des antécédents au Canada.
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Ce que les employeurs doivent absolument connaître avant de mener des vérifications d’antécédents au Canada
Vérifier les antécédents d’un employé consiste à contrôler son historique professionnel, son parcours académique, ses compétences professionnelles et son éventuel casier judiciaire. Cette vérification est particulièrement utile avant de finaliser une offre d’embauche pour s’assurer que le candidat répond aux standards de votre entreprise.
Au Canada, les vérifications des antécédents des employés sont régies par la loi sur le Privacy Act et la LPRPDE. Celles-ci sont appliquées par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP).
- La loi sur la confidentialité (Privacy Act). Cette loi fédérale réglemente la collecte, la diffusion et l’utilisation des informations personnelles par les institutions fédérales.
- La LPRPDE (loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques) s’applique aux organisations du secteur et dispose comment les informations personnelles sont collectées, utilisées ou divulguées dans le cadre d’activités commerciales. Elle demande aux employeurs d’obtenir le consentement explicite des individus avant de mener une vérification d’antécédents à leur sujet. La loi prévoit aussi la fourniture d’informations spécifiques et des notifications de la part des employeurs à l’attention des candidats. Cette loi insiste sur l’importance de l’exactitude, de la pertinence et de la transparence complète dans le traitement des données.
Le CPVP veille au respect de la LPRPDE et fournit des directives sur la manière dont les entreprises peuvent effectuer des vérifications des antécédents tout en respectant les droits à la vie privée des individus. Les employeurs doivent également être attentifs aux lois provinciales sur la vie privée, certaines provinces ayant des règlements supplémentaires régissant la gestion des informations personnelles.
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Quelles sont les sanctions en cas de violation des lois sur la vie privée au Canada ?
Au Canada, les conséquences de la violation des lois sur la vie privée lors des vérifications des antécédents des employés peuvent être sévères, avec des pénalités importantes imposées aux entreprises implantées au Canada. Différentes lois fédérales et provinciales encadrent la collecte, l’utilisation et la divulgation des informations personnelles. Ces lois protègent la confidentialité des données des candidats.
Selon la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), les organisations peuvent être condamnées à une amende allant jusqu’à 100 000 CAD par violation, soit environ 67 000 €. Cette loi, appliquée par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP), exige le consentement explicite des individus avant de mener des vérifications d’antécédents. Elle prévoit également que les informations collectées doivent être utilisées strictement pour la prise de décision en matière d’emploi. Le non-respect de la LPRPDE entraîne des sanctions financières importantes et des répercussions juridiques.
Les lois provinciales sur la vie privée imposent aussi des sanctions strictes. Par exemple :
- Les lois sur la protection des renseignements personnels de l’Alberta et de la Colombie-Britannique frappent fort, chacune fixant des amendes pouvant atteindre 100 000 CAD par infraction.
- Au Québec, la loi sur la protection des renseignements personnels impose des sanctions sévères, avec des amendes pouvant atteindre 25 millions CAD ou 5 % du chiffre d’affaires mondial — le montant le plus élevé étant retenu. Cette législation insiste sur la nécessité d’obtenir un consentement explicite et de gérer les informations à caractère personnel avec rigueur.
Exemple de sanction pour non respect de la vie privée
Un exemple frappant d’une entreprise récemment sanctionnée pour violation des lois sur la vie privée au Canada est l’enseigne de restauration rapide Tim Hortons. En 2022, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a révélé que l’application Tim Hortons collectait des données de localisation de nature sensible des utilisateurs sans avoir demandé leur consentement. Ce cas pratique illustre la stricte application des réglementations sur la vie privée et les lourdes conséquences auxquelles s’exposent les entreprises en cas de non-respect.
Les vérifications des antécédents sont-elles légales au Canada ?
Oui, les vérifications des antécédents au Canada sont légales, mais leur réalisation doit être conforme aux lois canadiennes sur la vie privée. Un consentement écrit est obligatoire avant toute vérification, qu’il s’agisse d’une vérification de casier judiciaire ou d’antécédents criminels. Les employeurs doivent fournir un rapport complet si les informations obtenues mènent à une décision défavorable.
