Wat is internationale payroll en hoe begin je eraan?

Wie maakt er gebruik van international payroll solutions?

Bedrijven over de hele wereld - van startups tot grote ondernemingen - bouwen wereldwijde teams om ongekende groei en diversiteit te bereiken. Maar deze nieuwe mogelijkheden brengen nieuwe uitdagingen met zich mee, waaronder internationale payroll.

Om internationale payroll uit te voeren, heb je kennis nodig van lokale wetten, belastingen, valuta's, tijdzones en betalingsmethoden. Daarnaast is het een uitdaging om een efficiënt & compliant global payroll systeem te creëren. Daarom bieden wij als Deel een oplossing in de vorm van global payroll outsourcing.

Hieronder behandelen we zeven unieke onderdelen van internationale payroll en vier opties om dit aan te pakken, ongeacht de grootte van de organisatie of de aanpak voor wereldwijde expansie.

Wat is internationale payroll?

International payroll (internationale loonadministratie) verwijst naar het beheer en de verwerking van betalingen aan buitenlandse werknemers of zelfstandige contractanten voor het werk dat zij voor jouw bedrijf verrichten. Dit takenpakket is complexer dan het toevoegen van buitenlandse werknemers en zelfstandige contractanten aan een bestaand payroll proces. Je moet vertrouwd zijn met wereldwijde arbeidswetten, belastingwetten en andere financiële aspecten van alle nieuwe landen waar werknemers verblijven. Dat vraagt veel kennis en expertise.

7 onderdelen uniek aan het beheer van internationale payroll

Internationale payroll is complexer dan binnenlandse loonverwerking. Dit komt doordat er meer factoren in het spel komen bij het betalen van buitenlandse werknemers. Wij leggen de 7 factoren uit:

1. Lokale wetten en regelgeving

Arbeidswetten in een buitenlandse markt kunnen verschillen van die in jouw land. Dit is vaak de grootste uitdaging op het gebied van payroll voor bedrijven die wereldwijd willen uitbreiden. Elke keer dat je een werknemer of contractant in een nieuw land in dienst neemt, moet je de lokale vereisten begrijpen en hieraan voldoen.

• Belastingtarieven en deadlines
• Wettelijke werknemersvoordelen
• Minimumloon
• Maximale wekelijkse arbeidsuren
• Definitie van werknemer versus freelancer

2. Vergoeding van werknemers in verschillende landen

Voordat je actief bent op een nieuwe markt, bepaal je het tijdstip, de methode en het bedrag van internationale betalingen.

Wanneer? Elk land heeft unieke betaalperioden, wat betekent dat je mogelijk internationale werknemers op verschillende tijdstippen moet betalen. Bereid je voor om betalingen wekelijks, maandelijks of zelfs dagelijks te verwerken, op basis van overeenkomsten en lokale arbeidswetten.

Hoe? De betaalmethoden die worden gebruikt om internationale werknemers te betalen, kunnen verschillen van de manier waarop je lokale werknemers betaalt. Papieren salarischecks, directe stortingen, geldoverboekingen en digitale portemonnees hebben unieke wisselkoersen en verwerkingstijden.

How much? Elk land heeft unieke marktconforme tarieven en regelgeving (zoals minimumloon). Voordat je een aanbod doet aan een buitenlandse werknemer, bereken je de lokale belastingen en vergoedingen die van hun brutosalaris worden afgetrokken om ervoor te zorgen dat je een competitief en aantrekkelijk nettoloon aanbiedt. Lees meer over het bepalen van de compensatie voor internationale werknemers.

Daarnaast kunnen sommige landen gewend zijn aan ongebruikelijke loonadministratie praktijken, zoals het geven van een 13e maandsalaris aan werknemers. Het 13e maandsalaris is een soort compensatie die werknemers meestal aan het einde van het jaar ontvangen, als aanvulling op hun 12 maandelijkse salarissen. Het is verplicht in sommige landen, zoals Griekenland of Argentinië, terwijl het in andere landen (voornamelijk in Latijns-Amerika) wordt beschouwd als een beste praktijk. Je kunt de kosten per land berekenen met onze calculator.

3. Binnenlandse en internationale belastingwetten

Loonbelastingen kunnen ingewikkeld zijn, vooral wanneer je te maken hebt met variaties van het ene land naar het andere. Reken erop dat elk land een federale en regionale inkomstenbelasting heeft, maar het bedrag kan aanzienlijk verschillen. Jouw bedrijf is verantwoordelijk voor het naleven van belastingwetten in elk land waar je werknemers in dienst neemt: als je een formulier of een belasting mist, loop je het risico op belastingboetes. Freelancers beheren hun eigen inkomstenbelasting.

