Comment L'AH&MRC A Économisé 312 Heures Par An En S'Associant À Deel

L'Aboriginal Health and Medical Research Council (AH&MRC), une organisation à but non lucratif, est un groupe de défense des intérêts de 47 Aboriginal Community Controlled Health Services (ACCHOs) à travers la Nouvelle-Galles du Sud.

L'AH&MRC met à la disposition des ACCHOs une main-d'œuvre bien dotée et hautement qualifiée, aidant les ACCHOs à fournir des soins de santé primaires de qualité et complets aux communautés aborigènes.

Avant 2023, l'AH&MRC gérait sa paie en interne, manuellement. Charlie Coyle, directeur des finances et des services d'entreprise et secrétaire de l'organisation pour l'AH&MRC, explique : « Nous la faisions en interne, en utilisant des tableurs Excel pour que le personnel enregistre sa présence et ses heures travaillées. » Cette méthode posait trois défis majeurs.

D'abord, il était difficile de garantir l'exactitude des registres. « En tant qu'organisation à but non lucratif, nous dépendons des subventions, » explique Coyle. L'organisation avait besoin de preuves solides de la production de son personnel, donc ces données étaient essentielles.

Ensuite, assurer la conformité était complexe. Avec un total de 79 employés répartis sur trois awards de subvention — l'Education Award, le Health Professional Award et l'Aboriginal Community Controlled Health Services Award — il était difficile de garantir que l'organisation restait entièrement conforme.

Enfin, le processus était chronophage et demandait beaucoup de travail pour l'unique gestionnaire de la paie de l'AH&MRC. « Si une seule personne gère toute la paie en plus de ses autres tâches, il y a un risque d'erreurs, » dit Coyle. Il était temps de trouver une solution rationalisée.

Pour surmonter ces défis, l'AH&MRC a externalisé sa paie auprès de PayGroup by Deel. Le personnel enregistre désormais sa présence numériquement, ce qui améliore la précision et la transparence et fournit de nombreuses preuves pour les demandes de subvention.

La plateforme PayGroup by Deel interprète automatiquement les awards, supprimant toute incertitude quant à la conformité. « C'est l'assurance que nous sommes à 100 % conformes — en matière d'avantages salariaux ainsi que d'impôts et de reporting à la fin de l'exercice, » explique Coyle. « S'il y a des changements dans un award, nous pouvons les importer directement, via un lien. »

Par ailleurs, l'intégration (onboarding) numérisée et la gestion des notes de frais ont permis à l'organisation de gagner un temps précieux. « C'est fantastique, » dit Coyle. « Chaque employé se configure lui-même, et tout ce que nous avons à faire, c'est indiquer le partenaire pour lequel il travaille et son taux d'award. »

Coyle souligne aussi le service client de PayGroup by Deel comme un avantage supplémentaire. « La communication est excellente, » dit Coyle. « Quand on décroche le téléphone, on parle réellement à quelqu'un — s'il y a des besoins ou des difficultés, ils sont très réactifs. »

Avec la paie entre les mains de PayGroup by Deel, l'équipe de l'AH&MRC est entièrement confiante quant à l'exactitude de ses dossiers et à la satisfaction de ses obligations légales et financières.

De plus, des heures et des heures de temps précieux ont été économisées. « [PayGroup by Deel] fait tout le travail difficile, donc tout ce que mon gestionnaire a à faire maintenant est de revoir et de confirmer la paie, » explique Coyle. Cela a permis à leur personnel de gagner six heures par semaine, temps qui peut être consacré à d'autres tâches importantes pour l'organisation. « Nous n'avons plus à nous soucier autant de la paie, » conclut Coyle.