Hoe Barings de wereldwijde loonadministratie opschaalde en groei stimuleerde met Deel en Workday

Barings, een wereldwijde financiële dienstverlener die in tal van landen actief is, worstelde met een versnipperd en inefficiënt salarisadministratiesysteem. Het bedrijf was afhankelijk van meerdere dienstverleners—CloudPay in Europa en Vistra in Azië-Pacific—en de processen in APAC waren vrijwel volledig handmatig.

Deze fragmentatie zorgde voor aanzienlijke operationele en strategische obstakels:

• Handmatige Werklast: Salarisadministratie in APAC was sterk afhankelijk van Excel-spreadsheets, wat de kans op inconsistenties vergrootte en een aanzienlijke last voor de teams betekende. In Europa moesten wijzigingen in uitgaande gegevens ook handmatig worden verwerkt, wat de druk op de operatie verder vergrootte.

• Naleving Van Wet- En Regelgeving: Beperkte automatisering vergrootte het risico op fouten, waardoor het moeilijker werd om naleving van wet- en regelgeving in meerdere rechtsgebieden te waarborgen.

• Geen duidelijk beeld van de kosten: Zonder een uniform systeem om de salariswerkelijkheid terug te brengen in Workday, kon Barings de werkelijke loonkosten niet analyseren. Terwijl het basissalaris zichtbaar was, bleven andere elementen zoals pensioenen, secundaire arbeidsvoorwaarden en wettelijke bijdragen per regio minder transparant.

"In APAC was alles handmatig—letterlijk uitgevoerd in Excel-spreadsheets. Het was inconsistent en zette ons bloot aan nalevingsrisico's. We konden geen echte kostenanalyse uitvoeren, wat onze discussies over locatiestrategie ongelooflijk bemoeilijkte." —Heather Ashley, Directeur HR-technologie, Barings

Om de resterende uitdagingen op te lossen, had Barings een partner voor wereldwijde loonadministratie nodig die niet alleen leveranciers zou vervangen, maar diep zou integreren met hun Basis-HR-processen: Workday. Het doel was om derdepartyleveranciers te consolideren en een naadloze, geautomatiseerde informatiestroom te creëren.

Barings koos voor Deel vanwege de speciaal ontwikkelde integratie met Workday—ontworpen om platformmogelijkheden te versterken en wereldwijde loonadministratie te verenigen. De beslissing werd gedreven door belangrijke partnerschapssterkten:

• Een gecertificeerde integratie: Deel's status als gecertificeerde Workday-partner was cruciaal. Het moderne platform en de kant-en-klare integraties garandeerden een betrouwbare, toekomstbestendige verbinding.

• Een enkele bron van waarheid: Door de wereldwijde loonadministratie te centraliseren bij één gecertificeerde partner kon Barings ervoor zorgen dat consistente, hoogwaardige gegevens terugvloeiden naar Workday, waarmee het risico op fouten door meerdere, inconsistente leveranciers werd geëlimineerd.

• End-to-end zichtbaarheid van gegevens: De kracht van de oplossing ligt in de tweerichtingsgegevensstroom. Werknemersgegevens uit Workday vullen naadloos in Deel voor verwerking. Na elke loonrun worden kritieke gegevens — werkelijke kosten, belastingen en loonsinhoudingen — rechtstreeks teruggevoerd naar Workday. Dit creëert een enkele, verenigde weergave van het volledige wereldwijd personeelsbestand binnen het systeem dat ze al gebruiken.

"We hadden een partner nodig met sterke technologie en de stabiliteit om onze wereldwijde complexiteit aan te kunnen. De mogelijkheid van Deel om support te centraliseren en naadloos te integreren met de nieuwste technologie van Workday maakte hen de duidelijke keuze." —Heather Ashley, Directeur HR-technologie, Barings

Met Deel transformeert Barings de salarisadministratie van een losstaande functie naar een strategische datalaag. Vanaf het moment dat de Europese entiteiten live gingen, was de impact duidelijk. Werkelijke cijfers uit elk land in de EU stromen nu rechtstreeks naar Workday, waardoor real-time gegevens beschikbaar zijn voor belangrijke stakeholders, zoals de wereldwijde CHRO.

Deze nieuwe zichtbaarheid voedt al twee nieuwe bedrijfsinitiatieven: een formele analyse van de totale arbeidskosten en de afstemming van de kosten van arbeidsvoorwaarden met facturen, een gedetailleerd niveau van toezicht dat voorheen buiten bereik lag.

Deze gegevens vormen de hoeksteen van het cross-functionele team voor locatiestrategie van het bedrijf. Deze groep, die vroeger gedwongen was beslissingen te nemen met onvolledige informatie, kan nu de werkelijke kosten van werving in verschillende landen analyseren. Nu Barings zich voorbereidt op het live gaan van zijn APAC-entiteiten aan het einde van het jaar, verwacht het aanvullende voordelen:

• Een naadloze gebruikersinterface voor werknemers in APAC om via Workday toegang te krijgen tot loonstroken en belastingformulieren.

• Gecentraliseerde gegevensvastlegging via Workday APD Employee Self-Service, waardoor medewerkers hun eigen payrollgegevens kunnen invoeren en de afhankelijkheid van handmatige spreadsheets afneemt.