Gelukkig hebben de meeste landen nu gedigitaliseerde belastingaangifte om het proces te vereenvoudigen. Met loonadministratie software die belastinggerelateerde functies biedt, kun je voldoen aan internationale belastingwetten vanuit jouw eigen land. Een loonadministratie proces dat voldoet aan belastingvoorschriften is noodzakelijk voor wereldwijde expansie, vooral als je een groot aantal werknemers in meerdere landen beheert.

4. Werknemersvoordelen

Werknemersvoordelen maken een aanzienlijk deel uit van het compensatiepakket voor werknemers. Een goed uitgewerkt plan kan helpen bij het aantrekken en behouden van internationaal talent.

In de meeste landen is sociale zekerheid verplicht voor de werkgever. Dit omvat het betalen van de ziektekosten van werknemers, pensioenbijdragen, arbeidsongeschiktheidsverzekering, werkloosheidsverzekering en vergoedingen voor werkgerelateerde letsels onder de werknemerscompensatie. Veel landen eisen dat de werkgever betaald verlof biedt aan werknemers (soms tot 30 dagen per jaar) of de eerste maand van het zwangerschapsverlof van een werknemer dekt, terwijl de overheid de rest dekt.

Nadat je de verplichte vergoeding hebt bepaald, ga je verder met extra voordelen: vergoedingen voor thuiswerken, wellness-vergoedingen, salaris in cryptovaluta en andere kleine bonussen maken jouw bedrijf aantrekkelijker om voor te werken.

5. Bankkosten en wisselkoersen

Bij internationale payroll is het nodig om geld over landsgrenzen te sturen, wat kosten met zich meebrengt. Bijvoorbeeld, als je kiest voor SWIFT-overschrijvingen (een groot berichtennetwerk tussen banken dat wordt gebruikt voor veilige internationale geldtransfers), betaal je ongeveer €25-50 voor elke internationale overboeking.

Schommelingen in wisselkoersen vormen ook een uitdaging voor internationale bedrijven. In veel landen moet je werknemers betalen in lokale (fiat) valuta. Als er ongunstige veranderingen zijn in de wisselkoersen tussen de valuta die jij en je werknemers gebruiken, kan dit invloed hebben op je loonadministratie budget.

6. Gegevensbescherming

De Europese Unie heeft de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in 2018 bijgewerkt om strengere normen op te leggen met betrekking tot gegevensprivacy. Gegevensbescherming is een belangrijke zorg geworden voor bedrijven, met name voor grote, internationale personeelsbestanden. Loonadministratie gegevens worden zichtbaar voor steeds meer werknemers, en je moet voldoen aan de eisen waar je ook werknemers in dienst neemt.

Het verminderen van risico's betekent het elimineren van onversleutelde e-mails en het verwijderen van alle overbodige werknemersgegevens. Als je kiest voor een internationale payroll oplossingen, dan heeft een externe dienstverlener toegang tot de gegevens van werknemers. Je moet een strikte gegevensverwerkingsovereenkomst hebben: een contract tussen het bedrijf en de internationale payroll specialist om ervoor te zorgen dat zij gegevens veilig en in overeenstemming met de AVG behandelen, en om juridische bescherming te hebben in geval van een datalek.

7. Uitbreiding van de afdeling personeelszaken van een bedrijf

Het opzetten van internationale loonadministratie is slechts de eerste stap bij het uitbreiden van een bedrijf. Naarmate het bedrijf groeit, zul je al snel een team nodig hebben voor het beheer van werknemers, administratie, inwerken, en meer.

Verminder de last van de HR-afdeling met krachtige geautomatiseerde tools zoals een personeelsinformatiesysteem (HRM). Je team besteedt bij het gebruik van dergelijke tools minder tijd aan repetitieve taken en meer tijd aan het verbeteren van de ervaring van werknemers en het beheer van het menselijk kapitaal.

Sommige van deze grotere HR-systemen hebben ingebouwde payroll software (of integraties met andere payroll software), zodat je team real-time gegevens kan raadplegen in een gecentraliseerde tool. Als je op zoek bent naar HR-software gericht op wereldwijde toepassingen, probeer dan Deel HR.

Hulp nodig bij internationale payroll management?

Blijf compliant en betaal je internationale team direct vanuit jouw Deel platform.

