Hoe EDGLRD snel wereldwijde teams opzet en betaalt met Deel

EDGLRD is geen doorsnee creatief bureau. De in Miami gevestigde ontwerpstudio werd opgericht door filmregisseur Harmony Korine en werkt op het snijvlak van AI, gaming en film. De studio maakt campagnes voor klanten als Skims, Nike, Valentino, Vans en Marc Jacobs. Het bedrijf volgt het tempo van zijn projecten: snel internationale teams samenstellen, werk opleveren en daarna opnieuw teams vormen voor het volgende project.

Hanna Azarenko kwam bij EDGLRD toen het bedrijf negen werknemers had en nog geen eigen HR-afdeling. Terwijl het team groeide en het bedrijf steeds internationaler werd, beheerde Azarenko de salarisadministratie, de naleving van wet- en regelgeving, de onboarding van freelancers en de documentatie grotendeels alleen. Destijds gebruikte EDGLRD Paychex voor de salarisadministratie en een aparte tool voor de arbeidsvoorwaardenadministratie. Dat werkte, maar had zijn beperkingen.

De interface voelde verouderd aan. In plaats van begeleide workflows moest Azarenko handmatig naar informatie zoeken. Belangrijker nog: het systeem bood weinig ondersteuning bij de naleving van wet- en regelgeving, een terrein waarop ze vrijwel alles zelf moest uitzoeken.

'Vóór Deel wist ik niet goed welke documenten ik moest opvragen. Ik moest googelen en het zelf uitzoeken.' — Hanna Azarenko, hoofd HR, EDGLRD

Naarmate EDGLRD met freelancers in steeds meer landen ging werken, had Azarenko een salarisplatform nodig dat de internationale complexiteit aankon, zonder dat zij zich daarvoor tot specialist in internationaal arbeidsrecht hoefde te ontwikkelen.

Deel Payroll veranderde de workflow volledig. Wat voorheen een omslachtig en weinig intuïtief proces was, werd een snelle cyclus van controleren en indienen. Azarenko controleert nu binnen enkele minuten de inhoudingen en salarisgegevens voordat ze elke salarisrun goedkeurt. Die efficiëntie maakt het verschil wanneer één persoon de volledige HR-afdeling vormt en een verspreid personeelsbestand beheert.

'Het kost me eigenlijk maar een paar minuten om de salarisadministratie te controleren voordat ik die indien. Ik kijk gewoon of bij iedereen alle inhoudingen zijn verwerkt en het salaris klopt, en dan dien ik het in. Het team verwerkt het en we betalen automatisch.' — Hanna Azarenko, hoofd HR, EDGLRD

Voor freelancers begeleidde Deel de onboarding stap voor stap: het platform verzamelde per land de juiste belastingdocumenten en verifieerde automatisch hun identiteit. Dat was een belangrijke verandering voor een bedrijf dat regelmatig tientallen freelancers tegelijk in meerdere rechtsgebieden moet inschakelen.

'Iemand in Canada of Brazilië aannemen ging vrijwel hetzelfde als iemand in de VS aannemen. Deel regelde de volledige naleving van wet- en regelgeving.' — Hanna Azarenko, hoofd HR, EDGLRD

Waar EDGLRD lokaal werknemers in dienst moest nemen in plaats van met freelancers te werken, bood de EOR-oplossing van Deel uitkomst. Deel regelde voor werknemers in Brazilië de Portugeestalige documentatie, wettelijke arbeidsvoorwaarden en zorgverzekering, zonder dat EDGLRD zelf een entiteit hoefde op te richten.

De waarde van die infrastructuur werd het duidelijkst tijdens een grootschalig project dat liep van september 2024 tot en met januari 2025. EDGLRD moest snel 40 freelancers onboarden uit Spanje, Oekraïne, Canada en verschillende andere landen — en hun samenwerking na afloop van het werk net zo snel weer afronden.

Deel regelde beide kanten van dat proces. De onboarding verliep met duidelijke begeleiding en op dezelfde manier, ongeacht het rechtsgebied. Bij het vertrek werden via de Google-integratie van Deel automatisch toegangsrechten ingetrokken en e-mailaccounts van freelancers verwijderd, zonder handmatige tussenkomst van IT.

De Slack-integratie maakte de dagelijkse processen nog efficiënter. Teamleden dienen verlofaanvragen rechtstreeks via Slack in. Automatische meldingen van mijlpalen, zoals verjaardagen en werkjubilea, zijn inmiddels een klein maar waardevol onderdeel van de manier waarop EDGLRD de teamcultuur binnen zijn verspreide personeelsbestand in stand houdt.

'Ik vind de Slack-plugins fijn. Soms is het makkelijker om verlof aan te vragen via Slack, en ik vind die kleine pop-ups voor verjaardagen en werkjubilea leuk. Daar wordt het team blijer van.' — Hanna Azarenko, hoofd HR, EDGLRD

Een fundament dat klaar is voor de volgende fase

Terwijl EDGLRD groeit en in steeds meer landen actief wordt, staat de infrastructuur al klaar om die groei te ondersteunen. Het bedrijf stapt over op de PEO-oplossing van Deel en is van plan Deel ATS te activeren. Zo brengt het ook de werving onder op hetzelfde platform dat de salarisadministratie, HR en het freelancerbeheer al verzorgt.

Voor Azarenko is het doel bereikt dat ze voor ogen had toen ze Deel voor het eerst beoordeelde: één platform dat alles biedt wat een kleine HR-afdeling nodig heeft om wereldwijd te opereren, zonder voor elk vakgebied een specialist nodig te hebben.