Werkvergunning Nederland: gids voor expats en werkgevers

Wanneer je talent naar Nederland wil halen, komt er meer kijken bij een werkvergunning in Nederland dan alleen een aanvraag indienen. Afhankelijk van de situatie moeten werkgevers en werknemers samen het juiste werkvisum aanvragen Nederland en voldoen aan specifieke eisen.

Veel internationale werknemers komen Nederland binnen via regelingen zoals de kennismigrantenregeling, maar dat is lang niet de enige route. Werken in Nederland als buitenlander betekent dat je te maken krijgt met verschillende visumopties, voorwaarden en procedures die bepalen of en hoe iemand mag starten.

In deze gids ontdek je hoe je een werkvergunning Nederland regelt, welke stappen daarbij horen en hoe je voorkomt dat het proces vertraging oploopt. Of je nu een buitenlandse werknemer wilt aannemen in Nederland of zelf een werkvisum nodig hebt, dit artikel helpt je op weg.

1. Bepaal of je een werkvergunning moet sponsoren

Of je een werkvergunning in Nederland moet aanvragen, hangt af van de nationaliteit van de werknemer en het type werk dat wordt uitgevoerd. In sommige gevallen mag iemand al werken in Nederland zonder extra vergunning.

Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• Burgers van de Europese Unie (EU), Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland
• Kort verblijf tot 90 dagen
• Vluchtelingen en asielzoekers
• Zelfstandige professionals
• Familieleden van personen met een vrijstelling
• Houders van een Europese Blue Card

Voor werknemers die niet onder deze categorieën vallen, moet meestal een gecombineerde vergunning worden aangevraagd, ook wel de GVVA genoemd. Dit document geeft toestemming om zowel in Nederland te wonen als te werken.

In sommige situaties is het nodig om een werkvergunning in Nederland te sponsoren, bijvoorbeeld bij hoogopgeleide werknemers of trainees. Veel werkgevers kiezen hierbij voor de kennismigrantenregeling, omdat dit proces vaak sneller en efficiënter verloopt dan andere routes.

Daarnaast geldt dat een werknemer alleen in aanmerking komt als het salaris voldoet aan de vastgestelde eisen voor de betreffende leeftijdsgroep.

2. Word een erkend referent bij de IND

Alleen werkgevers met een sponsorlicentie van de Nederlandse immigratiedienst kunnen een aanvraag indienen voor de kennismigrantenregeling. Tegelijkertijd is het de moeite waard, omdat immigratieautoriteiten je aanvraag sneller kunnen verwerken en de doorlooptijd kan worden verkort van ongeveer 90 dagen naar soms slechts twee weken.

Hier zijn de stappen die je kunt volgen om je als werkgever te registreren bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND):

Stap 1. Controleer of je in aanmerking komt

Om een werkvergunning voor Nederland te regelen en erkend referent te worden, moet je organisatie voldoen aan specifieke eisen die aantonen dat je betrouwbaar en stabiel bent. Je moet laten zien dat je je verplichtingen richting buitenlandse werknemers kunt nakomen.

Er zijn drie belangrijke voorwaarden:

• Registratie bij de Kamer van Koophandel (KVK): je bedrijf moet ingeschreven staan in het Nederlandse handelsregister om de legitimiteit aan te tonen
• Financiële draagkracht: je moet kunnen aantonen dat je salarissen kunt betalen en mogelijk een beoordeling door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) moet doorlopen
• Organisatorische betrouwbaarheid: andere betrokkenen binnen het bedrijf moeten een schone achtergrond hebben zonder strafrechtelijke problemen

Stap 2. Verzamel de benodigde documenten

Voor het aanvragen van een werkvergunning in Nederland moet je aanvraag worden ondersteund met de juiste documentatie. Welke documenten nodig zijn, hangt af van je bedrijf en de werknemers die je wilt aannemen, maar vaak gaat het om:

• Een ondertekende kopie van het aanvraagformulier
• Bedrijfs- en contactgegevens
• Notariële documenten
• Verklaringen omtrent gedrag
• Salarisadministratie of organigrammen
• Jaarrekeningen en balansen
• Een verklaring van fiscale naleving

Stap 3. Dien het aanvraagformulier in

Zodra je alle benodigde documenten hebt verzameld, stuur je de aanvraag per post naar de IND. Je ontvangt een reactie en, bij goedkeuring, krijg je het certificaat doorgaans binnen drie maanden na indiening voor je werkvergunning Nederland.