4 manieren om internationale payroll te beheren

Wanneer is een internationaal bedrijf toe aan de internationale payroll diensten? Het beheer van de loonadministratie voor kleine bedrijven kan een extra land erbij hebben zonder al te veel problemen. Vaak zien we dat naarmate het personeelsbestand groeit, het proces complexer én tijdrovender wordt.
We laten je 4 mogelijkheden zien die je hebt bij het verwerken van internationale payroll.

1. Gebruik internationale payroll software

Payroll software is een cloud based oplossing die helpt bij het organiseren, volgen en automatisch uitbetalen van werknemers. De meeste van deze tools zijn schaalbaar: ze verzenden betalingen en genereren loonstroken (of salarisoverzichten) voor grote teams met slechts een paar klikken.

Als je geïnteresseerd bent in het uitbesteden en automatiseren van het proces van internationale payroll terwijl je nog steeds enige mate van controle, verantwoordelijkheid en toezicht behoudt, is internationale payroll software een goede optie. Deze tools versnellen het internationale payroll proces, maar geven je nog steeds exclusieve verantwoordelijkheid voor je loonadministratie functie.

Voordelen van internationale payroll software

• Verminderde kans op handmatige fouten
• Tijdsbesparing dankzij geautomatiseerde functies
• Toegang tot lokale loonadministratie-experts en klantenondersteuning

Nadelen van internationale payroll software

• In-house loonadministratie specialisten zijn nodig om de tool te bedienen
• Betaalde licentie vereist

2. Huur een internationale payroll specialist in

International payroll providers zijn externe bedrijven die gespecialiseerd zijn in het afhandelen van loonadministratie voor klanten. De taak van een internationale payroll bedrijf is om betalingen aan werknemers te verrichten, loonadministratieregisters bij te houden, loonbelastingen af te handelen en meer.

Met deze oplossing voor internationale loonadministratie hoef je je niet te verdiepen in de brede variëteit aan loonadministratiebeleid, beste praktijken en voorschriften wereldwijd. Je draagt de verantwoordelijkheid over aan de internationale payroll consultants, geeft ze toegang tot werknemersgegevens en vertrouwt erop dat zij salarissen, belastingen en andere verplichtingen tijdig en nauwkeurig zullen betalen. Veel internationale payroll providers bieden brede dekking, zodat je niet op zoek hoeft naar een apart loonadministratiebedrijf voor elk land waaruit je werknemers aanneemt.

Voordat je een internationale payroll provider kiest, onderzoek hun verwerkingskosten voor salarisadministratie en bekijk testimonials. Vraag ook altijd vooraf om een contract te zien voordat je tekent.

Voordelen van internationale payroll providers

• Geen licentie vereist
• Geen behoefte aan interne loonadministratiespecialisten
• Toegang tot expertise op nationaal en internationaal niveau

Nadelen van internationale payroll providers

• Hogere kosten dan alleen voor wereldwijde loonadministratiesoftware

3. Besteed internationale payroll uit aan een EOR

Een Employer of Record (zie hier EOR betekenis) is een externe partij die je in staat stelt werknemers in dienst te nemen zonder lokale entiteiten op te zetten in welk land dan ook. Werkgevers van Record verzorgen zowel de loonadministratie als de loonbelastingen, arbeidsovereenkomsten, timesheets, personeelsadministratie van voordelen, enz.

Zonder een EOR moet je een buitenlandse dochteronderneming oprichten om wereldwijde werknemers in dienst te nemen. Dit proces is tijdrovend en duur, zelfs voor uitbreiding naar één land, laat staan wereldwijd. Een EOR biedt een snellere, betaalbaardere oplossing voor teams die internationale werknemers willen aannemen. En sommige bedrijven die als EOR optreden, bieden ook diensten aan om internationale freelancers in te huren (waaronder Deel).

Mensen verwijzen soms naar een EOR als een PEO (Professional Employer Organization), maar deze diensten zijn niet hetzelfde. Eenvoudig uitgelegd is PEO geschikt voor het land waarin je bedrijf is gevestigd. Opereer je ook internationaal, dan is EOR een betere oplossing. Zie hier het verschil uitgebreider uitgelegd: Employer Of Record vs Professional Employer Organization.