En matière de vérification des antécédents judiciaires, le Canada interdit l’utilisation de casiers judiciaires sans condamnation comme seul critère de sélection, car cela pourrait nuire à des groupes protégés par la loi sur les droits de la personne (Human Rights Act). De plus, les décisions d’embauche ne peuvent se baser sur des caractéristiques protégées telles que la race ou la religion.
Quelles demandes de vérification des antécédents sont illégales au Canada ?
Certains types de vérification des antécédents sont illégaux ou fortement limités au Canada.
- Les vérifications de crédit, par exemple, nécessitent un consentement explicite, sauf dans les cas où le poste implique la gestion de fonds ou d’informations financières sensibles.
- La collecte d’informations génétiques personnelles est strictement interdite par la législation sur les droits de la personne. Ainsi, les questions relatives aux prédispositions génétiques ou aux antécédents médicaux familiaux d’une personne sont proscrites au cours du processus d’embauche.
- Vérification du casier judiciaire. L’utilisation de dossiers de police n’ayant pas abouti à une condamnation est généralement restreinte, car elle peut avoir un impact disproportionné sur certains groupes protégés.
- Informations médicales. En vertu de la LPRPDE et des lois provinciales sur la protection de la vie privée, les employeurs ne peuvent ni demander, ni utiliser des informations médicales pour des décisions d’embauche sans consentement préalable. Surtout, ces informations doivent être pertinentes pour le poste recherché. Il est par exemple interdit de réclamer un examen médical si vous embauchez dans le secteur de la finance.
- Caractéristiques protégées. Les employeurs doivent éviter les types de vérifications d’antécédents qui utilisent des informations sur des caractéristiques protégées telles que la race, le sexe, la religion, l’orientation sexuelle ou l’âge. Elles sont tout bonnement interdites par les lois sur les droits de l’homme.
Les employeurs doivent donc vérifier que leurs pratiques de vérification des antécédents respectent les lois fédérales et provinciales du gouvernement du Canada. Cela afin d’éviter les conséquences juridiques et de garantir des pratiques d’embauche équitables et non discriminatoires.
Background checks
Quels secteurs d’activités nécessitent une vérification rigoureuse des antécédents au Canada ?
Au Canada, plusieurs secteurs d’activités s’appuient sur des vérifications minutieuses des antécédents pour assurer l’intégrité et la sécurité de leurs employés. Ces domaines comprennent notamment :
- Dans le secteur de la santé, il est impératif de protéger le bien-être des patients. C’est pourquoi les organisations (hôpitaux, cliniques, etc) tendent à mener des vérifications exhaustives. Celles-ci comprennent la vérification du casier judiciaire et des compétences professionnelles, si besoin.
- Dans les banques et les sociétés d’investissement, il est important de vérifier l’historique de crédit pour évaluer la fiabilité financière des candidats.
- Les établissements scolaires doivent vérifier les références professionnelles et la pertinence des candidats pour les postes d’enseignement et d’administration, en particulier ceux qui nécessitent un contact direct avec les élèves.
- Les fonctions gouvernementales nécessitent des vérifications complètes, y compris du casier judiciaire, pour maintenir l’intégrité du service public.
- Les entreprises dispensant des soins aux enfants et aux personnes âgées doivent vérifier les antécédents de leur personnel pour débusquer les cas d’abus ou de comportement criminel parmi les employés potentiels.
Quels sont les différents types de vérifications des antécédents des employés au Canada ?
Type de vérification | Courant au Canada | Raison |
---|---|---|
Vérification du casier judiciaire | Courant | Il s’agit d’une vérification standard effectuée par les employeurs pour évaluer l’historique judiciaire d’un candidat et assurer la sécurité du lieu de travail. |
Vérification des références professionnelles | Courant | Important pour confirmer l’historique professionnel d’un candidat, aidant à prévenir la fraude sur le CV et à s’assurer qu’il a l’expérience pertinente. |
Vérification du cursus scolaire et universitaire | Courant | Assure que les diplômes et certifications revendiqués par un candidat sont légitimes et répondent aux exigences du poste. |
Vérification des licences professionnelles | Courant | Pour les professions réglementées, les employeurs vérifient couramment les licences professionnelles d’un candidat pour assurer la conformité avec les règles en vigueur. |
Vérification de l’historique de crédit | Moins courant que les autres types de vérifications | Particulièrement pertinent pour des postes dans les secteurs de la finance, la banque et les autres postes de confiance. Aide les employeurs à évaluer la responsabilité financière. |
Vérification des antécédents sur les réseaux sociaux | De plus en plus courant | De plus en plus populaire, car les employeurs cherchent à mieux comprendre le caractère des candidats afin de voir s’ils pourraient se fondre dans la culture de leur entreprise. |
Vérifications des antécédents Canada : les erreurs à éviter
Que vous embauchiez vos futures recrues ou des freelances au Canada, il y a plusieurs erreurs à ne pas commettre lors des vérifications des antécédents des employés :
- Ne pas obtenir le consentement éclairé. Effectuer des vérifications sans le consentement explicite du candidat entraîne des conséquences légales et des violations de la vie privée.