Je moet ook de application fees betalen. De standaardkosten bedragen €4.860. Voor organisaties met minder dan 50 werknemers geldt een verlaagd tarief van €2.430.

Stap 4. Blijf voldoen aan de voorwaarden van de IND

Om je status als erkend referent te behouden, moet je voldoen aan een aantal voorwaarden voor het behouden van een werkvergunning Nederland:

• Het melden van wijzigingen die invloed kunnen hebben op de visumgeschiktheid van je werknemers of op je mogelijkheid om hen in dienst te houden
• Het bijhouden van administratie van buitenlandse werknemers
• Zorgen dat werknemers Nederland verlaten aan het einde van hun visum

Als je niet aan deze voorwaarden voldoet, kun je een boete krijgen en je status als erkend referent verliezen.

3. Controleer of het aanbod voldoet aan de IND-eisen

De IND keurt aanvragen voor een werkvergunning in Nederland alleen goed als aan specifieke voorwaarden wordt voldaan. Het is daarom belangrijk om dit vooraf te controleren en waar nodig aanpassingen te doen voordat je de aanvraag indient.

De minimale maandelijkse salarisvereisten voor een kennismigrant in 2026, exclusief vakantiegeld, zijn:

• € 3.122 voor afgestudeerden of werknemers met een zoekjaar
• € 4.357 voor werknemers jonger dan 30 jaar
• € 5.942 voor werknemers van 30 jaar en ouder

Daarnaast moet in het contract staan dat je de werknemer rechtstreeks uitbetaalt op een bankrekening, in vaste maandelijkse termijnen.

4. Dien de aanvraag voor werkvergunning Nederland in

Afhankelijk van de nationaliteit van de werknemer kan extra documentatie nodig zijn. Volg deze stappen, tenzij de werknemer afkomstig is uit een van de volgende landen:

• Australië
• Canada
• Japan
• Monaco
• Nieuw-Zeeland
• Vaticaanstad
• Verenigd Koninkrijk
• Verenigde Staten
• Zuid-Korea

Ongeacht de situatie moet je de volgende documenten aanleveren. Deze moeten zijn vertaald naar het Engels, Frans, Duits of Nederlands en indien nodig gelegaliseerd:

• Een geldig reisdocument
• Twee pasfoto’s
• Een ondertekende verklaring van de werkgever
• Een arbeidsovereenkomst of jobaanbod voor de kennismigrant
• Het cv van de kennismigrant
• Diploma’s en certificaten
• Een verklaring omtrent gedrag

Komt de werknemer niet uit een van de landen uit deze lijst, dan moet deze binnen de eerste drie maanden na aankomst een tuberculose-onderzoek ondergaan. Hiervoor moet het tbc-formulier worden meegenomen naar de afspraak.

Met Deel Mobility is het eenvoudig om ondersteunende documentatie voor te bereiden. Deel begeleidt de werknemer via het gebruiksvriendelijke platform. De werknemer krijgt een case manager toegewezen en wordt gevraagd om persoonlijke gegevens aan te leveren en de benodigde documenten te uploaden.

Scenario A: Dien de aanvraag in voor de kennismigrant en MVV

Je moet een machtiging tot voorlopig verblijf (MVV) tegelijk met de aanvraag voor de kennismigrant indienen.

