Payrolling contract: ontdek de voordelen voor jouw bedrijf

Wat is een payroll contract en hoe werkt het?

Een payroll contract is een overeenkomst tussen jouw organisatie en een payroll bedrijf. In deze overeenkomst wordt vastgelegd dat het payrollbedrijf de wettelijke werkgever is van jouw personeel en alle administratieve lasten die daarbij horen op zich neemt. Zo beheren ze bijvoorbeeld:

• Jouw loonadministratie
• Het ziekteverzuim
• De pensioenafdrachten

Als je jouw medewerkers bij een payroll organisatie onderbrengt, dan draag je de juridische en administratieve verantwoordelijkheid over aan deze organisatie. In de praktijk blijf je zelf wel gewoon verantwoordelijk voor: 

• Het recruiten van talent
• De dagelijkse leiding op de werkvloer
• Functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren 
• Het waarborgen van een prettige en veilige werkomgeving

Wat is een payrolling arbeidsovereenkomst?

Hoewel de termen payroll contract en payroll arbeidsovereenkomst vaak door elkaar worden gebruikt, is er een klein maar significant verschil tussen beide:

Een payroll contract verwijst in de regel naar de overeenkomst tussen jouw bedrijf en een extern payrollbedrijf zoals Deel, die de formele werkgever van jouw medewerkers wordt en de werkgeversrisico’s op zich neemt (zoals ziekte en verzuim). In het contract staan onder meer afspraken over de tarieven.

Een payroll arbeidsovereenkomst is de overeenkomst tussen jouw medewerker en het payrollbedrijf. Deze overeenkomst bevat alle voorwaarden die je normaal in een arbeidsovereenkomst zou verwachten, zoals loon, werktijden, vakantiedagen, enz. 

Wat zijn de voordelen van een payrolling contract?

Een payrollcontract biedt verschillende voordelen voor jouw bedrijf, en kan je veel tijd en kosten schelen: 

• Meer focus op jullie kernactiviteiten: een payrollbedrijf neemt alle administratieve HR-taken op zich, inclusief het juridisch werkgeverschap, zodat jij je weer kunt concentreren op de kernactiviteiten van jouw bedrijf
• Verzuimbeheer: een payrollbedrijf neemt het werkgeversrisico voor hun rekening, zodat jij je geen zorgen meer hoeft te maken over zaken zoals ziekteverzuim
• Tijdige en correcte salarisbetaling: een payrollbedrijf zorgt voor de correcte en tijdige salarisbetaling van je personeel, evenals pensioenregelingen, verzekeringen, premieafdrachten en andere fiscale verplichtingen
• Zelf werven: je blijft zelf de beste medewerkers voor je bedrijf selecteren. Zodra ze zijn aangenomen, neemt het payrollbedrijf de HR-administratie en salarisverwerking over
• Afhandelen van operationele vragen: een payrollbedrijf beantwoordt vrijwel alle operationele HR-vragen van je medewerkers, wat je een hoop tijd scheelt
• Juridische ondersteuning: zowel jij als je medewerkers kunnen altijd rekenen op juridisch advies van het payrollbedrijf, bijvoorbeeld over lokale arbeidswetten
• Integratie met boekhoudsoftware en HRIS: een payrollbedrijf kan hun oplossing eenvoudig integreren met jullie eigen systemen 

Zie ook: payroll kosten berekenen.

Verschillen per land

Het is belangrijk om te begrijpen dat een payrolling contract kan variëren afhankelijk van het land waarin je opereert. Elk land heeft zijn eigen specifieke wet- en regelgeving rond arbeidsvoorwaarden, sociale verzekeringen en belastingen. In Nederland moeten payroll bedrijven bijvoorbeeld voldoen aan het payrolling wetsartikel; de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Terwijl in Duitsland weer andere regels gelden. Daarom is het cruciaal om een payrollbedrijf te kiezen dat goed geïnformeerd is over de specifieke wetgeving in de landen waarin je actief bent.

Veelvoorkomende uitdagingen internationaal payrolling

Als jouw bedrijf in het buitenland actief is of internationaal talent aanneemt in verschillende landen, zul je bijna altijd tegen bepaalde uitdagingen aanlopen.