- Pratiques discriminatoires. Assurez-vous que les vérifications soient menées de manière uniforme pour tous les candidats, sans discrimination sur des caractéristiques protégées telles que la race, le sexe ou le handicap.
- Mauvaise utilisation des informations. Utiliser les données des vérifications à des fins autres que les décisions d’embauche, ou les divulguer illégalement à des tiers, peut avoir des conséquences juridiques.
- Mauvaise gestion des documents. L’absence de protocoles sécurisés pour le stockage et la destruction des informations peut conduire à des accès non autorisés ou à des atteintes à la vie privée.
- Ignorer les lois sur la vie privée. Négliger les exigences réglementaires canadiennes peut entraîner des sanctions et nuire à la réputation de votre entreprise.
Guide étape par étape pour les vérifications des antécédents au Canada
Pour mener des vérifications efficaces et légales, suivez ces étapes :
- Obtenir le consentement éclairé. Avant de commencer, obtenez le consentement écrit du candidat, en précisant les types de vérifications et l’utilisation des informations.
- Vérifier les références professionnelles et les diplômes. Contactez les anciens employeurs et établissements scolaires pour confirmer l’expérience et les qualifications du candidat.
- Vérification de casier judiciaire. Selon le poste, effectuez une vérification de casier judiciaire via la Gendarmerie royale du Canada ou les services de police locaux, surtout pour les rôles impliquant des personnes vulnérables.
- Vérifications des références. Contactez les références fournies pour obtenir des informations sur l’éthique de travail et les compétences du candidat.
- Qualifications professionnelles. Pour les postes nécessitant des certifications spécifiques, vérifiez les qualifications auprès des associations professionnelles concernées.
- Vérification des antécédents sur les réseaux sociaux. Bien que non obligatoire, un examen des profils sociaux offre des aperçus supplémentaires sur le caractère du candidat.
- Vérification de l’historique de crédit (si applicable). Pour les rôles impliquant des responsabilités financières, effectuez un contrôle du crédit avec le consentement du candidat.
- Conformité aux lois sur la vie privée. Assurez-vous de respecter la loi sur la protection des renseignements personnels et la LPRPDE, protégeant la confidentialité des informations personnelles.
- Conservation et suppression des documents. Établissez des protocoles sécurisés pour la gestion des informations afin de prévenir les accès ou divulgations non autorisés.
- Prise de décision. Utilisez les informations vérifiées pour prendre des décisions d’embauche, assurant qu’elles reposent sur des données personnelles précises et pertinentes.
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—Bree Cohen,
Vice-présidente des RH chez Power Digital Marketing
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FAQs
Quel est le délai de traitement d’une vérification des antécédents judiciaires au Canada ?
Le délai de traitement d’une vérification des antécédents criminels au Canada peut varier en fonction du type de vérification requise et du volume de demandes. En général, une vérification de base peut prendre de quelques jours à quelques semaines. Cependant, pour des vérifications plus approfondies impliquant des empreintes digitales, le processus peut être plus long , notamment si des informations supplémentaires sont nécessaires auprès de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) ou d’autres bases de données.
Qui effectue les vérifications des antécédents pour un emploi au contact de personnes vulnérables ?
Les vérifications des antécédents pour les emplois impliquant des personnes vulnérables sont principalement effectuées par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) ou les services de police locaux.
Ces vérifications incluent souvent une vérification de casier judiciaire et peuvent nécessiter une attestation de vérification de casier. L’objectif ? Garantir que les candidats n’ont pas d’antécédents criminels qui pourraient mettre en danger les personnes vulnérables dans le cadre d’un poste de confiance ou d’autorité.
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