De MVV geeft de werknemer recht op een sticker in het paspoort waarmee diegene langer dan de eerste periode van 90 dagen in Nederland mag verblijven.

De werknemer moet de vereiste onderdelen van het MVV-formulier invullen en een afspraak maken bij de Nederlandse ambassade in het land van herkomst of, als dat niet mogelijk is, in het dichtstbijzijnde land. Een medewerker van de ambassade controleert de documenten, neemt biometrische gegevens af en rondt het formulier af.

Daarna moet je voor een werkvergunning Nederland de volgende stappen nemen:

• Verzamel het MVV-formulier en de ondersteunende documenten
• Vul de vereiste onderdelen voor de sponsor in
• Stuur de ingevulde formulieren online of per post binnen drie weken op
• Betaal de aanvraagkosten van € 423 via automatische incasso

Scenario B: Dien alleen de aanvraag voor de kennismigrant in

Als de werknemer is vrijgesteld van de MVV, kan diegene Nederland binnenkomen terwijl je de aanvraag voor de kennismigrant indient.

Je kunt de aanvraag online of per post indienen. Als je schriftelijk wil aanvragen, kun je het HSM-formulier downloaden en de ingevulde versie samen met alle ondersteunende documenten naar de IND sturen. Anders kun je de aanvraag indienen via het Portaal Zakelijk van de IND en daar de vereiste formulieren uploaden.

Net als in scenario A betaal je voor de aanvraag van de kennismigrant in 2026 € 423 via automatische incasso.

5. Wacht op de beslissing van de IND en haal de vergunning op

De verwerking van de aanvraag duurt meestal tot 90 dagen, maar kan langer zijn als de aanvraag nog niet compleet is. Je ontvangt een bericht als er aanvullende informatie nodig is.

Werknemers die al in Nederland zijn, kunnen een verblijfsaantekening aanvragen om alvast te mogen werken. Hiervoor moeten ze een afspraak maken bij de IND en hun paspoort meenemen.

Als de aanvraag wordt afgewezen, kun je bezwaar maken en de aanvraag mogelijk opnieuw laten beoordelen.

Wordt de aanvraag goedgekeurd, dan kan de werknemer een afspraak maken om de verblijfsvergunning op te halen. Werknemers die nog niet in Nederland zijn, ontvangen de benodigde documenten via de Nederlandse ambassade in hun land van herkomst.

Zodra de vergunning is afgegeven, is deze geldig voor de duur van het arbeidscontract met een maximum van vijf jaar. Daarna kan de vergunning worden verlengd.

Zeg vaarwel tegen onzekerheid in het visumproces met Deel Mobility

Het wegnemen van onzekerheid uit visumprocessen is nog nooit zo eenvoudig geweest. Met Deel heb je alles wat je nodig hebt om je recruitmentteam en internationale kandidaten te ondersteunen bij het aanvragen van een werkvergunning Nederland.

Gebruik de HR- en immigratieoplossing van Deel om:

• De visumgeschiktheid van elke kandidaat te controleren voordat je arbeidsovereenkomsten opstelt
• Kandidaten te ondersteunen bij visumaanvragen via employer of record (EOR) services
• Vervaldatums van documenten te monitoren en meldingen te ontvangen over mogelijke complianceproblemen
• Arbeidsovereenkomsten op te stellen die voldoen aan lokale en internationale wetgeving
• Screening en background checks uit te voeren
• Processen in Nederland te beheren, waaronder registratie, sociale zekerheid en vergunningen
• Benefits te beheren, inclusief eventuele zorgverzekering die nodig is voor visumaanvragen
• Payroll te beheren

Zorg voor een zo soepel mogelijk proces rondom een werkvergunning Nederland voor jou en je kandidaten, bekijk Deel Mobility voor ondersteuning bij het aanvragen van een werkvergunning Nederland. Plan vandaag nog een consult met een immigratie-expert of vraag direct een demo aan.