Het betalen van je medewerkers houdt immers meer in dan alleen het overmaken van hun salaris en het overhandigen van hun loonstrookjes: er komt behoorlijk wat bij kijken. Dit zijn de meest voorkomende uitdagingen:

• Lokale naleving: in ieder land gelden andere wetten en regels op het gebied van salarisverwerking en gegevensaanlevering aan overheidsinstanties. Een misstap, zoals een onjuiste belastingaangifte, kan leiden tot aanzienlijke boetes. Het is dus belangrijk om goed op de hoogte te zijn van juridische systemen en arbeidswetten. Als je in allerlei landen actief bent, legt dat veel druk op je HR-afdeling
• Ingewikkelde HR-processen: procedures omtrent HR-zaken zoals ziekteverzuim en contractbeheer verschillen ook per land. Dit kan aanvullende eisen stellen aan het aanleveren van gegevens aan externe organisaties of systemen
• Culturele verschillen: als je internationale medewerkers inhuurt, kun je niet voorbijgaan aan de uitdagingen die gepaard gaan met uiteenlopende culturen, verwachtingen, communicatiestijlen en vereisten voor loonadministratie. Je krijgt te maken met diverse valuta's, tijdzones, talen en meer. Het succes van je wereldwijde loonadministratiesysteem kan sterk afhangen van hoe goed je je dagelijkse processen kunt afstemmen op je internationale personeel. Dit vereist een precieze aanpak en strategie om te zorgen voor een naadloze integratie en efficiënte werking binnen de wereldwijde context van je onderneming

Groei samen met Deel

Gezien de complexiteit van deze uitdagingen, is het cruciaal om samen te werken met een betrouwbaar en ervaren payrollbedrijf zoals Deel. Wanneer je een payrolling contract met ons afsluit, loodsen wij jouw organisatie door het labyrint van internationale arbeidsregels en zullen we de hierboven genoemde uitdagingen voor je wegnemen, zodat jij internationaal kan groeien.

Omdat elk bedrijf anders is, zullen we je geen kant-en-klaar payroll contract geven, maar kijken we zorgvuldig naar jullie behoeften. Neem gerust contact met ons op en ontdek de mogelijkheden voor jouw bedrijf en jouw werknemers.

Veelgestelde vragen over een payrolling contract

Heb je toch nog vragen? Hieronder vind je een aantal veelgestelde vragen over payrolling contracten.

Hoeveel contracten via payroll kan ik opstellen?

Je ervoor kiezen om al je medewerkers een payroll arbeidsovereenkomst te bieden, maar ook slechts een deel. Ook het type contract maakt geen verschil: denk aan payrolling contracten voor bepaalde tijd en aan een payrolling contract voor onbepaalde tijd. 

Wat zijn de voordelen van een payroll arbeidsovereenkomst voor werkgevers en werknemers?

Voor werkgevers:

• Ze kunnen zich meer concentreren op hun kerntaken, omdat het payroll bedrijf de verantwoordelijkheid neemt voor alle operationele HR-taken, inclusief het juridisch werkgeverschap
• Ze hoeven zich geen zorgen te maken over zaken als salarisbetalingen, pensioenregelingen, verzekeringen en premieafdrachten, omdat het payroll bedrijf deze taken op zich neemt
• Ze kunnen nog steeds de beste medewerkers voor hun bedrijf selecteren en blijven leiding geven aan dagelijkse processen op de werkvloer, beoordelingen, etc. 

Voor werknemers:

• Ze behouden dezelfde arbeidsvoorwaarden en -rechten als collega's die direct in dienst zijn bij het bedrijf
• Ze hebben recht op een correct en tijdig salaris, dat netjes wordt afgehandeld door het payroll bedrijf
• Ze blijven nauw betrokken bij de bedrijfsprocessen, in de praktijk verandert er niets op de werkvloer 

Wie is verantwoordelijk voor de arbeidsvoorwaarden en -rechten van de werknemer in een payroll contract?

Bij een payroll contract is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de arbeidsvoorwaarden en -rechten van de werknemer. Ze zijn wettelijk verplicht om dezelfde arbeidsvoorwaarden te bieden die jij aan jouw directe werknemers biedt.

Hoe worden belastingen en sociale premies afgehandeld in een payroll contract?

Bij een payroll contract handelt het payrollbedrijf de belastingen en sociale premies af. Dit betekent dat ze verantwoordelijk zijn voor het correct inhouden en afdragen van belastingen en sociale zekerheidspremies aan de juiste instanties.

Kunnen werknemers van payroll arbeidscontracten wisselen naar vaste contracten en vice versa?

Ja, het is mogelijk voor werknemers om te wisselen tussen payroll arbeidscontracten en vaste contracten. Echter, de overgang van een payroll contract naar een vast contract zou waarschijnlijk betekenen dat de werknemer formeel in dienst komt bij het bedrijf waar ze werken, in plaats van bij het payrollbedrijf. Van de vele voordelen die hierboven worden genoemd kunnen ze dan niet meer profiteren. De voorwaarden voor deze overgang kunnen variëren, afhankelijk van de specifieke situatie en de overeenkomsten tussen alle betrokken partijen.

Disclaimer: de informatie in dit artikel is bedoeld voor algemene informatieve doeleinden en moet niet worden beschouwd als juridisch en/of financieel advies. Neem altijd contact op met een professional voordat je zakelijke beslissingen neemt.