Hoe Ever.Ag wereldwijd groeit met Deel en Workday, zonder extra complexiteit

Ever.Ag ontwikkelt technologie voor de landbouw- en voedselketen. Naarmate het bedrijf naar meer landen uitbreidde, werd het beheer van zijn internationale personeelsbestand steeds complexer.

De salarisprocessen verschilden per land, elk met een eigen salarisadministrateur, betalingsstructuren en nalevingsvereisten. Om in nieuwe markten personeel aan te nemen, moest het bedrijf juridische entiteiten oprichten — een traag en kostbaar proces — of groeikansen uitstellen. Tegelijkertijd verliepen de onboarding en betaling van internationale freelancers via versnipperde, handmatige workflows.

Essentiële personeelsgegevens waren verspreid over losstaande systemen. Gebeurtenissen in de medewerkerslevenscyclus, zoals indiensttredingen, overplaatsingen, promoties en uitdiensttredingen, werden handmatig verwerkt. Daardoor nam de kans op inconsistenties en niet-naleving van wet- en regelgeving toe. Salarisresultaten, loonstroken en belastingdocumenten werden op verschillende platforms opgeslagen, waardoor HR- en financiële teams niet beschikten over één centrale, betrouwbare gegevensbron.

'We groeiden wereldwijd, maar onze personeelsinfrastructuur was daar niet op ingericht. Elke uitbreiding zorgde voor meer complexiteit, niet minder.' — Becky Sylvera, directeur personeelszaken, Ever.Ag

Ever.Ag beheert zijn wereldwijde personeelsbestand met Deel, dat via een native integratie is gekoppeld aan Workday als HCM-bronsysteem. Wijzigingen in werknemersgegevens in Workday worden rechtstreeks doorgevoerd in Deel. Dit voorkomt dubbele invoer en biedt HR-, financiële en salaristeams gestandaardiseerde workflows en uniforme processen in elk land waar het bedrijf actief is.

• Door Deel als EOR in te zetten, waren er geen lokale entiteiten nodig. Ever.Ag kon vanaf dag één internationaal personeel aannemen, met ondersteuning bij de naleving van lokale wet- en regelgeving.

• Met Deel Payroll kregen HR-, financiële en salaristeams gedeelde workflows, uniforme processen en één centrale, betrouwbare gegevensbron voor alle landen.

• Dankzij de Contractor-diensten van Deel kon Ever.Ag internationale freelancers onboarden en betalen via een gestandaardiseerd proces. Dat verminderde de administratieve lasten en zorgde voor meer uniformiteit binnen het personeelsbestand.

Met de native Workday GPC-integratie van Deel worden gebeurtenissen in de medewerkerslevenscyclus automatisch vanuit Workday gesynchroniseerd met het loonverwerkingssysteem van Deel.

'Vóór Deel was elk nieuw land een project op zich. Nu kunnen we een besluit om iemand aan te nemen nog in dezelfde week uitvoeren.' — Becky Sylvera, directeur personeelszaken, Ever.Ag

Met Deel beschikt Ever.Ag nu over een consistentere en schaalbare structuur voor het beheer van zijn wereldwijde personeelsbestand.

De operationele verbeteringen zijn meetbaar:

• De verwerkingstijd van de salarisadministratie daalde met 36% dankzij automatisering en gestandaardiseerde workflows

• Handmatige gegevensinvoer en salarisgerelateerde fouten namen met 25% af na de integratie met Workday

• De onboarding werd met 30% versneld, waardoor internationale medewerkers en freelancers sneller aan de slag kunnen

Handmatige processen voor salarisverwerking en betalingen aan freelancers zijn sterk teruggedrongen. Daardoor kunnen HR-, salarisadministratie- en financiële teams samenwerken via gedeelde workflows, in plaats van tijd te besteden aan het afstemmen en controleren van gegevens.

Ook de naleving van wet- en regelgeving is verbeterd. Dankzij de EOR-infrastructuur van Deel kan Ever.Ag in nieuwe landen personeel aannemen volgens de lokale wet- en regelgeving, zonder eigen juridische entiteiten op te richten. Dat verkleint de risico's en neemt een belangrijke drempel voor internationale uitbreiding weg.

De geautomatiseerde gegevenssynchronisatie tussen Deel en Workday heeft de gegevensintegriteit en rapportage versterkt.

Personeelsinfrastructuur bouwen voor de volgende stap

Nu het bedrijf steeds meer nieuwe markten betreedt, zal Deel een centrale rol spelen in die groei door global payroll en wervingsprocessen verder te standaardiseren en de rapportagemogelijkheden over het personeelsbestand te verbeteren.

Met het oog op de toekomst verkent Ever.Ag de AI-gestuurde functies van Deel, waaronder tools die:

• Wijzigingen in lokale wet- en regelgeving volgen en teams daarover waarschuwen

• Afwijkingen in salaris- en freelancergegevens automatisch detecteren

• Helderder inzicht in het personeelsbestand bieden om snellere besluitvorming te ondersteunen

Voor een bedrijf dat opereert binnen de complexe wereldwijde toeleveringsketens voor landbouw en voeding, is een schaalbare personeelsinfrastructuur niet alleen een operationele noodzaak, maar ook een strategische.