Voordelen van een EOR

• Mogelijkheid om het volledige proces van loonadministratie (ook payrolling voor ZZP) en werving uit te besteden
• Mogelijkheid om mensen overal ter wereld in dienst te nemen
• Verlaagde nalevingsrisico's door experts in staat te stellen contracten af te handelen

Nadelen van een EOR

• Grotere investering dan loonadministratie software vanwege aanvullende HR-diensten

4. Verstuur geld via betaalverzendingsbedrijven

Bedrijven die betalingen verzenden zijn organisaties die het mogelijk maken om geld internationaal over te maken, meestal tegen betaalbare kosten en in verschillende valuta.

Als je alleen een oplossing zoekt voor het probleem van internationale geldovermaking, maak dan gebruik van diensten zoals bijvoorbeeld PayPal.

Echter, betaalverzendingsbedrijven lossen slechts een klein deel van het probleem op. Ze handelen feitelijk geen echte loonadministratie af (lees: belastinginhouding en personeelsadministratie van arbeidsvoorwaarden) en garanderen geen naleving van lokale wetgeving. Dus voor bedrijven die serieus zijn over internationale werving, is dit niet de beste optie.

Voordelen van bankoverschrijvingen

• Concurrerende wisselkoersen
• Goede wereldwijde dekking

Nadelen van bankoverschrijvingen

• Geen loonadministratie verwerking
• Gebrek aan ondersteuning voor belasting- en naleving

Veelgestelde vragen aan internationale payroll consultants

Deel krijgt de onderstaande 3 vragen vaak gesteld. We leggen het graag voor je uit. Want hoe zit het met verwerking van loonadministratie?

Hoe bereken je loonadministratie?

Je kunt loonadministratie eenvoudig handmatig berekenen op basis van het uurloon van werknemers en het aantal uren dat ze per maand werken. Vermenigvuldig simpelweg het uurloon met het totale aantal gewerkte uren om hun maandelijkse salaris te krijgen. Voor salarismedewerkers bereken je de loonadministratie door hun jaarlijkse salaris te delen door wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse loonperiodes.

Echter, naarmate het aantal werknemers toeneemt of wanneer je wereldwijd gaat werven, worden handmatige berekeningen bijna onmogelijk. Om fouten bij het berekenen van uren en salarissen te voorkomen, wordt het sterk aanbevolen om (internationale) loonadministratie software te gebruiken.

International payroll software berekent automatisch loonadministratie belastingen, salarissen en bonussen. Het is belangrijk om vertrouwd te raken met belastingtarieven en andere werkgeversverplichtingen bij internationale werving, zodat je de lonen van werknemers niet verkeerd berekent of belastingen die je moet betalen.

Wat zijn internationale payroll oplossingen?

Als we het hebben over International payroll solutions dan verwijzen we naar wereldwijde loonadministratie, die uitbesteed wordt aan een externe dienstverlener, bijvoorbeeld Deel. Wij als international payroll specialist handelen betalingen en belastingen af voor internationale teams.

Wat zijn de verwerkingskosten van loonadministratie?

Verwerkingskosten van loonadministratie variëren afhankelijk van de aanbieder, de locatie van de werknemers en het aantal werknemers op de loonlijst. Sommige international payroll bedrijven bieden prijzen op basis van niveaus, gebaseerd op het land en het aantal werknemers dat je hebt op een locatie. Je internationale loonadministratie provider kan een eenmalige account-setup kosten of een vast maandelijks bedrag vereisen.

Vereenvoudig salarisadministratie met Deel: de eenvoudigste internationale payroll oplossing

Het betalen van uw internationale personeelsbestand mag geen obstakel vormen voor globla hiring. Het uitzoeken van de beste betalingsmethode of hoe u verschillende valuta en bankkosten moet afhandelen, is overweldigend als u het zelf moet doen. Daarom is de beste oplossing voor de meeste bedrijven een dienst zoals Deel.

Deel maakt het betalen van uw team eenvoudig:

• Betaal uw hele team in één klik
• Betaal werknemers in hun lokale valuta via hun voorkeursbetalingsmethoden
• Bied werknemers een Deel-kaart aan om geld te ontvangen en uit te geven zonder geld naar hun bankrekeningen te sturen
• Maak gebruik van aanvullende lokale uitbetalingsopties om het internationale salarisadministratieproces te vereenvoudigen

Lees meer over de international payroll oplossingen van Deel of boek vandaag nog een productdemonstratie van 30 minuten met een expert.

Disclaimer: Dit artikel is bedoeld voor informatieve doeleinden en mag niet worden beschouwd als juridisch advies. Neem contact op met een jurist – zoals een arbeidsrechtadvocaat – voor meer informatie.