Wat is een personeelsinformatiesysteem?
Laten we eerst even bij het begin beginnen. Wat is een personeelsinformatiesysteem (ook wel PIS genoemd) eigenlijk? Het is een slimme, digitale oplossing ontworpen om het beheer van HR-gerelateerde taken en personeelsinformatie te stroomlijnen en te centraliseren. Het systeem biedt een overzichtelijke interface waarmee je snel toegang hebt tot werknemersgegevens, payroll, prestatiebeoordelingen, en nog veel meer – allemaal op één plek.
Je zou het kunnen zien als jouw virtuele HR-assistent, die 24/7 beschikbaar is om je te ondersteunen. De voordelen van een personeelsinformatiesysteem? Het helpt je niet alleen om een verscheidenheid aan HR-taken efficiënt te managen vanuit een centrale hub, maar verhoogt ook de productiviteit en efficiëntie binnen de organisatie. Het neemt het zware werk van het doorspitten van talloze documenten en spreadsheets uit handen, waardoor het beheren van HR-taken een stuk eenvoudiger wordt.
Een personeelsinformatiesysteem: onmisbaar voor internationale HR
Internationaal zakendoen brengt, zeker vanwege de diversiteit aan wetgeving, onmiskenbaar meer complexiteit met zich mee dan het aannemen van personeel binnen de eigen landsgrenzen. Maar laat dit je vooral niet ontmoedigen om die belangrijke internationale stap te zetten. Een personeelsinformatiesysteem kan namelijk een heleboel cruciale taken voor je uit handen nemen:
- Werknemersgegevens: vastleggen van zowel persoonlijke als professionele informatie van je werknemers, variërend van contactgegevens tot functietitels en arbeidsverleden
- Loonadministratie: automatiseren van salarisberekeningen, belastingaangiften, en andere payroll-gerelateerde taken
- Tijdregistratie en aanwezigheid: bijhouden van werktijden, verlof, vakantiedagen en overige zaken die met aanwezigheid te maken hebben
- Talentbeheer: plannen en monitoren van trainingen, uitvoeren van prestatiebeoordelingen en begeleiden van carrièreontwikkeling
- Recruitment: managen van het gehele wervingsproces, van het plaatsen van vacatures tot het bijhouden van sollicitatiegesprekken en het verwelkomen van nieuwe medewerkers
- Communicatie: verbeteren van interne communicatie via ingebouwde berichtensystemen of integraties met externe communicatieplatformen voor verbeterde samenwerking
- Compliance: garanderen dat je bedrijf voldoet aan zowel lokale als internationale wet- en regelgeving, inclusief gegevensbescherming en arbeidswetten
- Rapportage: genereren van diverse rapporten voor analyses en besluitvorming. Denk aan werknemerstevredenheid, verloop en andere belangrijke KPI's
- Roostering en planning: beheren van werkschema’s, ploegendiensten en toewijzen van projecten
- Benefits en vergoedingen: managen van extra voordelen zoals zorgverzekeringen, pensioenregelingen en overige werknemersvoordelen
De eisen voor een compliant personeelssysteem
Een personeelsinformatiesysteem kies je niet zomaar. Het is een belangrijk besluit dat aandacht en zorg vereist, vooral als je bedrijf zich op internationaal niveau bevindt. Het is cruciaal niet alleen te kijken naar de functies die een systeem biedt, maar ook naar hoe het bijdraagt aan het voldoen aan diverse compliance-eisen en regelgeving. Let op de volgende punten:
- Gegevensbescherming: zorg ervoor dat het systeem voldoet aan GDPR en andere relevante wetgeving
- Toegangsbeheer: wie heeft toegang tot welke informatie binnen je organisatie?
- Audit trails: is het mogelijk om alle veranderingen binnen het systeem te traceren voor compliance doeleinden?
Boek een Demo!
💸 Ben je klaar om internationaal personeel aan te nemen via Deel?
✅ Boek een demo van 30 minuten met een van onze experts!
Kies voor het personeelsinformatiesysteem van Deel
Een personeelsinformatiesysteem is niet zomaar een handige tool; het is jouw onmisbare partner in het uitdagende veld van internationale HR. Door te kiezen voor Deel als je PIS, centraliseer, vereenvoudig en beveilig je al je HR-processen. Dat geeft jou de vrijheid om je volledig te concentreren op wat echt belangrijk is: het laten groeien van je onderneming. Neem contact met ons op om alle mogelijkheden te ontdekken die wij bieden voor jouw bedrijf, en om een duidelijk beeld te krijgen van de kosten van ons personeelsinformatiesysteem.
Veelgestelde vragen
Hoe integreer ik een personeelsinformatiesysteem met mijn bestaande bedrijfssoftware?
Het is belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van alle systemen waarmee het personeelsinformatiesysteem van jouw keuze moet integreren. Zorg voor beschikbare API's en stel in samenwerking met de PIS-leverancier een gedetailleerd integratieplan op. Test alle integraties grondig in een gecontroleerde omgeving voordat je overgaat tot implementatie in de live omgeving.
Wat zijn de kosten van het implementeren en onderhouden van een personeelsinformatiesysteem?
Overweeg alle mogelijke kosten, inclusief licenties, implementatie, training en doorlopend onderhoud, om een compleet financieel plaatje te krijgen. De totale kosten van een personeelsinformatiesysteem kunnen variëren en zijn afhankelijk van de complexiteit van je behoeften en de grootte van je organisatie.
Hoe schaalbaar is een personeelsinformatiesysteem als mijn bedrijf groeit?
Kies altijd voor een flexibele oplossing die kan meebewegen met je organisatie, of dit betekent opschalen of afschalen. Het personeelsinformatiesysteem van Deel is zo’n oplossing. We bespreken graag jouw groeiplannen met je zodat we altijd aan jullie behoeften kunnen voldoen – nu en in de toekomst.
Disclaimer: Dit artikel is bedoeld als algemene informatie en moet niet gezien worden als bindend juridisch en/of boekhoudkundig advies. Baseer je zakelijke beslissingen niet enkel op deze informatie. Overleg altijd met een professional voordat je stappen onderneemt.
.svg)
